Guardar y compartir fuera de la organización

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Con Microsoft 365, puede compartir archivos de forma segura en Word, Excel y PowerPoint con clientes para colaborar en ellos.

¿Qué aprenderé?

Cómo guardar un archivo en OneDrive
Cómo compartir archivos de forma segura con los clientes o con cualquier persona que no esté en su empresa

¿Qué necesito?

Word, PowerPoint o Excel
OneDrive, SharePoint o Teams

Usaremos Word para este tutorial, pero funciona exactamente igual en PowerPoint, Excel y mucho más.

Abra Word.Si ya tiene Word abierto, seleccione Archivo > Nuevo.
Seleccione una plantilla o, para empezar desde cero, seleccione Documento en blanco
Agregue contenido al documento hasta que esté listo para compartirlo con otros usuarios.

Para obtener más información sobre cómo crear y dar formato a documentos en Word, vea Crear un documento en Word.

Al guardar los archivos en la nube, puede compartirlos y colaborar con otros usuarios y obtener acceso a ellos desde cualquier lugar: en su equipo, tableta o teléfono.

Guardar el archivo en OneDrive también permite el Autoguardado, que guarda automáticamente el archivo mientras trabaja. Una cosa menos que recordar y el archivo siempre es más seguro y actualizado.

Seleccione Archivo > Guardar como
Seleccione OneDrive - <>NombreDeCompañía .
Elija una carpeta donde quiera guardar el documento.
Escriba un nombre descriptivo para el archivo y, a continuación, seleccione Guardar

Para obtener más información sobre cómo guardar un documento en OneDrive, vea Guardar el documento en OneDrive en Word

Estos pasos también funcionan para un archivo guardado en una biblioteca de archivos de Teams o SharePoint.

Seleccione Compartir en la parte superior derecha deWord y vuelva a elegir Compartir .
Selecciona Configuración de vínculos.
Seleccione Personas elija y seleccione Aplicar.

Si quiere que la otra persona solo pueda ver el archivo, no cambiarlo, seleccione la opción Puede editar y cámbielo a Puede ver.
Escriba la dirección de correo electrónico completa de los clientes externos a su empresa.
Agregue un mensaje si quiere y seleccione Invitar.

Agregar un mensaje reduce la posibilidad de que el mensaje compartido termine en la carpeta de correo no deseado y ayuda a la otra persona a entender por qué lo comparte con ella.

Para obtener más información sobre dónde guardar archivos y cómo compartirlos de forma segura, consulta Almacenamiento y uso compartido de archivos.

Al compartir un documento, el destinatario recibe un correo electrónico de usted con un vínculo al documento compartido.

Si no lo encuentran, deben comprobar su carpeta de Email de correo no deseado o correo no deseado.
Al hacer clic en el vínculo, es posible que se le pida que vaya a una página deMicrosoft 365 en la que se le pida que se envíe un código. Seleccionan Enviar código y, a continuación, vuelven a su Bandeja de entrada, abren el correo electrónico y copian el código de verificación. Después, volverán a la página de Microsoft 365, pegarán el código y seleccionarán Comprobar.

Ahora pueden seleccionar Abrir en el correo electrónico para abrir el archivo.

Un mensaje de correo electrónico que indica que se ha compartido un archivo con usted e incluye un botón para abrir el archivo.