Správa velkých seznamů a knihoven

Můžete provést změny ve svém stolním nebo přenosném počítači, pak převést data zpět online a snadno a efektivně synchronizovat změny a vyřešit konflikty. Práce s velkými seznamy pomocí offline synchronizace k "úklidu", analýze nebo sestavě dat pomáhá snížit zatížení databázové aktivity a minimalizovat používání SharePoint prostředků.

Data seznamu můžete převést do offline režimu a po opětovném přechodu do online režimu synchronizovat změny pomocí několika produktů Microsoft 365. Abyste je mohli exportovat, musíte mít nainstalované aplikace, a to buď Microsoft 365, nebo desktopovou verzi Office.

Microsoft Access        Access dokáže zpracovat více řádků dat než SharePoint a máte mnoho výkonných nástrojů pro manipulaci s daty. Práce s daty v Access a synchronizace se SharePointem vám umožní pracovat s většími datovými sadami.

Většinu nativních seznamů můžete číst a zapisovat z Access tak, že na ně propojíte, a Access funguje dobře s prakticky všemi datovými typy SharePoint. Propojení umožňuje připojit se k datům v seznamu SharePoint, takže můžete vytvořit obousměrné připojení pro zobrazení a úpravu nejnovějších dat v seznamu SharePoint i v databázi Access. Access vytvoří kopii (nebo replikuje) seznam SharePoint v tabulce Access. Po vytvoření Access tabulky můžete pracovat s daty seznamu v Access až do limitu Access dva gigabajty (s výjimkou příloh, které nejsou uložené místně). Kromě toho Access ukládá data seznamu do mezipaměti v klientovi, používá efektivní mezipaměť v paměti, mezipaměť pro zápis a přenáší pouze změněné položky seznamu. Díky tomu jsou dotazy a aktualizace mnohem rychlejší. Dialogové okno řešení konfliktů také pomáhá bezproblémově spravovat konfliktní aktualizace.

Pokud je aktivovaná funkce Access Services, můžete pracovat s výrazně větším objemem dat, než povoluje mezní hodnota zobrazení seznamu (ve výchozím nastavení je to až 50 000 položek). Access automaticky zpracovává data seznamu nebo knihovny v malých dávkách a pak data znovu shromáždí, což je technika, která umožňuje pracovat s podstatně větším objemem dat, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, a aniž by to negativně ovlivnilo ostatní uživatele na SharePoint webu.

Microsoft Excel      : Seznamy SharePoint můžete exportovat do Excel tabulky, která vytvoří jednosměrné datové spojení mezi Excel tabulkou a seznamem SharePoint.

Excel také umožňuje pracovat s velkými seznamy bez blokování. Kromě toho můžete synchronizovat Excel s SharePoint i Access, abyste mohli využívat výhody jednotlivých platforem.

Když aktualizujete data ze seznamu SharePoint a aktualizujete excelovou tabulku, Microsoft Excel nahradí Excel data nejnovějšími daty SharePoint seznamu a přepíše všechny změny, které jste v tabulce Excel udělali.

Jakmile jsou data ve Excel tabulce, můžete využít mnoho funkcí analýzy dat Excel, jako jsou výkonné a flexibilní listy, sestavy kontingenčních tabulek, profesionálně vypadající grafy a sparkové čáry, podmíněné formátování pomocí ikon, datové pruhy, barevné škály a sofistikované operace citlivostní analýzy.

Pokud je aktivovaná funkce Access Services, můžete pracovat s výrazně větším objemem dat, než povoluje mezní hodnota zobrazení seznamu (ve výchozím nastavení je to až 50 000 položek).

Microsoft Outlook         V Outlook můžete číst a zapisovat Seznamy kontaktů, úkolů, kalendářů a diskuzí a také synchronizovat knihovny dokumentů. Můžete například pracovat se standardními seznamy úkolů i se seznamy úkolů projektu tak, že seznamy úkolů převedoute do režimu offline, zobrazíte, aktualizujete a přiřadíte nové úkoly, přenesete je zpátky do online režimu a synchronizujete je bez opuštění Outlook. Můžete také efektivněji ukládat, sdílet a spravovat SharePoint kontakty v Outlook.

Začátek stránky

V Access vytvoříte webovou databázi založenou na Access Services vytvořením tabulek založených na propojených seznamech spolu s dotazy, formuláři, sestavami a makry, které jste publikovali na SharePoint webu. Při upgradu těchto webových databází je stále můžete používat a upravovat a vytvářet nové ze šablony (ale ne ze Access 2013 ).

Aplikaci Access můžete vytvořit v SharePoint bez použití kódu. Obecně platí, že aplikace SharePoint je cílené bodové řešení, které se snadno distribuuje a zpřístupní na marketplace. Aplikaci si můžete představit jako pohodlný a alternativní způsob, jak zabalit, distribuovat, spouštět, monitorovat a vyřazovat řešení. Další informace najdete v tématu Vytvoření aplikace pro Access.

Na rozdíl od aplikace Access webové databáze, která ukládá data v seznamech SharePoint, používá aplikace Access k ukládání dat SQL Server databázi odděleně od SharePoint produktů, a proto se na ně nevztahuje prahová hodnota zobrazení seznamu SharePoint. To výrazně zlepšuje škálovatelnost Access řešení a umožňuje efektivní zpracování potenciálně milionů záznamů. Pro uživatele SharePoint Serveru je možné databázi Server SQL nakonfigurovat tak, aby byla za bránou firewall vaší organizace. Pro online uživatele je databáze Server SQL databáze Azure s povoleným bezplatným účtem a bezplatným úložištěm. Další informace o Azure najdete na domovské stránce Microsoft Azure.

Nakonec můžete synchronizovat data mezi SharePoint seznamem a Access tabulkou a udržovat obě sady dat v aktualizovaném stavu. Tato synchronizace je obousměrná nebo obousměrná. Změny provedené v Access dat seznamu se nahrají do seznamu SharePoint a změny provedené v seznamu SharePoint se stáhnou do Accessu na vašem počítači. Další informace najdete v tématu Import, propojení nebo přesunutí dat do SharePointu.

Na SharePoint stránce jsou obvykle dvě vyhledávací pole, vyhledávání na webu v horní části stránky a konkrétní vyhledávací pole seznamu nebo knihovny. Když použijete vyhledávací pole seznamu nebo knihovny, můžete postupně rozšířit rozsah operace hledání:

• Ve výchozím nastavení je obor hledání založený nejdřív na všech položkách aktuálního zobrazení a případných podsložkách. Výsledky se zobrazí jako sloupce, které můžete dál filtrovat a řadit. Pokud je prahová hodnota zobrazení seznamu aktuálně překročena, nezobrazí se všechny výsledky.

• Pokud nenajdete, co hledáte, můžete obor hledání rozšířit na celý seznam včetně všech podsložek bez ohledu na aktuální zobrazení nebo mezní hodnotu zobrazení seznamu.

• Nakonec můžete obor rozšířit a prohledat celý web. V tomto případě se všechny výsledky zobrazí na stránce standardního vyhledávání na webu. Výsledky pak můžete dále upřesnit pomocí panelu upřesnění, který můžete použít k filtrování, například podle autora dokumentu nebo data vytvoření položky seznamu. Dokonce můžete formulovat propracovanější dotazy pomocí logické syntaxe a operátorů.

Web Centrum dokumentů můžete využít v případě, že potřebujete vytvářet, spravovat a ukládat velké množství dokumentů. Centrum dokumentů je založené na šabloně webu a je navržené tak, aby sloužilo jako centralizované úložiště pro správu velkého počtu dokumentů. Funkce, jako jsou metadata a navigace ve stromovém zobrazení, typy obsahu a webové části, pomáhají uživatelům uspořádat a načítat dokumenty efektivním a smysluplným způsobem. Další informace o používání šablon webů najdete v tématu Vytvoření a použití šablon webů ve verzích SharePoint Serveru.

Správci obsahu můžou rychle nakonfigurovat navigaci řízenou metadaty tak, aby fungovala dobře u většiny knihoven, aniž by explicitně vytvářela indexy, ale také mohou získat pomoc při vytváření dalších indexů, které zvýší výkon v širší škále filtrů a zobrazení. Další informace najdete v tématu Co je web Centrum dokumentů?

Web Centrum dokumentů můžete využívat jako autorské prostředí nebo archiv obsahu:

• V autorském prostředí mohou uživatelé aktivně rezervovat soubory, vracet je se změnami a vytvářet pro tyto soubory strukturu složek. Je aktivována správa verzí, která umožňuje udržovat deset či více starších verzí každého dokumentu. Uživatelé často rezervují dokumenty a vracejí je se změnami a pracovní postupy usnadňují automatizaci akcí u dokumentů.

• Naopak v archivu obsahu (nebo ve znalostní bázi) probíhá uvedená činnost jen velmi zřídka. Uživatelé můžou dokumenty jenom zobrazit nebo nahrát na web. Archivy obsahu většinou obsahují dokumenty v jediné verzi a web může zahrnovat až miliony souborů. V obvyklé situaci, jakou je například centrum technické podpory ve velké organizaci, může s obsahem pracovat až deset tisíc uživatelů (především za účelem čtení). Podmnožina tří až čtyř tisíc uživatelů může na web nahrát nový obsah.

Denní časový interval je způsob, jak mohou správci určit vyhrazené časové období pro všechny uživatele, aby mohli provádět neomezené operace bez omezení, a obvykle se plánuje mimo špičku.

Zobrazení představují hlavní způsob načítání položek ze seznamu nebo knihovny, ale existují i další sharepointové příkazy a operace, které je lepší provádět v denním časovém intervalu.

Tyto příkazy a operace můžou selhat, pokud při načítání dat seznamu během normální doby překročí mezní hodnoty a limity webu. Když je spustíte bez omezení během denního časového intervalu, můžete se vyhnout selhání a negativnímu dopadu na ostatní uživatele.

Nastavení denního časového intervalu vyžaduje, abyste nastavili čas zahájení a dobu trvání. Při nastavování času a doby trvání si uvědomte, že pokud někdo spustí dlouhotrvající dotaz nebo operaci během okna, bude pokračovat, dokud se nedokončí, bez ohledu na to, jestli je uvnitř okna.

1. Přihlaste se k centrálnímu Správa jako správce.

2. Běžte na Správa aplikací > Spravovat webové aplikace.

   

3. Vyberte aplikaci, v které chcete nastavit nebo změnit nastavení denního časového intervalu.

4. Na pásu karet v části Obecná nastavení pro přístup k nabídce vyberte šipku dolů a pak vyberte Omezování prostředků.

   

5. Změňte denní časový interval a nastavte čas a dobu trvání, které chcete použít.

   

6. Po dokončení vyberte OK.

Pokud nejste vývojáři nebo nemáte pohodlný přístup k vývojářským prostředkům, které zvládnou uvedené operace za vás, můžete tyto typy operací pozdržet na denní časový interval. Pokud chcete zjistit, kdy je denní časový interval naplánovaný, obraťte se na správce.

Mezní hodnota zobrazení seznamu (LVT) poskytuje výkon uživatelům a chrání server před neúmyslným přetížením během dotazů. Lvt může změnit jenom v serverových verzích SharePoint správce v aplikaci Centrální Správa. Nedoporučujeme ho měnit, abyste se vyhnuli snížení výkonu. SharePoint neumožňuje správcům změnit LVT, aby chránil uživatele v jiných tenantech před problémy s výkonem při načítání velkých datových sad. Ke správě dotazů místo toho použijte indexy, filtry a složky.

Pokud máte jenom několik dotazů, které vyžadují zvýšení lvt, zvažte místo toho použití denního časového intervalu mimo pracovní dobu.

Pokud opravdu chcete změnit LVT, postupujte podle těchto kroků. Jsou standardní zSharePoint 2016 i když uživatelské rozhraní se může mírně lišit. Aplikace Centrální Správa je oddělená od SharePoint webu a pro přístup vyžaduje oprávnění správce farmy. Lvt můžete změnit pouze v serverových verzích SharePoint.

1. Přihlaste se k centrálnímu Správa jako správce.

2. Běžte na Správa aplikací > Spravovat webové aplikace.

   

3. Vyberte aplikaci, ve které chcete změnit mezní hodnotu zobrazení seznamu.

4. Na pásu karet v části Obecná nastavení pro přístup k nabídce vyberte šipku dolů a pak vyberte Omezování prostředků.

   

5. Změňte mezní hodnotu zobrazení seznamu (první na seznamu) na rozumnou hodnotu.

6. Vyberte OK.

Na stránce omezení prostředků jsou další nastavení, kterým byste jako správce měli rozumět.

• Mezní hodnota zobrazení seznamu pro auditory a správce:    Ve výchozím nastavení se jedná o "vyšší limit". Dotazy, které spustí auditor nebo správce, které konkrétně (programově) žádají o přepsání mezní hodnoty zobrazení seznamu, budou podléhat právě tomuto limitu. Ve výchozím nastavení je to 20 000 místo 5 000 lvů. Zvýšení tohoto limitu má stejné důsledky jako zvýšení LVT. Při změně této hodnoty jsou přidružené změny, které může být potřeba provést.

• Přepsání modelu objektu:    Pokud v nasazení běžně používáte vlastní kód a potřebujete přepsat LVT na vyšší limit, může být vhodné povolit přepsání objektového modelu a udělit aplikaci, která bude provádět dotazy, oprávnění auditora nebo správce. Toto nastavení je ve výchozím nastavení zapnuté, ale pokud ho nepotřebujete, můžete ho zakázat. Dobrým příkladem toho, kdy byste to mohli chtít použít, je, když jste implementovali nějaký kód, který bude provádět ukládání větší sady výsledků do mezipaměti, ke kterým se často přistupuje třeba několik minut. Pokud neplánujete ukládání obsahu do mezipaměti a plánujete často spouštět tyto dotazy, nedoporučujeme používat tuto metodu k obcháování LVT, protože by to mělo nepříznivý vliv na výkon vašeho serveru. Stručně řečeno: "Lehce šlapejte.".

• Prahová hodnota vyhledávání zobrazení seznamu:    Tato funkce omezuje počet spojení, která může dotaz provést. To odpovídá počtu polí Vyhledávání, Osoba/skupina nebo Stav pracovního postupu, která jsou součástí dotazu. Například zobrazení, které zobrazuje 6 vyhledávacích sloupců a filtry v dalších 3 jedinečných vyhledávacích sloupcích, používá 9 vyhledávání. Pokud je prahová hodnota vyhledávání v zobrazení seznamu nastavená na hodnotu 8, způsobí to chybu. Zvýšení počtu na více než 8 se nedoporučuje.

  Důkladným testováním Microsoft zjistil, že při více než osmi spojeních skokově dochází k vážnému zhoršení výkonu. Nejen, že v tomto okamžiku výrazně klesne propustnost serveru, ale dotaz nakonec využívá nepřiměřeně velké množství SQL Server prostředků, což negativně ovlivňuje všechny uživatele, kteří používají stejnou databázi. Další informace najdete v části Vyhledávací sloupce a zobrazení seznamů v tématu Výsledky a doporučení testů výkonu a kapacity.

• Denní doba pro rozsáhlé dotazy:    Tato funkce umožňuje nastavit každý den čas, kdy uživatelé můžou používat rozsáhlejší dotazy bez omezení. Je pár věcí, které byste měli pečlivě zvážit, než se rozhodnete, jaký čas nastavíte:

  • Aby nastavení mělo dopad na co nejmenší počet uživatelů, měl by být čas nastavený na dobu mimo špičku nebo na dobu, kdy očekáváte nejmenší zátěž. Pokud vyberete čas uprostřed pracovního dne pro většinu uživatelů, může to negativně ovlivnit i ty, kteří nepoužívají velký seznam.

  • Snažte se nastavit přiměřené časové rozmezí, aby ho lidé mohli využít k opravení svých seznamů a nekontaktovali správce.

  • Operace zahájené během časového intervalu se po jeho skončení nepřeruší. Zvažte čas, který bude potřeba pro případ, že uživatel bude chtít odstranit rozsáhlý seznam těsně před vypršením intervalu.

  • Vezměte v úvahu různá časová pásma. To je důležité zejména tehdy, pokud se vaše organizace nebo zákazníci nacházejí v geograficky velmi vzdálených oblastech a sdílejí jeden centrálně hostovaný sharepointový server. Nastavení na 18:00 by mohlo fungovat pro vaši vlastní polohu, ale nebylo by užitečné, řekněme v Sydney v Austrálii.

• Mezní hodnota jedinečných oprávnění seznamu:    Toto je počet jedinečných oprávnění povolených pro seznam. Pokud máte složku, u které přerušíte dědičnost oprávnění a nastavíte pro ni určitá oprávnění (a všechny položky v ní), započítává se tato hodnota jako 1 do prahové hodnoty jedinečných oprávnění seznamu. Na rozdíl od LVT a dalších nastavení se tato prahová hodnota neaktivuje zobrazením obsahu nebo provedením nějaké jiné operace, ale explicitně při změně oprávnění.

  Pokud můžete, pak doporučujeme toto číslo zmenšit. Výchozí nastavení je 50 000, což je hodně jedinečných oprávnění. Ve vašem seznamu velmi pravděpodobně dojde k potížím s oprávněními ještě předtím, než dosáhne tohoto čísla, takže není od věci ho preventivně zmenšit na hodnotu, která bude ve vašem prostředí vyhovující.

Aby se minimalizovaly konflikty v databázi, SQL Server (back-endová databáze pro SharePoint) často používá zamykání na úrovni řádku jako strategii, která zajišťuje přesné aktualizace bez nepříznivého dopadu na jiné uživatele, kteří pracují s jinými řádky. Ale pokud databázová operace čtení nebo zápisu (například dotaz) způsobí, že se najednou zamkne více než 5000 řádků, je pro SQL Server efektivnější dočasně zamknout celou tabulku, dokud se databázová operace nedokončí.

Když je zamknutá celá tabulka, nemůžou s ní ostatní uživatelé pracovat. Pokud k tomu dochází příliš často, dojde u uživatelů ke snížení výkonu systému. Proto jsou mezní hodnoty a limity velmi důležité, protože pomáhají minimalizovat dopad náročných databázových operací a vyvažují potřeby všech uživatelů.

Následující schéma shrnuje klíčové body procesů probíhajících na pozadí v okamžiku, kdy získáváte přístup k velkému počtu položek v seznamu nebo knihovně.

1. Data seznamu nebo knihovny v kolekci webů jsou uložená v SQL Server databázové tabulce, která používá dotazy, indexy a zámky k zachování celkového výkonu, sdílení a přesnosti.

2. Filtrovaná zobrazení s indexy sloupců (a další operace) vytvářejí databázové dotazy, které určí podmnožinu sloupců a řádků a vrátí ji do vašeho počítače.

3. Mezní hodnoty a limity pomáhají omezovat objem operací a vyvažovat systémové prostředky pro mnoho současně pracujících uživatelů.

4. Vývojáři, kteří mají odpovídající oprávnění, můžou u vlastních verzí přepsat model objektu, aby dočasně zvýšili prahové hodnoty a limity, pomocí serverových verzí SharePointu.

5. Správci můžou pomocí serverových verzí SharePointu určit vyhrazené časové intervaly mimo špičku, kdy můžou všichni uživatelé provádět neomezené operace.

6. Pracovníci IT můžou zrychlit zobrazování dat na stránce použitím vhodných zobrazení, stylů a stránkových limitů.

Seznamy a knihovny mají konkrétní maximální limity, jak je vidět v této tabulce.

Funkce	Mezní hodnota
Počet položek v seznamu nebo knihovně	30 milionů
Velikost jednotlivé položky souboru nebo přílohy k položce	10 GB

V následující tabulce jsou shrnuté informace o omezeních a limitech prostředků, které byste měli znát. Tato omezení a limity se v serverových verzích SharePointu nastavují na stránce Omezení prostředků v konzole Centrální správa. Pokud získáte konkrétní omezení a požadavky na váš web, obraťte se na správce.

Mezní hodnota nebo limit	Výchozí hodnota	Popis
Mezní hodnota zobrazení seznamu	5 000	Určuje maximální počet položek v seznamu nebo knihovně, které může databázová operace (například dotaz) zpracovat najednou. Operace překračující toto omezení jsou blokovány. Abyste měli čas na vytvoření alternativních plánů, můžete být na stránce Nastavení seznamu upozorněni, když seznam překročí 3 000 položek. Varování obsahuje odkaz nápovědy na toto téma.
Limit jedinečných oprávnění	50 000	Určuje maximální počet jedinečných oprávnění povolených u seznamu či knihovny. Pokaždé, když přerušíte dědičnost oprávnění k položce nebo složce, se do tohoto limitu započítá jako 1 jedinečná oprávnění. Pokud se pokusíte přidat položku, která by vedla k překročení tohoto limitu, nebudete v tom moct.
Limit velikosti řádků	6	Určuje maximální počet interních řádků tabulky v databázi používaný pro položku seznamu nebo knihovny. Z důvodu usnadnění zpracování širokých seznamů s mnoha sloupci je každá položka zalomena přes několik interních řádků tabulky, a to až na 6 řádků a do celkového objemu 8 000 bajtů (bez příloh). Pokud máte například seznam s mnoha malými sloupci, který obsahuje stovky sloupců typu Ano/Ne, můžete tento limit překročit. V takovém případě nebudete moct do seznamu přidat další sloupce typu Ano/Ne, ale přesto můžete mít možnost přidávat sloupce jiného typu. Správci můžou tenhle limit nastavit jenom pomocí modelu objektu, ne v uživatelském rozhraní.
Mezní hodnota vyhledávání zobrazení seznamu	12	Určuje maximální počet operací spojení, jako jsou operace založené na sloupcích vyhledávání, sloupcích Osoba či skupina nebo sloupcích stavu pracovního postupu. Pokud dotaz používá více než 8 sloupců, operace se zablokuje. Sloupce, které se mají použít, je ale možné programově vybrat pomocí maximálního zobrazení, které lze nastavit prostřednictvím objektového modelu.
Velikost mezní hodnoty zobrazení seznamu pro auditory a správce	20 000	Určuje maximální počet položek seznamu či knihovny, které může databázová operace, například dotaz, najednou zpracovat v případě, že ji provádí auditor nebo správce s příslušnými oprávněními. Toto nastavení funguje ve spojení s nastavením Povolit přepsání modelu objektu.
Povolit přepsání modelu objektu	A	Určuje, jestli můžou vývojáři provádět databázové operace, jako jsou dotazy, které vyžadují přepsání mezní hodnoty zobrazení seznamu na vyšší limit určený položkou Mezní hodnota zobrazení seznamu pro auditory a správce. Správce musí povolit přepsání objektového modelu a vývojáři s odpovídajícími oprávněními pak můžou programově požadovat, aby jejich dotaz používal vyšší mezní hodnotu zobrazení seznamu, aby ho využili.
Denní časový interval	Žádný	Určuje časový interval, během kterého jsou mezní hodnoty a limity prostředků ignorované. Správce může nakonfigurovat časové období mimo špičku v 15minutových přírůstcích a až 24 hodin, například od 18:00 do 22:00 nebo od 1:30 do 5:15. Databázová operace nebo dotaz zahájené během denního časového intervalu proběhnou až do dokončení (nebo selhání) i v případě, že neskončí v rámci určeného časového intervalu.