Import, propojení nebo přesunutí dat do SharePointu

V tomto článku

Import seznamu SharePointu
Propojení se seznamem SharePointu
Přesunutí dat do SharePointu
Výhody propojení dat mezi Accessem a SharePointem

Import seznamu SharePointu

Při importu dat vytvoří aplikace Access tabulku a zkopírujte do ní sloupce a položky ze zdrojového seznamu (nebo zobrazení) jako pole a záznamy. Během importu můžete určit, které seznamy chcete kopírovat, a jestli chcete importovat celý seznam nebo pouze určité zobrazení. Na konci operace importu lze zvolit, zda chcete uložit podrobnosti operace importu jako specifikaci. Pomocí specifikace importu můžete operaci později zopakovat, aniž byste museli pokaždé procházet všemi kroky Průvodce importem.

Zde jsou běžné důvody pro import seznamu SharePointu do databáze aplikace Access.

Trvalé přesunutí dat, jako jsou seznamy kontaktů, do databáze aplikace Access, protože už tyto informace na svém sharepointovém webu nepotřebujete. Seznam můžete naimportovat do aplikace Access a pak ho z sharepointového webu odstranit.
Vaše oddělení nebo pracovní skupina používá aplikaci Access, ale občas jste odkázáni na seznam SharePointu obsahující další data, která je nutno sloučit do jedné z vašich databází.

Před importem seznamu proveďte následující kroky

Vyhledejte sharepointový web se seznamy, které chcete zkopírovat, a poznamenejte si jeho adresu.

Platná adresa webu začíná řetězcem http:// nebo https://, za kterým následuje název serveru a cesta ke konkrétnímu webu na serveru.
Určete, které seznamy chcete zkopírovat do databáze, a zda mají být importovány celé seznamy nebo pouze určitá zobrazení. Během jedné operace lze importovat více seznamů, ale z každého seznamu lze vždy importovat pouze jedno zobrazení. V případě potřeby vytvořte zobrazení, které bude obsahovat pouze požadované sloupce a položky.

Ve zdrojovém seznamu nebo zobrazení si prohlédněte sloupce.

Následující tabulka uvádí některé aspekty, které je nutné brát v úvahu při importu různých prvků:

Prvek	Aspekty
Sloupce	Access importuje pouze prvních 256 sloupců, jelikož podporuje pouze 256 polí v tabulce. Chcete-li se tomuto problému vyhnout, vytvořte zobrazení seznamu na SharePointu a přidejte do něj jenom požadované sloupce, abyste zajistili, že celkový počet sloupců nepřekročí 256. Potom pomocí akce makra ImportSharePointList určete požadované ID zobrazení.
Složky	Z jednotlivých složek v seznamu SharePointu se v tabulce aplikace Access stanou záznamy. Položky ve složce jsou zobrazeny jako záznamy umístěné přímo pod záznamem, který odpovídá dané složce.
Vyhledávací sloupce	Pokud zdrojový sloupec vyhledává hodnoty v jiném seznamu, Access importuje zobrazené hodnoty jako součást samotného pole. Access neimportuje vyhledanou tabulku. Pokud chcete vyhledávání znovu vytvořit v jiné tabulce, přečtěte si téma Propojení se sharepointovým seznamem a Přesunutí dat do SharePointu.
Výpočtové sloupce	Výsledky ve výpočtovém sloupci jsou zkopírovány do pole, jehož datový typ závisí na datovém typu vypočítaných výsledků. Výraz provádějící výpočet zkopírován není.
Přílohy	Sloupec příloh v seznamu je zkopírován do pole s názvem Přílohy.
Vícehodnotové sloupce	Sloupce typu Vyhledat nebo Volba mohou obsahovat více hodnot. Při importu sloupce, který podporuje více hodnot, Access vytvoří sloupec podporující více hodnot.
Plně formátovaný text	Sloupce obsahující formát RTF se importují do Access jako pole dlouhého textu. Vlastnost Formát textu dlouhého textového pole je nastavená na formát RTF a formátování se zachová.
Relace	Access na konci operace importu nevytváří automaticky relace mezi souvisejícími tabulkami. Relace mezi různými novými a stávajícími tabulkami je nutné vytvořit ručně pomocí možností na kartě Relace. Pokud chcete zobrazit kartu Relacena kartě Databázové nástroje, klikněte ve skupině Relace na tlačítko Relace.

Určete databázi, kam chcete seznamy importovat.

Zkontrolujte, že máte potřebná oprávnění k přidávání dat do databáze. Pokud data nechcete uložit do žádné z existujících databází, vytvořte prázdnou databázi.
Prohlédněte si vytvořené tabulky v databázi.

Operace importu vytvoří tabulku se stejným názvem jako sharepointový seznam. Pokud se tento název už používá, Access k novému názvu tabulky připojí "1" – například pro Kontakty1, pokud se kontakty1 už také používají, Access vytvoří Kontakty2 atd.

Import seznamu

Otevřete accessovou databázi, kam chcete data uložit. Pokud nechcete data uložit do žádné ze stávajících databází, vytvořte prázdnou databázi.
Umístění průvodce importem textu nebo jeho propojením se mírně liší podle toho, jakou verzi Accessu používáte. Použijte postup, který odpovídá vaší verzi Accessu:
- Pokud používáte Microsoft 365, Access 2021 nebo Access 2019, klikněte na kartě Externí data ve skupině Importovat & Odkaz na Nový zdroj dat > Z online služeb > sharepointového seznamu.
- Pokud používáte Access 2016, klikněte na kartě Externí data ve skupině Importovat & Odkaz kliknutím na tlačítko Další , aby se seznam možností a potom klikněte na Seznam SharePointu.
Access otevře dialogové okno Načíst externí data – Web služby SharePoint.
Zadejte v průvodci adresu zdrojového webu.
Vyberte možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi a klikněte na tlačítko Další.
V zobrazeném seznamu vyberte seznamy, které chcete importovat.

Poznámka: Můžete odkazovat na sharepointové knihovny, ale přidávat dokumenty můžete jenom na SharePointu.
Ve sloupci Položky k importu vyberte požadovaná zobrazení pro jednotlivé vybrané seznamy.
Zaškrtávací políčko Importovat zobrazené hodnoty namísto ID pro pole, která vyhledávají hodnoty uložené v jiném seznamu určuje, která data budou importována pro vyhledávací sloupce ve vybraných seznamech. Proveďte následující:
- Pokud chcete zobrazené hodnoty importovat jako součást samotného pole, zaškrtněte toto políčko. V tomto případě pole nebude vyhledávat hodnoty v jiné tabulce.
- Pokud chcete, aby toto cílové pole vyhledávalo hodnoty v jiné tabulce, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. Do cílového pole budou zkopírovány identifikátory ID z řádku se zobrazenou hodnotou. Tato ID jsou potřebná k definování vyhledávacího pole v aplikaci Access.
Při importu ID je nutné importovat seznamy, které aktuálně poskytují hodnoty pro vyhledávací sloupce (pokud cílová databáze dosud neobsahuje tabulky, které by bylo možné použít jako vyhledávací tabulky).

Operace importu vkládá ID do odpovídajícího pole, ale nenastavuje všechny vlastnosti potřebné k tomu, aby bylo pole možné používat jako vyhledávací pole. Další informace o tom, jak nastavit vlastnosti vyhledávání takového pole, najdete v tématu Vytvoření nebo odstranění vyhledávacího pole.
Klikněte na OK.

Access naimportuje seznamy a na poslední stránce průvodce zobrazí informace o stavu operace. Pokud máte v úmyslu operaci importu později opakovat, můžete si údaje o ní uložit jako specifikace importu. Access nepřepíše tabulku v databázi jako součást operace importu, ani nelze ke stávající tabulce připojit obsah seznamu nebo zobrazení.

Co jiného potřebuji vědět o importech?

Informace o tom, jak uložit podrobnosti importu do specifikace, kterou můžete později znova použít, najdete v článku Uložení podrobností o operaci importu nebo exportu jako specifikace.
Informace o tom, jak uložené specifikace importu spustit, najdete v článku Spuštění uložené operace importu nebo exportu.
Informace o tom, jak naplánovat spuštění specifikací v konkrétních časech, najdete v článku Plánování operace importu nebo export.
Informace o tom, jak změnit název specifikace, odstranit specifikaci nebo v ní aktualizovat názvy zdrojových souborů, najdete v článku Úlohy správy dat.

Úlohy související s importem

Po dokončení operace importu se nabízí několik dalších akcí:

Ověření datového typu: Access vybere pro jednotlivá pole odpovídající zdrojovým sloupcům vhodný datový typ. Zkontrolujte nastavení a ověřte, že jsou všechna pole nastavena tak, jak chcete.

Ověření dalších polí: V závislosti na typu seznamu, na kterém je tabulka založena, si také můžete všimnout přítomnosti několika dalších polí (například Title, Modified nebo CreatedBy). Pokud tato pole v databázi aplikace Access nepotřebujete, můžete je bez obav odstranit.

Začátek stránky

Propojení se seznamem SharePointu

Při propojení se seznamem SharePointu vytvoří Access novou tabulka, která se taky označuje jako propojená tabulka a odpovídá struktuře a obsahu zdrojového seznamu. Na rozdíl od importu se při propojení vytvoří odkaz na určité zobrazení seznamu, ale na celý seznam.

Propojení je výhodnější než import ze dvou důvodů:

Přidání a aktualizace dat Změny dat můžete provést buď tak, že přejdete na web služby SharePoint nebo v zobrazení Datový list nebo formulář v Access. Změny, které uděláte na jednom místě, se projeví na druhém místě. Pokud ale chcete provést strukturální změny, například odebrat nebo změnit sloupec, musíte to udělat tak, že otevřete seznam na sharepointovém webu. Při práci v Access nelze přidávat, odstraňovat ani upravovat pole v propojené tabulce.
Vyhledávací tabulky: Když propojíte se sharepointovým seznamem, Access automaticky vytvoří propojené tabulky pro všechny vyhledávací seznamy (pokud vyhledávací seznamy už nejsou propojené s databází). Pokud vyhledávací seznamy obsahují sloupce, které vyhledávají hodnoty v jiných seznamech, jsou při propojení zahrnuty také tyto seznamy, aby pro vyhledávací seznam každé propojené tabulky existovala odpovídající propojená tabulka v databázi. Access také vytváří relace mezi těmito propojenými tabulkami.

Obvyklé scénáře propojení se seznamem SharePointu

Obvykle propojujete databázi aplikace Access se seznamem SharePointu z těchto důvodů:

Vaše oddělení nebo pracovní skupina používá Access pro bohaté vytváření sestav a dotazování a používá SharePoint pro týmovou spolupráci a komunikaci. Jednotlivé týmy vytvářejí seznamy určené ke sledování různých údajů (například kontaktů nebo problémů), ale často je nutné data ze seznamu přenést do databáze za účelem agregace a vytváření sestav. K těmto účelům je vhodné použít propojení, protože umožňuje přidávat a aktualizovat data uživatelům sharepointového webu i uživatelům databáze a zajišťuje aktuálnost dat.
Jste Access uživatel, který teprve nedávno začal používat SharePoint. Po migraci několika databází na sharepointový web tvoří většinu tabulek v těchto databázích propojené tabulky. Od této chvíle nebudete vytvářet místní tabulky, ale seznamy SharePointu, které potom propojíte s databázemi.
Nadále chcete ukládat seznamy na sharepointových webech, ale chcete také používat aktuální data v aplikaci Access ke spouštění dotazů a tisku sestav.

Příprava na propojení seznamu SharePointu

Vyhledejte sharepointový web se seznamy, ke kterým chcete vytvořit propojení, a poznamenejte si adresu webu.

Platná adresa webu začíná řetězcem http:// nebo https://, za kterým následuje název serveru a cesta ke konkrétnímu webu na serveru.
Určete seznamy, ke kterým chcete vytvořit propojení. V rámci jedné operace propojení můžete propojit více seznamů, ale nemůžete je propojit s průzkumy, diskuzemi ani s konkrétním zobrazením libovolného seznamu.

Prohlédněte si sloupce ve zdrojovém seznamu. Následující tabulka shrnuje některé aspekty, které je při propojování s různými prvky dobré vzít v úvahu.

Prvek	Aspekty
Sloupce	Access propojuje jenom prvních 256 sloupců, protože podporuje pouze 256 polí v tabulce. Chcete-li se tomuto problému vyhnout, vytvořte zobrazení seznamu na SharePointu a přidejte do něj jenom požadované sloupce, abyste zajistili, že celkový počet sloupců nepřekročí 256. Potom pomocí akce makra ImportSharePointList vytvořte propojenou tabulku s určením zamýšleného ID zobrazení.
Složky	Každá složka v seznamu SharePointu je v tabulce aplikace Access zobrazena jako záznam. Položky ve složce jsou zobrazeny jako záznamy umístěné přímo pod záznamem, který odpovídá dané složce.
Vyhledávací sloupce	Pokud zdrojový sloupec vyhledává hodnoty v jiném seznamu a související seznam se dosud v databázi aplikace Access nenachází, jsou pro související seznamy automaticky vytvořeny propojené tabulky. Poznámka: Aplikace Access také vytvoří tabulku UserInfo , která odpovídá seznamu informací o uživateli služby SharePoint. SharePoint používá tento seznam k vyhledání informací o uživatelských účtech, jako je e-mail, obrázek, uživatelské jméno, pro sloupce SharePointu, jako je Vytvořeno, Změněno a Osoba nebo Skupina. Tento seznam uživatelských informací služby SharePoint je viditelný jenom správcům webu.
Výpočtové sloupce	Výsledky v počítaném sloupci se zobrazují v odpovídajícím poli, ale příslušný vzorec nemůže Access zobrazit ani upravit.
Přílohy	Sloupce s přílohami ze seznamu jsou zobrazeny jako pole Příloha.
Sloupce jen pro čtení	Sloupec, který je v seznamu SharePointu určen jen pro čtení, bude určen jen pro čtení i v aplikaci Access. V aplikaci Access navíc pravděpodobně nebude možné přidávat, odstraňovat nebo měnit sloupce.
Vícehodnotové sloupce	Sloupce typu Vyhledat nebo Volba mohou obsahovat více hodnot. Pro tyto sloupce jsou během operace propojení vytvořena pole podporující více hodnot. Pokud je zdrojový sloupec typu Vyhledat, jsou v propojené tabulce vytvořeny vícehodnotové vyhledávací sloupce.

Určete databázi, ve které chcete vytvořit propojené tabulky. Ujistěte se, že máte potřebná oprávnění k přidávání dat do databáze. Pokud nechcete data ukládat do žádné ze stávajících databází, vytvořte novou prázdnou databázi.
Prohlédněte si vytvořené tabulky v databázi. Tabulka vytvořená při propojování se seznamem SharePointu bude mít stejný název jako zdrojový seznam. Pokud už se tento název používá, připojí Access k názvu nové tabulky číslici 1 – například Kontakty1. (Pokud se už používá i název Kontakty1, vytvoří Access tabulku Kontakty2 atd.) Stejná pravidla platí pro související seznamy.

Propojení s daty

Otevřete cílovou databázi.
Umístění průvodce importem textu nebo jeho propojením se mírně liší podle toho, jakou verzi Accessu používáte. Použijte postup, který odpovídá vaší verzi Accessu:
- Pokud používáte Microsoft 365, Access 2021 nebo Access 2019, klikněte na kartě Externí data ve skupině Importovat & Odkaz na Nový zdroj dat > Z online služeb > sharepointového seznamu.
- Pokud používáte Access 2016, klikněte na kartě Externí data ve skupině Importovat & Odkaz kliknutím na tlačítko Další , aby se seznam možností a potom klikněte na Seznam SharePointu.
Access otevře dialogové okno Načíst externí data – Web služby SharePoint.
Zadejte v průvodci adresu zdrojového webu.
Klikněte na přepínač Vytvořit odkaz na zdroj dat vytvořením propojené tabulky a potom klikněte na tlačítko Další.

Průvodce zobrazí seznamy, ke kterým lze vytvořit propojení.
Vyberte seznamy, které chcete propojit, a klikněte na tlačítko OK.

Poznámka: Pokud jsou již některé seznamy propojeny s aktuální databází, budou zaškrtnuta příslušná políčka. Pokud chcete některá propojení odebrat, zrušte zaškrtnutí políček u propojení, která chcete odebrat.
Access se pokusí vytvořit propojené tabulky, jak pro seznamy vybrané při této operaci, tak i pro každý ze souvisejících seznamů. Access se rovněž pokusí o aktualizaci propojených tabulek odpovídajících seznamům vybraným v průvodci. Access rovněž mezi tabulkami vytvoří relace. Na rozdíl od importu je při operaci propojení zachováno nastavení vlastností vyhledávání mezi vyhledávacím polem a související tabulkou. Vlastnosti vyhledávacího pole v návrhovém zobrazení tabulky není nutné nastavovat ručně.
Zkontrolujte nově propojené tabulky v zobrazení datového listu. Ověřte, zda jsou všechna pole a záznamy zobrazeny správně.

Access pro jednotlivá pole vybere správný datový typ odpovídající zdrojovému sloupci. Při každém otevření propojené tabulky nebo zdrojového seznamu se zobrazí aktuální data. Změny struktury provedené v seznamu se ale v propojené tabulce automaticky neprojeví. Pokud chcete propojenou tabulku aktualizovat pomocí nejnovější struktury seznamu, klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku v navigačním podokně, přejděte na Další možnosti a klikněte na Aktualizovat seznam.

Poznámka: Access nikdy nepřepíše tabulku v databázi jako součást operace propojení. Nemůžete ani ke stávající tabulce připojit obsah seznamu SharePointu.

Začátek stránky

Přesunutí dat do SharePointu

Přesunutí dat do SharePointu je způsob, jak efektivně vytvořit back-endovou databázi, ale v tomto případě jsou data obsažená v sharepointových seznamech. Front-end je stále accessovou databází a můžete ji nasadit podobným způsobem jako rozdělenou databázi. Pokud je to možné, přesune Průvodce exportem tabulek do SharePointu data do seznamů, které jsou založené na šablonách seznamů na sharepointovém webu, jako je seznam kontaktů . Pokud tabulku nelze spárovat se šablonou seznamu, stane se z tabulky vlastní seznam na sharepointovém webu. V závislosti na velikosti databáze, počtu objektů a výkonu systému může operace nějakou dobu trvat. Pokud během procesu změníte názor, můžete ho zrušit kliknutím na Zastavit .

Průvodce vytvoří v počítači záložní kopii databáze. V Accessu průvodce vytvoří z tabulek propojení se seznamy, což pak při práci v Accessu umožní data snadno vyhledat na sharepointovém webu. Pokud dojde k nějakým problémům, Průvodce exportem tabulek do SharePointu je nahlásí a uloží je do databáze Accessu jako tabulku protokolu, kterou můžete použít k řešení potíží.

Tip: Zvažte vytvoření samostatného sharepointového webu, aby seznamy zůstaly v samostatném umístění.

Použití průvodce exportem tabulek do SharePointu

Na kartě Databázové nástroje ve skupině Přesunout data klikněte na položku SharePoint. Tato možnost je dostupná jenom v případě, že je vaše databáze uložená ve formátu souboru .accdb.
Postupujte podle kroků v Průvodci exportem tabulek do SharePointu, včetně určení umístění sharepointového webu.

Pokud chcete tento proces zrušit, klikněte na Zastavit.
Na poslední stránce průvodce můžete zaškrtnutím políčka Zobrazit podrobnosti zobrazit další podrobné informace o migraci.

Tato stránka průvodce popisuje, které tabulky byly propojeny se seznamy a poskytuje informace o umístění zálohy a adrese URL databáze. Obsahuje rovněž upozornění na problémy během migrace a poskytuje umístění tabulky protokolu s dalšími informacemi o těchto problémech.
Jakmile průvodce dokončí svou činnost, klikněte na tlačítko Dokončit.

Pokud průvodce zobrazí upozornění, zkontrolujte tabulku protokolu a proveďte potřebné kroky, aby se migrace dat správně dokončila. Je možné, že se třeba některá pole nepřesunula nebo se nepřevedla na jiný datový typ kompatibilní se seznamem SharePointu.

Poznámka: Aplikace Access také vytvoří tabulku UserInfo , která odpovídá seznamu informací o uživateli služby SharePoint. SharePoint používá tento seznam k vyhledání informací o uživatelských účtech, jako je e-mail, obrázek, uživatelské jméno, pro sloupce SharePointu, jako je Vytvořeno, Změněno a Osoba nebo Skupina. Tento seznam uživatelských informací služby SharePoint je viditelný jenom správcům webu.

Omezení, se kterými se můžete setkat

Po dokončení Průvodce exportem tabulek do SharePointu se zobrazí zpráva, pokud Access narazil na nějaké problémy s daty. Access vytvoří tabulku protokolu s názvem Problémy s přesunutím na web služby SharePoint a přidá ji do databáze. Tabulka Problémy s přesunutím na web služby SharePoint se uloží do databáze, ale nepublikuje se jako seznam na sharepointovém webu.

Následující tabulka uvádí omezení způsobu migrace dat, obvykle když Access a SharePoint nesdílí stejnou funkci nebo v některých případech nesdílí datový typ. Pokud například tabulka Accessu podporuje Referenční integrita, vynucuje se v seznamu na sharepointovém webu. Informace v následující tabulce vám můžou pomoct při rozhodování, jestli chcete migrovat data, a to může být užitečné, pokud si projdete problémy hlášené v tabulce Problémy s přesunem na sharepointový web .

Typ dat nebo problém	Problém	Výsledek
Datový typ Objekt COM	Sharepointové weby nepodporují datový typ Objekt COM.	Pole se nepřesune.
Datový typ Binární	Sharepointové weby nepodporují datový typ Binární.	Pole se nepřesune.
Datum	Sharepointové weby nepodporují data před rokem 1900.	Pole s kalendářními daty před rokem 1900 se nepřesunou.
Znaky nového řádku v textových polích	Sharepointové weby nepodporují znak nového řádku v polích typu Jeden řádek textu.	Pole se převede na typ Více řádků textu nebo Memo.
Datový typ Desetinné číslo	Sharepointové weby nepodporují datový typ Desetinné číslo.	Místo něj se použije pole typu Číslo nebo Double Integer.
Datový typ Replikační identifikátor	Sharepointové weby nepodporují datový typ Replikační identifikátor.	V závislosti na typu dat se místo něj použije datový typ Jeden řádek textu.
Výchozí hodnoty, které nejsou v seznamech SharePointu podporované	Sharepointové weby přijímají výchozí hodnoty, které jsou statické, například text nebo čísla, a také standardní data. Dynamické výchozí hodnoty z Accessu se nepřenesou.	Nepřenesou se také některé vlastnosti výchozích hodnot.
Pole s jedinečným indexem	Na sharepointových webech se používá jedno pole s jedinečným indexem pro sloupec ID v seznamu.	Další pole nebo sady polí s jedinečným indexem se nepřesunou.
Pole, která automaticky zobrazí výčet (kromě pole ID)	Sharepointové weby podporují automatické číslování jenom u pole pro sloupec ID v seznamu.	U jiných sloupců než sloupec ID se automatické číslování nepoužije.
Relace, ve kterých se nedá vytvořit vyhledávání	Některé relace nejsou na sharepointových webech podporovány, třeba v případě, že se primární klíč nevztahuje ke sloupci ID nebo není celočíselný.	Relace se nepřesune.

Začátek stránky

Výhody propojení dat mezi Accessem a SharePointem

Po vytvoření propojených sharepointových seznamů můžou uživatelé pracovat se seznamy buď na sharepointovém webu, nebo v propojených tabulkách v Accessu. Data můžete zadat pomocí tabulky nebo formuláře v Accessu, případně úpravou seznamu na sharepointovém webu. Následující pokyny a tipy vám můžou pomoct využít propojené seznamy mezi Accessem a SharePointem a využít jejich kombinaci.

Issue Tracking Access má šablonu sledování problémů, která komunikuje přímo se seznamem sledování problémů na sharepointovém webu. Schémata jsou stejná a řešení Accessu je možné použít jako front-end – například s formuláři a dotazy – pro data z sharepointového webu.

Načtení dat z koše Koš na sharepointovém webu můžete použít k snadnému zobrazení odstraněných záznamů a obnovení informací, které byly omylem odstraněny.

Panel Snadné spuštění Pokud chcete zobrazit seznamy na sharepointovém webu, klikněte na panelu Snadné spuštění na Zobrazit veškerý obsah webu . Pravděpodobně bude nutné aktualizovat stránku ve webovém prohlížeči. Pokud chcete, aby se seznamy zobrazovaly na panelu Snadné spuštění na sharepointovém webu, můžete změnit nastavení seznamu na sharepointovém webu. Další informace najdete v tématu Přizpůsobení navigace na sharepointovém webu.

Sledování historie změn V Accessu můžete vlastnost Připojit pole s dlouhým textem nastavit na Hodnotu Ano, aby access zachoval historii změn tohoto pole. Podobně na SharePointu můžete zobrazit historii verzí sloupce. Můžete například obnovit předchozí verzi sloupce nebo sledovat, kdy ke změně došlo. Pokud propočítáte sharepointový seznam s povolenou historií verzí, Access vytvoří pole Dlouhý text s vlastností Připojit nastavenou na Ano. Pokud přesunete accessovou tabulku, která má pole Dlouhý text s vlastností Připojit nastavenou na Ano, vytvoří se sharepointový seznam s historií verzí.

Abychom to shrnuli, Access může zobrazit historické změny provedené v SharePointu a SharePoint může zobrazit historické změny provedené v Accessu. Další informace najdete v tématech Vytvoření nebo odstranění dlouhého textového pole a Zobrazení historie verzí položky nebo souboru v seznamu nebo knihovně.

Práce offline Access můžete použít k práci offline s daty, která jsou propojená se sharepointovými seznamy. To může být užitečné, pokud potřebujete pokračovat v práci, když není k dispozici SharePoint. Jakmile bude SharePoint dostupný, můžete synchronizovat změny a snadno vyřešit případné konflikty. Další informace najdete v tématu Práce offline s tabulkami propojenými se sharepointovými seznamy.

Přihlášení k odběru upozornění Můžete se přihlásit k odběru upozornění, abyste věděli, kdy dojde ke změnám položek seznamu. Upozornění můžete dostávat z e-mailu nebo textových zpráv (SMS). Další informace najdete v tématu Vytvoření upozornění, které vás upozorní, když se v SharePointu změní soubor nebo složka.

Správa oprávnění sharepointového seznamu U propojených seznamů je vhodné zkontrolovat oprávnění SharePointu a ujistit se, že nechtěně neudělíte přístup k důvěrným nebo soukromým datům. V SharePointu můžete přiřadit různé úrovně oprávnění a selektivně povolit nebo odepřít přístup určitým uživatelům. Pokud potřebujete omezit přístup jenom na několik citlivých položek v databázi, můžete dokonce nastavit oprávnění pro konkrétní položky seznamu na sharepointovém webu. Další informace najdete v tématu Přizpůsobení oprávnění pro sharepointový seznam nebo knihovnu.

Hromadné úpravy Někdy potřebujete v datech seznamu udělat spoustu změn, například dohnat pole stavu, přidat spoustu komentářů a aktualizovat data. Říká se tomu hromadné úpravy a obvykle je efektivnější použít Access k provedení těchto změn.

Distribuce sestav Pokud chcete pomocí Accessu vytvářet sestavy z dat propojených seznamů, můžete tyto sestavy obecně distribuovat jako soubory PDF tak, že je exportujete do sharepointové knihovny. Tato knihovna může efektivně fungovat jako centrum sestav, protože soubory PDF se otevírají v adobe acrobat readeru pro snadné čtení, stránkování a vyhledávání. Vždy je vhodné sestavu oznamovat časovým razítkem, aby lidé pochopili, kdy byla data zaznamenána.

Vytvoření accessové tabulky pomocí SharePointu Můžete vytvořit accessovou tabulku založenou na sharepointovém seznamu. Může to být pohodlný a rychlý způsob, jak vytvořit tabulku s podobným účelem a poli jako seznamy Kontakty, Úkoly, Problémy a Události. Access také vytvoří odpovídající tabulku UserInfo . Další informace najdete v části Vytvoření tabulky pomocí sharepointového webu v tématu Vytvoření tabulky a přidání polí.

Microsoft Power Platform Existuje několik způsobů, jak můžete na funkci v Microsoft Power Platform klepnout pomocí propojeného sharepointového seznamu v Accessu a prezentovat informace na mnoha zařízeních:

Nastavte Microsoft Power Automate v SharePointu Online, například schválení žádosti nebo nabízení oznámení. Další informace najdete v tématu Vytvoření toku pro seznam nebo knihovnu v SharePointu Online.
Pomocí Microsoft PowerApps můžete přizpůsobit formulář seznamu a vytvářet obchodní aplikace, jako jsou portály pro obchodní aplikace a řídicí panely Business Intelligence. Další informace najdete v článku Vytvoření PowerAppu pro seznam v SharePointu Online.

Mobilní aplikace S daty Accessu propojenými se sharepointovými seznamy můžete pracovat pomocí mobilního zařízení. Můžete zobrazit položky seznamu a provádět lehké úpravy. Další informace najdete v tématech Mobilní aplikace SharePoint pro Android a Mobilní aplikace SharePoint pro iOS.

Začátek stránky