Đồng bộ sổ ghi chép trong OneNote

OneNote tự động đồng bộ hóa sổ ghi chép được chia sẻ theo định kỳ. Nhưng đôi khi, bạn có thể muốn đồng bộ một sổ ghi chép được chia sẻ để đảm bảo các thay đổi của bạn được tải lên ngay lập tức (ví dụ, nếu bạn đang lên máy bay và cần tắt máy tính xách tay của bạn).

Bấm Tệp > Thông tin > Xem Trạng thái Đồng bộ.
Trong hộp thoại Đồng bộ Sổ ghi chép Chung mở ra, hãy thực hiện một trong hai thao tác sau:
- Bấm Đồng bộ Tất cả để đồng bộ tất cả các sổ ghi chép chia sẻ của bạn.
- Bấm Đồng bộ Ngay bên cạnh sổ ghi chép mà bạn muốn đồng bộ.

OneNote for Windows 10 động đồng bộ tất cả các ghi chú cho bạn. Nếu muốn, bạn có thể chọn đồng bộ sổ ghi chép theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn.

Thực hiện các thao tác sau:

Bấm vào nút Dẫn hướng gần phía trên bên trái của cửa sổ ứng dụng OneNote.
Trong ngăn dẫn hướng mở ra, bấm vào mũi tên thả xuống Sổ tay bên cạnh tên của sổ tay hiện tại.
Trong danh sách sổ ghi chép xuất hiện, hãy bấm chuột phải vào tên của sổ ghi chép mà bạn muốn đồng bộ, trỏ tới Đồng bộ, rồi chọn Đồng bộ Sổ ghi chép Này hoặc Đồng bộ Tất cả Sổ ghi chép.

OneNote for Windows 8 sử dụng dung lượng lưu trữ trên nền điện toán đám mây, chẳng hạn như OneDrive và SharePoint, để giúp sổ tay của bạn dễ truy nhập từ mọi nơi.

Lưu ý: Chủ đề này là về ứng dụng OneNote bạn có thể lấy từ Windows 8 Store. Nếu bạn đang sử dụng OneNote for Windows 10 hoặc OneNote 2016, bạn có thể so sánh chúng và thấy sự khác biệt ở đây.

OneNote tự động đồng bộ hóa các ghi chú của bạn bất cứ khi nào bạn kết nối với các dịch vụ này. Các bước để chia sẻ và đồng bộ hóa có thể khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn lưu trữ ghi chú ở đâu.

Chia sẻ ghi chú với người khác

Bạn có thể nhanh chóng chia sẻ một trang đơn lẻ hoặc chia sẻ toàn bộ một sổ ghi chép với những người khác.

Chia sẻ một trang đơn lẻ trong sổ ghi chép

Dẫn hướng đến trang bạn muốn chia sẻ rồi sau đó gõ nhẹ tab trang ở phía bên trái để chọn.

Một đường viền dày xuất hiện quanh tab trang khi tab đó được chọn.
Vuốt từ bên phải màn hình sang trái, sau đó gõ nhẹ vào nút Chia sẻ.
Chọn đích chia sẻ (ví dụ, Thư).
Làm theo các bước cần thiết trong ứng dụng đích (ví dụ, nhập địa chỉ email của người nhận và tiêu đề cho thư của bạn), gõ nhẹ vào Chia sẻ/Gửi.

Lưu ý: Nội dung của trang sẽ được chia sẻ trong phần nội dung thư của bạn. Người nhận sẽ không nhận được một nối kết đến trang trong sổ ghi chép của bạn và không thể sửa trang này trong sổ ghi chép của bạn, trừ khi họ đã có quyền để làm như vậy.

Chia sẻ toàn bộ sổ ghi chép trên OneDrive

Truy nhập trang chủ OneDrive và đăng nhập, nếu được nhắc.
Gõ nhẹ hộp kiểm bên cạnh thư mục chứa sổ ghi chép bạn muốn chia sẻ.
Ở gần bên phải màn hình, gõ nhẹ Chia sẻ. (Đảm bảo bạn không vô tình chia sẻ toàn bộ thư mục Tài liệu trên OneDrive.)
Trong biểu mẫu xuất hiện, hãy gõ nhẹ Nhận nối kết.
Nếu bạn muốn người nhận chỉ xem được các ghi chú của bạn, bên dưới Chỉ Xem, gõ nhẹ Tạo. Nếu bạn muốn người nhận xem và thay đổi được các ghi chú của bạn, bên dưới đề mục Xem và Sửa, gõ nhẹ Tạo.
Khi nối kết được tô sáng, hãy sao chép nối kết đó rồi dán nó vào email để cho phép người khác biết nơi họ có thể truy nhập ghi chú của bạn.

Lưu ý: Các bước sau đây sẽ không có tác dụng đối với các ghi chú lưu trữ trên OneDrive.

Chia sẻ toàn bộ sổ ghi chép trên SharePoint

Vuốt từ dưới cùng màn hình lên trên và gõ nhẹ Sổ ghi chép.
Chọn sổ ghi chép bạn muốn chia sẻ, vuốt lên lần nữa từ dưới cùng của màn hình, và gõ nhẹ Sao chép Nối kết vào Sổ ghi chép.
Chuyển sang ứng dụng thư yêu thích của bạn, rồi dán nối kết đã sao chép và mô tả ngắn gọn vào phần nội dung thư.
Thêm chủ đề và người nhận, rồi gửi thư. Người nhận thư sẽ có thể truy nhập sổ ghi chép của bạn nếu họ được phép vào site SharePoint của bạn.

Đồng bộ sổ ghi chép theo cách tự động hoặc thủ công

OneNote tự động đồng bộ hóa các ghi chú trên nền tảng điện toán đám mây của bạn mọi lúc, tuy nhiên sau khi gián đoạn dịch vụ (ví dụ như trong một chuyến bay dài), bạn có thể muốn đồng bộ hóa ghi chú theo cách thủ công.

Mở bất kỳ trang nào trong sổ ghi chép mà bạn muốn đồng bộ hóa, rồi vuốt từ dưới cùng màn hình lên trên.
Gõ nhẹ vào Sổ tay, sau đó chọn sổ ghi chép bạn muốn đồng bộ.
Trong thanh ứng dụng ở dưới cùng màn hình, hãy gõ nhẹ Đồng bộ.

Trong danh sách Sổ ghi chép, biểu tượng đồng bộ hóa ở bên trái tên sổ ghi chép cho biết tình trạng đồng bộ của sổ ghi chép đó. Sau đây là ý nghĩa của biểu tượng:

Mũi tên tròn màu lục: Đang tiến hành đồng bộ hóa sổ ghi chép. Bạn có thể sửa các ghi chú của mình trong suốt quá trình này.
Vòng tròn đỏ có dấu X: Đã xảy ra một hoặc nhiều lỗi đồng bộ hóa trong sổ ghi chép của bạn. Gõ nhẹ biểu tượng đồng bộ hóa màu đỏ để xem chi tiết cụ thể và khắc phục vấn đề. Để biết thêm thông tin, hãy xem Khắc phục lỗi trong OneNote.
Một tam giác màu vàng với dấu chấm than: Kết nối của bạn đến máy chủ bị ngắt và bạn hiện đang làm việc ngoại tuyến. Sau khi khôi phục kết nối, OneNote sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi của bạn một lần nữa.

Quản lý thiết đặt đồng bộ hóa

Hãy dùng màn hình Thiết đặt để xem và quản lý tài khoản OneNote của bạn.

Trên bất kỳ trang nào, hãy vuốt từ bên phải màn hình sang bên trái.
Gõ nhẹ Thiết đặt > Tùy chọn.
Dưới Đồng bộ sổ ghi chép của bạn, hãy chọn có để OneNote tự động đồng bộ ghi chú của bạn hay không. Nếu bạn đặt tùy chọn này là Không, hãy đảm bảo rằng bạn đồng bộ hóa thủ công mỗi khi thực hiện những thay đổi quan trọng đối với các ghi chú của bạn.

Xử lý các phần bị đặt sai chỗ

Các phần đặt sai chỗ có thể xuất hiện khi OneNote cố gắng đồng bộ các thay đổi với một phần của sổ ghi chép, nhưng không thể tìm thấy tệp phần. Khi điều đó xảy ra, một biểu tượng Phần Đặt sai chỗ sẽ xuất hiện trong danh sách Sổ ghi chép của bạn. Các phần đặt sai chỗ vẫn ở trong sổ ghi chép cho đến khi OneNote khám phá được vị trí mới của phần, hoặc cho đến khi phần đặt sai chỗ được chuyển đi hoặc bị xóa.

Nếu một phần trong sổ ghi chép chia sẻ không thể được đồng bộ hóa nhưng bạn muốn giữ lại thông tin trong đó, hãy di chuyển phần chưa được đồng bộ hóa sang sổ ghi chép khác.

Di chuyển phần bị đặt sai chỗ sang sổ ghi chép khác

Gõ nhẹ để chọn tab của phần bị đặt sai chỗ mà bạn muốn di chuyển.
Kéo phần này vào sổ ghi chép bạn muốn.

Nếu bạn chủ ý xóa bỏ một phần và không còn cần đồng bộ hóa hay lưu các thay đổi của mình, bạn có thể xóa bỏ phần bị đặt sai chỗ đó.

Xóa bỏ phần bị đặt sai chỗ khỏi sổ ghi chép

Gõ nhẹ để chọn tab của phần đó, rồi gõ nhẹ Xóa bỏ Phần trên thanh ứng dụng.
Xác nhận thông báo cảnh báo, rồi gõ nhẹ Xóa Phần.

Lưu ý: Thao tác xóa phần có tác dụng vĩnh viễn và không thể hoàn tác. Nếu bạn không chắc chắn mình muốn làm điều đó, thay vì vậy hãy di chuyển phần này đến một bộ phận khác của sổ ghi chép.

Bài viết này mô tả chi tiết các biện pháp tốt nhất để di chuyển và đồng bộ sổ tay OneNote, cũng như các vấn đề có thể phát sinh nếu sổ ghi chép được di chuyển hoặc đồng bộ theo những cách không được đề xuất. Nói chung, sổ ghi chép OneNote phải luôn được ứng dụng OneNote đồng bộ và di chuyển, chứ không phải bởi các hệ thống đồng bộ hóa dựa trên tệp như ứng dụng máy khách (chẳng hạn như máy khách cục bộ OneDrive hoặc DropBox) hoặc thư mục ngoại tuyến. Các lý do di chuyển và đồng bộ sổ ghi chép thông qua OneNote bao gồm:

Ứng dụng Web và Đồng bộ Di động - Chức năng chia sẻ tích hợp sẵn thiết lập chính xác sổ ghi chép trên máy chủ để OneNote Web App có thể mở nó. Ngoài ra, các phiên bản di động của OneNote (iOS, Android) chỉ có thể mở sổ ghi chép được chia sẻ thông qua cơ chế này.
Chỉnh sửa ngoại tuyến - OneNote tạo bản sao cục bộ của sổ ghi chép để chỉnh sửa ngoại tuyến trong thư mục Thiết đặt Cục bộ và phối các thay đổi vào đám mây khi thiết lập lại kết nối. Tuy nhiên, không giống như các phương pháp đồng bộ hóa tệp khác, OneNote có thể phối các thay đổi mà không tạo xung đột bên trong sổ tay.
Đồng bộ hiệu quả - OneNote có lô-gic đồng bộ tích hợp sẵn với OneDrive cho phép chỉ đồng bộ các thay đổi, hiệu quả hơn đáng kể so với cơ chế đồng bộ hóa tệp như ứng dụng OneDrive trên Máy tính bàn hoặc DropBox như nó biết về định dạng tệp và chỉ có thể đồng bộ những thay đổi.

Nếu bạn có một sổ ghi chép được lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn mà bạn muốn di chuyển đến đám mây, hãy đi đến Tệp > Chia sẻ trong OneNote và chọn một vị trí web như OneDrive, rồi bấm Di chuyển Sổ ghi chép. bấm Vào Di chuyển Sổ tay OneNote sẽ tải sổ tay lên OneDrive và thiết lập đồng bộ trực tiếp. OneNote Sau khi sổ ghi chép đã được di chuyển, sổ ghi chép cục bộ ở vị trí trước đó sẽ không còn được kết nối hoặc đồng bộ hóa và sẽ bị xóa. Bạn có thể sử dụng ứng dụng máy khách OneDrive để di chuyển và đồng bộ các tệp khác, đồng thời OneNote sẽ tự động xử lý việc đồng bộ sổ tay trong OneDrive.Không sử dụng Windows Explorer để di chuyển các thư mục có chứa tệp .one sang OneDrive. Nếu sổ ghi chép được chuyển vào thư mục máy khách OneNote cục bộ theo cách này, khi mở sổ ghi chép trong OneNote 2013, bạn sẽ nhận được lỗi "Sổ tay này có thể không đồng bộ đúng cách vì một chương trình khác đang đồng bộ những tệp này. Bấm vào đây để mở lại sổ ghi chép này từ đúng vị trí." Không khuyên dùng Bấm vào thông báo lỗi này trong OneNote sẽ cho phép bạn di chuyển sổ tay vào OneDrive và thiết lập mối quan hệ đồng bộ. Như một phần của quy trình này, OneNote sẽ xóa thư mục gốc và tất cả các tệp .one hoặc .onetoc2, rồi thay thế chúng bằng tệp lối tắt internet. Hành vi này là do thiết kế, vì tất cả sổ tay OneNote đều được thể hiện dưới dạng lối tắt internet trong ứng dụng máy khách OneDrive để máy khách OneDrive cho phép OneNote thực hiện đồng bộ tệp. Tuy nhiên, không có dữ liệu nào bị mất trong quá trình này. Bài kiểm tra 1 Các phiên bản trước của OneNote đã được tạo ra trước sự tồn tại của ứng dụng máy khách OneDrive. Vì vậy, không có thông báo lỗi nào xuất hiện trong trường hợp này và người dùng có thể gặp phải các sự cố được mô tả ở trên khi OneNote không chịu trách nhiệm đồng bộ nội dung. Người dùng có phiên bản OneNote cũ hơn nên di chuyển sổ tay vào OneDrive để giải quyết vấn đề này.

Thông tin khác

Bạn cũng không nên đặt sổ ghi chép OneNote trên Tệp Ngoại tuyến windows. Tệp Ngoại tuyến Windows giới thiệu một bộ đệm ẩn tệp tách biệt với bộ đệm ẩn mà OneNote đã sử dụng để chỉnh sửa ngoại tuyến. Trong trường hợp này, OneNote có thể đồng bộ các thay đổi với bộ đệm ẩn Windows trong khi tệp Windows đang ngoại tuyến, có hiệu lực đồng bộ với bản sao cục bộ thay vì bản sao trên máy chủ. Khi chia sẻ Windows trực tuyến trở lại, người dùng có thể được nhắc giữ hai bản sao của tệp hoặc thay thế một bản sao. Việc chọn giữ hai bản sao của tệp sẽ dẫn đến các phần trùng lặp trong OneNote, đồng thời việc chọn thay thế bản sao của sổ tay có thể dẫn đến mất dữ liệu.Microsoft khuyên người dùng Tệp Ngoại tuyến Windows nên đặt sổ tay OneNote của họ ở một vị trí riêng không được Đồng bộ hóa bằng Tệp Ngoại tuyến windows. Người dùng có sổ ghi chép hiện có trong tệp ngoại tuyến chia sẻ sẽ di chuyển sổ tay của họ đến vị trí mới.

Tắt đồng bộ hóa sổ ghi chép tự động

Để đồng bộ theo cách thủ công, hãy bấm >Xem Trạng thái Đồng bộ.
Trong hộp thoại Đồng bộ hóa Sổ ghi chép Chia sẻ , hãy bấm Đồng bộ theo cách thủ công.

Quan trọng: Khi bạn làm việc ngoại tuyến, OneNote không còn tìm cách đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi sổ ghi chép nào mà bạn thực hiện trên máy tính của mình, ngay cả khi bạn thoát và khởi động lại OneNote sau đó. Không ai khác có thể thấy các thay đổi của bạn đối với sổ ghi chép cho đến khi bạn bật lại tính năng đồng bộ hóa sổ ghi chép tự động.

Bật lại đồng bộ hóa sổ ghi chép tự động

Để khôi phục tự động đồng bộ, hãy bấm tệp >Xem Trạng thái Đồng bộ.
Trong hộp thoại Đồng bộ hóa Sổ ghi chép Chia sẻ , hãy bấm Tự động đồng bộ bất cứ khi nào có thay đổi, rồi bấm Đồng bộ Tất cả.
Bấm Đóng khi đồng bộ hóa hoàn tất.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!