Bắt đầu với cơ sở dữ liệu

Để giữ cho thiết kế của bạn luôn tập trung, hãy tóm tắt mục đích của cơ sở dữ liệu và tham khảo tóm tắt thường xuyên. Ví dụ: nếu bạn muốn có một cơ sở dữ liệu nhỏ cho doanh nghiệp tại nhà, bạn có thể viết một nội dung đơn giản, chẳng hạn như "Cơ sở dữ liệu khách hàng lưu giữ danh sách thông tin khách hàng cho mục đích sản xuất thư và báo cáo". Đối với cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, bạn có thể cần nhiều đoạn văn để mô tả thời điểm và cách mọi người có vai trò khác nhau sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu và dữ liệu của cơ sở dữ liệu đó. Create một tuyên bố nhiệm vụ cụ thể và chi tiết để tham khảo trong suốt quá trình thiết kế.

Bắt đầu với các phương pháp theo dõi và thông tin hiện có của bạn. Ví dụ: có thể bạn hiện đang ghi lại đơn đặt hàng trong sổ cái hoặc bạn giữ thông tin khách hàng trên biểu mẫu giấy. Sử dụng các nguồn này để liệt kê thông tin bạn hiện chụp (ví dụ: tất cả các hộp trên biểu mẫu của bạn). Nơi bạn hiện không ghi lại những thông tin quan trọng, hãy suy nghĩ về những thông tin riêng biệt mà bạn cần. Mỗi kiểu dữ liệu riêng lẻ sẽ trở thành một trường trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đừng lo lắng về việc tạo danh sách đầu tiên hoàn hảo—bạn có thể tinh chỉnh danh sách theo thời gian. Tuy nhiên, hãy cân nhắc tất cả những người sử dụng thông tin này và hỏi ý tưởng của họ.

Tiếp theo, hãy nghĩ về những gì bạn muốn ra khỏi cơ sở dữ liệu và các loại báo cáo hoặc thư bạn muốn tạo. Sau đó, đảm bảo rằng bạn đang chụp các thông tin cần thiết để đáp ứng các mục tiêu đó. Ví dụ: nếu bạn muốn một báo cáo hiển thị doanh số theo khu vực, bạn cần ghi lại dữ liệu bán hàng ở mức khu vực. Hãy thử phác thảo báo cáo với thông tin thực tế mà bạn muốn xem. Sau đó, liệt kê dữ liệu bạn cần để tạo báo cáo. Thực hiện tương tự cho việc gửi thư hoặc các đầu ra khác mà bạn muốn từ cơ sở dữ liệu.

Ví dụ

Giả sử bạn cung cấp cho khách hàng cơ hội chọn tham gia (hoặc không tham gia) cập nhật email định kỳ và bạn muốn in danh sách những người đã chọn tham gia. Bạn cần cột Gửi Email trong bảng Khách hàng, với các giá trị cho phép là Có và Không.

Đối với những người sẵn dùng để nhận email, bạn cần có địa chỉ email, địa chỉ này cũng yêu cầu một trường. Nếu bạn muốn đưa vào lời chào thích hợp (chẳng hạn như Mr., Mrs. hoặc Ms.), hãy đưa vào trường Lời chào. Nếu bạn muốn địa chỉ khách hàng theo tên của họ trong email, hãy thêm trường Tên.

Sau khi bạn có danh sách các thông tin bắt buộc, hãy xác định các thực thể chính (hoặc đối tượng) mà bạn cần để sắp xếp dữ liệu của mình. Tránh trùng lặp dữ liệu giữa các thực thể. Ví dụ: danh sách sơ bộ cho cơ sở dữ liệu doanh số sản phẩm có thể trông như sau:

Các thực thể chính là: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và đơn hàng. Vì vậy, hãy bắt đầu với bốn bảng đó: một bảng dữ kiện về khách hàng, một bảng dữ kiện về nhà cung cấp, v.v. Đây có thể không phải là thiết kế cuối cùng của bạn, nhưng đó là điểm khởi đầu tốt.

Để hiểu tại sao số lượng bảng tốt hơn, hãy cân nhắc bảng hiển thị ở đây:

Mỗi hàng chứa thông tin về cả sản phẩm và nhà cung cấp của sản phẩm. Vì bạn có thể có nhiều sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp nên thông tin tên và địa chỉ nhà cung cấp phải được lặp lại nhiều lần. Như vậy rất tốn dung lượng ổ đĩa. Thay vào đó, chỉ ghi lại thông tin nhà cung cấp một lần trong bảng Nhà cung cấp riêng, rồi liên kết bảng đó với bảng Sản phẩm.

Vấn đề thứ hai với thiết kế này là hiển nhiên khi bạn cần sửa đổi thông tin về các nhà cung cấp. Giả sử bạn cần thay đổi địa chỉ của nhà cung cấp. Vì địa chỉ xuất hiện ở nhiều nơi nên bạn có thể vô tình thay đổi địa chỉ ở chỗ này nhưng quên thay đổi địa chỉ ở những chỗ khác. Việc ghi lại địa chỉ của nhà cung cấp chỉ ở một nơi sẽ giải quyết được vấn đề đó.

Cuối cùng, giả sử chỉ có một sản phẩm do Coho Winery cung cấp và bạn muốn xóa sản phẩm nhưng giữ lại thông tin tên và địa chỉ nhà cung cấp. Với thiết kế này, bạn sẽ xóa bản ghi sản phẩm mà không làm mất thông tin nhà cung cấp như thế nào? Không thể. Vì mỗi bản ghi đều chứa dữ kiện về sản phẩm ngoài dữ kiện về nhà cung cấp nên không thể xóa dữ kiện này mà không xóa bản ghi còn lại. Để tách riêng các dữ kiện này, hãy tách bảng này thành hai: bảng đầu tiên cho thông tin sản phẩm và bảng thứ hai dành cho thông tin nhà cung cấp. Sau đó, khi xóa bản ghi sản phẩm, bạn chỉ xóa dữ kiện về sản phẩm— chứ không xóa dữ kiện về nhà cung cấp.

Sau khi bạn đã chọn chủ đề cho bảng cơ sở dữ liệu, các cột trong bảng đó sẽ chỉ lưu trữ dữ kiện về chủ đề đơn lẻ đó. Ví dụ: bảng sản phẩm chỉ nên lưu trữ dữ kiện về sản phẩm— chứ không phải về nhà cung cấp của họ.

Để quyết định thông tin nào cần theo dõi trong bảng, hãy sử dụng danh sách bạn đã tạo trước đó. Ví dụ: bảng Khách hàng có thể bao gồm: Tên, Họ, Địa chỉ, Gửi Email, Lời chào và Địa chỉ Email. Mỗi bản ghi (khách hàng) trong bảng chứa cùng một tập hợp cột, vì vậy bạn lưu trữ chính xác cùng một thông tin cho từng khách hàng.

Create sách đầu tiên của bạn, rồi xem lại và tinh chỉnh danh sách đó. Hãy nhớ chia nhỏ thông tin thành các trường nhỏ nhất có thể. Ví dụ: nếu danh sách ban đầu của bạn có Địa chỉ dưới dạng một trường, hãy chia địa chỉ đó thành Địa chỉ Đường, Thành phố, Tiểu bang và Mã Zip—hoặc nếu khách hàng của bạn là người toàn cục, sẽ chuyển thành nhiều trường hơn. Ví dụ, bằng cách đó, bạn có thể gửi thư ở định dạng thích hợp hoặc báo cáo theo đơn đặt hàng theo bang.

Sau khi đã tinh chỉnh các cột dữ liệu trong từng bảng, bạn đã sẵn sàng chọn khóa chính cho từng bảng.

Bạn cần một cách để xác định duy nhất từng hàng trong mỗi bảng. Bạn còn nhớ ví dụ trước đó khi hai khách hàng có cùng tên? Vì họ chia sẻ tên, bạn cần một cách để nhận dạng riêng từng tên.

Vì vậy, mỗi bảng nên có một cột (hoặc tập hợp cột) xác định duy nhất từng hàng. Đây được gọi là khóa chính và thường là số duy nhất, chẳng hạn như số ID nhân viên hoặc số sê-ri. Access sử dụng khóa chính để nhanh chóng liên kết dữ liệu từ nhiều bảng và tập hợp dữ liệu cho bạn.

Đôi khi, khóa chính bao gồm hai hoặc nhiều trường. Ví dụ: bảng Chi tiết Đơn hàng lưu trữ các khoản mục cho đơn hàng có thể sử dụng hai cột trong khóa chính: ID Đơn hàng và ID Sản phẩm. Khi khóa chính triển khai nhiều cột, khóa còn được gọi là khóa tổng hợp.

Nếu bạn đã có mã định danh duy nhất cho thông tin trong bảng, chẳng hạn như số sản phẩm nhận dạng riêng từng sản phẩm trong danh mục của bạn, hãy sử dụng mã định danh đó nhưng chỉ khi các giá trị đáp ứng các quy tắc này cho khóa chính:

• Mã định danh sẽ luôn khác nhau đối với từng bản ghi. Không cho phép các giá trị trùng lặp trong khóa chính.

• Luôn có một giá trị cho mục. Mọi bản ghi trong bảng của bạn phải có khóa chính. Nếu bạn đang sử dụng nhiều cột để tạo khóa (như Dòng Phần và Số Phần), cả hai giá trị phải luôn xuất hiện.

• Khóa chính là một giá trị không thay đổi. Vì các khóa được tham chiếu bởi các bảng khác nên mọi thay đổi đối với khóa chính trong một bảng có nghĩa là thay đổi đối với khóa ở mọi nơi khóa được tham chiếu. Thay đổi thường xuyên làm tăng rủi ro lỗi.

Nếu bạn không có mã định danh rõ ràng, hãy sử dụng một số tùy chọn, duy nhất làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể gán cho mỗi đơn hàng một số đơn hàng duy nhất cho mục đích duy nhất là xác định đơn hàng.