Thư viện tài liệu là gì?

Thư viện tài liệu cung cấp một nơi an toàn để lưu trữ các tệp ở nơi mà bạn và đồng nghiệp của bạn có thể tìm thấy chúng dễ dàng, làm việc trên chúng cùng nhau và truy nhập chúng từ bất kỳ thiết bị nào vào bất kỳ lúc nào. Ví dụ: bạn có thể sử dụng thư viện tài liệu trên một site trong SharePoint để lưu trữ mọi tệp liên quan đến một dự án cụ thể hoặc một khách hàng cụ thể. Thêm tệp hoặc di chuyển tệp giữa các thư mục dễ dàng như việc kéo và thả tệp từ vị trí này sang vị trí khác.

Dạng xem hình thu nhỏ của thư viện tài liệu không có gì được chọn.

Lưu ý: Màn hình của bạn có khác với ảnh này không? Người quản trị của bạn có thể có trải nghiệm cổ điển được đặt trên thư viện tài liệu. Nếu vậy, hãy xem mục Giới thiệu về thư viện. Nếu bạn là chủ sở hữu thư viện tài liệu, chủ sở hữu site hoặc người quản trị, hãy xem mục Chuyển đổi trải nghiệm mặc định cho thư viện tài liệu từ mới hoặc cổ điển cho các bước đặt trải nghiệm mặc định.

Lưu ý: Một số tính năng hiện chỉ sẵn dùng trong trải nghiệm cổ điển. Bấm vào Quay lại trải nghiệm SharePoint điển ở góc dưới cùng, góc bên trái của trang để chuyển sang trải nghiệm cổ điển.

Site mặc định trong SharePoint và SharePoint Server 2019 thư viện tài liệu và một site được tạo tự động khi bạn tạo site mới. Bạn có thể thêm thư viện tài liệu bổ sung vào site khi cần. Điều này rất hữu ích, ví dụ, nếu bạn cần hạn chế quyền truy nhập vào một tập hợp các tệp. Mỗi thư viện tài liệu hiển thị một danh sách các tệp, thư mục và thông tin quan trọng về từng tệp, chẳng hạn như ai đã tạo hay sửa đổi tệp lần cuối. Bạn có thể sử dụng thông tin này để sắp xếp tệp của mình và giúp tìm tệp dễ dàng hơn.

Trong thư viện tài liệu, bạn có thể:

Thêm, chỉnh sửa, xóa tệp, thưmục hoặc liên kết từ SharePoint thư viện tài liệu , đồng tác giả và tải xuống tài liệu.
Kiểm soát xem ai có quyền truy nhập vào thư viện, thư mục chứa trong thư viện hoặc tệp riêng lẻ trong thư viện.
Theo dõi hoạt động trên tệp, chẳnghạn như thời điểm sửa đổi tệp lần cuối và nhận thông báo khi có thay đổi.
Tạo dạng xem tùy chỉnh cho thư viện tài liệu
Chia sẻ tệp hoặc thư mục với người khác.
Thêm liên kết trong thư viện tài liệu vào một nội dung được lưu trữ bên ngoài thư viện, ví dụ: liên kết đến tệp nằm trong thư viện khác hoặc thậm chí là liên kết đến trang web bên ngoài.
Tô sáng một nối kết, tệp hoặc thư mục trong thư viện tài liệu để bạn và những người khác có thể nhanh chóng truy nhập chúng.

Hãy cùng tìm hiểu

Ở trên cùng bên trái của trang thư viện tài liệu là menu chính.

SharePoint Menu Thư viện Tài liệu Tại cơ quan

Tại đây, bạn có thể tạo một thư mục, tài liệu hoặc liên kết mới đến thư viện tài liệu nằm ngoài thư viện tài liệu,

Office 365 Tạo thư mục hoặc tài liệu mới

Lưu ý: Danh sách các loại tài liệu sẽ khác nhau tùy thuộc vào quyền của bạn và cách thiết lập site của bạn.

hoặc tải lên một thư mục hoặc tệp.

Office 365 Tải tệp hoặc thư mục lên thư viện tài liệu

Lưu ý: Thư mục hiện không được hỗ trợ bởi Internet Explorer.

Bạn cũng có thể đồng bộ tệp với ứng dụng OneDrive đồng bộ hóa mới hoặc tạo một cảnh báo để nhận thông báo khi có gì đó thay đổi.

Ở phía trên cùng bên phải của trang thư viện tài liệu, bấm vào Tùy chọn dạng xem để thay đổi dạng xem thư viện tài liệu thành dạng xem Danh sách, Thu gọn, Ô. Nếu sử Internet Explorer, bạn có thể mở thư viện tài liệu trong Windows File Explorer, bằng cách bấm vào Xem trong File Explorer. Bạn cũng có thể lưu dạng xem tùy chỉnh bằng cách bấm Lưu dạng xem dưới dạng hoặc nếu bạn là chủ sở hữu hoặc người quản trị thư viện, bạn có thể sửa hoặc tạo các dạng xem trên trang thiết đặt thư viện bằng cách bấm Sửa dạng xem hiện tại.

Office 365 Thay đổi dạng xem thư viện tài liệu

Bạn có thể thêm cột mới và chọn các cột để hiển thị bằng cách bấm + hoặc + Thêm cột ở phía ngoài cùng bên phải của tiêu đề cột nếu bạn đang ở trong dạng xem danh sách hoặc, nếu bạn đang ở trong dạng xem Ô, bằng cách bấm vào Nút Sắp xếp Thư viện Tài liệu rồi bấm Nút Thêm Cột trong Thư viện Tài liệu ở phía ngoài cùng bên phải của tiêu đề cột.

Thêm danh sách thả xuống cột trong một nhóm thư viện tài liệu được kết nối

Bạn có thể xem và chỉnhsửa thông tin về tệp hoặc thư mục, như thuộc tính bắt buộc, hoạt động gần đây hoặc người được chia sẻ tệp trong ngăn thông tin. Để hiển thị hoặc ẩn ngăn thông tin, hãy chọn một tệp hoặc thư mục và Ngăn Chi tiết Thư viện Tài liệu vào vị ở phía bên phải của menu chính. Bạn cũng có thể xem ngăn thông tin bằng cách bấm chuột phải vào một tệp hoặc thư mục và chọn Chi tiết.

Office 365 Pa-nen Siêu dữ liệu Tài liệu

Khi bạn chọn một thư mục hoặc tệp, menu ở trên cùng bên trái của thư viện tài liệu sẽ thay đổi thành danh sách các hành động bạn có thể thực hiện trên thư mục hoặc tệp đó.

Tệp được chọn hiển thị thay đổi trong menu thư viện tài liệu

Lưu ý: Để hiển thị menu tệp hoặc thư mục khi ở dạng xem hình thu nhỏ, hãy bấm vào góc trên bên phải của hình thu nhỏ.

Bạn có thể thấy một phiên bản khác của menu tài liệu bằng cách bấm chuột phải vào tên tệp hoặc nếu trong dạng xem danh sách, bằng cách bấm vào dấu chấm Office 365 Elip danh sách thư viện tài liệu bên cạnh tên tệp. Menu này có chứa các hành động bổ sung như Ghim lên trên cùng sẽ tô sáng tệp để bạn và những người khác có thể nhanh chóng tìm thấy chúng.