Chia sẻ tệp hoặc thư mục SharePoint

Chia sẻ với những người cụ thể

Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn gửi thư mời email tới mọi người hoặc các nhóm, đồng thời duy trì theo dõi người được mời. Điều này cũng cho phép bạn loại bỏ quyền cho các cá nhân hoặc nhóm cụ thể sau này nếu cần.

1. Trên site SharePoint của bạn, hãy đến thư viện nơi bạn muốn chia sẻ tệp.

2. Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ bằng cách chọn biểu tượng vòng tròn của tệp hoặc thư mục đó.

   : Tính năng chia sẻ nhiều mục cùng lúc không khả dụng. Thay vào đó, bạn có thể thêm những nội dung bạn muốn chia sẻ vào thư mục, rồi chia sẻ thư mục.

   1. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Danh sách, hãy chọn hình tròn ở bên trái mục.

   2. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Ô, hãy chọn hình tròn ở góc trên bên phải của mục.

3. Chọn chia sẻ ở đầu trang.

   : 

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn đã được chia sẻ với ai đó, sẽ có một danh sách Chia sẻ với ở dưới cùng. Mỗi hình ảnh là ảnh hồ sơ của một cá nhân hoặc tên viết tắt của một nhóm mà tệp đã được chia sẻ. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mức truy nhập cho một cá nhân hoặc nhóm, hãy chọn tên viết tắt của ảnh hoặc nhóm để mở Quản lý Access.

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn hiện không được chia sẻ với ai đó, sẽ không có danh sách Chia sẻ với. 

   

4. Chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa để mở cài đặt liên kết. 

   : Tùy thuộc vào thiết đặt do người quản trị của bạn đặt, bạn có thể có các thiết đặt mặc định khác nhau. Ví dụ: nút này có thể hiển thị Con người trong <tổ chức của bạn> thể chỉnh sửa.

   

5. Chọn tùy chọn cho người bạn muốn cấp quyền truy nhập bằng liên kết: 

   : Nếu tùy chọn chia sẻ bị chuyển thành màu xám, người quản trị tổ chức của bạn có thể đã hạn chế tùy chọn đó. Ví dụ: họ có thể chọn loại bỏ tùy chọn Bất kỳ ai để ngăn những người bên ngoài tổ chức của bạn truy nhập ẩn danh.

   1. Bất kỳ ai cấp quyền truy nhập cho bất kỳ ai nhận được liên kết này, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hoặc chuyển tiếp từ người khác. Có thể bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn.

   2. Con người trong <> Tổ chức của Bạn bằng liên kết cung cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có quyền truy nhập liên kết vào tệp, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hay chuyển tiếp từ người khác.

   3. Con người với quyền truy nhập hiện có có thể được sử dụng bởi những người đã có quyền truy nhập vào tài liệu hoặc thư mục. Nó không thay đổi bất kỳ quyền nào và nó không chia sẻ liên kết. Sử dụng thao tác này nếu bạn chỉ muốn gửi liên kết cho ai đó đã truy nhập. 

   4. Những người cụ thể chỉ cấp quyền truy nhập cho những người mà bạn chỉ định, mặc dù những người khác có thể đã có quyền truy nhập. Có thể bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn. Nếu mọi người chuyển tiếp lời mời chia sẻ, chỉ những người đã có quyền truy nhập vào mục mới có thể sử dụng liên kết. 

6. Bên dưới Thiết đặt khác, bạn có thể đặt bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

   • Có thể chỉnh sửa cho phép những người đã đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft chỉnh sửa các tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Nếu bạn đang chia sẻ một thư mục, những người có quyền Chỉnh sửa có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa bất kỳ nội dung nào trong thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể xem, sao chép hoặc tải xuống các mục của bạn mà không cần đăng nhập. Họ cũng có thể chuyển tiếp liên kết đến những người khác. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện thay đổi đối với phiên bản trên thiết bị SharePoint. Một số liên kết có tùy chọn hạn chế và chỉ nằm trên liên kết ẩn danh.

     : 

     • Có thể chỉnh sửa được bật theo mặc định.

     • Bạn cũng có thể đặt quyền chỉnh sửa trên màn hình trước đó. Bên dưới Gửi liên kết, bên cạnh trường Tên, nhóm hoặc email, chọn biểu tượng bút chì để thay đổi quyền chỉnh sửa cho những người hoặc nhóm bạn đã nhập. 

   • Chặn tải xuống ngăn mọi người tải xuống tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể tải tệp xuống thiết bị của họ. 

     : Tùy chọn này có thể không sẵn dùng cho loại tệp bạn chọn. Tùy chọn này chỉ sẵn dùng nếu bạn không cho phép chỉnh sửa.

   • Đặt ngày hết hạn cho phép bạn đặt ngày cho liên kết hết hạn. Sau ngày bạn đặt, liên kết sẽ không hoạt động và bạn sẽ cần tạo một liên kết mới cho người dùng yêu cầu quyền truy nhập vào tệp hoặc thư mục của bạn. 

     : Đặt ngày hết hạn chỉ sẵn dùng nếu đó là một liên kết bất kỳ ai.

   • Đặt mật khẩu cho phép bạn đặt mật khẩu để truy nhập tệp. Khi người dùng mở liên kết, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu trước khi có thể truy nhập vào tệp. Bạn sẽ cần cung cấp mật khẩu này riêng cho bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp. 

     : Đặt mật khẩu chỉ sẵn dùng nếu đó là một liên kết bất kỳ ai.

   • Mở trong chế độ xem lại chỉ giới hạn mọi người để lại nhận xét và đưa ra đề xuất trên tệp. 

     : 

     • Chỉ tài Word tài liệu mới có tùy chọn quyền này.

     • Nếu ai đó đã có quyền chỉnh sửa cho tài liệu, việc chọn Chỉ mở trong chế độ xem lại sẽ không ngăn không cho họ thực hiện chỉnh sửa. Đối với họ, tài liệu sẽ mở trong chế độ chỉnh sửa.

7. Sau khi bạn đã đặt tất cả các cài đặt và quyền liên kết của mình, hãy chọn Áp dụng. 

8. Trong trường Tên, nhóm hoặc email, bắt đầu nhập địa chỉ email hoặc tên liên hệ của những người bạn muốn chia sẻ. Khi bạn bắt đầu nhập thông tin vào hộp, bạn cũng có thể chọn liên hệ từ danh sách xuất hiện.

   : Để nhanh chóng chia sẻ với những người cụ thể, bạn có thể nhập tên hoặc email của họ rồi sử dụng biểu tượng bút chì ở bên phải trường Tên, nhóm hoặc email để chọn Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem. Sau đó làm theo các bước tương tự dưới đây để chia sẻ với những người cụ thể mà bạn đã liệt kê. Đối với Word tài liệu, bạn có thể sử dụng tùy chọn Có thể xem lại để cho phép người khác thêm chú thích và đề xuất nhưng ngăn không cho họ thực hiện chỉnh sửa.
   
   

9. Bao gồm thư bên dưới trường Tên, nhóm hoặc email , nếu bạn muốn.

   : Nếu bạn muốn soạn thư trong Outlook, hãy chọn nút Outlook và liên kết sẽ được chèn vào thư nháp và tất cả những người mà bạn đã nhập để chia sẻ thư sẽ nằm trong danh sách Đến / Người nhận. Tùy thuộc vào phiên bản SharePoint của bạn, bạn có thể thấy hoặc không nhìn thấy nút Outlook .

10. Chọn Gửi. 

Chia sẻ bằng cách sử dụng "Sao chép liên kết"

Chọn tùy chọn này để chia sẻ các mục với nhiều người mà thậm chí bạn còn không quen biết. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các liên kết này để đăng lên Facebook, Twitter hoặc LinkedIn hoặc chia sẻ trong email hoặc thư. Bất cứ ai lấy liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa mục, tùy thuộc vào quyền mà bạn đặt. Người dùng có liên kết không thể tải lên các mục mới. Hãy nhớ rằng liên kết cũng có thể được chuyển tiếp và không bắt buộc đăng nhập.

1. Trên site SharePoint của bạn, hãy đến thư viện nơi bạn muốn chia sẻ tệp.

2. Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ bằng cách chọn biểu tượng vòng tròn của tệp hoặc thư mục đó.

   : Tính năng chia sẻ nhiều mục cùng lúc không khả dụng. Thay vào đó, bạn có thể thêm những nội dung bạn muốn chia sẻ vào thư mục, rồi chia sẻ thư mục.

   1. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Danh sách, hãy chọn hình tròn ở bên trái mục.

   2. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Ô, hãy chọn hình tròn ở góc trên bên phải của mục.

3. Chọn chia sẻ ở đầu trang.

   : 

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn đã được chia sẻ với ai đó, sẽ có một danh sách Chia sẻ với ở dưới cùng. Mỗi hình ảnh là ảnh hồ sơ của một cá nhân hoặc tên viết tắt của một nhóm mà tệp đã được chia sẻ. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mức truy nhập cho một cá nhân hoặc nhóm, hãy chọn tên viết tắt của ảnh hoặc nhóm để mở Quản lý Access.

   • Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn hiện không được chia sẻ với ai đó, sẽ không có danh sách Chia sẻ với. 

   • Nếu bạn tạo một liên kết chỉ hoạt động cho tổ chức của mình và gửi đến một nhóm Microsoft 365, nhóm đó sẽ được đổi trên liên kết. Nếu một người dùng bên ngoài, sau đó được thêm vào nhóm đó, nhóm đó sẽ cấp cho họ quyền truy nhập vào mục đó.

4. Trong Sao chép Liên kết, chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa để mở cài đặt liên kết.

   : Tùy thuộc vào thiết đặt do người quản trị của bạn đặt, bạn có thể có các thiết đặt mặc định khác nhau. Ví dụ: nút này có thể hiển thị Con người trong <tổ chức của bạn> thể chỉnh sửa.

5. Để thay đổi quyền liên kết, hãy chọn một tùy chọn mà bạn muốn cấp quyền truy nhập vào liên kết:

   : Nếu tùy chọn chia sẻ bị mờ đi, thì người quản trị của tổ chức của bạn có thể đã hạn chế chúng. Ví dụ: họ có thể chọn loại bỏ tùy chọn Bất kỳ ai để ngăn các liên kết có thể sử dụng được chuyển tiếp đến những người khác bên ngoài tổ chức của bạn.

   • Bất kỳ ai cấp quyền truy nhập cho bất kỳ ai nhận được liên kết này, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hoặc chuyển tiếp từ người khác. Có thể bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức của bạn.

   • Con người trong <> Tổ chức của Bạn bằng liên kết cung cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có quyền truy nhập liên kết vào tệp, cho dù họ nhận được trực tiếp từ bạn hay chuyển tiếp từ người khác.

   • Con người với quyền truy nhập hiện có có thể được sử dụng bởi những người đã có quyền truy nhập vào tài liệu hoặc thư mục. Nó không thay đổi bất kỳ quyền nào và nó không chia sẻ liên kết. Sử dụng thao tác này nếu bạn chỉ muốn gửi liên kết cho ai đó đã truy nhập. 

   • Những người cụ thể chỉ cấp quyền truy nhập cho những người mà bạn chỉ định, mặc dù những người khác có thể đã có quyền truy nhập. Nếu mọi người chuyển tiếp lời mời chia sẻ, chỉ những người đã có quyền truy nhập vào mục mới có thể sử dụng liên kết.

     : Để theo dõi quyền truy nhập và đảm bảo tính bảo mật, bạn chỉ có thể chia sẻ với một người trong tổ chức của bạn hoặc có Tài khoản Microsoft.

6. Bên dưới Thiết đặt khác, bạn có thể đặt bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

   • Cho phép chỉnh sửa cho phép những người đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft chỉnh sửa các tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Nếu bạn đang chia sẻ một thư mục, những người có quyền Chỉnh sửa có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa bất kỳ nội dung nào trong thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể xem, sao chép hoặc tải xuống các mục của bạn mà không cần đăng nhập. Họ cũng có thể chuyển tiếp liên kết đến những người khác. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện thay đổi đối với phiên bản trên thiết bị SharePoint. Một số liên kết có các tùy chọn hạn chế và chỉ là các liên kết ẩn danh.

     : 

     • Cho phép chỉnh sửa được bật theo mặc định.

     • Bạn cũng có thể đặt quyền chỉnh sửa trên màn hình trước bằng cách chọn biểu tượng bút chì ở bên phải tên mà bạn đang chia sẻ tệp. 

   • Chặn tải xuống ngăn mọi người tải xuống các tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy nhập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể tải tệp xuống thiết bị của họ. 

     : Tùy chọn này có thể không sẵn dùng cho loại tệp bạn chọn. Tùy chọn này chỉ sẵn dùng nếu bạn không cho phép chỉnh sửa.

   • Đặt ngày hết hạn cho phép bạn đặt ngày cho liên kết hết hạn. Sau ngày bạn đặt, liên kết sẽ không hoạt động nữa và bạn sẽ cần tạo một liên kết mới cho người dùng yêu cầu quyền truy nhập vào tệp hoặc thư mục của bạn. Đặt ngày hết hạn chỉ nằm trên các liên kết ẩn danh.

     : Đặt ngày hết hạn chỉ sẵn dùng nếu đó là một liên kết bất kỳ ai.

   • Đặt mật khẩu cho phép bạn đặt mật khẩu để truy nhập tệp. Khi người dùng bấm vào liên kết, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu trước khi có thể truy nhập vào tệp. Bạn sẽ cần cung cấp mật khẩu này riêng cho bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp. Đặt ngày mật khẩu chỉ nằm trên các liên kết ẩn danh.

     :  Đặt ngày mật khẩu chỉ sẵn dùng nếu đó là một liên kết bất kỳ ai.

   • Mở trong chế độ xem lại chỉ giới hạn mọi người để lại nhận xét và đưa ra đề xuất trên tệp. 

     : 

     • Chỉ tài Word tài liệu mới có tùy chọn quyền này.

     • Nếu ai đó đã có quyền chỉnh sửa cho tài liệu, việc chọn Chỉ mở trong chế độ xem lại sẽ không ngăn không cho họ thực hiện chỉnh sửa. Đối với họ, tài liệu sẽ mở trong chế độ chỉnh sửa.

7. Sau khi bạn đã đặt tất cả các cài đặt và quyền liên kết của mình, hãy chọn Áp dụng. 

8. Bên dưới Sao chép liên kết, chọn Sao chép.

9. Dán liên kết và gửi trong email, thư hoặc bài đăng.

Tôi có một câu hỏi khác

Bạn không tìm thấy câu trả lời của mình ở đây? Hãy thử đăng câu hỏi của bạn trong cộng đồng Microsoft.