Tạo quy tắc để tự động hóa danh sách hoặc thư viện

Sau khi bạn tạo danh sách hoặc thư viện trong Danh sách Microsoft, SharePoint hoặc Teams, bạn có thể tạo các quy tắc để tự động hóa các tác vụ chẳng hạn như gửi cho ai đó thông báo khi dữ liệu thay đổi trong danh sách hoặc tệp mới được tạo trong thư viện.

Bạn sẽ chọn một điều kiện kích hoạt quy tắc và hành động mà quy tắc sẽ thực hiện. (Để minh họa, quy trình sau đây sẽ tạo một quy tắc cho danh sách. Nó sẽ kích hoạt một thông báo khi một cột thay đổi.)

1. Với danh sách mở trong Danh sách Microsoft, SharePoint hoặc Teams, gần đầu trang, chọn Tự động hóa,chọn Quy tắc, rồi Tạo quy tắc.
   
   

2. Bên dưới Thông báo cho người khác khi nào, hãy chọn một điều kiện kích hoạt quy tắc. Ví dụ: Dữ liệu trong cột thay đổi.
   
   
   
   Lựa chọn của bạn ở đây sẽ tạo ra một tuyên bố quy tắc mà bạn sẽ hoàn thành trong bước tiếp theo.

   Lưu ý: Không hỗ trợ tạo quy tắc dựa trên cột văn bản nhiều dòng.

3. Chọn từng phần được gạch dưới của câu lệnh quy tắc để tùy chỉnh điều kiện bằng cách chọn một cột, giá trị của cột và người cần thông báo.
   
   Ví dụ: để hoàn tất quy tắc để thông báo cho chính mình khi dữ liệu thay đổi trong một cột, bạn có thể chọn thời điểm Loại Nội dung thay đổi thành bất kỳ nội dung nào, rồi đối với Nhập tên hoặc địa chỉ email, bạn có thể chọn Tôi. (Bạn có thể chỉ định một người hoặc nhiều cá nhân nhưng không thể xác định địa chỉ email nhóm.)
   
   

4. Khi bạn hoàn tất việc tùy chỉnh câu lệnh, hãy chọn Tạo.

Bạn sẽ thấy quy tắc đã hoàn thành của mình trên trang Quản lý quy tắc và quy tắc sẽ được bật. Email thông báo được gửi từ địa chỉ email no-reply@sharepointonline.com. Quay lại trang này bất cứ khi nào bạn cần sửa, xóa hoặc quản lý quy tắc.