Principais perguntas sobre dar saída, dar entrada e versões

Não, dar saída de um ficheiro só altera a condição do ficheiro para permitir que apenas o utilizador edite o ficheiro.

Se der saída de um ficheiro e não o guardar novamente, as alterações não serão guardadas. Se quiser manter as alterações, guarde sempre o ficheiro.

A forma como guarda o ficheiro depende do editor ou da ferramenta que está a utilizar. Se editar um ficheiro de texto online, tem de clicar explicitamente em Guardar. No entanto, se editar numa aplicação Microsoft 365, como em Word ou Excel, pode fechar o documento e este será guardado automaticamente.

Se dar saída de um ficheiro, guardá-lo e, em seguida, rejeitar a saída, as alterações não serão guardadas novamente na biblioteca.

Por predefinição, qualquer pessoa com permissão de edição numa biblioteca de documentos pode alterar um ficheiro. No entanto, pode definir a biblioteca para exigir que alguém verifique o ficheiro primeiro antes de alterá-lo.

Tem de ser o proprietário da biblioteca de documentos ou administrador do site ou ter permissões comparáveis para efetuar esta definição.

1. Abra a biblioteca que pretende que seja dada saída.

2. No SharePoint, clique em Definições e, em seguida, clique em Definições da Biblioteca.

   

   NoSharePoint 2016, selecione Página e, em seguida, Definições da Biblioteca.

   

3. Na página Definições, selecione Definições de controlo de versões.

   

4. Na página Definições de Controlo de Versões , desloque-se para baixo e selecione Sim para Exigir que seja dada saída dos documentos antes de poderem ser editados.

   

Por predefinição, uma biblioteca de documentos permite que os membros com permissão de edição modifiquem e editem ficheiros sem dar saída dos mesmos. Para evitar esta situação, ative a saída necessária na biblioteca. Tem de ser o proprietário da biblioteca de documentos ou administrador do site ou ter permissões comparáveis para efetuar esta definição.

1. Abra a biblioteca que pretende que seja dada saída.

2. No SharePoint, clique em Definições e, em seguida, clique em Definições da Biblioteca.

   

   NoSharePoint 2016, selecione Página e, em seguida, Definições da Biblioteca.

   

3. Na página Definições, selecione Definições de Controlo de Versões.

   

4. Na página Definições de Controlo de Versões , desloque-se para baixo e selecione Sim para Exigir que seja dada saída dos documentos antes de poderem ser editados.

   

Uma forma rápida de ver quem tem uma coluna com saída dada é pairar o rato sobre o ícone Saída Dada para ver uma sugestão que indica quem deu saída do ficheiro.

Também pode adicionar a coluna Saída Dada Por à vista predefinida da biblioteca. Desta forma, todos podem ver facilmente quem tem um documento com saída dada. Para saber como adicionar uma coluna Saída Dada Por no SharePoint, consulte Criar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Mais informações

• ParaSharePoint 2016, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

• Para SharePoint, consulte Criar uma vista personalizada de uma biblioteca de documentos.

O controlo de versões é uma forma de criar um histórico de alterações a um documento que necessita de um ciclo de publicação controlado de versões principais ou de versões principais e secundárias.

Ativar o controlo de versões

Para saber como ativar o controlo de versões, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Utilizar a ação de arrastar e largar   

A forma mais comum de carregar ficheiros é arrastá-los de um computador ou de uma pasta de rede para a biblioteca de documentos. Comece por abrir a biblioteca no seu site. Em seguida, localize os documentos que pretende carregar no seu computador, selecione-os e arraste-os para o local na biblioteca que diz arrastar ficheiros para aqui.

Se não vir a opção para arrastar e largar ficheiros, instale a versão mais recente do software do browser ou Microsoft 365. Esta funcionalidade requer um mínimo de Office 2016 ou a versão mais recente do Microsoft Edge, Firefox ou Chrome.

Utilizar o comando Abrir com o Explorador no SharePoint 2016   

Este comando abre Explorador de Ficheiros no seu computador, mas apresenta a estrutura de pastas no computador do servidor subjacente ao site. Ocasionalmente, poderá ter a necessidade de copiar ou mover muitos documentos numa biblioteca para outra.

Por exemplo, poderá pretender mover todos os documentos criados há mais de um ano de uma biblioteca para outra, para arquivar as informações. Em alternativa poderá querer copiar os documentos de uma biblioteca da qual é proprietário de um site para outra biblioteca num subsite, à medida que muda de grupos de trabalho.

Também pode manipular os ficheiros na pasta e fazer operações como copiar, alterar o nome, eliminar e assim sucessivamente.

Utilizar o comando Carregar no SharePoint 2016   

Na biblioteca de documentos, selecione Carregar, selecione Escolher Ficheiros e navegue para carregar ficheiros individuais.

A vantagem desta abordagem é que funciona independentemente do browser ou da versão do browser que utiliza atualmente.

Sugestões relacionadas sobre dar saída, dar entrada e versões   

Independentemente da forma que utilizar para carregar, tenha em atenção os seguintes aspetos relativamente a dar saída, dar entrada e a versões quando estiverem ativadas:

• Se estiver a carregar um ficheiro para uma biblioteca que requer que seja dada saída dos ficheiros, é-lhe dada saída do ficheiro inicialmente. Para que as pessoas possam vê-lo e editá-lo, tem de dar entrada do mesmo.

• Se a biblioteca estiver configurada para controlar as versões dos ficheiros, regra geral, irá adicionar o ficheiro carregado como versão nova, que, depois, se torna parte do histórico de versões do ficheiro.

• Se for necessário adicionar valores a uma ou mais colunas da biblioteca, como o nome do departamento ou o número do projeto, tem de editar os valores e dar entrada do documento antes da conclusão da operação de carregamento.

Mais informações

• ParaSharePoint 2016, consulte Carregar ficheiros e pastas para uma biblioteca.

• Para SharePoint e Microsoft 365, consulte Carregar, ver e remover ficheiros ou documentos do projeto.

• Para obter mais informações sobre documentos, consulte Vídeo: Adicionar documentos a uma biblioteca.

Pode adicionar um novo documento como uma nova versão ao dar saída do documento e ao substituir todo o conteúdo pela nova versão. Assim que a versão com saída dada for modificada, volte a dar entrada da mesma. SharePoint criará uma nova cópia, mantendo versões anteriores (desde que a tenha configurado). Para obter mais informações sobre o controlo de versões, consulte Como funciona o controlo de versões em listas e bibliotecas.

Não, infelizmente a partir do ambiente SharePoint não existe uma forma de definir um lembrete ou de obter a data em que foi dada saída de um documento. Existem Interfaces de Programação de Aplicações (APIs) que o permitirão, mas exigem que seja escrito um programa personalizado. Fale com o seu administrador ou estruturador de sites.

Como um elemento visual, watch para o ícone Saída Dada ou adicione uma coluna Com Saída Dada Por à biblioteca. Para saber como adicionar uma coluna Saída Dada Por no SharePoint, consulte Criar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Se carregar ficheiros para uma biblioteca com requisito de registo de saída dos ficheiros, o ficheiro ficará inicialmente com saída dada para si. Pode ver os ficheiros, mas as outras pessoas não podem e isso é fácil de ignorar. Antes de as outras pessoas poderem visualizar ou editar os ficheiros, certifique-se de que preenche todas as propriedades necessárias e, em seguida, dê entrada aos ficheiros.

Mais informações

• Para obter mais detalhes sobre a entrada e saída de ficheiros no SharePoint, consulte Dar saída ou dar entrada de ficheiros numa biblioteca de documentos.

• Para obter mais detalhes sobre a entrada e saída de ficheiros noSharePoint 2016, consulte Dar saída, dar entrada ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca do SharePoint.

• Para carregar ficheiros paraSharePoint 2016, consulte Carregar ficheiros e pastas para uma biblioteca.

• Para carregar ficheiros para SharePoint, consulte Carregar, ver e remover ficheiros ou documentos do projeto.

Se alguém lhe enviar uma ligação para um ficheiro de SharePoint e o selecionar, certifique-se sempre de que lê a barra de título para ver se diz só de leitura antes de começar a editar. Se for esse o caso e a biblioteca tiver a saída dada ativada, tem de dar saída do ficheiro. Pode sempre navegar para a biblioteca ao analisar o URL para a localizar.

No entanto, se o ficheiro for um documento Office, como Word, Excel ou PowerPoint, é muito mais fácil. Primeiro, coloque o documento no Modo de edição, selecione o separador Ficheiro e, em seguida, localize o botão Gerir Versões , que pode utilizar para dar saída do ficheiro.

No entanto, tenha em atenção que também é possível que alguém já tenha dado saída do ficheiro, pelo que, neste caso, o comando Dar Saída não estará disponível.

Quantas vezes já viu isto?

A funcionalidade de pasta de rascunhos local já é disponibilizada há muitas versões. Se selecionar Utilizar a pasta de rascunhos local, pode colocar o ficheiro offline e fazer com que seja mais fácil localizá-lo no computador, caso precise de o abrir mais tarde e não estiver ligado a uma rede. Por predefinição, a pasta é denominada Rascunhos do SharePoint e está localizada na pasta Documentos ou Os Meus Documentos . A propósito, não verá esta caixa de diálogo se selecionar dois ou mais ficheiros para dar saída.

Mas os tempos mudaram. Se quiser trabalhar com ficheiros offline, a melhor opção é utilizar OneDrive para o trabalho ou para a escola o que faz com que seja um ajuste para colocar qualquer biblioteca de documentos offline e sincronizar automaticamente as alterações.

Mais informações

• Sincronize o seu OneDrive ou outras bibliotecas do SharePoint com o seu computador com o OneDrive.

• Transfira o cliente de Sincronização do OneDrive gratuito.

Por vezes, uma biblioteca organizada em pastas possui uma vista predefinida que apresenta todas as pastas. Se quiser dar entrada de muitos ficheiros em muitas pastas, crie uma nova vista que "aplane" a biblioteca para que possa ver todos os ficheiros numa vista sem pastas. Para o fazer, selecione Mostrar todos os itens sem pastas em Pastas na página Editar Vista. Já agora, pode aumentar o limite de ficheiros para que possa ver todos os ficheiros de uma só vez ao aumentar também o Número de itens a apresentar em Limite de Itens. Assim, torna mais fácil selecionar todos os ficheiros aos quais necessita de dar entrada numa operação.

Mais informações

• ParaSharePoint 2016, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

• Para SharePoint, consulte Criar uma vista personalizada de uma biblioteca de documentos.

Se sincronizou uma biblioteca com OneDrive para o trabalho ou para a escola, ainda pode dar saída dos ficheiros no browser. Pode ver o ícone Saída Dada no browser para indicar que foi dada saída do ficheiro. No entanto , não existe nenhum ícone saída dada no ficheiro na pasta local do seu dispositivo porque a pasta local não tem conhecimento do estado de saída/entrada do ficheiro no SharePoint.

No entanto, pode efetuar o seguinte procedimento na sua pasta local:

1. Clique com o botão direito do rato no nome do ficheiro.

2. Selecione Ver Online ou selecione OneDrive para o trabalho ou para a escolae, em seguida, selecione Ir para o browser.

Agora pode ver rapidamente a biblioteca SharePoint e o estado de saída/dar entrada de qualquer ficheiro na biblioteca.

Não tens de esperar que voltem.

Os administradores de sites ou de bibliotecas podem utilizar a permissão Anular Saída Dada, o que permite que outros utilizadores deem entrada de documentos ou que rejeitem a saída dada. Todavia, tenha atenção às consequências desta operação. O seu colega de férias poderá querer adicionar a cópia local com alterações ao documento na biblioteca e as duas versões têm de ser reconciliadas manualmente ou através de ferramentas de comparação, como as fornecidas por Word eExcel.

Mais informações

• Compreender os níveis de permissão no SharePoint.

• Compare duas versões de um livro com a Comparação de Folhas de Cálculo.

• Combinar revisões de documentos.

Resumidamente, dar entrada e saída de ficheiros é uma forma de bloquear os ficheiros para edição exclusiva e, depois, remover o bloqueio para outras pessoas. Analise o seu estilo de colaboração quando criar bibliotecas, organizar os seus ficheiros e decidir qual é a melhor forma de colaborar. Existem várias formas de colaborar com outras pessoas nos documentos. A tabela seguinte pode ajudá-lo a decidir o que é melhor para si.

Estilo de colaboração	Utilizações comuns	Prática recomendada
Informal	Documentos de equipa diários, edição leve ou pouco frequente e conflitos de edição ocasionais.	Desative o requisito de saída (esta é a predefinição da biblioteca), mas ainda pode dar saída de ficheiros individuais conforme necessário.
Cocriação	Colaboração de documentos fácil e em tempo real com produtos Office em computadores cliente e com Office na Web	Desative o requisito de saída e evite dar saída de um ficheiro porque é incompatível com a cocriação.
Formal	Comentário sequencial, revisão e aprovação de documentos.	Ative a saída necessária.

Seguem-se algumas sugestões e conselhos adicionais se ativar a opção dar saída numa biblioteca:

• Evite manter os ficheiros com saída dada durante muito tempo.

• Adicione a coluna Saída Dada Por à vista predefinida da biblioteca. Desta forma, as outras pessoas podem ver facilmente quem deu a saída dos documentos. Se esta coluna não estiver numa vista, ainda pode pairar o cursor sobre o ícone Saída Dada para ver uma sugestão que indica quem deu saída do ficheiro.

• Pergunte antes de substituir o check-out de outra pessoa.

• Evite editar ficheiros com saída dada.

• Lembre-se de que as alterações não são visíveis para outras pessoas até que seja dada entrada.

Mais informações

• Configure uma biblioteca para exigir a saída dos ficheiros.

• Colaboração e cocriação de documentos.

• Criar uma coluna numa lista ou biblioteca.

• Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Se os problemas persistirem ou se se deparar com comportamentos inesperados, talvez esteja na altura de enviar um pedido de assistência técnica.

Contactar o suporte para produtos empresariais – Ajuda do Administração