Como funciona o controlo de versões em listas e bibliotecas

Quando o controlo de versões está ativado, as versões são criadas nas seguintes situações:

• Quando um item ou ficheiro de lista é criado pela primeira vez ou quando um ficheiro é carregado.

  : Se a finalização da compra de ficheiros for necessária, tem de dar entrada do ficheiro para criar a sua primeira versão.

• Quando é carregado um ficheiro que tem o mesmo nome que um ficheiro existente.

• Quando as propriedades de um item de lista ou ficheiro são alteradas.

• Quando um documento do Office é aberto e guardado. Depois de um documento ser aberto novamente, será criada uma nova versão depois de uma edição ser guardada.

• Periodicamente, ao editar e guardar documentos do Office. Nem todas as edições e guardar criam novas versões. Ao guardar edições frequentemente, por exemplo, cada nova versão captura um ponto anterior no tempo em vez de cada edição individual. Isto é comum quando a funcionalidade guardar automaticamente está ativada.

• Durante a cocriação de um documento, quando um utilizador diferente começa a trabalhar no documento ou quando um utilizador clica em guardar para carregar as alterações à biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um ficheiro a qualquer momento: a versão com saída dada, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só são visíveis para os utilizadores que têm permissões para vê-las.

Normalmente, uma versão principal representa um marco, como um ficheiro submetido para revisão ou publicação, enquanto uma versão secundária é um trabalho em curso que não está pronto para leitura por parte de todos os participantes do site. Consoante a forma como a sua equipa trabalha, a sua equipa poderá necessitar das versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Ao longo do tempo, a sua equipa poderá ter menos probabilidades de precisar de uma versão secundária mais antiga.

Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos ficheiros nas respetivas bibliotecas. Outros apenas controlam as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros, como 5.0; As versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5,1.

A maioria das organizações utiliza versões secundárias quando os ficheiros estão em desenvolvimento e as versões principais quando determinados marcos são atingidos ou quando os ficheiros estão prontos para serem revistos por uma grande audiência. Em muitas organizações, o rascunho de segurança está definido para permitir apenas o proprietário de um ficheiro e as pessoas que têm permissões para aprovar ficheiros. Isto significa que as versões secundárias não podem ser vistas por mais ninguém até que seja publicada uma versão principal.

Listas apenas suportam versões principais. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se a sua organização exigir a aprovação de itens numa lista, os itens permanecerão no estado Pendente até serem aprovados por alguém que tenha permissões para os aprovar. No estado Pendente, são numerados com números decimais e são referidos como rascunhos.

O número máximo de versões secundárias é 511 e o número de versões principais pode ser ajustado. Para obter informações sobre como definir o número de versões principais, consulte a secção Controlar quantas versões são armazenadas.

Se estiver a utilizar uma aplicação online ou a versão mais recente do ambiente de trabalho e tentar guardar outra versão secundária para além do valor máximo, irá substituir a versão secundária mais recente. Se estiver a utilizar um cliente antigo, não poderá guardar ou carregar quaisquer alterações. Para evitar substituir ou continuar a carregar alterações, tem de publicar a próxima versão principal. Em seguida, poderá publicar até ao número máximo de versões secundárias novamente para essa versão principal. Para saber como publicar novas versões, consulte Publicar ou anular a publicação de uma versão de um ficheiro.

Para obter mais informações sobre como ativar e configurar o controlo de versões, incluindo versões principais e secundárias, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Os números de versão são adicionados automaticamente sempre que cria uma nova versão. Numa lista ou biblioteca com o controlo de versões principal ativado, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0, etc. Nas bibliotecas, o administrador pode ativar o controlo de versões para versões principais e secundárias. Quando as versões secundárias estão a ser controladas, têm números decimais, como 1.1, 1.2, 1.3, etc. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, o número torna-se 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas 2.1, 2.2, 2.3, etc.

Quando elimina uma finalização da compra, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente for a versão 3.0, permanece na versão 3.0 depois de eliminar a finalização da compra.

Quando elimina uma versão, a versão vai para a Reciclagem e o respetivo número é compatível com a mesma. O Histórico de Versões mostrará os restantes números de versão. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se tiver um documento com as versões secundárias 4.1 e 4.2 e decidir eliminar a versão 4.1, o histórico de versões resultante mostra apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem seguinte mostra isto.

Para obter mais informações sobre como ativar e configurar o controlo de versões, incluindo versões principais e secundárias, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Pode configurar quem pode ver rascunhos de itens de lista e ficheiros. Os rascunhos são criados em duas situações:

• Quando uma versão secundária de um ficheiro é criada ou atualizada numa biblioteca que controla versões principais e secundárias.

• Quando um item ou ficheiro de lista é criado ou atualizado, mas ainda não é aprovado numa lista ou biblioteca na qual a aprovação de conteúdo é necessária.

Quando controla versões principais e secundárias, pode especificar se as pessoas têm de ter permissão para editar ficheiros antes de poderem ver e ler uma versão secundária. Quando esta definição é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro, mas as pessoas que têm permissão apenas para ler o ficheiro não podem ver a versão secundária. Por exemplo, pode não querer que todas as pessoas que têm acesso à sua biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um ficheiro está a ser editado. Se as versões principais e secundárias estiverem a ser controladas e ainda ninguém tiver publicado uma versão principal, o ficheiro não estará visível para as pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando for necessária a aprovação de conteúdo, pode especificar se os ficheiros com aprovação pendente podem ser visualizados por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissão para editar ou apenas o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e secundárias estiverem a ser controladas, o autor tem de publicar uma versão principal antes de o ficheiro poder ser submetido para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo é necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas que não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro.

Independentemente de as pessoas terem permissão para editar ou não um ficheiro, se as pessoas procurarem um ficheiro que esteja na versão secundária, não obterão resultados para o mesmo.

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de ficheiros e outras aplicam limitações. Poderá detetar, depois de verificar a versão mais recente de um ficheiro, que está em falta uma versão antiga. Se a versão mais recente for a 101.0 e notar que já não existe uma versão 1.0, significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um ficheiro. A adição da 101.ª versão faz com que a primeira versão seja eliminada. Só restam as versões 2.0 a 101.0. Da mesma forma, se for adicionada uma 102ª versão, apenas as versões 3.0 a 102.0 permanecem.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões secundárias apenas às de um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se forem permitidas 100 versões principais, o administrador poderá decidir reter rascunhos menores apenas para as cinco versões principais mais recentes. O número máximo de versões secundárias entre as versões principais é 511. Para obter mais informações sobre a publicação de versões principais e secundárias e o que acontece quando tem mais do que as versões secundárias máximas, consulte a secção Versões principais e secundárias. Para saber como publicar novas versões, consulte Publicar ou anular a publicação de uma versão de um ficheiro.

Numa biblioteca que limita o número de versões principais para as quais mantém versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite de versões é atingido. Por exemplo, se mantiver rascunhos para apenas 100 versões principais e a sua equipa criar 105 versões principais, apenas as versões principais serão mantidas para as versões mais antigas. As versões secundárias que estão associadas às cinco versões principais mais antigas , como a 1.2 ou a 2.3, são eliminadas, mas as versões principais ( 1, 2, etc.) são mantidas, a menos que a sua biblioteca limite também as versões principais.

Geralmente, a limitação do número de versões é uma boa prática. Significa que pode poupar espaço no servidor e reduzir o correio secundário para os utilizadores. No entanto, se a sua organização for obrigada a guardar todas as versões por motivos legais ou outros, não aplique limites.

Para obter mais informações sobre como ativar e configurar o controlo de versões, incluindo limites, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

• Se for um cliente Microsoft 365, o controlo de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca ou lista. O controlo de versões pode ser desativado com o PowerShell ou as APIs de Programador. Nota: a desativação do Controlo de Versões não é recomendada, uma vez que desativa a proteção contra a recuperação de versões.

• Para Servidor SharePoint, o controlo de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca, mas não quando cria uma lista.

Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controlo de versões. Em muitos sites que é a mesma pessoa que gere o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de ativar o controlo de versões, o proprietário do site (ou outra pessoa que gere a lista ou biblioteca) decide se pretende exigir a aprovação do conteúdo, quem pode ver itens de rascunho e se é necessária a finalização da compra. Cada uma destas decisões tem impacto no funcionamento do controlo de versões. Por exemplo, se a pessoa que gere uma biblioteca decidir exigir a saída, os números de versão só são criados quando é dada entrada de um ficheiro. Se a aprovação de conteúdo for necessária, os números de versões principais não serão aplicados até que os ficheiros sejam aprovados por alguém que tenha permissão para o fazer.

Para saber como ativar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Se o controlo de versões estiver ativado na sua biblioteca, a pessoa que o configura determina se pretende controlar as versões principais e secundárias e também determina quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando a aprovação de conteúdo é necessária, apenas o proprietário do ficheiro e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões secundárias. Noutras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar ficheiros na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de Ler à biblioteca, pode ver todas as versões. Após a aprovação de uma versão, todas as pessoas que permissão de Ler à lista ou biblioteca podem ver a versão.

Embora as listas não tenham versões principais e secundárias, qualquer item que esteja no estado Pendente é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, apenas o criador do item e as pessoas que têm permissões de Controlo Total ou Estrutura podem ver rascunhos. Um rascunho aparece no estado Pendente para essas pessoas, mas outras só veem a versão Aprovada mais recente no histórico de versões. Se o ficheiro for rejeitado, permanecerá no estado Pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias o elimine.

Por predefinição, um item ou ficheiro pendente é visível apenas para o criador e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas pode especificar se outros grupos de utilizadores podem ver o item ou ficheiro. Se a sua biblioteca estiver configurada para controlar as versões principais e secundárias, a pessoa que edita o ficheiro tem de publicar primeiro uma versão principal do ficheiro.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte Exigir a aprovação de itens numa lista ou biblioteca de sites.

Ao dar saída de um ficheiro de uma biblioteca com o controlo de versões ativado, é criada uma nova versão sempre que voltar a dar entrada do mesmo. Além disso, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, pode decidir, no check-in, que tipo de versão está a dar entrada. Nas bibliotecas onde a finalização da compra é necessária, as versões só são criadas após a entrada.

Nas bibliotecas onde a finalização da compra não é necessária, é criada uma nova versão da primeira vez que guardar depois de abrir o ficheiro. Cada gravação subsequente substitui a versão que criou com a primeira gravação. Se fechar a aplicação e, em seguida, reabrir o documento, a primeira gravação produzirá, mais uma vez, uma versão. Isto pode fazer com que o número de versões proliferar muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre como dar entrada e saída, consulte Dar saída, dar entrada ou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca.

Ao utilizar a funcionalidade Ver no Explorador de Ficheiros para trabalhar com ficheiros, é importante ter em atenção que existe uma ligeira diferença de comportamento em comparação com trabalhar com o browser.

Na funcionalidade Ver no Explorador de Ficheiros, mudar o nome de um ficheiro não é considerado uma alteração que acione a criação de uma nova versão. Isto significa que, quando altera o nome do ficheiro através da funcionalidade Ver no Explorador de Ficheiros, o SharePoint não cria uma nova versão do ficheiro, mas muda o nome do ficheiro.

No entanto, ao utilizar o browser (ou o cliente de Sincronização do OneDrive), mudar o nome de um ficheiro resulta na criação de uma nova versão.

A necessidade de dar saída pode ajudar a sua equipa a tirar o máximo partido do controlo de versões, porque as pessoas designam especificamente quando uma versão deve ser criada. Uma versão só é criada quando alguém dá saída de um ficheiro, o altera e, em seguida, volta a dar entrada do mesmo. Quando a saída não é necessária, é criada uma versão quando alguém guarda um ficheiro pela primeira vez e esta versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e guardar novamente o ficheiro, será criada outra versão. Consoante a situação, poderá não pretender que sejam criadas várias versões, por exemplo, se tiver de fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de concluir as alterações ao ficheiro.

Quando é necessário dar saída, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar ficheiros ou alterar as propriedades do ficheiro sem primeiro dar saída do ficheiro. Quando as pessoas dão entrada dos ficheiros, é-lhes pedido que forneçam comentários sobre as alterações efetuadas, o que ajuda a criar um histórico de versões mais significativo.

Para obter mais informações sobre como exigir a finalização da compra, consulte Configurar uma biblioteca para exigir a saída dos ficheiros.

Listas e bibliotecas têm permissões relacionadas com o controlo de versões e dar saída que variam consoante o nível de permissão aplicado a um utilizador ou a um grupo específico. Alguém que possa editar níveis de permissão pode configurar estas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Estas permissões permitem flexibilidade na forma como gere a sua biblioteca. Por exemplo, poderá querer que alguém possa eliminar versões de um ficheiro sem ter permissão para eliminar o próprio ficheiro. A permissão para Eliminar Versões não é igual à permissão para Eliminar Itens, pelo que pode fornecer um nível de controlo personalizado.

A tabela seguinte mostra as permissões relacionadas com o controlo de versões e o check-out e a que níveis de permissão predefinidos se aplicam.

Para obter mais informações sobre permissões, veja Compreender os níveis de permissão.