Armazenamento de arquivos para sua empresa
À medida que você continua a configurar seus negócios no Microsoft 365, é importante entender as opções que você tem para onde armazenar seus arquivos.
Uma das melhores maneiras de configurar o armazenamento e o compartilhamento de arquivos para sua empresa é usar o OneDrive para arquivos pessoais com os quais você deseja controlar o compartilhamento, e o SharePoint e o Teams para os arquivos aos quais todos ou a maioria devem ter acesso.
O OneDrive é uma plataforma de armazenamento em nuvem onde você pode armazenar seus arquivos pessoais ou individuais. O OneDrive é fortemente integrado a aplicativos como Word, Excel e PowerPoint, o que o torna um lugar conveniente para armazenar e acessar seus documentos confidenciais com segurança.
Use o OneDrive quando quiser criar um documento que seja apenas seu, por exemplo, ao trabalhar em informações altamente confidenciais ou privadas.
Para começar a usar o OneDrive, entre para baixar e instalar o aplicativo de área de trabalho do OneDrive, siga os prompts para entrar e selecione as pastas que você deseja sincronizar com a nuvem.
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Para criar um novo arquivo no OneDrive, basta clicar no botão Novo e selecionar o tipo de arquivo que você deseja criar, como um documento Word ou planilha do Excel.
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Para gerenciar arquivos no OneDrive, clique com o botão direito do mouse em um arquivo e selecione Renomear para dar a ele um nome mais descritivo ou arrastar e soltar arquivos para pastas diferentes para uma melhor organização.
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Para compartilhar arquivos com o OneDrive - clique no botão Compartilhar e insira os endereços de email das pessoas com quem deseja compartilhar o arquivo. Saiba mais sobre como gerenciar arquivos no OneDrive.
O SharePoint é uma ferramenta de colaboração usada para gerenciar e compartilhar arquivos e informações em uma organização. O SharePoint permite que vários usuários colaborem em um local central.
Use o SharePoint quando precisar criar um documento que será escrito e gerenciado por uma equipe de pessoas ou quando precisar ser compartilhado amplamente. Por exemplo, use-o como um local centralizado para os membros da equipe exibirem cronogramas, tarefas e marcos do projeto. Isso permite que as equipes acompanhem o progresso, permaneçam dentro do cronograma e colaborem com mais eficiência.
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Para criar um novo arquivo no SharePoint, navegue até a biblioteca de documentos em que você deseja criar o arquivo e clique no botão Novo .
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Para gerenciar arquivos, marcar um arquivo para fazer alterações nele e, em seguida, marcar o arquivo de volta quando terminar.
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Para compartilhar arquivos, clique no arquivo e selecione Compartilhar. Você também pode colaborar em tempo real abrindo o arquivo no aplicativo apropriado, como Word ou Excel, e habilitando a coautoria. Para exibir versões anteriores de um arquivo, clique no arquivo e selecione Histórico de Versões. Saiba mais sobre como gerenciar arquivos no SharePoint.
Teams e SharePoint
Quando você cria uma nova Equipe, ela cria automaticamente um site correspondente do SharePoint vinculado à Equipe.
Você pode usar o SharePoint para armazenar e gerenciar arquivos relacionados ao trabalho da equipe e compartilhar esses arquivos diretamente no Teams. Você também pode usar permissões do SharePoint para controlar quem pode exibir, editar e excluir arquivos e usar o controle de versão para acompanhar as alterações nos arquivos ao longo do tempo.
Quando você cria um novo Canal no Teams, ele cria uma nova pasta no site correspondente do SharePoint. Isso significa que todos os arquivos e conversas relacionados a esse Canal serão armazenados nessa pasta, facilitando a organização e o gerenciamento do seu trabalho.
Próximas etapas
Depois de configurar como armazenar arquivos para sua empresa, você vai querer começar a compartilhar arquivos e colaborar com outras pessoas.
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