Office 제품군을 사용하는 경우 Excel을 사용해야 하나요, 아니면 Access를 사용하여 테이블 형식 데이터를 관리해야 하나요? Access 또는 Excel을 사용하여 데이터를 관리하는 도우미 문서에서는 각 제품의 이점과 테이블에 가져오는 항목에 대해 설명합니다. 그런데 왜 하나 또는 다른 중 하나를 선택? Access에 데이터를 저장하고 Excel에서 연결하면 두 가지 이점을 모두 얻을 수 있습니다. 다음은 Excel과 Access를 함께 사용하는 것이 많은 의미가 있는 10가지 이유입니다.
Excel은 데이터베이스가 아니지만 데이터를 저장하는 데 널리 사용되며 간단한 데이터베이스 문제를 해결하는 데 자주 사용됩니다. 그러나 Excel은 관계형 데이터베이스가 아닌 플랫 파일 데이터베이스입니다. 간단한 테이블이 여러 관련 데이터 테이블로 발전해야 하는 경우 정보 작업자가 데이터베이스 애플리케이션을 빠르게 만들 수 있는 첫 번째 선택 항목은 Access입니다. Access는 항상 기업 전체에서 서로 다른 데이터를 수집하고 통합하기 위한 훌륭한 "데이터 랜딩 패드"이며, 그 중 대부분은 Excel 통합 문서 내에 있습니다. 데이터가 Access에 있으면 더 많은 테이블을 추가하고 조인하고, 쿼리(또는 데이터 뷰)를 만들고, 데이터를 구성하고, 데이터 형식을 정의하여 데이터 무결성을 보장하고, 많은 사용자 간에 데이터를 공유하고 업데이트하고, 강력한 보고서와 양식을 만들 수 있습니다.
Excel의 간단한 스프레드시트 레이아웃과 달리 Access는 처음에는 어려워 보일 수 있는 여러 상호 관련된 개체와 다르게 구성됩니다. 하지만 Access를 사용하기 위해 전문가가 될 필요는 없습니다. 액세스는 모든 종류의 사용자를 위해 설계되었으며, 필요한 경우에만 액세스할 수 있습니다.
한 번에 레이어 액세스의 껍질을 벗깁니다.
1. 액세스는 가끔 사용자, 파워 사용자 또는 개발자의 세 가지 방법으로 사용합니다.
2. 테이블, 쿼리, 양식 및 보고서가 서로 빌드되고 데이터베이스 애플리케이션의 핵심을 구성합니다.
3. 경우에 따라 사용자는 마법사, 속성 작성기, Office Fluent 사용자 인터페이스 및 Excel과 같은 기능을 사용하여 작업을 신속하게 완료할 수 있습니다.
4. 파워 사용자에게는 매크로, 속성 창, 식 및 데이터베이스 디자인 도구가 있으므로 자세히 살펴보고 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
5. 개발자는 모듈을 사용하고 VBA 코드를 개발하여 사용자 지정 데이터베이스 솔루션을 만들고 런타임 애플리케이션을 배포할 수 있습니다.
시작하는 좋은 방법은 Excel에서 Access로 데이터를 복사하는 것입니다. Access 테이블을 만들고 Excel 워크시트와 비슷한 데이터시트 보기에 표시할 수 있습니다. 데이터시트 보기에서 데이터 형식, 필드 이름 또는 새 필드 정의와 같은 일반적인 테이블 만들기 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어 빈 필드에 날짜를 입력하면 해당 필드에 대한 날짜/시간 데이터 형식이 설정됩니다. 이름과 같은 텍스트를 입력하면 Access에서 텍스트 데이터 형식을 필드에 적용합니다. 필드를 이동하려면 클릭하고 끌어서 옵니다.
Excel에서 데이터를 복사하여 Access에 붙여넣으면 테이블을 먼저 만들거나 데이터시트 보기에서 테이블을 열 필요가 없습니다. Access는 데이터에 헤더가 있는지 자동으로 묻고, 올바른 데이터 형식을 사용하는 것을 잘 추측하고, Access 테이블을 만듭니다. 그것은 더 간단 할 수 없습니다.
자세한 내용은 빈 데이터시트 열기를 참조하세요.
Excel과 Access의 이점을 모두 얻을 수 있는 가장 쉬운 방법 중 하나는 Excel 워크시트를 Access 테이블에 연결하는 것입니다. Excel에서 데이터를 유지하려는 경우 Access 링크를 사용하지만 보고 및 쿼리와 같은 여러 Access 기능을 정기적으로 활용합니다. Excel이 아닌 Access의 데이터를 연결합니다.
Access는 데이터베이스 테이블을 만드는 두 가지 근본적으로 다른 방법을 지원합니다. 사용자는 Access 데이터베이스에 데이터를 저장할 새 네이티브 테이블을 만들거나 Access 데이터베이스 외부의 기존 데이터에 대한 링크를 만들 수 있습니다. 연결된 테이블의 데이터는 네이티브 테이블처럼 여러 가지 방법으로 표시되고 동작합니다. 연결된 테이블 관리자 마법사를 사용하면 Excel 워크시트 또는 다른 데이터 원본이 이동하고 링크가 끊어지면 추적, 찾기 및 업데이트할 수 있습니다.
Excel 워크시트 또는 명명된 범위에 연결할 때 Access는 Excel 데이터에 연결된 새 테이블을 만듭니다. 데이터를 추가, 편집 또는 삭제하려면 Excel에서 변경하고 Access 테이블에서 데이터를 새로 고치거나 다시 쿼리합니다. 그러나 Access에서는 테이블의 내용을 편집할 수 없습니다. Excel에 연결된 데이터를 사용하여 Access에서 보고서, 쿼리 및 읽기 전용 양식을 만들 수 있습니다.
자세한 내용은 Excel 통합 문서의 데이터 가져오기 또는 링크를 참조하세요.
데이터 코드를 잘라내기로 결정한 경우 데이터를 Access로 가져와 Excel로 이동할 수 있습니다. 가져오기라는 단어는 Excel과 Access 간에 두 가지 의미가 있습니다. Excel에서 가져오거나 연결할 때 새로 고칠 수 있는 데이터에 영구적으로 연결합니다. Access에서 가져올 때 영구 데이터 연결 없이 한 번 Access로 데이터를 가져옵니다. 데이터를 가져올 때 Access는 Excel에서 데이터를 변경하지 않고 새 테이블이나 기존 테이블에 데이터를 저장합니다. Access에서 Excel 통합 문서의 워크시트 중 하나 또는 전부를 하나의 작업으로 가져올 수 있습니다.
가져오기 마법사는 가져오기 단계를 안내하고 데이터 형식을 변경하고 헤더를 추가할지 여부를 결정하는 데 도움이 됩니다. 데이터를 가져올 때 오류가 발생하면 Access에서 경고를 표시하고 오류를 테이블에 저장하여 신속하게 찾아 수정할 수 있습니다. 예를 들어 모든 숫자라고 생각되는 열에 깊이 묻혀 있는 영숫자 우편 번호가 있거나 기본 키 필드에 대해 중복 ID가 검색되었을 수 있습니다. Excel 통합 문서를 변경하고 데이터를 다시 가져오거나 새 Access 테이블에서 변경할 수 있습니다. 작업을 완료하면 사용한 단계를 저장하고 Outlook 작업을 만들어 가져오기 작업을 정기적으로 수행할 때를 미리 알 수 있습니다.
데이터를 가져오면 이제 Access가 기본이 되며 데이터시트 및 양식을 사용하여 데이터를 추가, 편집 및 삭제할 수 있습니다. 데이터를 가져온 후 Excel에서 데이터를 삭제할지 여부를 결정할 수 있습니다. 일반적으로 데이터를 업데이트할 위치가 하나만 있는 것이 좋습니다.
참고: Excel에서 Access로 데이터를 가져오면 수식이 가져오지 않고 해당 수식의 결과만 가져옵니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
Access 데이터를 Excel에 다시 연결할 수도 있습니다. 이렇게 하려면 Office 데이터 연결 파일(.odc)에 저장되는 Excel에서 Access 데이터베이스에 대한 연결을 만들고 테이블 또는 쿼리에서 모든 데이터를 검색합니다. 데이터에 연결한 후에는 데이터베이스가 새 정보로 업데이트할 때마다 원래 Access 데이터베이스에서 Excel 통합 문서를 자동으로 새로 고치거나 업데이트할 수도 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
데이터가 Access에 있으면 놀라운 보고서 만들기 및 사용자 지정 도구 배열을 활용할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 보고서를 만들고 싶으신가요? 보고서 마법사를 사용합니다. 실시간 데이터로 보고서 레이아웃을 실시간으로 디자인 및 수정하고, 데이터 블록의 이동 및 크기를 조정하고, 필드를 추가 및 제거하고, 빌드할 때 변경 내용을 즉시 확인하시겠습니까? 레이아웃 보기를 사용합니다. 보고서와 상호 작용하여 라이브 데이터를 검색, 필터링 및 정렬하고 싶으신가요? 보고서 보기를 사용합니다. 명령 단추, 페이지 번호, 사진, 하이퍼링크 및 전문적인 스타일을 모두 직접 추가하시겠습니까? 리본 메뉴의 디자인 탭에 있는 컨트롤 및 레이아웃 그룹에서 많은 컨트롤 마법사 및 갤러리를 사용합니다. Access를 사용하면 간단한 보고서, 그룹 및 요약 보고서, 우편물 레이블, 그래픽 보고서 및 하위 보고서를 쉽게 만들 수 있습니다.
보고서가 만들어지면 Access를 사용하여 보고서를 전자적으로 배포합니다. 예를 들어 전자 메일 메시지를 사용하여 보고서를 보내거나 Access 스냅샷 또는 PDF 파일과 같은 다양한 형식으로 보고서를 저장하여 웹 페이지 또는 SharePoint 사이트에 추가할 수 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
데이터가 Access에 있으면 다양한 양식 만들기 및 사용자 지정 도구를 활용할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 양식을 만들고 싶으신가요? 양식 마법사를 사용합니다. 라이브 데이터로 양식 레이아웃을 실시간으로 디자인 및 수정하고, 데이터 블록의 이동 및 크기를 조정하고, 필드를 추가 및 제거하고, 빌드할 때 변경 내용을 즉시 확인하시겠습니까? 레이아웃 보기를 사용합니다. 명령 단추, 목록 상자, 콤보 상자, 옵션 그룹, 사진, 입력 마스크, 차트, 하이퍼링크 및 전문적인 스타일을 모두 직접 추가하시겠습니까? 리본 메뉴의 디자인 탭에 있는 컨트롤 및 레이아웃 그룹에서 많은 컨트롤 마법사 및 갤러리를 사용합니다. Access를 사용하면 간단한 양식, 탭 형식, 연속 양식, 팝업 양식, 모달 대화 상자 및 하위 폼을 쉽게 만들 수 있습니다.
Access에서 동기화된 데이터시트 및 양식 보기를 표시하는 분할 양식을 쉽게 만들 수 있으므로 두 가지 모두를 최대한 사용할 수 있습니다. 세련된 양식을 만들면 양식 맨 아래에 있는 표준 탐색 단추와 검색 상자를 사용하여 폼 뒤의 데이터를 쉽게 스크롤, 필터링 및 검색할 수 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
어떤 제품을 사용하든 데이터의 하위 집합으로 작동하도록 데이터를 필터링하고 데이터를 정렬하여 원하는 방식으로 정렬합니다. Access에서 Excel 사용자는 완전히 새로운 사용자 인터페이스를 다시 학습하지 않고도 데이터시트 보기에서 데이터를 필터링하고 정렬할 수 있습니다. 아이콘, 명령 메뉴, 명령, 조건 및 대화 상자는 텍스트, 숫자, 날짜 또는 공백으로 작업하든 매우 유사합니다. 필터를 저장하고 데이터시트 보기와 함께 정렬할 수도 있습니다.
Access에서 쿼리를 만들 수 있으며 SQL이 무엇을 의미하는지 조차 알 수 없습니다. 4개의 쿼리 마법사를 사용하면 간단한 쿼리를 만들고, 중복 항목을 찾고, 일치하지 않는 레코드를 찾고, 크로스탭 쿼리를 만들 수 있습니다. 쿼리를 만들 필요가 없습니다. 원하는 방식으로 데이터를 필터링하고 정렬하면 데이터시트가 저장됩니다.
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이제 가족이 성장했으므로 휴일 카드 목록이 갑자기 커졌고 더 많은 생일과 기념일을 추적해야합니다. 문제없습니다. 편지 병합 데이터 원본으로 Access 테이블 또는 쿼리를 사용하고 편지, 카드, 전자 메일 메시지 및 봉투에 대해 Word 메일 병합 마법사를 사용하여 편지 병합 작업을 만들 수 있습니다. 메일 레이블을 만들어야 하는 경우 Access의 레이블 마법사를 사용하여 만든 보고서에서 레이블을 만들고 인쇄합니다. 각 고객 주소에 해당하는 바코드를 자동으로 추가할 수도 있습니다.
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Access와 Excel은 모두 SharePoint 목록의 데이터에 연결하는 명령을 제공합니다. Excel은 연결된 SharePoint 목록에 대한 읽기 전용(단방향) 연결을 제공합니다. 반면 Access를 사용하면 연결된 SharePoint 목록에서 (양방향) 데이터를 읽고 쓸 수 있습니다. 액세스 및 SharePoint 목록은 함께 매우 잘 작동합니다. 서식 있는 텍스트, 추가만(메모 필드의 수정 기록 추적 지원), 첨부 파일, AutoNumber, 조회 및 다중 값 필드와 같은 액세스 및 SharePoint 데이터 형식은 원활한 통합을 위해 만들고 데이터 불일치가 거의 없습니다.
SharePoint 목록 데이터를 Access 데이터베이스에 연결하면 로컬 Access 데이터베이스에서 SharePoint 목록 데이터를 오프라인으로 전환하고, 데이터를 로컬로 작업한 다음, SharePoint 사이트에 다시 연결하여 변경 내용을 업로드할 수도 있습니다. 다른 사용자가 변경한 충돌하는 모든 데이터 변경 내용은 충돌 해결 마법사에서 처리됩니다. Access에서 만든 양식 및 보고서는 동일한 데이터를 기반으로 하지만 SharePoint 목록에 연결됩니다.
Excel은 SharePoint Server와 다음과 같은 통합 지점을 제공합니다.
1. Excel 워크시트 데이터를 SharePoint 목록으로 한 번 가져오거나 Excel 워크시트 데이터를 SharePoint 목록으로 내보내 영구적 단방향 데이터 연결을 만듭니다.
2. 영구적 단방향 데이터 연결을 사용하여 SharePoint 목록에서 Excel 워크시트의 데이터를 새로 고칩니다.
3. Excel Services Excel 통합 문서를 게시하고 웹 파트 페이지의 Excel 웹 액세스 웹 파트를 사용하여 데이터를 표시하고 상호 작용합니다.
4. OLAP 서버, SQL Server 및 Access 데이터베이스 및 플랫 파일에서 Excel 통합 문서로 데이터 가져오기(연결).
Access는 SharePoint Server와 다음과 같은 통합 지점을 제공합니다.
1. Access 보기와 SharePoint 목록 사이에서 데이터 일회성 가져오기 또는 내보내기를 실행합니다.
2. 영구 양방향 연결을 만들어 Access 테이블과 SharePoint 목록 간에 데이터를 연결합니다. (업데이트된 목록 데이터는 Access 테이블에 표시될 수 있습니다. 업데이트된 Access 테이블 데이터는 목록에서 볼 수 있습니다.)
3. 목록 데이터 오프라인으로 전환, Access에서 업데이트, 온라인으로 복원, 업데이트 동기화, 충돌 해결을 수행합니다.
4. Access 데이터시트, 양식 및 보고서 보기에서 목록 데이터를 표시하고 편집합니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요.
한 줄의 VBA 코드를 작성하지 않고도 매우 정교한 데스크톱 데이터베이스 애플리케이션을 만들 수 있습니다. 각 Access 개체에는 솔루션을 사용자 지정하는 데 도움이 되는 속성 시트에서 쉽게 액세스할 수 있는 광범위한 속성 및 이벤트 집합이 있습니다. 각 개체에는 사용 가능한 모든 기능을 표시하는 자세한 디자이너가 있습니다. 추가 데이터베이스 템플릿은 Office Online에서 사용할 수 있습니다. 필드 및 테이블 템플릿을 사용하면 새 테이블을 빠르게 만들고 사용자 지정할 수 있습니다. 기본 제공 데이터베이스 디자인 도구를 사용하여 새 데이터베이스를 처음부터 디자인할 수 있습니다.
액세스 매크로는 VBA 코드를 작성할 필요가 없는 선언적 환경을 사용하므로 개발자가 될 필요가 없습니다. 각 매크로 함수는 폼 열기, 쿼리 실행, 레코드 찾기 또는 메시지 표시와 같은 작업을 수행합니다. 보고서, 폼 또는 컨트롤의 모든 경우에 매크로를 포함할 수 있습니다. 대부분의 매크로에는 인수가 있으며 조건부 논리를 추가하여 원하는 작업을 수행하도록 할 수 있습니다. VBA 코드를 작성하지 않고도 변수를 정의하고 오류 검사를 다시 수행할 수도 있습니다.
프로토타입을 디자인하고 IT 부서에서 실행합니다. 최대한 빨리 필요할 때 팀을 위한 솔루션을 만들고, 맨뼈 직원과 함께 신발을 신을 때 솔루션을 만듭니다. 회사 파티에 판매된 티켓을 추적하거나, 제조 자재의 유통 기한을 추적하거나, 부품에 대한 승인 태그를 인쇄합니다. 팀 프로젝트에서 작업, 문제 및 결과물을 추적합니다. 소규모 판매 전문가 그룹 내에서 잠재 판매를 모니터링하는 영업 파이프라인 데이터베이스를 만듭니다.
