간단한 보고서 만들기

실행할 작업

• 레코드 원본 선택

• 보고서 도구를 사용하여 보고서 만들기

• 보고서 마법사를 사용하여 보고서 만들기

• 레이블 마법사를 사용하여 레이블 만들기

• 새 보고서 도구를 사용하여 보고서 만들기

• 보고서 구역 이해

• 컨트롤 이해

• 레이아웃 보기에서 보고서 세부 조정

• 디자인 보기에서 보고서 세부 조정

• 보고서에 컨트롤 추가

• 작업 내용 저장

• 보고서 보기, 인쇄 또는 전자 메일 메시지로 보내기

• 보고서 보기

• 보고서 인쇄

• 보고서를 전자 메일 메시지로 보내기

레코드 원본 선택

보고서는 테이블이나 쿼리에서 끌어오는 정보뿐만 아니라 레이블, 제목, 그래픽 등의 보고서 디자인으로 저장된 정보로 구성됩니다. 원본 데이터를 제공하는 테이블 또는 쿼리를 보고서의 레코드 원본이라고도 합니다. 포함하려는 필드가 모두 단일 테이블에 있는 경우 해당 테이블을 레코드 원본으로 사용합니다. 필드가 여러 개의 테이블에 있는 경우 하나 이상의 쿼리를 레코드 원본으로 사용해야 합니다. 이러한 쿼리는 데이터베이스에 이미 있을 수도 있고, 보고서의 요구에 맞게 특별히 새 쿼리를 만들어야 할 수도 있습니다.

보고서 도구를 사용하여 보고서 만들기

보고서 도구는 사용자에게 정보를 요구하지 않고 즉시 보고서를 생성하기 때문에 보고서를 만들 수 있는 가장 빠른 방법입니다. 보고서는 원본 테이블 또는 쿼리의 모든 필드를 표시합니다. 보고서 도구는 최종적으로 원하는 세련된 제품을 만들 수는 없지만 원본 데이터를 빠르게 확인할 수 있는 수단으로 매우 유용합니다. 그런 다음 보고서를 저장하고 레이아웃 보기 또는 디자인 보기에서 용도에 더 적합하게 수정할 수 있습니다.

1. 탐색 창에서 보고서의 기반으로 사용할 테이블 또는 쿼리를 클릭합니다.

2. 만들기 탭의 보고서 그룹에서 보고서를 클릭합니다.

   Access에서 보고서가 작성되어 레이아웃 보기에 표시됩니다.

3. 보고서를 보고 인쇄하는 방법에 대한 자세한 내용은 보고서 보기, 인쇄 또는 전자 메일 메시지로 보내기 섹션을 참조하세요.

보고서를 검토한 후 저장하고, 보고서와 레코드 원본으로 사용한 원본 테이블 또는 쿼리를 둘 다 닫을 수 있습니다. 다음에 보고서를 열면 레코드 원본에서 최신 데이터가 표시됩니다.

보고서 마법사를 사용하여 보고서 만들기

보고서 마법사를 사용하여 보고서에 표시되는 필드에 대해 더 선택적으로 지정할 수 있습니다. 또한 데이터를 그룹화하고 정렬하는 방법을 지정할 수 있으며, 테이블과 쿼리 간의 관계를 미리 지정한 경우 둘 이상의 테이블 또는 쿼리에서 필드를 사용할 수 있습니다.

• 만들기 탭의 보고서 그룹에서 보고서 마법사를 클릭합니다.

• 보고서 마법사 페이지의 지시를 따릅니다. 마지막 페이지에서 마침을 클릭합니다.

  보고서를 미리 보면 인쇄되는 모양으로 보고서가 표시됩니다. 배율을 늘려 세부 정보를 확대/축소할 수도 있습니다. 보고서를 보고 인쇄하는 방법에 대한 자세한 내용은 보고서 보기, 인쇄 또는 전자 메일 메시지로 보내기 섹션을 참조하세요.

레이블 마법사를 사용하여 레이블 만들기

레이블 마법사를 사용하여 다양한 표준 레이블 크기의 레이블을 쉽게 만들 수 있습니다.

1. 탐색 창에서 레이블의 레코드 원본으로 사용할 테이블 또는 쿼리를 두 번 클릭합니다.

2. 만들기 탭의 보고서 그룹에서 레이블을 클릭합니다.

3. 레이블 마법사의 페이지에 표시되는 지시를 따릅니다. 마지막 페이지에서 마침을 클릭합니다.

인쇄되는 모양으로 볼 수 있도록 인쇄 미리 보기에서 레이블이 표시됩니다. Access 상태 표시줄의 슬라이더 컨트롤을 사용하여 세부 정보를 확대/축소할 수 있습니다. 보고서를 보고 인쇄하는 방법에 대한 자세한 내용은 보고서 보기, 인쇄 또는 전자 메일 메시지로 보내기 섹션을 참조하세요.

새 보고서 도구를 사용하여 보고서 만들기

보고서 도구 또는 보고서 마법사를 사용하지 않으려면 새 보고서 도구를 사용하여 처음부터 보고서를 작성할 수 있습니다. 특히 몇 개의 필드만 보고서에 포함하려는 경우 이 방법으로 매우 신속하게 보고서를 작성할 수 있습니다. 다음 절차에서는 새 보고서 도구를 사용하는 방법을 설명합니다.

• 만들기 탭의 보고서 그룹에서 새 보고서를 클릭합니다.

  레이아웃 보기에서 새 보고서가 표시되고, Access 창의 오른쪽에 필드 목록 창이 표시됩니다.

• 필드 목록 창에서 보고서에 표시할 필드가 들어 있는 테이블 옆의 더하기 기호를 클릭합니다.

• 한 번에 하나씩 각 필드를 보고서로 끌거나, Ctrl 키를 누른 채 여러 필드를 선택한 다음 동시에 보고서로 끕니다.

• 보고서 디자인 탭의 머리글/바닥글 그룹에 있는 도구를 사용하여 로고, 제목, 페이지 번호 또는 날짜 및 시간을 보고서에 추가합니다.

보고서 구역 이해

Access에서 보고서 디자인은 구역으로 나누어져 있습니다. 디자인 보기에서 보고서를 보면 구역을 확인할 수 있습니다. 유용한 보고서를 만들려면 각 구역의 작동 방식을 이해해야 합니다. 예를 들어 계산 컨트롤을 배치하도록 선택한 구역에 따라 Access에서 결과가 계산되는 방식이 결정됩니다. 다음 목록은 구역 형식과 그 용도에 대한 요약입니다.

• 보고서 헤더     이 섹션은 보고서의 시작 부분에 한 번만 인쇄됩니다. 로고, 제목 또는 날짜와 같이 일반적으로 보고서 표지에 나올 수 있는 정보를 표시하는 데 사용됩니다. 보고서 헤더에 Sum 집계 함수를 사용하는 계산 컨트롤을 배치하면 계산된 합계는 전체 보고서에 대한 것입니다. 보고서 머리글은 페이지 머리글 앞에 표시됩니다.

• 페이지 머리글     이 섹션은 모든 페이지의 맨 위에 인쇄됩니다. 예를 들어 페이지 머리글을 사용하여 모든 페이지에서 보고서 제목을 반복합니다.

• 그룹 머리글     이 섹션은 각 새 레코드 그룹의 시작 부분에 인쇄됩니다. 그룹 이름을 표시하려면 그룹 머리글을 사용합니다. 예를 들어 제품별로 그룹화되는 보고서에서 그룹 머리글을 사용하여 제품 이름을 표시합니다. Sum 집계 함수를 사용하는 계산 컨트롤을 그룹 머리글에 배치하면 합계는 현재 그룹에 대한 것입니다.

• 본문     이 섹션은 레코드 원본의 모든 행에 대해 한 번 인쇄됩니다. 보고서의 본문을 구성하는 컨트롤을 여기에 놓습니다.

• 그룹 바닥글     이 섹션은 각 레코드 그룹의 끝에 인쇄됩니다. 그룹에 대한 요약 정보를 표시하려면 그룹 바닥글을 사용합니다.

• 페이지 바닥글     이 섹션은 모든 페이지의 끝에 인쇄됩니다. 페이지 번호 또는 페이지별 정보를 표시하려면 페이지 바닥글을 사용합니다.

• 보고서 바닥글     이 섹션은 보고서 끝에 한 번만 인쇄됩니다. 보고서 바닥글을 사용하여 보고서 전체에 대한 합계 또는 기타 요약 정보를 표시할 수 있습니다.

  참고: 디자인 보기에서는 보고서 바닥글이 페이지 바닥글 아래에 표시됩니다. 그러나 보고서를 인쇄하거나 미리 보는 경우에는 보고서 바닥글이 페이지 바닥글 위, 즉 마지막 페이지의 본문 줄 또는 마지막 그룹 바닥글 바로 다음에 표시됩니다.

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컨트롤 이해

컨트롤은 데이터를 표시하고, 작업을 수행하고, 레이블, 이미지 등의 사용자 인터페이스를 향상시키는 정보를 보고 작업할 수 있도록 하는 개체입니다. Access에서는 바운드 컨트롤, 언바운드 컨트롤, 계산 컨트롤 등 세 가지 유형의 컨트롤을 지원합니다.

• 바인딩된 컨트롤     데이터 원본이 테이블 또는 쿼리의 필드인 컨트롤은 바인딩된 컨트롤입니다. 바인딩된 컨트롤을 사용하여 데이터베이스의 필드 값을 표시합니다. 값은 텍스트, 날짜, 숫자, 예/아니요 값, 그림 또는 그래프일 수 있습니다. 텍스트 상자는 바인딩된 컨트롤의 가장 일반적인 형식입니다. 예를 들어 직원의 성을 표시하는 양식의 텍스트 상자는 Employees 테이블의 성 필드에서 이 정보를 가져올 수 있습니다.

• 언바운드 제어     데이터 원본(필드 또는 식)이 없는 컨트롤은 언바운드 컨트롤입니다. 언바운드 컨트롤을 사용하여 정보, 선, 사각형 및 그림을 표시합니다. 예를 들어 보고서 제목을 표시하는 레이블은 언바운드 컨트롤입니다.

• 계산된 컨트롤     데이터 원본이 필드가 아닌 식인 컨트롤은 계산된 컨트롤입니다. 식을 컨트롤의 데이터 원본으로 정의하여 컨트롤에서 원하는 값을 지정합니다. 식은 연산자(예: = 및 + ), 컨트롤 이름, 필드 이름, 단일 값을 반환하는 함수 및 상수 값의 조합입니다. 예를 들어 다음 식은 단가 필드의 값을 상수 값(0.75)으로 곱하여 25% 할인된 항목의 가격을 계산합니다.

  = [Unit Price] * 0.75

  식은 보고서의 원본 테이블 또는 쿼리에 있는 필드나 보고서 컨트롤의 데이터를 사용할 수 있습니다.

보고서를 만들 때는 보고서의 컨트롤이 대부분 바운드 컨트롤인 경우 특히 모든 바운드 컨트롤을 먼저 추가하고 정렬하는 것이 가장 효율적입니다. 그런 다음 보고서 디자인 탭의 컨트롤 그룹에 있는 도구를 사용하여 디자인을 완료하는 언바운드 및 계산 컨트롤을 추가할 수 있습니다.

컨트롤이 해당 데이터를 가져오는 필드를 식별하여 컨트롤을 필드에 바인딩합니다. 필드 목록 창의 필드를 보고서로 끌어 선택한 필드에 바인딩된 컨트롤을 만들 수 있습니다. 필드 목록 창에는 보고서의 원본 테이블 또는 쿼리의 필드가 표시됩니다. 필드 목록 창을 표시하려면 보고서 디자인 탭의 도구 그룹에서 기존 필드 추가를 클릭합니다.

또는 컨트롤 자체나 컨트롤 속성 시트의 ControlSource 값 상자에 필드 이름을 입력하여 필드를 컨트롤에 바인딩할 수 있습니다. 속성 시트는 컨트롤 이름, 데이터 원본, 컨트롤 형식 등 컨트롤의 특성을 정의합니다.

필드 목록 창 사용은 다음 두 가지 이유로 컨트롤을 만드는 가장 좋은 방법입니다.

• 바운드 컨트롤에는 연결된 레이블이 있고, 레이블은 기본적으로 필드 이름(또는 원본 테이블 또는 쿼리에서 해당 필드에 대해 정의된 캡션)을 해당 캡션으로 사용하므로 직접 캡션을 입력할 필요가 없습니다.

• 바운드 컨트롤은 원본 테이블 또는 쿼리의 필드와 동일한 설정을 많이 상속합니다(예: Format, DecimalPlaces, InputMask 속성). 따라서 해당 필드에 바인딩된 컨트롤을 만들 때마다 이러한 필드 속성을 동일하게 유지됩니다.

언바운드 컨트롤을 이미 만들었으며 필드에 바인딩하려면 컨트롤의 ControlSource 속성을 필드 이름으로 설정합니다. ControlSource 속성에 대한 자세한 내용을 보려면 도움말에서 "ControlSource"를 검색하세요.

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레이아웃 보기에서 보고서 세부 조정

보고서를 만든 후 레이아웃 보기에서 작업하여 디자인을 쉽게 세부 조정할 수 있습니다. 실제 보고서 데이터를 지침으로 사용하여 열 너비를 조정하고, 열을 다시 정렬하고, 그룹화 수준 및 요약을 추가할 수 있습니다. 보고서 디자인에 새 필드를 배치하고 보고서 및 해당 컨트롤의 속성을 설정할 수 있습니다.

레이아웃 보기로 전환하려면 탐색 창에서 보고서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 레이아웃 보기를 클릭합니다.

레이아웃 보기에서 보고서가 표시됩니다.

속성 시트를 사용하여 보고서와 해당 컨트롤 및 섹션의 속성을 수정할 수 있습니다. 속성 시트를 표시하려면 F4 키를 누릅니다.

필드 목록 창을 사용하여 원본 테이블 또는 쿼리의 필드를 보고서 디자인에 추가할 수 있습니다. 필드 목록 창을 표시하려면 다음 중 하나를 수행합니다.

• 보고서 레이아웃 디자인 탭의 도구 그룹에서 기존 필드 추가를 클릭합니다. 

• Alt+F8을 누릅니다.

그런 다음 필드 목록 창에서 보고서로 끌어 필드를 추가할 수 있습니다.

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디자인 보기에서 보고서 세부 조정

디자인 보기에서 작업하여 보고서 디자인을 세부 조정할 수도 있습니다. 디자인 눈금에 추가하여 보고서에 새 컨트롤과 필드를 추가할 수 있습니다. 속성 시트를 통해 보고서를 사용자 지정하기 위한 많은 속성에 액세스할 수 있습니다.

디자인 보기로 전환하려면 탐색 창에서 보고서 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 디자인 보기를 클릭합니다.

디자인 보기에서 보고서가 표시됩니다.

속성 시트를 사용하여 보고서 자체와 보고서에 포함된 컨트롤 및 섹션의 속성을 수정할 수 있습니다. 속성 시트를 표시하려면 F4 키를 누릅니다.

필드 목록 창을 사용하여 원본 테이블 또는 쿼리의 필드를 보고서 디자인에 추가할 수 있습니다. 필드 목록 창을 표시하려면 다음 중 하나를 수행합니다.

• 보고서 디자인 탭의 도구 그룹에서 기존 필드 추가를 클릭합니다. 

• Alt+F8을 누릅니다.

그런 다음 필드 목록 창에서 보고서로 끌어 필드를 추가할 수 있습니다.

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보고서에 컨트롤 추가

필드 목록 창에서 보고서로 필드를 추가할 때 생성되는 바운드 텍스트 상자 컨트롤과 같은 일부 컨트롤은 자동으로 생성됩니다. 보고서 디자인 탭의 컨트롤 그룹에 있는 도구를 사용하여 디자인 보기에서 다른 많은 컨트롤을 만들 수 있습니다.

작업 내용 저장

보고서 디자인을 저장한 후 보고서를 필요한 횟수만큼 실행할 수 있습니다. 보고서 디자인은 동일하게 유지되지만 보고서를 인쇄하거나 볼 때마다 현재 데이터를 가져옵니다. 보고 요구 사항이 변경되면 보고서 디자인을 수정하거나 원본에 따라 유사한 보고서를 새로 만들 수 있습니다.

보고서 보기, 인쇄 또는 전자 메일 메시지로 보내기

보고서 디자인을 저장한 후 계속해서 다시 사용할 수 있습니다. 보고서 디자인은 동일하게 유지되지만 보고서를 보거나 인쇄할 때마다 현재 데이터를 가져옵니다. 보고 요구 사항이 변경되면 보고서 디자인을 수정하거나 원본에 따라 유사한 보고서를 새로 만들 수 있습니다.

보고서 보기

여러 가지 방법으로 보고서를 볼 수 있습니다. 보고서 및 보고서 데이터에 대해 수행하려는 작업에 따라 선택하는 방법이 달라집니다.

• 인쇄하기 전에 보고서에 표시되는 데이터를 일시적으로 변경하거나 보고서의 데이터를 클립보드로 복사하려는 경우 보고서 보기를 사용합니다.

• 데이터를 살펴보는 동안 보고서의 디자인을 변경할 수 있으려면 레이아웃 보기를 사용합니다.

• 단순히 인쇄된 보고서의 모양을 확인하려면 인쇄 미리 보기를 사용합니다.

보고서 인쇄

임의의 보기에서 열려 있는 동안 또는 닫혀 있는 동안에도 보고서를 인쇄할 수 있습니다. 인쇄하기 전에 여백, 페이지 방향 등의 페이지 설정을 다시 확인해야 합니다. 페이지 설정은 보고서와 함께 저장되므로 한 번만 설정해야 합니다. 인쇄를 변경해야 하는 경우 나중에 다시 설정할 수 있습니다.

보고서를 전자 메일 메시지로 보내기

종이에 인쇄하는 대신 보고서를 받는 사람에게 전자 메일 메시지로 보낼 수 있습니다.

1. 탐색 창에서 보고서를 클릭하여 선택합니다. 외부 데이터 탭의 내보내기 그룹에서 전자 메일을 클릭합니다. 

2. 개체를 다른 이름으로 보내기 대화 상자의 출력 형식 선택 목록에서 사용할 파일 형식을 클릭합니다.

3. 남아 있는 대화 상자를 완료합니다.

4. 전자 메일 응용 프로그램에서 메시지 정보를 입력하고 메시지를 보냅니다.

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