Access 또는 Excel을 사용하여 데이터 관리

플랫 및 관계형 데이터    데이터를 저장하는 데 가장 적합한 프로그램을 결정하는 데 도움이 되도록 데이터 관계형인지 아닌지 스스로에게 질문하세요. 단일 테이블 또는 워크시트에 효율적으로 포함할 수 있는 데이터를 플랫 또는 비관계형 데이터라고 합니다. 예를 들어 각 고객에 대해 하나의 주소와 연락처 사용자만 있는 간단한 고객 목록을 만들려는 경우 Excel이 더 나은 선택일 수 있습니다. 그러나 각 고객에 대한 청구 및 배송 주소가 포함된 더 복잡한 고객 목록을 저장하거나 각 고객에 대해 여러 연락처를 저장하려는 경우 Access가 더 나은 솔루션입니다.

관계형 데이터베이스 에서 정보를 여러 테이블로 구성합니다. 잘 디자인된 관계형 데이터베이스에서 각 테이블은 평평하며 하나의 데이터 형식에 대한 정보만 포함합니다. 예를 들어 고객 데이터베이스를 만드는 경우 고객의 이름은 한 테이블에 저장되어야 하는 반면, 고객의 청구 및 배송 주소는 별도의 테이블에 저장해야 합니다. 각 고객이 둘 이상의 주소를 가질 수 있고 각 주소의 고객 이름을 다시 입력하지 않고도 각 고객에 대해 여러 주소를 입력할 수 있기를 원하기 때문에 이름과 별도로 주소를 저장하는 것이 좋습니다.

로컬 데이터와 외부 데이터 비교    Access를 사용하여 다양한 외부 데이터 원본의 데이터에 연결할 수 있으므로 데이터를 가져오지 않고도 해당 데이터를 보고 쿼리하고 편집할 수 있습니다. 예를 들어 Access는 다른 많은 데이터 원본과 함께 Microsoft SQL Server 데이터베이스, dBASE 파일 또는 Outlook 폴더의 기존 데이터에 연결하는 명령을 제공합니다. Excel을 사용하여 Access, SQL Server 및 Analysis Services 데이터베이스, 텍스트 및 XML 파일, ODBC 및 OLE DB 데이터 원본을 비롯한 다양한 데이터 원본에 연결할 수 있습니다. 그러나 Excel 사용자 인터페이스를 통해 원본 데이터를 변경하도록 데이터를 편집할 수는 없습니다.

Access와 Excel은 모두 Windows SharePoint Services 목록의 데이터에 연결하는 명령을 제공합니다. 그러나 Excel은 SharePoint 목록에 대한 읽기 전용 연결만 제공합니다. 반면 Access를 사용하면 SharePoint 목록에서 데이터를 읽고 쓸 수 있습니다.

데이터 무결성 및 유연성    고유 식별자는 데이터의 무결성을 유지하는 데 도움이 되며, 두 행(또는 레코드)이 정확히 동일한 데이터를 포함하지 않도록 합니다. 또한 고유 식별자는 데이터를 검색하거나 정렬할 때 데이터를 검색하는 가장 빠른 방법을 제공합니다. Access에서 AutoNumber 데이터 형식을 사용하여 각 레코드에 대한 고유 식별자를 자동으로 생성할 수 있습니다. 그런 다음 이러한 식별자를 사용하여 한 테이블의 레코드를 다른 테이블의 하나 이상의 레코드와 연결할 수 있습니다.

Access가 데이터에 적용되는 구조는 데이터 무결성을 보장하는 데 도움이 됩니다. 액세스하려면 한 테이블의 새 레코드에 다른 테이블에 기존 해당 값이 있어야 "분리" 레코드를 만들 수 없습니다. 예를 들어 고객 정보가 포함되지 않은 주문은 원하지 않습니다. 액세스하려면 Orders 테이블의 모든 새 레코드에 Customers 테이블에 해당 고객 값이 있어야 할 수 있습니다. 값의 이 필수 대응을 참조 무결성 호출합니다.

또한 자체 제약 조건 및 규칙을 적용하여 데이터가 올바르게 입력되도록 할 수도 있습니다. Excel에서는 보다 자유로운 형식으로 데이터를 입력할 수 있지만 Excel은 관계형 데이터를 지원하지 않으므로 참조 무결성을 지원할 수 없습니다. 그러나 데이터 유효성 검사 명령을 사용하여 Excel에서 데이터 항목을 제어할 수 있습니다.

쿼리    변화하는 조건이나 이벤트에 따라 다양한 방법으로 데이터를 볼 수 있어야 하는 경우가 많으면 Access가 데이터를 저장하고 작업하는 데 더 적합할 수 있습니다. Access를 사용하면 SQL(구조적 쿼리 언어) 쿼리를 사용하여 데이터가 하나의 테이블 또는 여러 테이블에 포함되어 있는지 여부에 관계없이 원하는 데이터의 행과 열만 빠르게 검색할 수 있습니다. 쿼리에서 식을 사용하여 계산 필드를 만들 수도 있습니다. Access에서 식을 사용하는 것은 Excel에서 수식을 사용하여 값을 계산하는 프로세스와 비슷합니다. Access 쿼리를 사용하여 데이터를 요약하고 합계, 평균 및 개수와 같은 집계 값을 표시할 수도 있습니다.

모델링    Excel에서는 가상 분석 도구를 사용하여 워크시트 모델의 결과를 예측할 수 있습니다. 가상 분석을 사용하면 최상의 사례 및 최악의 시나리오와 같은 데이터에 대해 다양한 시나리오를 실행하고 요약 보고서에서 여러 시나리오의 결과 데이터를 비교할 수 있습니다. Access에서 유사한 기능을 사용할 수 없습니다.

피벗 및 차트    두 프로그램 모두에서 피벗 테이블 보고서와 피벗 테이블 차트를 만들 수 있습니다. 그러나 Excel은 Access보다 고급 피벗 테이블 보고 및 차트 기능을 제공합니다. 광범위한 피벗 테이블 보고서를 만들거나 전문적인 차트를 정기적으로 제공하려는 경우 Access의 동일한 기능 대신 Excel에서 피벗 테이블 보고 또는 피벗 테이블 차트를 사용해야 합니다.

Access와 Excel은 모두 Windows SharePoint Services 및 네트워크 파일 공유와 같은 공동 작업 환경에서 사용할 수 있지만 여러 사용자가 데이터에 액세스할 수 있는 방식에는 차이가 있습니다.

데이터에 대한 여러 사용자 액세스    일반적인 작업에서 Access를 사용하면 여러 사용자가 동시에 단일 데이터베이스를 열 수 있습니다. Access는 편집 중인 데이터만 잠기므로 이 작업이 잘 작동합니다. 따라서 다른 사용자는 충돌 없이 다른 레코드를 편집할 수 있습니다. Excel에서는 통합 문서를 다른 사용자와 공유할 수 있지만, 사용자가 동시에 작업하는 대신 다른 시간에 해당 통합 문서의 데이터를 작업할 때 다중 사용자 공동 작업이 가장 잘 작동합니다. 실제로 Access 데이터베이스의 사용자는 데이터 집합에 대해 공동 작업하고 Excel 통합 문서의 사용자는 문서에서 공동 작업합니다.

공동 작업에 Windows SharePoint Services 사용    두 프로그램 모두 SharePoint 목록 및 문서 라이브러리와 같은 Microsoft Windows SharePoint Services 기술과 통합됩니다.

Access는 SharePoint 사이트에서 여러 사용자와 공동 작업하는 다양한 방법을 제공합니다. 예를 들어 전체 데이터베이스를 Windows SharePoint Services 문서 라이브러리에 업로드하고, 양식 및 보고서를 Windows SharePoint Services 보기로 사용할 수 있도록 하고, 데이터베이스를 SharePoint 목록에 저장된 데이터에 연결할 수 있습니다.

Excel은 SharePoint Services 사이트에서 여러 사용자와 공동 작업하는 한 가지 방법만 제공합니다. Windows SharePoint Services 문서 라이브러리에 통합 문서를 업로드할 수 있습니다. 여기서 개별 사용자는 통합 문서를 체크 아웃하여 다른 사용자가 동시에 통합 문서를 수정하지 못하도록 할 수 있습니다. 사용자는 문서 라이브러리에서 체크 아웃하지 않고 통합 문서를 편집할 수 있습니다. 이 경우 데이터 충돌을 방지하기 위해 다른 사용자와 조정해야 합니다.

공동 작업을 위해 네트워크 폴더 사용    Access 데이터베이스를 공유 네트워크 폴더에 저장하는 경우 여러 사용자가 데이터베이스를 열고 해당 데이터를 동시에 사용할 수 있습니다. 개별 레코드는 사용자가 편집할 때 잠깁니다. Excel 통합 문서를 공유 네트워크 폴더에 저장하는 경우 한 번에 한 명의 사용자만 통합 문서를 편집할 수 있습니다. 보기를 위해 여러 사용자가 통합 문서를 편집하는 동안 여러 사용자가 통합 문서를 열 수 있지만 통합 문서를 편집하는 사용자가 통합 문서를 닫을 때까지 해당 사용자는 데이터를 변경할 수 없습니다.

두 프로그램 모두 데이터 손실을 방지하고 무단 액세스로부터 데이터를 보호하는 데 도움이 되는 유사한 기능(암호 및 암호화)을 제공합니다. 그러나 사용자 수준 데이터 보호의 작동 방식에는 Access와 Excel 간에 몇 가지 차이점이 있습니다.

데이터 손실 방지    Access에서 작업은 지속적으로 저장되므로 예기치 않은 오류가 발생할 경우 많은 작업(있는 경우)이 손실될 가능성이 낮습니다. 그러나 Access는 작업을 지속적으로 저장하므로 나중에 커밋하지 않기로 결정한 변경 작업을 수행할 수도 있습니다. 데이터베이스를 원하는 방식으로 복원하려면 필요에 맞는 일정에 따라 데이터베이스 파일의 백업 복사본을 만들어야 합니다. 백업에서 전체 데이터베이스를 복구하거나 필요한 테이블 또는 다른 데이터베이스 개체만 복원할 수 있습니다. 파일 시스템 백업 유틸리티를 사용하는 경우 파일 시스템 백업에서 데이터베이스 복사본을 사용하여 데이터를 복원할 수도 있습니다. Excel에서는 데이터를 업데이트하는 동안 설정된 간격으로 자동 복구 정보를 저장할 수 있습니다.

사용자 수준 데이터 보호    Excel에서는 데이터 열과 행을 숨겨 보기에서 중요한 데이터 또는 프라이빗 데이터를 제거한 다음 전체 워크시트를 보호하여 숨겨진 데이터에 대한 사용자 액세스를 제어할 수 있습니다. 워크시트와 해당 요소를 보호하는 것 외에도 워크시트의 셀을 잠그고 잠금 해제하여 다른 사용자가 의도치 않게 중요한 데이터를 수정하지 못하도록 할 수 있습니다.

파일 수준 보안    파일 수준에서 두 프로그램의 암호화 사용하여 권한이 없는 사용자가 데이터를 보지 못하도록 방지할 수 있습니다. 데이터베이스 파일 또는 통합 문서를 열려면 암호 입력해야 할 수도 있습니다. 또한 디지털 서명 를 사용하여 데이터베이스 파일 또는 통합 문서를 보호할 수 있습니다.

데이터에 대한 제한된 액세스    Excel에서는 데이터에 액세스할 수 있는 사용자 기반 권한을 지정하거나 다른 사용자가 액세스할 수 있는 데이터를 변경하지 못하도록 하는 읽기 전용 권한을 설정할 수 있습니다. Access는 사용자 수준 보안 기능을 제공하지 않지만 Access는 연결하는 모든 데이터베이스 서버의 사용자 보안 모델을 지원합니다. 예를 들어 SharePoint 목록에 연결하는 경우 Access는 SharePoint 목록에 대한 사용자 권한에 묵과합니다. 권한이 없는 사용자를 Access 데이터에서 제외하려면 암호를 설정하여 데이터베이스를 암호화할 수 있습니다. 사용자는 Excel과 같은 다른 프로그램을 사용하여 액세스하더라도 데이터베이스에서 데이터를 읽으려면 암호를 입력해야 합니다.

데이터를 보호하는 방법에 대한 자세한 내용은 Access 2007 이상의 Access 2003 사용자 수준 보안 설정 또는 변경 및 Excel의 보호 및 보안을 참조하세요.

• 연락처 관리    연락처 및 메일 주소를 관리한 다음 Access에서 보고서를 만들거나 Microsoft Office Word와 데이터를 병합하여 양식 편지, 봉투 또는 우편물 레이블을 인쇄할 수 있습니다.

• 인벤토리 및 자산 추적    가정 또는 회사에서 항목의 인벤토리를 만들고 데이터와 함께 사진 또는 기타 관련 문서를 저장할 수 있습니다.

• 주문 추적    제품, 고객, 주문에 대한 정보를 입력한 다음, 직원, 지역, 기간, 일부 다른 값을 보여 주는 보고서를 만들 수 있습니다.

• 작업 추적    사용자 그룹에 대한 작업을 추적하고, 다른 사용자가 동일한 데이터베이스에서 기존 작업을 업데이트할 때 그와 동시에 새 작업을 입력할 수 있습니다.

• 대출 라이브러리 구성    Access를 사용하여 책과 CD에 대한 데이터를 저장하고, 누구에게 빌려준지 추적할 수 있습니다.

• 이벤트 계획    이벤트 날짜, 위치 및 참석자에 대한 정보를 입력한 다음 이벤트 일정 또는 요약 정보를 인쇄할 수 있습니다.

• 영양 추적    조리법을 추적하고 식단과 운동 활동을 기록하십시오.

• 회계    많은 재무 회계 명세서(예: 현금 흐름 명세서, 손익 계산서 또는 손익 계산서)에서 Excel의 강력한 계산 기능을 사용할 수 있습니다.

• 예산    사용자의 요구 사항이 개인이든 비즈니스와 관련이 있든 관계없이 Excel에서 마케팅 예산 계획, 이벤트 예산 또는 사용 중지 예산과 같은 모든 유형의 예산을 만들 수 있습니다.

• 청구 및 판매    또한 Excel은 청구 및 판매 데이터를 관리하는 데 유용하며, 필요한 양식(예: 판매 청구서, 포장 명세서 또는 구매 주문)을 쉽게 만들 수 있습니다.

• 보고    Excel에서 데이터 분석을 반영하거나 데이터를 요약하는 다양한 유형의 보고서를 만들 수 있습니다(예: 프로젝트 성능을 측정하거나, 데이터를 예측하거나, 데이터를 요약하거나, 분산 데이터를 표시하는 보고서).

• 계획    Excel은 주간 수업 계획, 마케팅 연구 계획, 연말 세금 계획 또는 주간 식사, 파티 또는 휴가를 계획하는 데 도움이 되는 플래너와 같은 전문 계획 또는 유용한 플래너를 만드는 데 유용한 도구입니다.

• 추적    Excel을 사용하여 작업 추적을 위한 시간표 또는 장비를 추적하는 인벤토리 목록과 같은 시계표나 목록의 데이터를 추적할 수 있습니다.

• 일정 사용    그리드와 유사한 특성으로 인해 Excel은 학년도 동안 활동을 추적하는 학업 달력 또는 비즈니스 이벤트 및 마일스톤을 추적하는 회계 연도 달력과 같은 모든 유형의 일정을 만드는 데 적합합니다.

이러한 범주 중 하나에서 유용한 Excel 서식 파일은 Microsoft Office Online의 Excel용 템플릿 을 참조하세요.