SharePoint로 데이터 가져오기, 연결 또는 이동

목록을 가져오기 전에 완료할 단계

1. 복사할 목록이 있는 SharePoint 사이트를 찾아 사이트 주소를 기록합니다.

   유효한 사이트 주소는 http:// 또는 https://로 시작되고 다음에 서버 이름이 오며 맨 끝에 서버의 특정 사이트 경로가 옵니다.

2. 데이터베이스에 복사할 목록을 식별한 다음 전체 목록을 복사할지 또는 특정 보기만 복사할지를 결정합니다. 한 번의 가져오기 작업으로 여러 개의 목록을 가져올 수 있지만 각 목록의 보기는 하나만 가져올 수 있습니다. 필요한 경우 원하는 열과 항목만 포함하는 보기를 만듭니다.

3. 원본 목록이나 보기에서 열을 검토합니다.

   다음 표에서는 각 요소를 가져올 때 유의해야 할 일부 고려 사항에 대해 설명합니다.

   요소	고려 사항
   열	Access에서는 한 테이블에 256개의 필드만 지원하므로 처음 256개의 열만 가져오게 됩니다. 이 문제를 방지하려면 SharePoint에서 목록 보기를 만들고 원하는 열만 추가하여 총 열 수가 256을 초과하지 않도록 합니다. 그런 다음 ImportSharePointList 매크로 매크로 함수를 사용하여 의도한 보기 ID를 지정합니다.
   폴더	SharePoint 목록에 있는 각 폴더는 Access 테이블에서 레코드가 됩니다. 폴더 안의 항목 또한 폴더에 해당하는 레코드 바로 아래에 또 다른 레코드로 나타납니다.
   조회 열	원본 열이 다른 목록에서 값을 조회하는 경우 Access는 필드 자체의 일부로 표시 값을 가져옵니다. 액세스는 조회된 테이블을 가져오지 않습니다. 다른 테이블에 대한 조회를 다시 만들려면 SharePoint 목록에 연결 및 SharePoint로데이터 이동을 참조하세요.
   계산된 열	계산된 열의 결과는 필드로 복사되는데 이 필드의 데이터 형식은 계산된 결과의 데이터 형식에 따라 달라집니다. 계산을 수행하는 식은 복사되지 않습니다.
   첨부 파일	목록의 첨부 파일 열은 첨부 파일이라는 필드에 복사됩니다.
   다중값 열	선택 또는 조회 유형의 열에는 여러 값이 있을 수 있습니다. 여러 값을 지원하는 열을 가져오면 Access에 여러 값을 지원하는 열이 만들어집니다.
   서식 있는 텍스트	서식 있는 텍스트 서식이 포함된 열은 긴 텍스트 필드로 Access 가져옵니다. 긴 텍스트 필드의 텍스트 형식 속성은 서식 있는 텍스트로 설정되고 서식은 유지됩니다.
   관계	Access에서는 가져오기 작업이 완료될 때 관련 테이블 간 관계를 자동으로 만들지 않습니다. 관계 탭의 옵션을 사용하여 다양한 새 테이블과 기존 테이블 간 관계를 수동으로 만들어야 합니다. 관계 탭을 표시하려면 데이터베이스 도구 탭의 관계 그룹에서 관계를 클릭합니다.

4. 목록을 가져올 데이터베이스를 식별합니다.

   데이터베이스에 데이터를 추가하는 데 필요한 권한이 있는지 확인합니다. 기존 데이터베이스에 데이터를 저장하지 않으려면 새 데이터베이스를 만듭니다.

5. 데이터베이스에서 테이블을 검토합니다.

   가져오기 작업은 SharePoint 목록과 동일한 이름의 테이블을 만듭니다. 해당 이름이 이미 사용 중인 경우 Access 새 테이블 이름에 "1"을 추가합니다. 예를 들어 Contacts1의 경우 Contacts1도 이미 사용 중인 경우 Access Contacts2 등을 만듭니다.

목록 가져오기

1. 가져온 데이터를 저장할 Access 데이터베이스를 엽니다. 기존 데이터베이스에 데이터를 저장하지 않으려면 새 데이터베이스를 만듭니다.

2. 텍스트 가져오기/연결 마법사의 위치는 Access 버전에 따라 약간 다릅니다. 해당 Access 버전과 일치하는 단계를 선택합니다.

   • Microsoft 365, Access 2021 또는 Access 2019를 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 가져오기 & 링크 그룹에서 새 데이터 원본 > 온라인 서비스 > SharePoint 목록을 클릭합니다.

   • Access 2016 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 가져오기 & 링크 그룹에서 자세히 단추를 클릭하여 옵션 목록을 드롭다운한 다음 SharePoint 목록을 클릭합니다.

3. Access에서 외부 데이터 가져오기 - SharePoint 사이트 대화 상자가 열립니다.

   

4. 마법사에서 원본 사이트의 주소를 지정합니다.

5. 현재 데이터베이스의 새 테이블로 원본 데이터 가져오기 옵션을 선택하고 다음을 클릭합니다.

6. 마법사에 표시되는 목록에서 가져올 목록을 선택합니다.

   참고    SharePoint 라이브러리에 연결할 수 있지만 SharePoint에서만 문서를 추가할 수 있습니다.

7. 가져올 항목 열에서 선택한 각 목록에 원하는 보기를 선택합니다.

8. 다른 목록에 저장된 값을 조회하는 필드의 ID 대신 표시 값 가져오기 확인란은 선택한 목록의 조회 열에서 가져오는 데이터를 제어합니다. 다음 중 하나를 수행합니다.

   • 필드 자체의 일부로 표시 값을 가져오려면 이 확인란을 선택합니다. 이 경우 필드는 다른 테이블에서 값을 조회하지 않습니다.

   • 대상 필드가 다른 테이블에서 값을 조회하도록 하려면 이 확인란의 선택을 취소합니다. 이렇게 하면 표시 값 행의 ID가 대상 필드에 복사됩니다. ID는 Access에서 조회 필드를 정의하는 데 필요합니다.

   ID를 가져올 때 대상 데이터베이스에 조회 테이블로 사용되는 테이블이 없을 경우 현재 조회 열에 값을 제공하는 목록을 가져와야 합니다.

   가져오기 작업을 실행하면 해당 필드에 ID가 삽입되지만 필드가 조회 필드로 작동하는 데 필요한 속성이 일부만 설정됩니다. 이러한 필드의 조회 속성을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 조회 필드 만들기 또는 삭제를 참조하세요.

9. 확인을 클릭합니다.

Access에서 목록을 가져오고 마법사의 마지막 페이지에 작업 상태가 표시됩니다. 나중에 가져오기 작업을 반복하려는 경우 세부 정보를 가져오기 설정으로 저장할 수 있습니다. Access에서는 가져오기 작업 과정에서 데이터베이스의 테이블을 덮어쓰지 않으며 사용자는 기존 테이블에 목록 또는 보기의 내용을 추가할 수 없습니다.

가져오기에 대해 추가로 알아야 할 사항

• 나중에 다시 사용할 수 있는 가져오기 세부 정보를 설정에 저장하는 방법에 대한 자세한 내용은 가져오기 또는 내보내기 작업 정보를 설정으로 저장 문서를 참조하세요.

• 저장된 가져오기 설정을 실행하는 방법에 대한 자세한 내용은 저장된 가져오기/내보내기 작업 실행 문서를 참조하세요.

• 특정 시간에 실행되도록 설정을 예약하는 방법에 대한 자세한 내용은 가져오기/내보내기 작업 예약 문서를 참조하세요.

• 설정 이름을 변경하거나, 설정을 삭제하거나, 설정에서 원본 파일의 이름을 업데이트하는 방법에 대한 자세한 내용은 데이터 작업 관리 문서를 참조하세요.

가져오기에 대한 관련 작업

가져오기 작업을 완료한 후 다음과 같은 작업을 추가로 실행할 수 있습니다.

데이터 형식 확인    Access 원본 열에 해당하는 각 필드에 대한 적절한 데이터 형식을 선택합니다. 각 필드와 해당 설정을 확인하여 모든 필드가 원하는 방식으로 설정되었는지 확인합니다.

추가 필드 조사    테이블의 기반이 되는 목록 유형에 따라 몇 가지 추가 필드(예: Title, Modified 또는 CreatedBy)의 테이블에 있는 것을 확인할 수도 있습니다. Access 데이터베이스에 이러한 필드가 필요하지 않으면 안전하게 삭제할 수 있습니다.

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SharePoint 목록에 연결하는 일반적인 시나리오

대개 다음과 같은 경우 Access 데이터베이스에서 SharePoint 목록에 연결합니다.

• 부서 또는 작업 그룹은 풍부한 보고 및 쿼리에 Access 사용하고 SharePoint를 사용하여 팀 공동 작업 및 커뮤니케이션을 수행합니다. 각 팀에서 연락처 및 문제점과 같은 다양한 항목을 관리하는 목록을 만들지만 이러한 목록 데이터를 데이터베이스로 가져와 집계하고 보고해야 하는 경우가 자주 있습니다. 이런 경우 연결을 사용하면 SharePoint 사이트와 데이터베이스에서 모두 데이터를 추가하고 업데이트할 수 있으며 항상 최신 데이터를 보고 작업할 수 있으므로 연결을 사용하는 것이 좋습니다.

• 최근에 SharePoint를 사용하기 시작한 Access 사용자입니다. 여러 데이터베이스를 팀 SharePoint 사이트로 마이그레이션했는데 이 데이터베이스에 있는 대부분의 테이블이 연결된 테이블입니다. 지금부터는 로컬 테이블을 만드는 대신 SharePoint 목록을 만든 다음 데이터베이스에서 해당 목록에 연결하려고 합니다.

• SharePoint 사이트에 목록을 계속 저장하면서 Access 내에서 최신 데이터를 사용하여 쿼리를 실행하고 보고서를 출력하려고 합니다.

SharePoint 목록에 연결 준비

1. 연결할 목록이 있는 SharePoint 사이트를 찾아 사이트 주소를 기록합니다.

   유효한 사이트 주소는 http:// 또는 https://로 시작되고 다음에 서버 이름이 오며 맨 끝에 서버의 특정 사이트 경로가 옵니다.

2. 연결할 목록을 식별합니다. 단일 연결 작업에서 여러 목록에 연결할 수 있지만 설문 조사, 토론 또는 목록의 특정 보기에 연결할 수는 없습니다.

3. 원본 목록에서 열을 검토합니다. 다음 표에서는 각 요소에 연결할 때 유의해야 할 일부 고려 사항에 대해 설명합니다.

   요소	고려 사항
   열	Access는 테이블에서 256개의 필드만 지원하므로 처음 256개 열만 연결합니다. 이 문제를 방지하려면 SharePoint에서 목록 보기를 만들고 원하는 열만 추가하여 총 열 수가 256을 초과하지 않도록 합니다. 그런 다음 ImportSharePointList 매크로 함수를 사용하여 의도한 보기 ID를 지정하는 연결된 테이블을 만듭니다.
   폴더	SharePoint 목록에 있는 각 폴더는 Access 테이블에서 레코드로 나타납니다. 폴더 안의 항목 또한 폴더에 해당하는 레코드 바로 아래에 또 다른 레코드로 나타납니다.
   조회 열	원본 열이 다른 목록의 값을 조회하고 관련 목록이 데이터베이스에 없으면 관련 목록에 대해 연결된 테이블이 Access에 자동으로 만들어집니다. 참고    Access는 SharePoint 사용자 정보 목록에 해당하는 UserInfo 테이블도 만듭니다. SharePoint는 이 목록을 사용하여 CreatedBy, ModifiedBy, Person 또는 Group과 같은 SharePoint 열에 대한 메일, 사진, 사용자 이름 등의 사용자 계정 정보를 조회합니다. 이 SharePoint 사용자 정보 목록은 사이트 관리자에게만 표시됩니다.
   계산된 열	계산된 열의 결과는 해당 필드에 표시되지만 Access에서 수식을 보거나 수정할 수는 없습니다.
   첨부 파일	목록의 첨부 파일 열은 첨부 파일이라는 필드로 표시됩니다.
   읽기 전용 열	SharePoint 목록에서 읽기 전용인 열은 Access에서도 읽기 전용입니다. 또한 Access에서 열을 추가, 삭제 또는 수정할 수 없습니다.
   다중값 열	선택 또는 조회 유형의 열에는 여러 값이 있을 수 있습니다. 이러한 열에 대해 연결 작업을 실행하면 여러 값을 지원하는 필드가 만들어집니다. 원본 열의 유형이 조회이면 연결된 테이블에 다중값 조회 열이 만들어집니다.

4. 연결된 테이블을 만들 데이터베이스를 식별합니다. 데이터베이스에 데이터를 추가하는 데 필요한 권한이 있는지 확인합니다. 기존 데이터베이스에 데이터를 저장하지 않으려면 새 데이터베이스를 만듭니다.

5. 데이터베이스에서 테이블을 검토합니다. SharePoint 목록에 연결하면 원본 목록과 이름이 같은 테이블이 만들어집니다. 해당 이름이 이미 사용되고 있으면 Access에서 새 테이블 이름에 "1"을 추가합니다(예: 연락처1). 연락처1도 이미 사용되고 있으면 Access에서 연락처2를 만드는 식입니다. 관련 목록에도 같은 규칙이 적용됩니다.

데이터에 연결

1. 대상 데이터베이스를 엽니다.

2. 텍스트 가져오기/연결 마법사의 위치는 Access 버전에 따라 약간 다릅니다. 해당 Access 버전과 일치하는 단계를 선택합니다.

   • Microsoft 365, Access 2021 또는 Access 2019를 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 가져오기 & 링크 그룹에서 새 데이터 원본 > 온라인 서비스 > SharePoint 목록을 클릭합니다.

   • Access 2016 사용하는 경우 외부 데이터 탭의 가져오기 & 링크 그룹에서 자세히 단추를 클릭하여 옵션 목록을 드롭다운한 다음 SharePoint 목록을 클릭합니다.

3. Access에서 외부 데이터 가져오기 - SharePoint 사이트 대화 상자가 열립니다.

   

4. 마법사에서 원본 사이트의 주소를 지정합니다.

5. 연결 테이블을 만들어 데이터 원본에 연결을 선택하고 다음을 클릭합니다.

   연결에 사용할 수 있는 목록이 마법사에 표시됩니다.

6. 연결할 목록을 선택하고 확인을 클릭합니다.

   참고: 일부 목록이 현재 데이터베이스에 이미 연결되어 있으면 해당 목록에 대한 확인란이 선택됩니다. 이때 제거할 링크가 있을 경우 해당 링크에 대한 확인란의 선택을 취소합니다.

7. Access에서 이 작업 중에 선택한 목록 및 각 관련 목록 모두에 대해 연결된 테이블을 만듭니다. 또한 Access에서는 마법사에서 선택한 목록에 해당하는 연결된 테이블을 새로 고칩니다. Access에서 테이블 간 관계도 만듭니다. 가져오기 작업과 달리 연결 작업에서는 조회 필드와 관련 목록 간 조회 속성 설정이 유지됩니다. 테이블 디자인 보기에서 조회 필드의 속성을 수동으로 설정하지 않아도 됩니다.

8. 데이터시트 보기에서 연결된 새 테이블을 검토합니다. 모든 필드와 레코드가 제대로 표시되는지 확인합니다.

   Access에서 원본 열에 해당하는 각 필드에 적합한 데이터 형식을 선택합니다. 연결된 테이블 또는 원본 목록을 열 때마다 최신 데이터가 표시된다는 점에 유의해야 합니다. 그러나 목록 구조의 변경 내용은 연결된 테이블에 자동으로 반영되지 않습니다. 최신 목록 구조를 적용하여 연결된 테이블을 업데이트하려면 탐색 창에서 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 추가 옵션을 가리킨 다음 목록 새로 고침을 클릭합니다.

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SharePoint로 테이블 내보내기 마법사 사용

1. 데이터베이스 도구 탭의 데이터 이동 그룹에서 SharePoint를 클릭합니다. 이 옵션은 데이터베이스가 .accdb 파일 형식으로 저장된 경우에만 사용할 수 있습니다.

2. SharePoint 사이트의 위치 지정 을 포함하여 SharePoint로 테이블 내보내기 마법사의 단계를 따릅니다.

   프로세스를 취소하려면 중지를 클릭합니다.

3. 마법사의 마지막 페이지에서 자세한 정보 표시 확인란을 선택하여 마이그레이션에 대한 자세한 정보를 봅니다.

   이 마법사 페이지에서는 어떤 테이블이 목록에 연결되었는지 설명하고 데이터베이스의 백업 위치와 URL에 대한 정보를 제공합니다. 또한 마이그레이션 문제가 발생한 경우에는 경고를 표시하고, 문제점에 대한 자세한 정보를 볼 수 있는 로그 테이블의 위치를 알려 줍니다.

4. 마법사 작업이 모두 완료되면 마침을 클릭합니다.

   마법사에서 경고를 표시하면 로그 테이블을 검토하고 필요한 조치를 취하여 데이터가 마이그레이션되었는지 확인해야 합니다. 예를 들어 특정 필드가 이동되지 않거나 SharePoint 목록과 호환되는 다른 데이터 형식으로 변환되었을 수 있습니다.

발생할 수 있는 제한 사항

SharePoint로 테이블 내보내기 마법사가 완료되면 Access에서 데이터에 문제가 발생하는 경우 메시지가 표시됩니다. Access에서는 SharePoint 사이트로 이동 문제점이라는 로그 테이블을 만들고 데이터베이스에 테이블을 추가합니다. SharePoint 사이트로 이동 문제점 테이블은 데이터베이스에 저장되지만, SharePoint 사이트에 목록으로 게시되지는 않습니다.

다음 표에는 데이터가 마이그레이션되는 방법에 대한 제한 사항이 나열되어 있습니다(일반적으로 Access와 SharePoint가 같은 기능을 공유하지 않는 경우나, 데이터 형식을 공유하지 않는 일부 경우). 예를 들어 Access 테이블이 참조 무결성 지원하는 경우 SharePoint 사이트의 목록에 적용됩니다. 다음 표의 정보는 데이터를 마이그레이션할지를 결정하는 데 도움이 될 수 있으며, SharePoint 사이트로 이동 문제점 테이블에 보고된 문제를 검토하는 경우 유용할 수 있습니다.

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