Viva Engage ファイルはどこに保存されますか?

Viva Engage クラウド ストレージに格納されているファイル

グループの SharePoint ドキュメント ライブラリに格納されているファイル

新しいファイルが格納される場所

新しいファイルは、ファイルが添付またはアップロードされるグループ内の Viva Engage クラウド ストレージに格納されます。 これらは、グループの [ファイル ] リストから表示されます。

Microsoft 365 接続されたグループの新しいファイルは、コミュニティの SharePoint ドキュメント ライブラリに格納されます。 これらは、Viva Engage グループの [ファイル ] リスト、またはコミュニティの SharePoint ドキュメント ライブラリの Apps/Viva Engage フォルダーから表示されます。

組織が新しい機能を取得する前に Viva Engage に保存されたファイルは、Viva Engage クラウド ストレージに残ります。

新しい Office ファイルを作成する

Viva Engage のグループ の [ファイル ] リストで、[ 新規作成 ] をクリックし、[ Word 文書]、[ PowerPoint プレゼンテーション]、または [Excel ブック] を選択します。

[ ファイル ] ページから新しいファイルを作成することはできません。 ファイルは別の場所に作成し、Viva Engage にアップロードする必要があります。

ファイルを整理する

各グループのファイルは、リストに格納されます。 すべてのドキュメント、画像、またはビデオを表示できますが、リストを並べ替えたり並べ替えたりする他の方法はありません。

右側のナビゲーション ウィンドウで、グループの [SharePoint ドキュメント ライブラリ ] リンクをクリックし、[ Apps/Viva Engage ] フォルダーを選択し、ファイルの一覧を並べ替えたりフィルター処理したりできます。

ファイルはサブフォルダーに再構成することも、移動することもできます。Viva Engage からのリンクは引き続き機能します。 この再編成は、SharePoint ドキュメント ライブラリに移動することによってのみ表示されます。

Viva Engage からファイルの一覧を表示すると、ファイルが SharePoint に格納され、フォルダー名が指定されていないことのみが示されることに注意してください。

ファイルをプレビューする

ファイルをクリックし、[ ここをクリックしてこのファイルを表示する] をクリックします。

目的のファイルをクリックします。

Viva Engage からファイルを編集する

Word、Excel、PowerPoint ドキュメントの場合は、Office Online で変更を行う必要があります。 Word、Excel、または PowerPoint アプリを使用してファイルを編集し、新しいバージョンをアップロードすることはできません。

[ファイルの編集] やその他のアクションは、プレビューの下にあります。

[ファイルの編集] が表示されない場合は、新しいドキュメントが SharePoint に保存されているため、ドキュメントが読み取り専用になっていることを意味します。 編集するには、ダウンロードしてもう一度アップロードする必要があります。 詳細については、「Viva Engage 接続済みグループが SharePoint にファイルを格納するときに、以前に更新されたファイルを編集する」を参照してください。

Word、Excel、PowerPoint ドキュメントの場合、Office Online またはアプリで変更を行うことができます。 リビジョンは SharePoint ドキュメント ライブラリで追跡されます。

ドキュメントの編集 やその他のアクションは、プレビューの上にあります。

ファイルにアクセスできるユーザー

アクセス権は、ファイルが存在するコミュニティによって決定されます。 パブリック コミュニティでは、誰でもファイルを表示および編集できます。 プライベート コミュニティでファイルを表示および編集できるのは、メンバーだけです。 添付ファイルを含むプライベート メッセージの受信者は、これらのファイルを表示できます。

初期アクセス権は、ファイルが保存されているコミュニティによって決定されますが、SharePoint 管理者は個々のファイルのアクセス権を変更できます。

ゲストがファイルにアクセスする方法

組織内外のすべてのユーザーまたはゲストは、メンバーであるコミュニティ内のファイルを添付し、コミュニティ内のファイルの読み取りと変更を行うことができます。

ファイルへのゲスト アクセスは、ゲストの種類によって異なります。

ネットワーク レベルのゲストには、SharePoint に保存されている Viva Engage ファイルを表示するための既定のアクセス権がありません。

• 特定のファイルを表示するためのアクセスを要求できるようにする場合は、 Microsoft 365 テナントに Azure B2B ゲストとして追加する必要があります。 詳細については、「 Azure Active Directory B2B ドキュメント」を参照してください。

• Azure B2B ゲストであり、コミュニティのメンバーであるネットワーク レベルのゲストは、SPO ドキュメント ライブラリから表示、アップロード、編集できます。 Viva Engage から実行することはできません。

• SharePoint から特定のコミュニティにファイルをアップロードしたり、SharePoint にアップロードされたファイルに既定でアクセスできるようにする場合は、SharePoint でコミュニティ メンバーとして追加します。

• 会話レベルのゲストは、SharePoint に保存されたファイルに対する既定のアクセス権を持っていません。 会話内の特定のファイルへのアクセスを要求できるようにする場合は、 Microsoft 365 テナントに Azure B2B ゲストとして追加します。 ファイルをアップロードできません。

• 外部ゲストは、外部グループのメンバーに限定できます。 外部グループは、Viva Engage にファイルのみを格納します。

他のユーザーが変更を加えないようにする

コミュニティ管理者またはファイル所有者は、ファイルのバージョンを公式バージョンとしてマークできます。 これにより、他のユーザーが編集できなくなります。

SharePoint では、すべてのコミュニティ メンバーがファイルをチェックアウトできるため、他のユーザーがファイルを編集できなくなります。 SharePoint 管理者は、個々のファイルのアクセス許可を変更することもできます。

リビジョンを追跡する

Viva Engage のファイル ページでリビジョンを追跡および表示します。

古いバージョンは削除できません。

SharePoint ドキュメント ライブラリからリビジョン履歴と以前のバージョンを表示します。

変更履歴にはさらに変更の詳細が含まれており、古いバージョンを削除できます。

公式としてマークする

コミュニティ管理者またはファイル所有者は、ファイルのバージョンを公式バージョンとしてマークできます。 これにより、他のユーザーによる編集が禁止され、[ファイル] リストに黄色の星が表示されます。

特定のバージョンのファイルを公式としてマークする方法はありません。

検索

Viva Engage 検索には、最新バージョンの .docx、.pptx、.pdf フォーマット ファイルの最初の 5,000 文字と、タイトルや作成者などのメタデータが含まれます。

Viva Engage 検索では、タイトルと作成者のみが検索されます。 SharePoint で Viva Engage ファイルのコンテンツ検索を行う必要がある場合は、SharePoint ドキュメント ライブラリから検索を行う必要があります。