Principales questions sur l’extraction, l’archivage et les versions

Non, l’extraction d’un fichier modifie uniquement la condition du fichier pour permettre uniquement à vous de modifier le fichier.

Si vous case activée un fichier et ne l’enregistrez pas, vos modifications ne seront pas enregistrées. Si vous souhaitez conserver les modifications, enregistrez toujours le fichier.

La façon dont vous enregistrez le fichier dépend de l’éditeur ou de l’outil que vous utilisez. Si vous modifiez un fichier texte en ligne, vous devez cliquer explicitement sur Enregistrer. Toutefois, si vous modifiez dans une application Microsoft 365, comme dans Word ou Excel, vous pouvez fermer le document et l’enregistrer automatiquement.

Si vous case activée un fichier, l’enregistrez, puis supprimez le case activée, vos modifications ne seront pas enregistrées dans la bibliothèque.

Par défaut, toute personne disposant d’une autorisation de modification dans une bibliothèque de documents peut modifier un fichier. Toutefois, vous pouvez définir la bibliothèque pour demander à quelqu’un d’case activée le fichier avant de le modifier.

Vous devez être le propriétaire de la bibliothèque de documents ou l’administrateur de site ou disposer d’autorisations comparables pour effectuer ce paramètre.

1. Ouvrez la bibliothèque dont vous souhaitez avoir besoin case activée.

2. Dans SharePoint, cliquez sur Paramètres , puis sur Paramètres de la bibliothèque.

   

   DansSharePoint 2016, sélectionnez Page, puis Paramètres de la bibliothèque.

   

3. Dans la page Paramètres, sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

   

4. Dans la page Paramètres de contrôle de version, faites défiler vers le bas et sélectionnez Oui pour Exiger que les documents soient extraits avant de pouvoir être modifiés.

   

Par défaut, une bibliothèque de documents permet aux membres disposant d’autorisations de modification de modifier et de modifier des fichiers sans les extraire. Pour éviter cela, activez case activée obligatoire dans la bibliothèque. Vous devez être le propriétaire de la bibliothèque de documents ou l’administrateur de site ou disposer d’autorisations comparables pour effectuer ce paramètre.

1. Ouvrez la bibliothèque dont vous souhaitez avoir besoin case activée.

2. Dans SharePoint, cliquez sur Paramètres , puis sur Paramètres de la bibliothèque.

   

   DansSharePoint 2016, sélectionnez Page, puis Paramètres de la bibliothèque.

   

3. Dans la page Paramètres, sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

   

4. Dans la page Paramètres de contrôle de version, faites défiler vers le bas et sélectionnez Oui pour Exiger que les documents soient extraits avant de pouvoir être modifiés.

   

Un moyen rapide de voir qui a une colonne extraite consiste à pointer sur l’icône Extrait pour afficher un conseil qui indique qui a extrait le fichier.

Vous pouvez également ajouter la colonne Extrait par à l’affichage par défaut de la bibliothèque. De cette façon, tout le monde peut facilement voir qui a un document extrait. Pour savoir comment ajouter une colonne Extraite par dans SharePoint, consultez Créer une colonne dans une liste ou une bibliothèque.

Informations complémentaires

• PourSharePoint 2016, consultez Créer, modifier ou supprimer un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.

• Pour SharePoint, consultez Créer un affichage personnalisé d’une bibliothèque de documents.

Le contrôle de version permet de créer un historique des modifications apportées à un document nécessitant un cycle de publication contrôlé des versions principales, ou des versions principales et secondaires.

Activer le contrôle de version

Pour savoir comment activer le contrôle de version, consultez Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Effectuer un glisser-déplacer   

Le plus simple pour télécharger des fichiers est de faire glisser ceux-ci à partir d’un dossier d’ordinateur ou réseau vers la bibliothèque de documents. Commencez par ouvrir la bibliothèque sur votre site. Ensuite, sur votre ordinateur, recherchez les documents à télécharger, sélectionnez-les et faites-les glisser vers la zone de la bibliothèque qui contient le texte Faites glisser les fichiers ici.

Si vous ne voyez pas l’option de glisser-déplacer des fichiers, installez la dernière version de votre logiciel de navigateur ou Microsoft 365. Cette fonctionnalité nécessite un minimum de Office 2016 ou la dernière version de Microsoft Edge, Firefox ou Chrome.

Utilisation de la commande Ouvrir avec Explorer dans SharePoint 2016   

Cette commande ouvre Explorateur de fichiers sur votre ordinateur, mais affiche la structure de dossiers sur l’ordinateur serveur qui sous-tend le site. De temps à autre, vous devrez peut-être copier ou déplacer plusieurs documents d’une bibliothèque vers une autre.

Par exemple, vous pouvez déplacer tous les documents créés sur une période d’un an dans une bibliothèque vers une autre bibliothèque pour archiver les informations. Vous pouvez également copier des documents d’une de vos bibliothèques dans un site vers une autre bibliothèque dans un sous-site lorsque vous changez de groupe de travail.

Vous pouvez également manipuler les fichiers dans le dossier (copie, attribution d’un nouveau nom, suppression, etc.).

Utilisation de la commande Charger dans SharePoint 2016   

À partir de votre bibliothèque de documents, sélectionnez Charger, puis choisissez Choisir des fichiers, puis accédez à charger des fichiers individuels.

Cette approche a l’avantage de fonctionner quel que soit le navigateur ou la version de navigateur utilisé.

Autres conseils sur l’extraction, l’archivage et les versions   

Quelle que soit la méthode de téléchargement que vous utilisez, rappelez-vous des points suivants sur l’extraction, l’archivage et les versions lorsque ces fonctionnalités sont activées :

• Si vous chargez un fichier dans une bibliothèque qui nécessite que les fichiers soient extraits, le fichier vous est initialement extrait. Vous devrez tout de même archiver le fichier avant que d’autres utilisateurs puissent le consulter et le modifier.

• Si la bibliothèque est configurée pour effectuer le suivi des versions de fichiers, vous ajoutez généralement le fichier téléchargé à une nouvelle version ; celle-ci fait alors partie de l’historique des versions du fichier.

• Si la bibliothèque nécessite que vous ajoutiez des valeurs à une ou plusieurs de ses colonnes (nom de service, numéro de projet, etc.), vous devez tout de même modifier les valeurs et archiver le document pour terminer l’opération de téléchargement.

Informations supplémentaires

• PourSharePoint 2016, consultez Charger des fichiers et des dossiers dans une bibliothèque.

• Pour SharePoint et Microsoft 365, consultez Charger, afficher et supprimer des fichiers ou des documents projet.

• Pour plus d’informations sur les documents, consultez Vidéo : ajout de documents à une bibliothèque.

Vous pouvez obtenir l’ajout d’un nouveau document en tant que nouvelle version en consultant la version sortante et en remplaçant tout le contenu par la nouvelle version. Une fois la version extraite modifiée, case activée-la revenir. SharePoint effectuez une nouvelle copie, en conservant les versions antérieures (à condition que vous l’ayez configurée pour cela). Pour plus d’informations sur le contrôle de version, consultez Fonctionnement du contrôle de version dans les listes et les bibliothèques.

Non, malheureusement, à partir de l’environnement SharePoint, il n’existe aucun moyen de définir un rappel ou d’obtenir la date à laquelle un document a été extrait. Il existe des API (Application Programming Interfaces) qui le permettent, mais elles nécessitent l’écriture d’un programme personnalisé. Parlez-en à votre administrateur ou à votre concepteur de site.

Pour contourner le problème d’un visuel, watch pour l’icône Extrait , ou ajoutez une colonne Extrait par à la bibliothèque. Pour savoir comment ajouter une colonne Extraite par dans SharePoint, consultez Créer une colonne dans une liste ou une bibliothèque.

Si vous avez téléchargé des fichiers dans une bibliothèque qui exige l’extraction des fichiers, cette opération est initialement automatisée. Vous pouvez voir les fichiers, mais d’autres ne le peuvent pas, ce qui est facile à ignorer. Pour que les autres utilisateurs puissent afficher ou modifier les fichiers, veillez à renseigner les propriétés requises, puis à archiver les fichiers à nouveau.

Informations supplémentaires

• Pour plus d’informations sur les case activée de fichiers entrants et sortants dans SharePoint, consultez Extraire ou case activée dans les fichiers d’une bibliothèque de documents.

• Pour plus d’informations sur les case activée des fichiers dansSharePoint 2016, voir Extraire, case activée ou ignorer les modifications apportées aux fichiers dans une bibliothèque SharePoint.

• Pour télécharger des fichiers dansSharePoint 2016, consultez Charger des fichiers et des dossiers dans une bibliothèque.

• Pour charger des fichiers dans SharePoint, consultez Charger, afficher et supprimer des fichiers projet ou des documents.

Si quelqu’un vous envoie un lien vers un fichier SharePoint et que vous le sélectionnez, veillez toujours à lire la barre de titre pour voir si elle indique lecture seule avant de commencer à modifier. Si cette mention apparaît et que l’extraction est activée pour la bibliothèque, vous devez extraire le fichier. Vous pouvez toujours accéder à la bibliothèque en examinant l’URL pour localiser la bibliothèque.

Toutefois, si le fichier est un document Office, tel que Word, Excel ou PowerPoint, c’est beaucoup plus facile. Tout d’abord, mettez le document en mode Édition, sélectionnez l’onglet Fichier, puis recherchez le bouton Gérer les versions, que vous pouvez utiliser pour case activée le fichier.

Toutefois, notez qu’il est également possible qu’une personne ait déjà extrait le fichier. Dans ce cas, la commande Extraire n’est donc pas disponible.

Avez-vous souvent vu cette boîte de dialogue ?

Le dossier Brouillons local est déjà disponible depuis plusieurs versions. L’option Utiliser mon dossier Brouillons local vous permet de mettre les fichiers hors connexion et simplifie la recherche des fichiers sur votre ordinateur, si vous avez besoin d’ouvrir ceux-ci ultérieurement alors que vous n’êtes connecté à aucun réseau. Par défaut, le dossier est appelé Brouillons SharePoint et se trouve dans votre dossier Documents ou Mes documents . Au fait, vous ne voyez pas cette boîte de dialogue si vous sélectionnez au moins deux fichiers pour case activée.

Mais les temps ont changé. Si vous souhaitez utiliser des fichiers hors connexion, il est préférable d’utiliser OneDrive professionnel ou scolaire, ce qui permet de mettre n’importe quelle bibliothèque de documents hors connexion et de synchroniser automatiquement les modifications.

Informations complémentaires

• Synchronisez votre OneDrive ou d’autres bibliothèques SharePoint avec votre ordinateur avec OneDrive.

• Téléchargez le client Synchronisation OneDrive gratuit.

Une bibliothèque organisée en dossiers inclut souvent un affichage par défaut qui montre tous les dossiers. Si vous souhaitez case activée dans un grand nombre de fichiers dans un grand nombre de dossiers, créez une vue qui « aplatit » la bibliothèque afin que vous puissiez voir tous les fichiers dans une seule vue sans dossiers. Pour ce faire, sélectionnez Afficher tous les éléments sans dossiers sous Dossiers dans la page Modifier l’affichage. Pendant que vous y êtes, vous pouvez augmenter la limite de fichiers afin de pouvoir afficher tous les fichiers à la fois en augmentant également le nombre d’éléments à afficher sous Limite d’éléments. Ceci permet de sélectionner aisément en une fois tous les fichiers que vous voulez archiver.

Informations supplémentaires

• PourSharePoint 2016, consultez Créer, modifier ou supprimer un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.

• Pour SharePoint, consultez Créer un affichage personnalisé d’une bibliothèque de documents.

Si vous avez synchronisé une bibliothèque avec OneDrive professionnel ou scolaire, vous pouvez toujours case activée des fichiers dans le navigateur. Vous pouvez voir l’icône Extrait dans le navigateur pour indiquer que le fichier est extrait. Toutefois, il n’existe aucune icône Extrait sur le fichier dans le dossier local de votre appareil, car le dossier local n’a aucune connaissance de l’état case activée-out/case activée-in du fichier sur SharePoint.

Vous pouvez toutefois effectuer les opérations suivantes dans votre dossier local :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le nom du fichier.

2. Sélectionnez Afficher en ligne ou OneDrive professionnel ou scolaire, puis sélectionnez Accéder au navigateur.

Vous pouvez maintenant voir rapidement la bibliothèque SharePoint et le case activée/case activée dans l’état de n’importe quel fichier de la bibliothèque.

Vous n’avez pas à attendre qu’ils reviennent.

Un administrateur de site ou de bibliothèque peut utiliser l’autorisation Remplacer l’extraction qui permet d’archiver un document ou d’annuler l’extraction d’un document par un autre utilisateur. Cette opération a toutefois des conséquences. Votre collègue en vacances souhaite peut-être ajouter la copie locale avec les modifications apportées au document dans la bibliothèque et les deux versions doivent être rapprochées, soit manuellement, soit à l’aide d’outils de comparaison, tels que ceux fournis par Word etExcel.

Informations complémentaires

• Présentation des niveaux d’autorisation dans SharePoint.

• Comparez deux versions d’un classeur à l’aide de La comparaison de feuilles de calcul.

• Combiner les révisions de document.

Pour faire simple, l’extraction et l’archivage des fichiers permettent de verrouiller un fichier pour sa modification exclusive, puis de le déverrouiller pour que d’autres personnes puissent l’utiliser. Vous devez déterminer quel style de collaboration vous convient dans le cadre de la création de bibliothèques et de l’organisation de vos fichiers, et décider comment optimiser le travail en équipe. Vous pouvez collaborer avec des tiers sur des documents de plusieurs façons. Le tableau suivant peut vous aider à déterminer ce qui vous convient le mieux.

Style de collaboration	Utilisations typiques	Meilleure pratique
Informel	Documents d’équipe quotidiens, modification légère ou peu fréquente et conflits d’édition occasionnels.	Désactivez case activée configuration requise (il s’agit du paramètre de bibliothèque par défaut), mais vous pouvez toujours case activée des fichiers individuels en fonction des besoins.
Co-édition	Collaboration facile et en temps réel avec des produits Office sur les ordinateurs clients et à l’aide de Office pour le web	Désactivez case activée exigence et évitez d’extraire un fichier, car il n’est pas compatible avec la co-création.
Formelle	Commentaires séquentiels, révision et approbation de document.	Activez les case activée requises.

Voici quelques astuces supplémentaires si vous activez l’extraction dans une bibliothèque :

• Évitez de garder les fichiers extraits de façon prolongée.

• Ajoutez la colonne Extrait par dans l’affichage par défaut de la bibliothèque. Ceci permet aux autres utilisateurs d’identifier les personnes ayant des documents en cours d’extraction. Si cette colonne n’est pas dans une vue, vous pouvez toujours pointer sur l’icône Extrait pour afficher un conseil indiquant qui a extrait le fichier.

• Demandez avant de remplacer le case activée d’une autre personne.

• Évitez de modifier les fichiers qui sont déjà extraits.

• N’oubliez pas que les modifications ne sont pas visibles par d’autres personnes tant qu’elles n’ont pas été archivées.

Informations complémentaires

• Configurez une bibliothèque pour exiger case activée des fichiers.

• Collaboration et co-création de documents.

• Créez une colonne dans une liste ou une bibliothèque.

• Créer, modifier ou supprimer un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.

Si vous n’arrivez pas à résoudre un problème ou si vous rencontrez un comportement inattendu, vous pouvez remplir une demande de service.

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