Définir un modèle personnalisé pour une bibliothèque SharePoint

Lorsque vous créez une bibliothèque de documents SharePoint, vous pouvez définir un type de fichier par défaut pour qu’il s’ouvre lorsqu’un nouveau fichier est créé (par exemple, vous pouvez définir un fichier PowerPoint comme type de fichier par défaut à ouvrir). Vous pouvez également personnaliser le modèle de fichier par défaut pour cette bibliothèque. Par exemple, vous pouvez créer un modèle Word avec des en-têtes et pieds de page personnalisés, ou d’autres fonctionnalités personnalisées, et en faire le modèle par défaut pour cette bibliothèque. Ensuite, lorsque vous ou vos utilisateurs créez un fichier, celui-ci s’ouvre dans le programme approprié avec vos fonctionnalités personnalisées.

Remarque : Vous devez disposer des autorisations contrôle total pour que la bibliothèque configure un modèle.

Configurer un type de fichier par défaut lors de la création d’une bibliothèque

Pour définir un type de fichier pour ouvrir un fichier vide dans le programme approprié, procédez comme suit.

Accédez au site où vous souhaitez créer votre bibliothèque.
Sélectionnez Paramètres , puis Ajouter une application.
Sélectionnez Bibliothèque de documents.
Sélectionnez Options avancées.
Ajoutez un nom, une description facultative, un contrôle de version et, le cas échéant, si vous souhaitez que la bibliothèque reçoive un e-mail.
Sélectionnez le format et la version du fichier d’application par défaut dans la liste déroulante Modèle de document .
Sélectionnez Créer.

Personnaliser le modèle par défaut pour une bibliothèque de documents

Pour personnaliser le modèle par défaut, procédez comme suit. Il existe deux manières de changer le modèle par défaut :

Si votre bibliothèque de documents ou de formulaires a un modèle de fichier par défaut pour un programme compatible avec SharePoint, vous pouvez modifier le modèle par défaut.
Pour les autres programmes, vous ne pouvez pas modifier directement le modèle par défaut, mais vous pouvez copier un nouveau fichier modèle dans le dossier Formulaires de la bibliothèque pour spécifier un modèle personnalisé.

Modifier le modèle de fichier par défaut

Accédez au site où se trouve votre bibliothèque.
Dans SharePoint Server, dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque , puis sélectionnez Paramètres de la bibliothèque.

Pour SharePoint dans Microsoft 365, sélectionnez Paramètres , puis Paramètres de la bibliothèque.
Dans SharePoint Server, sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres avancés.

Pour SharePoint dans Microsoft 365, sélectionnez Autres paramètres de bibliothèque. Sélectionnez ensuite Paramètres avancés.
Dans la section Modèle de document , sous le champ URL du modèle , sélectionnez Modifier le modèle. L’une des opérations suivantes se produit :

Si votre site fait partie d’un abonnement Microsoft 365, à ce stade, vous pouvez être invité à entrer votre nom d’utilisateur et mot de passe Microsoft 365 abonnement.
- Bibliothèque de documents Le modèle s’ouvre dans une application compatible avec SharePoint et associée au type de fichier du modèle actuel. Par exemple, Word s’ouvre si le modèle par défaut est un modèle Word, ou Excel s’ouvre si le modèle par défaut est une feuille de calcul Excel.
- Bibliothèque de formulaires Le modèle s’ouvre dans un programme compatible avec SharePoint, un programme de conception de formulaire xml, tel qu’InfoPath, ou un éditeur XML.
Remarque : Si des personnes de votre site ont déjà rempli des formulaires basés sur le modèle d’origine, réfléchissez à la façon dont les modifications apportées au modèle peuvent affecter ces formulaires. Par exemple, l’ajout d’un champ obligatoire risque de provoquer l’apparition d’erreurs dans les formulaires d’origine déjà remplis avant l’ajout du champ.
Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez le modèle. Pour SharePoint dans Microsoft 365, enregistrez le modèle avec un nouveau nom de fichier. Fermez le programme si vous n’en avez plus besoin, ou basculez vers votre site.

Remarque : Pour SharePoint dans Microsoft 365, le modèle personnalisé doit avoir un nom de fichier différent de celui par défaut. Utilisez la fonctionnalité Enregistrer sous du client pour enregistrer le fichier dans le dossier Forms avec un nouveau nom de fichier. Par exemple, pour Word, n’utilisez pas le nom de fichier par défaut template.dotx.
Selon votre programme de conception de formulaires, peut-être devrez-vous publier de nouveau le modèle vers la bibliothèque de votre site à partir de votre programme.
Dans votre site, en bas de la page Paramètres avancés de la bibliothèque de documents ou de formulaires, sélectionnez OK.

Spécifier un modèle de fichier personnalisé

Créez et enregistrez votre modèle personnalisé dans un programme compatible avec SharePoint. Notez son emplacement, puis basculez vers SharePoint.

Remarque : Si le modèle de document par défaut est nommé autre chose que template.dotx, aucun modèle par défaut n’apparaît dans la liste ou la bibliothèque.
Accédez au site contenant la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez spécifier un modèle personnalisé.Option 1 : (À partir de l’expérience utilisateur moderne de la bibliothèque) New > Add Template Option 2 :
Pour cette étape, vous devez utiliser internet Explorer. Dans SharePoint dans Microsoft 365, en haut à droite, sélectionnez Tous les documents, puis Afficher dans Explorateur de fichiers.

Pour SharePoint Server, sélectionnez l’onglet Bibliothèque dans le ruban, puis dans le groupe Se connecter & Exporter, sélectionnez Ouvrir avec Explorer.

Important : Si l’Explorateur de fichiers ne s’ouvre pas ou si vous voyez s’afficher un message d’erreur, vous devrez peut-être ajouter votre site en tant que site de confiance dans les paramètres du navigateur. Pour plus d’informations, voir Ouvrir dans Explorer ou Afficher avec Explorateur de fichiers dans SharePoint.
Dans l’Explorateur de fichiers, recherchez le modèle personnalisé que vous avez créé.
Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis, dans le menu contextuel, sélectionnez Copier.
Sélectionnez le bouton Précédent jusqu’à ce que vous reveniez à la bibliothèque, puis sélectionnez le dossier Forms pour l’ouvrir.
Cliquez avec le bouton droit dans une zone vide de la fenêtre dossier, puis dans le menu contextuel, sélectionnez Coller.
Fermez Explorateur de fichiers et revenez au site.
Sur la gauche, sélectionnez Contenu du site.
Recherchez votre bibliothèque de documents sous Contenu, pointez sur le nom, sélectionnez les points de suspension (...), puis sélectionnez Paramètres.

Si vous ne voyez pas ces commandes, vous êtes peut-être dans SharePoint classique. Dans ce cas, accédez à votre bibliothèque de documents, puis, dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque , puis sélectionnez Paramètres de la bibliothèque.
Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres avancés.
Dans la section Modèle de document, effectuez l’une des opérations suivantes :

Bibliothèque de documents Entrez l’adresse de votre modèle personnalisé dans le champ URL du modèle. L’emplacement est l’adresse web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle est appelé Watermark.dotx et que vous l’ajoutez au dossier Forms de la bibliothèque de documents Documents partagés, vous devez entrer les éléments suivants :

Documents partagés/Formulaires/Filigrane.dotx

Bibliothèque de formulaires Entrez l’adresse du modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser dans le champ URL du modèle. L’emplacement est l’adresse web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle est appelé Orders.xml et que vous l’ajoutez au dossier Forms de la bibliothèque de formulaires Achats, vous devez entrer les éléments suivants :

Achats/Formulaires/Commandes.xsn

Remarque : Si les paramètres de la zone Modèle de document ne sont pas disponibles, un administrateur a peut-être installé plusieurs types de contenu. Pour vérifier si plusieurs types de contenu sont activés, regardez si Oui est sélectionné sous Autoriser la gestion des types de contenu ? dans la section Types de contenus immédiatement au-dessus de la section Modèles de documents. Si c’est le cas, vous devez modifier le modèle pour le type de contenu.

Plus d’informations sur les modèles de fichiers dans une bibliothèque de documents ou de formulaires

Voici quelques conseils et astuces sur la création et l’utilisation de modèles.

Types de fichiers pouvant être ou non stockés dans une bibliothèque SharePoint

En fonction du fichier qui se trouve dans une bibliothèque, vous pouvez rencontrer l’une des situations suivantes :

Fichiers compatibles avec les technologies SharePoint Pour qu’un utilisateur crée un fichier à l’aide de la commande Nouveau dans une bibliothèque de documents, le modèle de fichier doit être créé à partir d’un programme compatible avec SharePoint, tel que Microsoft Office Word. Lorsque vous créez un fichier dans une bibliothèque de formulaires, le programme par défaut peut être un programme de conception de formulaire XML compatible avec SharePoint, comme Microsoft InfoPath.

Autres fichiers de programme Pour la plupart des autres programmes, vous pouvez toujours stocker et gérer le fichier dans la bibliothèque. Mais au lieu de créer directement le fichier à partir de la bibliothèque de documents, vous pouvez créer le fichier dans votre programme, puis le charger dans la bibliothèque ultérieurement.

Fichiers programmes bloqués Pour des raisons de sécurité, certains types de fichiers programmes, tels que les .exe, ne peuvent pas être stockés dans une bibliothèque, car ils sont bloqués. Pour plus d’informations, voir Types de fichiers qui ne sont pas ajoutables à une liste ou bibliothèque.

Deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles de fichier

Les deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles sont les bibliothèques de documents et les bibliothèques de formulaires.

Bibliothèques de documents Une bibliothèque de documents sert à stocker et à gérer plusieurs types de fichiers différents, notamment les documents, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers texte et d’autres types de fichiers. Une bibliothèque de documents est souvent l’emplacement le plus courant sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer les fichiers avec des membres d’une équipe et partager avec d’autres collègues de votre entreprise ou de votre activité. Vous pouvez utiliser une bibliothèque de documents comme référentiel de fichiers à usage général. Vous pouvez également utiliser une bibliothèque de documents pour un usage spécifique, par exemple une équipe marketing peut posséder sa propre bibliothèque de documents afin de planifier des documents, des communiqués et des publications.

Bibliothèques de formulaires Une bibliothèque de formulaires vous offre un moyen simple de partager et d’assurer le suivi de formulaires XML utilisés pour recueillir des informations. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de formulaires pour les rapports de notes de frais de votre service. Le modèle de formulaire de rapport de notes de frais est stocké comme modèle de fichier par défaut dans la bibliothèque de formulaires. Chaque fois que quelqu’un crée un rapport de notes de frais, il ouvre le modèle en tant que formulaire vierge contenant la disposition, les champs et les calculs du rapport de notes de frais. Lorsque quelqu’un remplit le formulaire, les données du rapport de notes de frais (et seulement les données) sont enregistrées sous forme de fichier XML dans la bibliothèque de formulaires. En séparant les données du formulaire, il est bien plus facile de traiter chaque rapport de notes de frais séparément par d’autres systèmes, de fusionner les données ou de les exporter pour un traitement et une analyse approfondis.

Emplacement de stockage des modèles de fichier dans la bibliothèque

Lorsqu’une bibliothèque de documents ou de formulaires possède un modèle de fichier par défaut, il est stocké dans le dossier Formulaires de la bibliothèque.

Ouvrez la bibliothèque dans l’Explorateur de fichiers pour consulter le dossier Formulaires qui contient le modèle de fichier pour la bibliothèque.

Dossier de formulaire pour le stockage des modèles

Par défaut, une bibliothèque de documents contient un modèle de fichier, appelé template.dotx, que vous pouvez modifier au besoin. Pour spécifier un autre modèle, vous devez d’abord le créer dans un programme compatible avec SharePoint, comme Word, puis l’enregistrer dans le dossier Forms d’une bibliothèque. Puis, dans la bibliothèque, spécifiez l’adresse du modèle personnalisé.

Par défaut, une bibliothèque de formulaires contient un fichier réservé, appelé template.xml, que vous devez remplacer par le modèle de formulaire que vous créez.

Création d’un modèle de fichier pour une bibliothèque de formulaires

Pour créer ou personnaliser un modèle dans une bibliothèque de formulaires, vous pouvez utiliser un programme de conception de formulaires XML compatible avec SharePoint, comme InfoPath. L’utilisation d’un programme de conception de formulaires peut présenter d’autres avantages. Lorsque vous utilisez InfoPath par exemple, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Créer la bibliothèque de formulaires et le modèle directement à partir d’InfoPath.
Modifier et republier facilement le modèle de formulaire sur la bibliothèque de formulaires.
Fusionner les fichiers de données XML individuels créés à partir de certains modèles de formulaires pour un traitement approfondi.
Promouvoir les champs de données XML sur les colonnes de bibliothèque dans la bibliothèque de formulaires.

Lorsqu’un utilisateur crée un formulaire, il s’ouvre par défaut dans le programme de modification de formulaire compatible avec SharePoint sur l’ordinateur client de l’utilisateur. Si aucun programme compatible n’est installé, le formulaire peut s’ouvrir dans le navigateur s’il est conçu pour. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier qu’un programme conçu pour s’ouvrir dans un navigateur s’ouvre toujours dans le navigateur. Vous pouvez modifier le comportement par défaut dans le paramètre Ouverture des documents dans le navigateur des paramètres avancés de la bibliothèque.

Accédez à Paramètres, Paramètres de la bibliothèque

Dans SharePoint Online, sélectionnez Paramètres, puis Paramètres de la bibliothèque.

Dans SharePoint Server, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque sous l’onglet Bibliothèque du ruban

Cliquez sur Paramètres avancés dans la fenêtre paramètres

Paramètres d’une bibliothèque de documents.

Capture d’écran de la page Paramètres avancés d’une bibliothèque de documents dans SharePoint

Ouvrez les documents dans le paramètre du navigateur.

Utilisation de types de contenu pour configurer les modèles de bibliothèque de documents ou de formulaires

Si plusieurs types de contenu sont activés et que des modèles sont spécifiés pour ces types de contenu, la bibliothèque utilise les modèles spécifiés par les types de contenu, et non pas le modèle de fichier par défaut. Dans ce cas, si vous voulez personnaliser les modèles pour la bibliothèque, vous devez changer les types de contenu. Pour plus d’informations sur les types de contenu, consultez Présentation des types de contenu et de la publication de type de contenu.