Configurer une bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction des fichiers
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Édition d’abonnement SharePoint Server SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint dans Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint dans Microsoft 365 Petite entreprise SharePoint opéré par 21VianetL’une des façons de contrôler la collaboration de documents consiste à exiger case activée des fichiers, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs ont accès à la bibliothèque. Si une bibliothèque case activée est nécessaire, d’autres personnes ne peuvent pas la remplacer. Toutefois, vous courez le risque d’empêcher d’autres personnes de voir les dernières modifications ou d’apporter elles-mêmes des modifications. Si d’autres personnes doivent travailler sur le document, il est important que les fichiers soient archivés rapidement.
Remarque : Ne configurez pas votre bibliothèque pour exiger case activée si les utilisateurs prévoient de co-créer des documents dans la bibliothèque. Les utilisateurs ne peuvent pas travailler simultanément sur des documents si nécessaire, case activée est activé.
Exiger case activée des fichiers à des fins de modification
Remarque : Seuls les utilisateurs disposant d’autorisations Contrôle total ou Création peuvent configurer des bibliothèques pour exiger case activée des fichiers.
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Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous prévoyez de travailler.
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Sélectionnez Paramètres
Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, dans le ruban, sélectionnez Bibliothèque, puis, dans le groupe Paramètres, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque.
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Dans la page Paramètres , sélectionnez Autres paramètres de bibliothèque (pour SharePoint Classic, il se trouve sous Paramètres généraux). Sélectionnez Paramètres de contrôle de version.
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Dans la section Exiger l’extraction , sous Exiger que les documents soient extraits avant qu’ils puissent être modifiés ?, sélectionnez Oui.
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Pour enregistrer vos paramètres et revenir à la page Paramètres de la bibliothèque , sélectionnez OK.
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Si vous procédez ainsi ... |
C’est ce qui se passe... |
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Créer ou ajouter un fichier à une bibliothèque |
Le fichier est initialement extrait pour vous. Vous devez l’case activée dans la bibliothèque avant que d’autres utilisateurs puissent la voir et l’utiliser. |
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Ouvrir un fichier pour modification |
Le fichier est automatiquement extrait lorsque vous sélectionnez Modifier. Une boîte de dialogue de message vous avertit que vous êtes sur le point de case activée le fichier et vous offre la possibilité de le modifier dans votre dossier brouillons local. Une fois case activée, l’icône de fichier est couverte d’une flèche verte pointant vers le bas, indiquant que le fichier est maintenant extrait. Personne d’autre ne peut modifier le fichier, et personne d’autre ne peut voir vos modifications, tant que vous l’avez extrait. |
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Apporter des modifications aux informations sur le fichier (propriétés) |
Si le fichier n’est pas déjà extrait, vous devez l’case activée avant de pouvoir apporter des modifications à ses propriétés, telles que son titre, son nom d’auteur, sa date d’échéance, le nombre de mots, etc. Vos modifications n’entreront pas en vigueur tant que vous n’aurez pas case activée le fichier. |
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Essayez d’ouvrir un fichier extrait pour quelqu’un d’autre |
Les options Extraire et Point ne sont pas disponibles. Vous ne pouvez pas case activée un fichier que quelqu’un d’autre a extrait. Si vous tentez de le faire, une boîte de dialogue de message s’affiche pour vous informer que le fichier a été extrait par une autre personne. Pour savoir qui a extrait le fichier, pointez sur l’icône du fichier. Le nom de la personne qui l’a extrait apparaît dans une info-bulle. Vous pouvez contacter cette personne pour demander case activée dans le fichier si vous en avez besoin rapidement. |
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Archiver le fichier |
Vous êtes invité à entrer un commentaire sur les modifications que vous avez apportées. Si votre bibliothèque effectue le suivi des versions, votre commentaire fait partie de l’historique des versions. Si les versions principales et mineures font l’objet d’un suivi, vous êtes invité à choisir le type de version que vous archivez. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Aussi. |
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Conserver le fichier extrait pendant une longue période |
Personne d’autre ne peut voir vos modifications ou modifier le fichier tant que vous l’avez extrait. Bien que cela soit utile pendant que vous apportez des modifications, il peut également empêcher d’autres personnes d’effectuer les tâches qui leur sont assignées. Il s’agit à la fois d’une bonne pratique commerciale et de la courtoisie courante d’case activée le fichier le plus rapidement possible une fois que vous l’avez case activée. Dans certains cas, un administrateur peut avoir à forcer une case activée dans le fichier. |
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