Outlook-viestin tallentaminen .eml tiedostona, PDF-tiedostona tai luonnoksena

Viestin tallentaminen tiedostona tietokoneeseen tai pilvipalveluun

1. Kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat tallentaa, ja valitse Tiedosto-valikossa Tallenna nimellä.

   

2. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Kansio-ruudussakansio ja sitten sijainti valitussa kansiossa, johon haluat tallentaa tiedoston.

   

3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedoston nimi.

4. Hyväksy Tallenna muodossa -luettelon oletusmuoto tai valitse luettelosta toinen muoto.

Viestin tallentaminen PDF-tiedostona

Outlook ei sisällä PDF-tiedostoa yhtenä Oletusarvoinen Tallennusmuoto-tyypistä. Windows 10:een tai Windows 11:een sisältyvän Microsoft Print To PDF -apuohjelman avulla voit tulostaa minkä tahansa sähköpostiviestin suoraan PDF-tiedostoon.

1. Avaa viesti, jonka haluat tallentaa, ja valitse Tiedosto-välilehdeltä Tulosta.

   

2. Valitse avattavasta Tulostin-luettelosta Microsoftin Tulosta PDF-tiedostoon.

   

3. Valitse Tulosta.

4. Valitse Tallenna tuloste nimellä ‑ruutu, valitse kansio PDF-tiedostolle ja kirjoita tiedostonimi. Valitse sitten Tallenna.

Viestin tallentaminen Word-asiakirjana

Outlook ei voi tallentaa viestiä suoraan Word-asiakirjatiedostona. Voit kuitenkin tallentaa viestin HTML-tiedostona ja sitten avata tiedoston Wordissa. Sähköpostiviestin tallentaminen HTML-tiedostona säilyttää kaiken muotoilun, kuvat ja linkit sekä otsikkotiedot, joihin sisältyvät Lähettäjä-, Vastaanottaja-, Kopio-, ja Aihe-tiedot.

1. Avaa viesti, jonka haluat tallentaa, ja valitse Tiedosto-välilehdeltä Tallenna nimellä.

2. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Kansio-ruudussakansio ja sitten sijainti valitussa kansiossa, johon haluat tallentaa tiedoston.

3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedoston nimi.

4. Valitse Tallenna muodossa -luettelosta HTML ja valitse sitten Tallenna.

5. Avaa Word ja valitse Tiedosto > Avaa.

6. Valitse HTML-tiedosto, jonka tallensit vaiheessa 4.

7. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä ja valitse sitten avattavasta tiedostomuotoluettelosta Word-asiakirja (*docx) ennen kuin valitset Tallenna.

Viestin tallentaminen mallina

Käytä sähköpostimalleja, kun lähetät viestejä, joiden sisältö ei muutu. Voit luoda viestin, tallentaa sen malliksi ja käyttää sitten kyseistä mallia. Lisää tarvittavat uudet tiedot, ennen kuin lähetät mallin mukaisen viestin.

1. Valitse Aloitus-välilehdessä Uusi sähköposti.

2. Lisää haluamasi sisältö viestin tekstiosaan.

3. Napsauta viesti-ikkunassa Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Tallenna nimellä.

4. Valitse Tallenna nimellä ‑ruudun Tallennusmuoto-luettelosta Outlook-malli.

5. Kirjoita Tiedoston nimi ‑ruutuun mallin nimi ja valitse sitten Tallenna.

Viestien tallennuksen oletustiedostomuodon muuttaminen

Outlook tukee Unicode-merkistöä, joka sisältää suurimman osan maailman kirjoitettujen kielten merkeistä. Jos työskentelet monikielisessä organisaatiossa tai jaat viestejä ja muita kohteita sellaisten henkilöiden kanssa, jotka käyttävät Outlookia toisenkielisissä tietokoneissa, voit hyödyntää Outlookin Unicode-tukea.

Viestien tallentaminen oletuksena Unicode-koodauksella

1. Valitse Tiedosto-välilehdessä valitse Asetukset > Sähköposti.

2. Valitse Tallenna viestit -kohdassa Käytä Unicode-muotoa -valintaruutu.

Viestin luonnoksen tallentaminen myöhempää käsittelyä varten

Luomasi lähettämättömät sähköpostit tallentuvat automaattisesti Luonnokset-kansioon. Voit palata Outlookiin myöhemmin ja etsiä lähettämättömän viestin.

Viestin luonnoksen tallentaminen manuaalisesti

• Tee jompikumpi seuraavista:

  • Valitse pikatyökaluriviltäTallenna.

  • Valitse Tiedosto-välilehdessä Tallenna.

Viestin tallennetun luonnoksen palauttaminen

• Valitse Sähköposti-näkymän Kansio-ruudussa Luonnokset ja kaksoisnapsauta viestiä.

Parempi yhdessä -vinkki: Outlook for iOS:n ja Outlook for Androidin luonnosten hallinta

Jos käytät Outlook for iOS:ää tai Outlook for Androidia, luonnoksesi synkronoituvat automaattisesti mobiililaitteeseen. Siellä voit viimeistellä tietokoneella aloittamasi viestit, lisätä helposti liitteitä valokuvista tai kamerasta tai tallentaa muistiinpanoja kokouksen luonnoslehtiöstä Office Lensin avulla.

Luonnosten tallennuksen aikavälin ja sijainnin muuttaminen

Oletusarvon mukaan keskeneräiset viestit tallennetaan Luonnokset-kansioon kolmen minuutin välein. Halutessasi voit muuttaa tätä aikaväliä tai sijaintia.

1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Asetukset > Sähköposti.

2. Tee Tallenna viestit ‑kohdassa jompikumpi seuraavista toimista:

   • Jos haluat muuttaa luonnosten tallennuspaikan, valitse Tallenna tähän kansioon -luettelosta Luonnokset, Saapuneet, Lähetetyt tai Lähtevät.  

   • Voit muuttaa luonnosten tallennustiheyttä kirjoittamalla Tallenna automaattisesti kohteet, joita ei ole lähetetty näin monen minuutin kuluttua -ruutuun luku väliltä 1–99.

Viestin tallentaminen tai siirtäminen toiseen Outlook-kansioon

Jos haluat tallentaa viestin toiseen Outlook-kansioon, helpoin tapa on siirtää tai kopioida viesti kohdekansioon. Katso Kohteen siirtäminen tai kopioiminen toiseen kansioon.

Viestin tallentaminen tiedostona tietokoneeseen tai pilvipalveluun 

1. Valitse viestiluettelosta viesti, jonka haluat tallentaa, jotta se avautuu lukuruutuun, tai avaa viesti uuteen ikkunaan kaksoisnapsauttamalla viestiä.

2. Valitse viestin ylätunnisteesta Lisää toimintoja > Tallenna nimellä.

   : Voit myös napsauttaa viestiä hiiren kakkospainikkeella viestiluettelosta ja valita valikosta Tallenna nimellä.

Viesti tallennetaan automaattisesti, yleensä Lataukset-kansioon. Tiedoston nimi on oletusarvoisesti viestin otsikko, ja se tallennetaan .eml tiedostona.

Viestin tallentaminen PDF-tiedostona 

Uusi Outlook ei sisällä PDF-tiedostoa yhtenä oletusarvoista Tallenna tyyppeinä. Windows 10:een tai Windows 11:een sisältyvän Microsoft Print To PDF -apuohjelman avulla voit tulostaa minkä tahansa sähköpostiviestin suoraan PDF-tiedostoon.

1. Avaa viesti, jonka haluat tallentaa PDF-tiedostona.

2. Valitse viestissä Lisää toimintoja  > Tulosta > Tulosta.

3. Valitse avattavasta Tulostin-valikosta Microsoft Print to PDF .

   

4. Valitse Tulosta.

5. Valitse Tallenna tuloste nimellä ‑ruutu, valitse kansio PDF-tiedostolle ja kirjoita tiedostonimi. Valitse sitten Tallenna.

Viestin luonnoksen tallentaminen myöhempää käsittelyä varten  

Luonnoksen tallentaminen tehdään automaattisesti. Luonnos tallennetaan aina Luonnos-kansioon .

Luonnos tallennetaan 30 sekunnin välein, eikä kyseistä aikaväliä voi muuttaa tai luonnoksen tallennussijaintia voi muuttaa.

Luonnoksen tallentaminen manuaalisesti

• Valitse valintanauhasta Asetukset ja valitse sitten Tallenna luonnos.

Viestin tallennetun luonnoksen palauttaminen

• Valitse Kansio-ruudussa Luonnokset ja valitse sitten viesti tai avaa se uuteen ikkunaan kaksoisnapsauttamalla sitä.

• Jos haluat poistaa luonnoksen, valitse viesti ja valitse Poista tai napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse avattavasta valikosta Poista.

Viestin tallentaminen Word-asiakirjana tai mallina

Viestin tallentamista Word-asiakirjana tai mallina ei tueta.

Viestin tallentaminen tai siirtäminen toiseen Outlook-kansioon 

Jos haluat tallentaa viestin toiseen Outlook-kansioon, helpoin tapa on siirtää tai kopioida viesti kohdekansioon. Katso Kohteen siirtäminen tai kopioiminen toiseen kansioon.