Informationen zum Sichern und Schützen von E-Mail-Nachrichten in Outlook

Sicherheitsoptionen

Die verfügbaren Sicherheitsoptionen hängen vom Typ des verwendeten Kontos und davon ab, ob dieses Konto über ein Microsoft 365-Abonnement verfügt oder nicht. Wenn Sie beispielsweise ein persönliches Microsoft-Konto mit Microsoft 365 verwenden, haben Sie nicht so viele Optionen wie jemand, der ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verwendet. Dies liegt daran, dass IT-Administratoren häufig Verschlüsselungsrichtlinien für alle Benutzer in ihren organization festlegen und unterschiedliche Sicherheitsfeatures benötigen, um die Compliance aufrechtzuerhalten. Je vertraulicher informationen in der Regel sind, desto mehr Sicherheitsrichtlinien können und sollten angewendet werden. Wenn Sie also ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verwenden, wenden Sie sich an Ihren organization zu bestimmten Fragen zur Behandlung von Informationen.

In der folgenden Tabelle ist aufgeführt, welche Features basierend auf Ihrem Konto verfügbar sind und ob Sie über ein berechtigtes Microsoft 365-Abonnement verfügen.

Sehen wir uns einige verschiedene Möglichkeiten zum Schutz von E-Mails in Outlook an.

Inhalt dieses Artikels:

• Verwenden der Verschlüsselung, um nicht autorisierten Zugriff auf eine E-Mail zu verhindern

• Senden von Nachrichten mit einer digitalen Signatur zum Überprüfen der Absenderidentität

• Schützen von Nachrichten mit Information Rights Management (IRM)

• Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre E-Mails in Outlook

• Öffnen von verschlüsselten oder geschützten E-Mails, die von Outlook gesendet werden

Verwenden der Verschlüsselung, um nicht autorisierten Zugriff auf eine E-Mail zu verhindern

Das Verschlüsseln einer E-Mail-Nachricht bedeutet, dass sie von lesbarem Nur-Text in verschlüsselten Text konvertiert wird. Nur der beabsichtigte Empfänger kann die Nachricht zum Lesen entschlüsseln. Jeder Empfänger ohne den entsprechenden Schlüssel sieht unentschlüsselbaren Text. 

Abhängig von Ihrem organization oder Konto können Sie ihre Nachricht möglicherweise mit S/MIME oder Microsoft Purview-Nachrichtenverschlüsselung verschlüsseln. Jedes Mal, wenn Ihre Nachricht eine digitale Signatur oder einen IRM-Schutz wie " Nicht weiterleiten" oder " Nicht drucken" enthält, wird sie automatisch verschlüsselt.

Weitere Informationen finden Sie unter 

• Einrichten von Outlook für die Verwendung von Verschlüsselung und digitalen Signaturen

• Senden verschlüsselter E-Mails in Outlook

• Informationen zu verschlüsselten Nachrichten in Outlook.com

• Aktivieren von S/MIME in Outlook Mobile

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Senden von Nachrichten mit einer digitalen Signatur (S/MIME) zur Überprüfung der Absenderidentität

Verwenden Sie eine digitale Signatur, wenn Sie eine authentifizierte Nachricht senden möchten, die dem Empfänger mitteilt, dass die Nachricht nicht manipuliert wurde.  Durch das Einfügen einer digitalen Signatur wird die E-Mail automatisch verschlüsselt, bevor Sie sie senden. Personen digitale IDs von Zertifizierungsstellen erhalten, die die Identität des Absenders unabhängig überprüfen.

Wenn Sie eine Nachricht erhalten, die eine digitale Signatur enthält, können Sie darauf vertrauen, dass der Absender der ist, für den er sich ausgibt. Wenn Sie eine digitale Signatur in eine E-Mail einfügen möchten, müssen Sie eine digitale ID (Zertifikat) installieren, die von einem Drittanbieter überprüft wird.

Weitere Informationen finden Sie unter

• Schützen von Nachrichten mit einer digitalen Signatur in Outlook

• Überprüfen der digitalen Signatur einer signierten E-Mail-Nachricht

• Senden einer digital signierten oder verschlüsselten Nachricht für Mac

• Suchen von Diensten für digitale ID oder digitale Signaturen

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Schützen von Nachrichten mit Information Rights Management (IRM)

Sie können die Berechtigung auf Inhalte in E-Mail-Nachrichten in Outlook mit IrM (Information Rights Management) einschränken, genauso wie Sie die Berechtigung auf andere Microsoft 356- oder Microsoft Office-Dateien beschränken können. 

Sie senden beispielsweise eine E-Mail und die zugehörige Datei mit der Bezeichnung "Nicht weiterleiten". Dies bedeutet, dass Ihr organization über eine IRM-Richtlinie verfügt, die die Lizenz des beabsichtigten Empfängers überprüft, sodass nur dieser die Datei öffnen und nicht weiterleiten kann. Die E-Mail ist für alle anderen unentschlüsselbar.

Weitere Informationen finden Sie unter

• Einführung in IRM für E-Mail-Nachrichten

• Öffnen verschlüsselter und geschützter Nachrichten

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Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre E-Mails in Outlook

Vertraulichkeitsbezeichnungen in Ihren E-Mails helfen Empfängern, Ihre Absichten zu erkennen, wenn Sie eine Nachricht senden. Sie können Vertraulichkeitsbeschriftungen auf Ihre Dateien und E-Mails anwenden, um Sie mit den Informationsschutzrichtlinien Ihrer Organisation in Einklang zu halten. Ihre organization definiert diese Bezeichnungen und ihre Bedeutung. Sie können Klassifizierungen wie allgemein, nicht geschäftliche, öffentliche, private oder vertrauliche Klassifizierungen umfassen. Sie sind nur für Personen mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto und einem qualifizierenden Microsoft 365-Abonnement verfügbar.

Bedenken Sie, dass Vertraulichkeitsbezeichnungen Empfänger nicht daran hindern, Aktionen für eine Nachricht auszuführen. Um die Aktionen einzuschränken, die Empfänger für die von Ihnen gesendeten Nachrichten ausführen können, empfiehlt es sich, die Verschlüsselung anzuwenden oder die Nachricht mit IRM zu schützen.

Weitere Informationen finden Sie unter

• Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf E-Mail-Nachrichten in Outlook

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Öffnen von verschlüsselten oder geschützten E-Mails, die von Outlook gesendet werden

Wenn jemand eine E-Mail aus Outlook sendet, die über Verschlüsselung oder zusätzlichen Schutz verfügt, sollten Empfänger sie über Outlook oder einen anderen E-Mail-Client öffnen können.

Nachrichten, die über die Verschlüsselungsrichtlinie verfügen, können in den meisten Versionen von Outlook direkt gelesen werden. Wenn Empfänger einen anderen E-Mail-Dienst verwenden, wird eine Nachricht mit einem Link zum Anzeigen der Nachricht im Microsoft Purview-Nachrichtenverschlüsselung-Portal angezeigt. 

Weitere Informationen finden Sie unter

• Öffnen verschlüsselter und geschützter Nachrichten

• Überprüfen der digitalen Signatur einer signierten E-Mail-Nachricht

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