Vložené návrhy v Outlooku

Při psaní e-mailu v Outlooku se vám můžou zobrazit návrhy pro plánování doručování e-mailů. Další informace o této funkci a jejím používání najdete v tématu Plán odesílání v Outlooku.

Když čtete pozvánku z kalendáře, můžete si všimnout návrhu rezervovat čas pro soustředěnou práci. Tento návrh dostanete, když máte velké zatížení schůzek, abyste měli více času na hloubkovou práci.

Přidání času do kalendáře:

1. Vyberte Zobrazit navrhované časy v přehledu. Každý den v nadcházejícím týdnu se otevře podokno s dostupnými časovými úseky fokusu.

2. Vyberte ikonu kalendáře pro časy, které chcete rezervovat. Pokud chcete rezervovat všechny uvedené časy, vyberte Rezervovat vše.

Přečtěte si další informace o době fokusu.

Při psaní e-mailu nebo pozvánky do kalendáře v Outlooku o nadcházející době mimo práci se vám může zobrazit návrh, jak se připravit na volno. Výběrem možnosti Plán otevřete kontrolní seznam Plánování časového limitu. Pomocí kontrolního seznamu můžete:

• Vyřešte všechny schůzky na jednom místě pomocí vlastní zprávy o naplánovaném volnu.

• Vytvořte automatické odpovědi a upozorněte tým na plánované volno.

• Naplánujte čas fokusu na dokončení úkolů před tím, než půjdete, a dohnat práci, až se vrátíte.

Pokud je žádost o schůzku v konfliktu s existujícím časovým blokem fokusu, můžete dostat návrh na přeplánování času fokusu nebo navrhnout nový čas schůzky.

Návrh nového času schůzky:

1. Vyberte Zobrazit jiné dostupné časy.

2. Vyberte časový blok v následujícím týdnu, který vám bude vyhovovat a který organizátorovi schůzky navrhne nový čas.

Přesunutí času fokusu:

1. Vyberte Přesunout blok fokusu.

2. Vyberte nový blok fokusu v nadcházejícím týdnu.

Platí pro: Uživatelé s předplatným Viva Insights

Když dostanete pozvánku na schůzku, můžete si všimnout návrhu na rezervaci času přípravy schůzky.

1. V návrhu vyberte Rezervovat čas, který pozvánku přijme. 

2. Otevře se podokno doplňku. Vyberte možnosti doby přípravy:

   1. Čas: Těsně před schůzkou, den před schůzkou nebo poslední pracovní den v týdnu před schůzkou.

   2. Doba trvání: 15 minut, 30 minut nebo 1 hodina.

Na základě možností, které jste vybrali, Viva Insights vyhledá prázdné místo v kalendáři a naplánuje událost s názvem "Čas přípravy na [Název schůzky].

Když dostanete tento návrh:

Viva Insights vám tento návrh zobrazí, když jsou splněny všechny následující podmínky:

• Schůzka:

  • Má minimálně 11 pozvánek.

  • Je naplánované tak, aby trvalo 30 až 60 minut.

  • Neopakuje se.

  • Nebyla zrušena.

  • Vyžaduje odpověď účastníka.

  • Není soukromý.

  • Nemá stav Volno, Práce jinde nebo Pryč.

• Vy:

  • Otevřete pozvánku na schůzku alespoň 15 minut před začátkem schůzky.

  • Během pracovní doby mějte k dispozici alespoň 15 minut na přípravu.

  • V posledních sedmi dnech se mi nelíbil žádný přípravný posun schůzky účastníků.

  • Zatím jste si na tuto schůzku nezarezervovali žádný přípravný čas.

  • Jsou povinným účastníkem schůzky.

  • Neodmítli jste schůzku.

Při psaní schůzek se doporučuje pečlivě zvážit dobu trvání, četnost a seznam pozvánek pro schůzky s vysokými náklady. Při vytváření nové schůzky v Outlooku se může aktivovat zpráva, která vás upozorní, když se náklady na schůzku (doba trvání x frekvence x pozvané) navýší.  

Rozbalením zprávy můžete otevřít doplněk Viva Insights, který nabízí užitečné návrhy. Pokud se rozhodnete snížit frekvenci nebo zkrátit dobu trvání, okamžitě se pozvánka aktualizuje o novou, méně nákladnou konfiguraci.  

Můžete také provést vlastní změny. Pokud odešlete tuto pozvánku a pak vyhledáte stejnou schůzku na kartě pro kontrolu schůzky, bude už označená jako zkontrolovaná. 

Platí pro: Tento přehled je v současné době k dispozici jenom lidem, kteří jsou zaregistrovaní v příslušném plánu služeb.

Při čtení e-mailu, který jste odeslali, se může zobrazit přehled, který zvýrazní, jaké procento příjemců e-mailu e-mail otevřelo.

Vyberte Zobrazit další přehledy a podívejte se, kolik lidí otevřelo nebo přeposlalo váš e-mail, a průměrnou dobu, kterou strávili čtením e-mailu, a také podobné informace o všech přílohách k danému e-mailu. Tyto informace vám můžou pomoct v případě potřeby komunikovat s příjemci a/nebo přizpůsobit styl komunikace tak, aby vaši práci zvládly.

Platí pro : Tento návrh je v současné době k dispozici jenom lidem, kteří jsou zaregistrovaní v příslušném plánu služeb .

Při psaní e-mailu více než pěti příjemcům se může zobrazit návrh s textem "Přehledy můžou sledovat e-maily".

Pokud chcete zobrazit míru otevírání e-mailů a další statistiky o tomto e-mailu, vyberte Sledovat tento e-mail. Tyto informace budou k dispozici 15 minut po odeslání e-mailu. Tyto informace můžete zobrazit tak, že otevřete odeslaný e-mail nebo otevřete doplněk Přehledy a vyberete Sledovat sazby za otevírání e-mailů.