Úprava dokumentů z Viva Engage

Vy a další členové vaší Viva Engage komunity můžete upravovat soubory publikované do komunity. Pro každý soubor se uloží historie verzí.

Poznámky:

Viva Engage zavádí změny v úložišti souborů pro Viva Engage soubory v komunitách připojených k Microsoftu 365. Dříve byly všechny soubory Viva Engage uložené v Viva Engage cloudovém úložišti. Jakmile vaše organizace tyto změny obdrží, všechny Viva Engage soubory pro připojené komunity se uloží na SharePointu a budou k němu přistupovat z Viva Engage. Když je Viva Engage připojená k Microsoftu 365, každá komunita je v Microsoftu 365 podporovaná skupinou.
Pokud chcete zjistit, jestli máte tuto novou funkci, a zjistit, jaké změny očekávat, přečtěte si článek Kde jsou uložené soubory Viva Engage?
V rámci této změny se všechny existující soubory uložené v Viva Engage pro připojené komunity změní na jen pro čtení. To znamená, že místo úprav souboru budete muset soubor stáhnout a znovu nahrát a upravit nově nahranou verzi. Další informace najdete v tématu Úprava dříve nahraného souboru, když teď vaše Viva Engage připojená skupina ukládá soubory na SharePointu.

Postup úprav souborů, zobrazení historie verzí a otevírání předchozích revizí závisí na tom, kde je soubor uložený a na typu souboru:

Pokud chcete sledovat revize souborů Word, PowerPointu nebo Excelu uložených v Viva Engage, otevřete soubor ze stránky Viva Engage souboru v Office Online.

Práce v Microsoft 365 pro web je velmi podobná Microsoft 365 na ploše. Tipy a nápovědu k práci v Microsoft 365 pro web aplikacích najdete tady:

Základní úkoly v Word pro web | Základní úkoly v Excelu Online | Základní úkoly v PowerPoint pro web. Historie verzí se zobrazí na stránce Viva Engage souboru.
Pokud chcete sledovat revize souborů Word, PowerPointu nebo Excelu uložených na SharePointu, můžete změny provádět pomocí Microsoft 365 pro web nebo pomocí Word, PowerPointu nebo Excelu. Historie verzí se zobrazí v knihovně dokumentů SharePointu Online pro skupinu.
U jiných typů souborů si můžete stáhnout soubor, provést změny a pak nahrát novou verzi změněného souboru. Revize se sledují v Viva Engage souborů uložených v Viva Engage cloudovém úložišti a v SharePointu pro soubory uložené v SharePointu.

Náhled nebo úprava souboru z konverzace

Klikněte na soubor. Otevře se stránka Viva Engage souboru. Pokud je k dispozici náhled, zobrazí se.

Tip: Další možnosti souboru potřebujete kliknutím na ikonu Další v poli přílohy v konverzaci.
V seznamu Akce souborů vyberte Upravit soubor. Otevře se nová karta souboru.
- Proveďte požadované změny pomocí Office Online. Pokud chcete ukončit úpravy v Office Online, zavřete kartu v prohlížeči. Vaše změny se automaticky ukládají do přiloženého souboru.
- Pokud je soubor uložený na SharePointu, bude nahoře možnost ho upravit v Word, Excelu nebo PowerPointu.
Pokud není k dispozici žádný náhled nebo odkaz Upravit soubor :
1. Vyberte Kliknutím stáhněte soubor nebo soubor stáhněte a uložte ho do počítače.
2. Upravte soubor.
3. Nahrajte ji do Viva Engage tak, že vyhledáte původní verzi a v seznamu Akce souborůvyberete Nahrát novou verzi.

Náhled nebo úprava souboru ze skupiny

Ve skupině klikněte na Soubory a potom klikněte na název souboru. Zobrazí se soubor v kontextu konverzace, ve které byl publikován.
Pokud chcete zobrazit náhled souboru, vyberte Kliknutím sem zobrazíte dokument. Pokud je možné zobrazit náhled souboru, zobrazí se náhled.
Pokud chcete soubor upravit, klikněte v seznamu Akce souboru na pravé straně na Upravit soubor.
- Proveďte požadované změny pomocí Office Online. Pokud chcete ukončit úpravy v Office Online, zavřete kartu v prohlížeči. Vaše změny se automaticky ukládají do přiloženého souboru.
- Pokud je soubor uložený na SharePointu, můžete ho upravit v Word, Excelu nebo PowerPointu nahoře.
Pokud není v seznamu Akce souboru k dispozici možnost Upravit soubor:
1. V seznamu Akce souborů klikněte na Stáhnout a uložte soubor do počítače.
2. Upravte soubor.
3. Nahrajte ji do Viva Engage tak, že vyhledáte původní verzi a v seznamu Akce souborůvyberete Nahrát novou verzi.

Náhled nebo úprava souboru ze seznamu souborů Viva Engage

Pokud chcete najít soubor, když si nejste jistí, ve které komunitě se nachází, vyberte ikonu nastavení , vyberte Soubory a pak prozkoumejte nejpravděpodobnější umístění souboru.

V tomto zobrazení jsou všechny akce souborů dostupné v rozevírací nabídce ve sloupci Poslední aktualizace .
Pokud chcete zobrazit náhled souboru, v rozevírací nabídce vyberte Náhled.

Pokud náhled není v seznamu, není pro tento typ souboru dostupný.
Pokud chcete soubor upravit, vyberte v rozevírací nabídce Upravit.
- Proveďte požadované změny pomocí Office Online. Pokud chcete ukončit úpravy v Office Online, zavřete kartu v prohlížeči. Vaše změny se automaticky ukládají do přiloženého souboru.
- Pokud je soubor uložený na SharePointu, bude nahoře možnost ho upravit v Word, Excelu nebo PowerPointu.
Pokud není v seznamu k dispozici možnost Upravit :
1. Vyberte Stáhnout a uložte soubor do počítače.
2. Upravte soubor.
3. Nahrajte ji do Viva Engage tak, že vyhledáte původní verzi a v seznamu Akce souborůvyberete Nahrát novou verzi.

Práce se souborem ze SharePointu

Další možnosti souborů uložených v SharePointu, jako je rezervace souboru, získáte tak, že na stránce připojené skupiny vyberete odkaz Knihovna dokumentů SharePointu a přejdete do složky Aplikace.

Informace o práci se soubory ze SharePointu najdete v tématech Úprava dokumentu v knihovně dokumentů, Rezervace, vracení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně nebo Úpravy a správa oprávnění pro sharepointový seznam nebo knihovnu.

Nejčastější dotazy

Otázka: Jak se můžu ujistit, že se uloží změny v souboru Office Online?

O: Změny se ukládají tak, jak je uděláte v Office Online. Pokud chcete zkontrolovat, jestli jsou změny v souboru, aktualizujte prohlížeč a podívejte se do náhledu souboru.

Otázka: Proč jsou některé soubory Word, PowerPointu nebo Excelu jen pro čtení?

O: Pokud pro soubory Word, PowerPointu nebo Excelu chybí odkaz Upravit, znamená to, že vaše organizace obdržela soubory Viva Engage uložené v sharepointové funkci. Dokument si budete muset stáhnout a znovu nahrát. Další informace najdete v tématu Úprava dříve nahraného souboru, když teď vaše Viva Engage připojená skupina ukládá soubory na SharePointu.

Otázka: Když pracuji s typem souboru uloženým v Viva Engage, který nemůžu upravovat v Viva Engage, můžu nahradit starší verzi aktualizovanou verzí?

Odpověď: Pro jiné typy souborů než Word, PowerPoint a Excel ano. V Viva Engage vyhledejte původní verzi souboru a v seznamu Akce souborů vyberte Nahrát novou verzi. Nahrání nové verze není k dispozici pro dokumenty Word, Excelu nebo PowerPointu. Sledování verzí těchto typů souborů je možné jenom v případě, že změny provedete pomocí Office Online.

Otázka: Jak se můžu ujistit, že můj soubor nikdo nezmění?

O: Pokud je soubor uložený v Viva Engage, požádejte správce skupiny, aby klikl na jeho název, a pak v seznamu Akce souborů na levé straně vyberte Označit jako oficiální a Zamknout změny.

Soubor se zobrazí se žlutým star.
Pokud je soubor uložený na SharePointu, můžete ho rezervovat a ujistit se, že ho nikdo jiný nemůže otevřít, nebo můžete změnit oprávnění sharepointového souboru.
1. Pokud chcete najít soubor v SharePointu, klikněte na odkaz Knihovna dokumentů SharePointu na stránce připojené skupiny a přejděte do složky Aplikace.
2. Postupujte podle pokynů pro SharePoint v článku Rezervace, vracení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně nebo Oprávnění k úpravám a správě sharepointového seznamu nebo knihovny.

Další informace

Kde jsou uložené soubory Viva Engage?