Kde jsou uložené moje soubory Viva Engage?

Soubory uložené v cloudovém úložišti Viva Engage

Soubory uložené v knihovně dokumentů sharepointové skupiny

Kde se ukládají nové soubory

Nové soubory se ukládají do cloudového úložiště Viva Engage ve skupině, ve které je soubor připojený nebo nahraný. Jsou viditelné v seznamu Soubory skupiny.

Nové soubory pro Microsoft 365 připojené skupiny se ukládají v knihovně dokumentů SharePointu pro komunitu. Jsou viditelné v seznamu Soubory skupiny Viva Engage nebo ve složce Aplikace/Viva Engage v knihovně dokumentů sharepointové komunity.

Soubory uložené ve službě Viva Engage před tím, než vaše organizace získá novou funkci, zůstanou v cloudovém úložišti Viva Engage.

Vytvoření nového souboru Office

Ve skupině Seznam souborů ve Viva Engage klikněte na Nový a vyberte wordový dokument, powerpointovou prezentaci nebo excelový sešit.

Na stránce Soubory nemůžete vytvářet nové soubory. Soubory se musí vytvořit v jiném umístění a pak je nahrát do Viva Engage.

Uspořádání souborů

Soubory pro každou skupinu jsou uloženy v seznamu. Můžete zobrazit všechny dokumenty, obrázky nebo videa, ale neexistuje žádný jiný způsob, jak seznam seřadit nebo změnit jeho pořadí.

V pravém navigačním podokně klikněte na odkaz sharepointové knihovny dokumentů pro skupinu, vyberte složku Aplikace/Viva Engage a můžete řadit a filtrovat seznam souborů.

Soubory je možné přeorganizovat do podsložek nebo přesunout a odkazy z Viva Engage budou i nadále fungovat. Tato reorganizace je viditelná pouze v případě, že přejdete do knihovny dokumentů SharePointu.

Všimněte si, že když zobrazíte seznam souborů z aplikace Viva Engage, znamená to, že je soubor uložený na SharePointu, a nezadá název složky.

Náhled souboru

Klikněte na soubor a potom klikněte na Kliknutím sem zobrazte tento soubor.

Klikněte na soubor.

Úprava souboru z Viva Engage

U wordových, excelových a powerpointových dokumentů je nutné provést změny v Office Online. K úpravám souboru a nahrání nové verze nemůžete použít aplikace Word, Excel ani PowerPoint.

Upravit soubor a další akce se nacházejí pod náhledem.

Pokud se možnost Upravit soubor nezobrazuje, znamená to, že byl dokument jen pro čtení, protože se nové dokumenty ukládají do SharePointu. Pokud ho chcete upravit, musíte si ho stáhnout a znovu nahrát. Další informace najdete v tématu Úprava dříve aktualizovaného souboru, když připojená skupina Viva Engage ukládá soubory na SharePointu.

U wordových, excelových a powerpointových dokumentů je možné provádět změny v Office Online nebo v aplikaci. Revize se sledují v knihovně dokumentů SharePointu.

Upravit dokument a další akce jsou umístěné nad náhledem.

Kdo má přístup k souborům

Přístupová práva jsou určena komunitou, ve které se soubor nachází. Kdokoli může zobrazovat a upravovat soubory ve veřejných komunitách. Soubory v soukromých komunitách můžou zobrazovat a upravovat jenom členové. Příjemci soukromých zpráv s připojenými soubory můžou tyto soubory zobrazit.

Počáteční přístupová práva jsou určena komunitou, ve které je soubor uložen, ale správci SharePointu můžou změnit přístupová práva k jednotlivým souborům.

Způsob přístupu hostů k souborům

Každý uživatel nebo jakýkoli host z vaší organizace nebo mimo ni může připojit soubor v komunitě, jejíž jsou členy, a číst a upravovat soubory v komunitě.

Přístup hostů k souborům závisí na typu hosta:

Hosté na úrovni sítě nemají výchozí přístup k zobrazení souborů Viva Engage uložených v SharePointu.

• Pokud chcete, aby si mohli vyžádat přístup k zobrazení konkrétních souborů, musíte je přidat jako hosta Azure B2B v tenantovi Microsoft 365. Další informace najdete v dokumentaci k Azure Active Directory B2B.

• Hosté na úrovni sítě, kteří jsou hosty Azure B2B a členy komunity, můžou prohlížet, nahrávat a upravovat z knihovny dokumentů SPO. Z Viva Engage to nebudou moct udělat.

• Pokud chcete, aby mohli ze SharePointu nahrávat soubory do konkrétní komunity nebo měli výchozí přístup k souborům nahraným na SharePoint, přidejte je do SharePointu jako člena komunity.

• Hosté na úrovni konverzace nemají výchozí přístup k žádným souborům uloženým v SharePointu. Pokud chcete, aby si mohli vyžádat přístup ke konkrétním souborům v konverzaci, přidejte ho do tenanta Microsoft 365 jako hosta Azure B2B. Nemůžou nahrávat soubory.

• Externí hosté můžou být pouze členy externích skupin. Externí skupiny ukládají soubory jenom ve Viva Engage.

Zabránit ostatním v provádění změn

Správci komunity nebo vlastníci souborů můžou označit verzi souboru jako oficiální verzi. Tím zabráníte ostatním uživatelům v jeho úpravách.

V SharePointu si může soubor rezervovat každý člen komunity, což ostatním uživatelům brání v jeho úpravách. Oprávnění k jednotlivým souborům můžou změnit i správci SharePointu.

Sledování revizí

Sledování a zobrazení revizí na stránce souboru ve Viva Engage

Staré verze nejde odstranit.

Umožňuje zobrazit historii revizí a předchozí verze z knihovny dokumentů SharePointu.

Další podrobnosti o změnách jsou zahrnuté v historii změn a starší verze je možné odstranit.

Označit jako oficiální

Správci komunity nebo vlastníci souborů můžou označit verzi souboru jako oficiální verzi. Tím zabráníte ostatním uživatelům v jeho úpravách a soubor se zobrazí se žlutou hvězdičkou v seznamu Soubor.

Neexistuje žádný způsob, jak označit konkrétní verzi souboru jako oficiální.

Hledání

Hledání Viva Engage obsahuje prvních 5 000 znaků nejnovější verze .docx, .pptx a .pdf formátových souborů a také metadata, jako je název a autor.

Viva Engage search hledá jenom název a autora. Pokud potřebujete vyhledat obsah souborů Viva Engage na SharePointu, budete muset hledat v knihovně dokumentů SharePointu.