Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове

Един от начините за управление на сътрудничеството при работа с документи е да се изисква извличане на файлове, особено когато множество потребители имат достъп до библиотеката. Ако извличането на библиотека е задължително, другите хора не могат да я презапишат. Въпреки това рискувате други хора да не виждат последните промени или да направят промени сами. Ако други трябва да работят по документа, е важно файловете да се връщат обратно бързо.

Забележка: Не конфигурирайте библиотеката си така, че да изисква извличане, ако потребителите планират да съавторство по документи в библиотеката. Потребителите не могат да работят едновременно с документи, когато е включено задължително извличане.

Онлайн, 2019, 2016, 2013 2010

Изискване за извличане на файлове за редактиране

Забележка: Само потребители, които имат разрешения за пълен контрол или за проектиране, могат да настройват библиотеки, за да се изисква извличане на файлове.

Отидете в библиотеката, в която планирате да работите.
Изберете Настройки > настройките на библиотеката.

Ако не виждате тези елементи от менюто, на лентата изберете Библиотека и в групата Настройки изберете Настройки на библиотеката.
На страницата Настройки , под Общи настройки изберете Настройки на версиите.
В секцията Изискване на извличане , под Изисквай документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани?, изберете Да.
За да запишете настройките и да се върнете към страницата Настройки на библиотеката , изберете OK.

Ако направите това ...	Ето какво се случва...
Създаване или добавяне на файл към библиотека	Файлът първоначално е извлечен при вас. Трябва да го вкарате в библиотеката, за да могат другите да я виждат и да работят с нея.
Отваряне на файл за редактиране	Файлът се извлича автоматично при вас, когато изберете Редактиране. Диалоговият прозорец за съобщения ви предупреждава, че ще извлечете файла, и ви дава възможност да го редактирате в локалната си папка за чернови. След извличане иконата на файла е покрита със зелена стрелка, сочеща надолу, което показва, че файлът сега е извлечен. Никой друг не може да промени файла и никой друг не може да вижда вашите промени, докато сте го извлекли.
Извършване на промени в информацията за файла (свойства)	Ако файлът все още не е извлечен при вас, трябва да го извлечете, преди да можете да правите промени в свойствата му, като например заглавие, име на автора, краен срок, брой думи и т.н. Вашите промени няма да влязат в сила, докато не вкарате обратно файла.
Опитайте да отворите файл, извлечен при някой друг	Опциите Извличане и Синхронизиране на работата са недостъпни. Не можете да извлечете файл, извлечен от някой друг. Ако се опитате да направите това, ще се покаже диалогов прозорец със съобщение, който ви информира, че файлът е извлечен от някой друг. За да разберете кой е извлякъл файла, посочете иконата на файла. Името на лицето, което го е извлякло, се показва в пояснение. Можете да се свържете с този човек, за да поискате бързо вкарване на файла.
Вкарване на файла	Ще бъдете подканени да въведете коментар за промените, които сте направили. Ако вашата библиотека проследява версии, вашият коментар става част от хронологията на версиите. Ако се проследяват и основните, и второстепенните версии, ще бъдете подканени да изберете типа на версията, която вкарвате. За повече информация относно създаването на версии вж. също.
Запазване на файла извлечен за дълго време	Никой друг не може да вижда вашите промени или да редактира файла, докато сте го извлекли. Макар че това е полезно през времето, когато правите промени, това може да попречи на други хора да изпълняват възложените им задачи. Добра бизнес практика и често срещана учтивост е да вкарате обратно файла възможно най-бързо, след като го извлечете. В някои случаи може да се наложи администраторът да извърши принудително вкарване на файла.

Как да конфигурирам библиотека на сайт, която да изисква извличане?

Само хора, които имат разрешения за пълен контрол или за проектиране, могат да настройват библиотеки, за да се изисква извличане на файлове.

За да се изисква извличане на файлове

Забележка: Ако тази информация не съответства на това, което виждате, е възможно да използвате Microsoft 365 след надстройката на услугата. За да намерите информацията, която се отнася за вас, изберете раздела Онлайн, 2016, 2013 .

Придвижете се до библиотеката, в която планирате да работите. Ако името на библиотеката не се показва в екрана Бързо стартиране , изберете Цялото съдържание на сайта и след това изберете името на библиотеката.
На лентата, в групата Инструменти за библиотеки изберете раздела Библиотека .
Изберете Настройки на библиотеката .
На страницата Настройки на библиотеката , под Общи настройки изберете Настройки на версиите.
В секцията Изискване на извличане , под Въпроса Изисквай документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани? изберете Да.
За да затворите диалоговия прозорец и да се върнете към страницата Настройки на библиотеката , изберете OK.

Как да премахна изискването за извличане от библиотека на сайт?

Ако след известно време вашата организация реши, че задължителното извличане не е наистина необходимо, можете да премахнете изискването, ако имате разрешения за пълен контрол или проектиране.

За да премахнете изискването за извличане на файлове

Придвижете се до библиотеката, в която планирате да работите. Ако името на библиотеката не се показва в екрана Бързо стартиране , изберете Цялото съдържание на сайта и след това изберете името на библиотеката.
На лентата, в групата Инструменти за библиотеки изберете раздела Библиотека .
Изберете Настройки на библиотеката .
На страницата Настройки на библиотеката , под Общи настройки изберете Настройки на версиите.
В секцията Изискване на извличане , под Въпрос Изисквай документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани? изберете Не.
За да затворите диалоговия прозорец и да се върнете към страницата Настройки на библиотеката , изберете OK.

Какво се случва, когато дадена библиотека на сайт има изискване за извличане?

Един от начините за управление на сътрудничеството при работа с документи е да се изисква извличане на файлове, особено когато множество потребители имат достъп до библиотеката. Ако сте извлекли файл, можете да сте сигурни, че другите хора не могат да го презапишат. Също така обаче не позволявате на други хора да виждат последните промени или да правят промени сами, така че е важно да вкарате файловете обратно веднага.

Важно: Не конфигурирайте библиотеката на вашия сайт да изисква извличане, ако хората планират да съавторство по документи в библиотеката. Потребителите не могат да работят едновременно върху документи, когато е необходимо извличане.

Когато работите в библиотека, която изисква извличане на файлове, е полезно, ако разбирате влиянието на действията си.

Ако направите това...	Ето какво се случва...
Създаване или добавяне на файл към библиотека на сайт	Файлът първоначално е извлечен при вас. Трябва да го вкарате в библиотеката, за да могат другите да я виждат и да работят с нея.
Отваряне на файл за редактиране	Файлът се извлича автоматично при вас, когато изберете Редактиране в <име на приложение>. Диалоговият прозорец за съобщения ви предупреждава, че ще извлечете файла, и ви дава възможност да го редактирате в локалната си папка за чернови. След извличане иконата на файла е покрита със зелена стрелка, сочеща надолу, , което показва, че файлът сега е извлечен. Никой друг не може да промени файла и никой друг не може да вижда вашите промени, докато сте го извлекли.
Извършване на промени в информацията за файла (свойства)	Ако файлът все още не е извлечен при вас, трябва да го извлечете, преди да можете да правите промени в свойствата му, като например заглавие, име на автора, краен срок, брой думи и т.н. Вашите промени няма да влязат в сила, докато не вкарате обратно файла.
Опитайте да отворите файл, извлечен при някой друг	Опциите Извличане и Синхронизиране на работата са недостъпни. Не можете да извлечете файл, извлечен от някой друг. Ако се опитате да направите това, диалогов прозорец със съобщение ви информира, че знаете, че файлът е извлечен от някой друг. За да разберете кой е извлякъл файла, посочете иконата на файла. Името на лицето, което го е извлякло, се показва в пояснение. Можете да се свържете с този човек, за да поискате бързо вкарване на файла.
Вкарване на файла	Ще бъдете подканени да въведете коментар за промените, които сте направили. Ако вашата библиотека проследява версии, вашият коментар става част от хронологията на версиите. Ако се проследяват и основните, и второстепенните версии, ще бъдете подканени да изберете типа на версията, която вкарвате. За повече информация относно създаването на версии вж. също.
Запазване на файла извлечен за дълго време	Никой друг не може да вижда вашите промени или да редактира файла, докато сте го извлекли. Макар че това е полезно през времето, когато правите промени, това може да попречи на други хора да изпълняват възложените им задачи. Добра бизнес практика и често срещана учтивост е да вкарате обратно файла възможно най-бързо, след като го извлечете. В някои случаи може да се наложи администраторът да извърши принудително вкарване на файла.