Най-важни въпроси за извличане, вкарване и създаване на версии

Не, извличането на файл променя само условието на файла, за да ви позволи само да редактирате файла.

Ако извлечете файл и не го запишете обратно, промените ви няма да се запишат. Ако искате да запазите промените, винаги записвайте файла.

Начинът на записване на файла зависи от редактора или инструмента, който използвате. Ако редактирате текстов файл онлайн, трябва изрично да щракнете върху Запиши. Ако обаче редактирате в приложение на Microsoft 365, като например в Word или Excel, можете да затворите документа и той автоматично ще се запише.

Ако извлечете файл, запишете го и след това отхвърлите извличането, вашите промени няма да се запишат обратно в библиотеката.

По подразбиране всеки с разрешение за редактиране в библиотека с документи може да промени даден файл. Можете обаче да настроите библиотеката да изисква първо някой да извлече файла, преди да го промени.

Трябва да сте собственик на библиотеката с документи или администратор на сайта или да имате подобни разрешения, за да направите тази настройка.

1. Отворете библиотеката, за която искате да изискате извличане.

2. В SharePoint щракнете върху Настройки след което щракнете върху Настройки на библиотеката.

   

   ВSharePoint 2016 изберете Страница и след това Настройки на библиотеката.

   

3. На страницата Настройки изберете Настройки на версиите.

   

4. На страницата Настройки на версиите превъртете надолу и изберете Да за Изискване на извличане на документи, преди да могат да бъдат редактирани.

   

По подразбиране библиотеката с документи позволява на членовете с разрешение за редактиране да променят и редактират файлове, без да ги изписват. За да предотвратите това, разрешете извличането, необходимо за библиотеката. Трябва да сте собственик на библиотеката с документи или администратор на сайта или да имате подобни разрешения, за да направите тази настройка.

1. Отворете библиотеката, за която искате да изискате извличане.

2. В SharePoint щракнете върху Настройки след което щракнете върху Настройки на библиотеката.

   

   ВSharePoint 2016 изберете Страница и след това Настройки на библиотеката.

   

3. На страницата Настройки изберете Настройки на версиите.

   

4. На страницата Настройки на версиите превъртете надолу и изберете Да за Изискване на извличане на документи, преди да могат да бъдат редактирани.

   

Бърз начин да видите кой е извлякъл дадена колона, е да посочите иконата Извлечено , за да видите съвет, който ви казва кой е извлякъл файла.

Можете също да добавите колоната Извлечено от към изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин всеки лесно може да види кой е извлякъл даден документ. За да научите как да добавите колона Извлечено от в SharePoint, вижте Създаване на колона в списък или библиотека.

Още информация

• ЗаSharePoint 2016 вижте Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

• За SharePoint вижте Създаване на изглед по избор на библиотека с документи.

Създаването на версии е начин да създадете хронология на промените за даден документ, който изисква управляван цикъл на публикуване на основни версии или основни и второстепенни версии.

Включване на версии

За да научите как да включите създаването на версии, вижте Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Използване на плъзгане и пускане   

Най-често използваният начин за качване на файлове е чрез плъзгането им от компютър или мрежова папка в библиотеката с документи. Първо, отворете библиотеката в сайта. След това, намерете в компютъра документите, които искате да качите, изберете ги и ги плъзнете до мястото в библиотеката, където пише плъзнете файловете тук.

Ако не виждате опцията за плъзгане и пускане на файлове, инсталирайте най-новата версия на вашия браузър или Microsoft 365. Тази функция изисква най-малко Office 2016 или най-новата версия на Microsoft Edge, Firefox или Chrome.

Използване на командата "Отваряне с Explorer" в SharePoint 2016   

Тази команда отваря Файлов мениджър на вашия компютър, но показва структурата на папките на сървърния компютър, който е в основата на сайта. От време на време може да се наложи да копирате или преместите много документи от дадена библиотека в друга библиотека.

Например може да искате да преместите всички документи, създадени преди повече от една година, от една библиотека в друга, за да архивирате информацията. Или може да искате да копирате документи от ваша библиотека в един сайт в друга ваша библиотека в подсайт, когато сменяте работни групи.

Можете също да управлявате файловете в папката, например да копирате, преименувате, изтривате и т.н.

Използване на командата за качване в SharePoint 2016   

От библиотеката с документи изберете Качване, след което изберете Избор на файлове и отидете, за да качите отделни файлове.

Предимството на този подход е, че работи без значение какъв браузър или версия на браузър имате в момента.

Свързани съвети за извличане, вкарване и създаване на версии   

По който и начин да качвате, имайте предвид следното за извличането, качването и създаването на версии, когато са позволени:

• Ако качвате файл в библиотека, която изисква файловете да бъдат извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Трябва все пак да вкарате файла обратно, за да могат другите хора да го видят и редактират.

• Ако библиотеката е конфигурирана да проследява версиите на файла, вие обикновено качвате файла като нова версия, която тогава става част от хронологията на версиите на файла.

• Ако библиотеката изисква да добавите стойности към една или повече колони на библиотеката, като например име на отдел или номер на проект, трябва все пак да редактирате стойностите и да вкарате документа, преди качването да е завършено.

Още информация

• ЗаSharePoint 2016 вижте Качване на файлове и папки в библиотека.

• За SharePoint и Microsoft 365 вижте Качване, преглеждане и премахване на файлове или документи от проект.

• За повече информация за документите вижте Видео: Добавяне на документи към библиотека.

Можете да получите нов документ, който да бъде добавен като нова версия, като проверите изходната версия и заместите цялото съдържание с новата версия. След като извлечената версия бъде променена, я вкарайте обратно. SharePoint ще направи ново копие, запазвайки по-стари версии (предоставяйки, че сте го конфигурирали за това). За повече информация относно създаването на версии вижте Как работи създаването на версии в списъци и библиотеки.

Не, за съжаление от SharePoint среда няма начин да зададете напомняне или да получите датата, на която е извлечен документът. Има интерфейси за програмиране на приложения (API), които ще го позволят, но изискват да бъде написана потребителска програма. Обърнете се към администратора или проектанта на сайта.

Като визуална заобикаляне на този проблем, гледайте за иконата Извлечено или добавете колона Извлечено от в библиотеката. За да научите как да добавите колона Извлечено от в SharePoint, вижте Създаване на колона в списък или библиотека.

Ако качвате файлове в библиотека, която изисква файловете да са извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Можете да видите файловете, но другите не могат и това е лесно да не го забележите. Преди другите да могат да видят или редактират файловете, се уверете, че сте попълнили всякакви задължителни свойства, след което вкарайте файловете.

Още информация

• За повече информация за вкарване и извличане на файлове в SharePoint вж. Извличане или вкарване на файлове в библиотека с документи.

• За повече информация за вкарване и извличане на файлове вSharePoint 2016 вижте Извличане, вкарване или отхвърляне на промени във файлове в библиотека на SharePoint.

• За качване на файлове вSharePoint 2016 вижте Качване на файлове и папки в библиотека.

• За качване на файлове в SharePoint вж. Качване, преглеждане и премахване на файлове или документи от проект.

Ако някой ви изпрати връзка към SharePoint файл и го изберете, винаги четете заглавната лента, за да видите дали не пише само за четене , преди да започнете да редактирате. Ако това е така и библиотеката има разрешение за извличане, трябва да извлечете файла. Можете винаги да отидете до библиотеката, като проверите URL адреса, за да намерите библиотеката.

Но ако файлът е документ на Office, като например Word, Excel или PowerPoint, много по-лесно е. Първо, поставете документа в режим на редактиране, изберете раздела Файл и след това намерете бутона Управление на версии , който можете да използвате, за да извлечете файла.

Но имайте предвид, че също така е възможно някой вече да е извлякъл файла, така че в този случай командата Извличане няма да е налична.

Колко често сте виждали това?

Функцията за локални чернови съществува за няколко версии. Отмятането на квадратчето Използвай локалната ми папка "Чернови" ви дава възможност да вземете файла офлайн улеснява намирането на файла на вашия компютър, ако трябва да го отворите по-късно, когато не сте свързани към мрежа. По подразбиране папката се нарича Чернови на SharePoint и се намира във вашата папка Документи или Моите документи . Между другото, не виждате този диалогов прозорец, ако изберете два или повече файла за извличане.

Времената обаче се промениха. Ако искате да работите с файлове офлайн, най-добре е да използвате OneDrive за работата или учебното заведение което улеснява преминаването на произволна библиотека с документи офлайн и автоматичното синхронизиране на промените.

Още информация

• Синхронизирайте своите библиотеки на OneDrive или други библиотеки на SharePoint с компютъра си с OneDrive.

• Изтеглете безплатния клиент OneDrive Sync.

Библиотека, организирана в папки, често има изглед по подразбиране, който показва всички папки. Ако искате да вкарате много файлове в много папки, създайте нов изглед, който "изравни" библиотеката, така че да можете да виждате всички файлове в един изглед без папки. За да направите това, изберете Показване на всички елементи без папки под Папки в страницата за редактиране на изглед. Докато сте там, можете да увеличите ограничението за файлове, така че да можете да виждате всички файлове наведнъж, като също така увеличите броя на елементите за показване под Максимален брой елементи. Това улеснява в една операция да изберете всички файлове, които трябва да вкарате.

Още информация

• ЗаSharePoint 2016 вижте Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

• За SharePoint вижте Създаване на изглед по избор на библиотека с документи.

Ако сте синхронизирали библиотека с OneDrive за работата или учебното заведение, все още можете да извлечете файлове в браузъра. Можете да видите иконата Извлечено в браузъра, за да укажете, че файлът е извлечен. Няма обаче икона Извлечено на файла в локалната папка на вашето устройство, тъй като локалната папка няма познания за състоянието на извличане/вкарване на файла на SharePoint.

Въпреки това в локалната папка можете да направите следното:

1. Да щракнете с десния бутон върху име на файл.

2. Изберете Преглед онлайн или изберете OneDrive за работата или учебното заведениеи след това изберете Към браузъра.

Сега можете бързо да видите библиотеката на SharePoint и състоянието на извличане/вкарване на всеки файл в библиотеката.

Не е нужно да чакате да се върнат.

Администратор на сайт или библиотека може да използва разрешението Замяна на извличане, което позволява вкарване на документ или отхвърляне на извличане на документ от друг потребител. Но внимавайте от последиците от това действие. Вашият колега, който е в отпуск, може да иска да добави локалното копие с промените обратно в документа в библиотеката и двете версии трябва да се съгласуват – или ръчно, или с помощта на инструменти за сравнение, като например предоставените от Word иExcel.

Още информация

• Разбиране на нивата на разрешение в SharePoint.

• Сравняване на две версии на работна книга с помощта на Spreadsheet Compare.

• Комбиниране на корекции на документи.

Просто казано, извличането и вкарването на файлове е начин да заключите даден файл за ексклузивно редактиране и след това да освободите заключването за другите. Имайте предвид своя стил на сътрудничество, когато създавате библиотеки, организирате файловете си и решавате как най-добре да сътрудничите. Има няколко начина да сътрудничите с останалите по отношение на документи. Таблицата по-долу може да ви помогне да решите кой е най-добрият за вас.

Стил на сътрудничество	Типични проблеми	Най-добра практика
Неформален	Ежедневни документи на екипа, слабо или рядко редактиране и конфликти при редактиране от време на време.	Забранете изискването за извличане (това е настройката по подразбиране на библиотеката), но все още можете да извлечете отделни файлове, ако е необходимо.
Съавторство	Лесно сътрудничество в реално време с документи Office продукти на клиентски компютри и с помощта на Office за уеб	Забранете изискването за извличане и избягвайте извличането на файл, тъй като е несъвместим със съавторството.
Формален	Последователен коментар, преглед и одобрение на документа.	Разрешаване на задължително извличане.

Ето някои допълнителни съвети и трикове, ако разрешите извличането в дадена библиотека:

• Избягвайте да държите файловете извлечени за твърде дълго време.

• Добавете колона Извлечено от към изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин другите лесно ще могат да видят кой в момента е извлякъл документ. Ако тази колона не е в изглед, все още можете да посочите иконата Извлечено , за да видите съвет, който ви казва кой е извлякъл файла.

• Питайте, преди да заместите извличането на нечий друг.

• Избягвайте редактирането на файлове, които вече са извлечени.

• Не забравяйте, че промените не са видими за другите, докато не бъдат вкарани обратно.

Още информация

• Настройте библиотека, която да изисква извличане на файлове.

• Сътрудничество и съавторство при работа с документи.

• Създаване на колона в списък или библиотека.

• Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Ако все още имате проблеми или срещате неочаквано поведение, може би е време да заведете искане за обслужване.

Свързване с поддръжката за бизнес продукти – помощ за Администрация