Изискване на одобрение на елементи в списък или библиотека

Списъци и библиотеки често съдържат поверителна информация, като например бюджети на маркетингови кампании или инициативи за човешки ресурси. Може да е важно да имате само "официални" версии на елементи или файлове, които да се виждат от определени потребители.

Можете да изисквате одобрение на елемент или файл, преди съдържанието да стане видимо за определени потребители. Като изискват одобрение, организациите могат да прилагат значително ниво на качество и защита към чувствителното съдържание.

Съвременен Класически

Придвижете се до списъка, за който искате да изисквате одобрение.
Изберете Настройки и след това Настройки на списъка.
В секцията Общи настройки изберете Настройки на версиите.
В секцията Одобрение на съдържание изберете Да в отговор на Изискване на одобрение на съдържанието за подадените елементи? В секцията Хронология на версиите на елементите задайте дали искате да създавате версии при всяко редактиране на елемент. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.
В секцията Защита на черновите определете кои потребители могат да виждат черновите елементи в списъка.

Съвет: Ако се нуждаете от одобрение на съдържанието за списък или библиотека, които вече съдържат елементи, всички елементи в библиотеката се маркират с Одобрено.
Можете да изберете едно от следните неща:
- Потребители, които могат да четат елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да одобряват елементи в списъка и автора на елемента.
Изберете OK.

Ако някой подаде елемент към списък или библиотека, изискващи одобрения, той е в състояние "Чакащи", докато някой (който има поне ниво на разрешения "Управление на Списъци") не го одобри. Докато чака одобрение, то остава в състояние "Чакащи ".

Обикновено, когато даден елемент е в състояние "Чакащ", само създателят на елемента и хората, които имат разрешения да управляват списъци и библиотеки, могат да го виждат. След като състоянието му се промени от Чакащи на Одобрени, то става видимо за всеки, който има разрешение да преглежда списъка или библиотеката.

Отхвърлените статии остават в списъка или библиотеката, докато създателят или някой друг, който има необходимите разрешения, ги изтрие. На всички елементи или файлове, които вече съществуват в списъка или библиотеката, автоматично се дава състояние "Одобрено ".

Важно: Ако защитата в библиотеката на сайта е конфигурирана да позволява на всеки потребител да чете елементи, тогава всеки, който има разрешения за четене на сайта, може да вижда всички елементи в списъка или библиотеката, независимо дали елементите са в състояние "Одобрени ".

Забележка: Само потребители с разрешения "Пълен контрол" или "Проектиране" могат да променят настройките на библиотеката на SharePoint.

Отидете в библиотеката на SharePoint, за която искате да изисквате одобрение.
Изберете Настройки и след това Настройки на библиотеката.

Ако не виждате тези елементи от менюто, изберете Библиотека и в групата Настройки изберете

"Настройки на библиотеката".
За да отворите страницата Настройки на версиите , под Общи настройки изберете Настройки на версиите.
В секцията Одобрение на съдържание изберете Да в отговор на Изискване на одобрение на съдържанието за подадените елементи? В хронологията на версиите на документа задайте дали искате SharePoint да създавате версии, когато даден файл се редактира. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.
В секцията Защита на черновите определете кои потребители могат да виждат чернови елементи в библиотеката с документи.

Съвет: Ако се нуждаете от одобрение на съдържанието за списък или библиотека, които вече съдържат елементи, всички елементи в библиотеката се маркират с Одобрено.
Можете да изберете едно от следните неща:
- Потребители, които могат да четат елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да одобряват елементи в списъка и автора на елемента.
Изберете OK.

Ако някой подаде елемент или файл към списък или библиотека, изискващи одобрения, той е в състояние "Чакащ" , докато някой, който има необходимите разрешения да го одобри. Докато чака одобрение, то остава в състояние "Чакащи ".

Обикновено, когато даден елемент или файл е в състояние "Чакащ" , само създателят на елемента или файла и хората, които имат разрешение да управляват списъци и библиотеки, могат да го видят. След като състоянието му се промени от Чакащи на Одобрени, то става видимо за всеки, който има разрешение да преглежда списъка или библиотеката. Отхвърлените статии остават в списъка или библиотеката, докато създателят или някой друг, който има необходимите разрешения, ги изтрие. На всички елементи или файлове, които вече съществуват в списъка или библиотеката, автоматично се дава състояние "Одобрено ".

Само лица, които имат разрешения за пълен контрол или проектиране, могат да променят настройките за списък или библиотека.

За да настроите необходимото одобрение на елементи или файлове

Ако списъкът или библиотеката на сайта още не е отворена, в екрана Бързо стартиране изберете името му.
На лентата изберете раздела Библиотека в групата Инструменти за библиотека или Инструменти за списък .
Ако работите в библиотека, изберете Настройки на библиотеката. Ако работите в списък, изберете Настройки на списък. В този пример се отваря страницата Настройки на библиотеката .
Под Общи настройки изберете Настройки на версиите. Отваря се страницата Настройки на версиите .
В секцията Одобрение на съдържание изберете Да в отговор на въпроса Изискване на одобрение на съдържанието за изпратените елементи? .
В секцията Защита на черновите определете кои потребители могат да виждат чернови елементи в библиотеката с документи. В този пример е избрано Само потребители, които могат да одобряват елементи (и авторът на елемента).
Изберете OK.

Примерът по-долу показва одобрени елементи в библиотека, след като опцията "Изисквай одобрение на съдържанието " е зададена на "Да". Тъй като тези файлове вече са били в библиотеката, те са одобрени автоматично.

Възможно е евентуално вашата организация да намери за неудобно или ненужно да изисква одобрение за всеки елемент от файл в определен списък или библиотека. Това изискване не само изисква време от лицето, което трябва да даде или откаже одобрение, но също така не позволява на хората лесно да си сътрудничат по даден файл или елемент. Ако решите, че вашата организация вече не трябва да има всеки елемент или файл одобрени, можете да премахнете изискването.

Премахване на изискването за одобрение на елементи или файлове в списък или библиотека

Ако списъкът или библиотеката на сайта още не е отворена, в екрана Бързо стартиране изберете името му.
На лентата изберете раздела Библиотека в групата Инструменти за библиотека или раздела Списък в групата Инструменти за списък .
Ако работите в библиотека, изберете Настройки на библиотеката. Ако работите в списък, изберете Настройки на списък. В този пример се отваря страницата Настройки на библиотеката .
Под Общи настройки изберете Настройки на версиите. Отваря се страницата Настройки на версиите .
В секцията Одобрение на съдържание изберете Не в отговор на въпроса Изисквай одобрение на съдържанието за изпратените елементи? . Показва се предупредителен диалогов прозорец.
За да затворите съобщението, изберете OK.
За да затворите диалоговия прозорец Настройки на версиите , изберете OK. Когато се върнете към вашия списък или библиотека, състоянието на одобрение вече не е налично на страницата. Всички потребители, които имат разрешение да преглеждат списъка или библиотеката, могат да виждат цялото съдържание, което се намира там.

За повече информация вижте Одобрение или отхвърляне на елементи или файлове в списък или библиотека на сайт и Всичко за работните потоци "Одобрение".

Изискване на одобрение на елементи в списък или библиотека

Нуждаете ли се от още помощ?

Искате ли още опции?

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Указване, че елементите в списък изискват одобрение

Състояние на одобрение

Задаване на елементи в библиотека на SharePoint, които изискват одобрение

Задайте дали елементите или файловете в списък или библиотека изискват одобрение

Премахване на изискването за одобрение от списък или библиотека на сайт

Нуждаете ли се от още помощ?

Искате ли още опции?

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!