إدارة قائمة انتظار المكالمات وإعدادات الرد التلقائي في Microsoft Teams

السماح للأشخاص بإلغاء الاشتراك في تلقي المكالمات

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات > معالجة المكالمات وتوجيهها

2. قم بتبديل السماح للأشخاص بإيقاف تشغيل المكالمات أو إيقاف تشغيلها وفقا لاحتياجاتك.

وضع المؤتمر

يقلل وضع المؤتمر من مقدار الوقت الذي يستغرقه الاتصال بالمتصل بعد قبول المكالمة.

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات > معالجة المكالمات وتوجيهها

2. قم بتشغيل وضع المؤتمر أو إيقاف تشغيله وفقا لاحتياجاتك.

إدارة المستخدمين والمجموعات

إضافة أعضاء الفريق أو إزالتهم من قوائم انتظار المكالمات مجموعات Microsoft 365. يمكنك تغيير ترتيبهم لتوجيه المكالمات التسلسلية، والذي سيصدر رنين لكل شخص بالترتيب الذي يتم إدراجه به.

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات

2. حدد علامة تبويب المكالمة التي تريد إجراء تغييرات على طول الجزء العلوي من الشاشة.

3. حدد إدارة المستخدمين والمجموعات للرد على المكالمات.

4. حدد تحرير لتغيير الأشخاص الموجودين في قائمة انتظار المكالمات.

5. حدد إضافة مستخدمين ومجموعات.

6. أضف مستخدما أو مجموعة عن طريق كتابة اسمه وتحديد الشخص أو المجموعة الصحيحة من القائمة المنسدلة.

7. انقر فوق المستخدمين أو المجموعات واسحبها لإعادة ترتيب القائمة.

8. لإزالة مستخدم أو مجموعة من القائمة، حدد سلة المهملات إلى جانب اسمه.

اختيار أسلوب توجيه

تحدد أساليب التوجيه الترتيب الذي يتلقى فيه الوكلاء المكالمات من قائمة الانتظار. هناك أربعة أنواع من أساليب التوجيه:

يرن التوجيه المصاحب جميع الوكلاء في قائمة الانتظار في نفس الوقت. الوكيل الأول الذي يستلم المكالمة يتلقى المكالمة.

يرن التوجيه التسلسلي جميع العوامل واحدا تلو الآخر بالترتيب المحدد في قائمة الأشخاص. إذا رفض عامل مكالمة أو لم يستلمها، فستتم مكالمة العامل التالي. تتكرر هذه الدورة حتى يتم الرد على المكالمة أو انقضاء المهلة أو توقف المتصل.

توازن Round robin توجيه المكالمات الواردة بحيث يحصل كل عامل على نفس عدد المكالمات من قائمة الانتظار.

أطول طرق الخمول كل استدعاء العامل الذي عابس أطول وقت. يعتبر العامل الخاما إذا كانت حالته تظهر متوفرا. لا يتلقى العملاء غير المتاحين المكالمات حتى يغيروا حالتهم إلى متوفر.

كيفية اختيار أسلوب توجيه:

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات > معالجة المكالمات وتوجيهها.

2. مرر لأسفل إلى Choose a routing method.

3. حدد أسلوب التوجيه المفضل لديك.

تغيير إعدادات الترحيب

1. حدد الإعدادات والمزيد في الجزء العلوي الأيسر من Teams، ثم الإعدادات > المكالمات

2. اختر سطر قائمة انتظار المكالمات الذي تريد إجراء تغييرات فيه. 
   

3. حدد بلا ترحيب أو إضافة رسالة ترحيب أو تشغيل ملف صوتي من القائمة المنسدلة الترحيب.

   1. إذا اخترت تشغيل ملف صوتي، فحمل الملف الصوتي بتنسيقات مقبولة.
      

   2. إذا اخترت إضافة رسالة ترحيب، فاكتب رسالة.

4. حدد حفظ.

تعديل معالجة الاستثناءات

اختر الطريقة التي تريد بها التعامل مع المكالمات غير المرتبطة والمكالمات التي تتجاوز الحد الأقصى لوقت الانتظار وخيارات توجيه المكالمات الأخرى التي تعتمد على ظروف معينة.

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات

2. التمرير لأسفل إلى معالجة الاستثناء

3. اختر خيار توجيه المكالمات عند الوصول إلى الحد الأقصى لعدد المكالمات. اختر من:

• قطع الاتصال: قطع الاتصال.

• إعادة التوجيه إلى شخص في المؤسسة: توجيه المكالمة إلى شخص معين.

• إعادة التوجيه إلى تطبيق الصوت: إعادة التوجيه إلى الرد التلقائي أو قائمة انتظار المكالمات.

• إعادة التوجيه إلى رقم هاتف خارجي: قم بتعيين رقم هاتف خارجي لإعادة التوجيه إليه.

• إعادة التوجيه إلى البريد الصوتي: اختر بريدا صوتيا شخصيا لإعادة التوجيه إليه.

• إعادة التوجيه إلى البريد الصوتي (مشترك): اختر بريدا صوتيا مشتركا لإعادة التوجيه إليه.

تغيير تحيات الردود التلقائية 

1. حدد الإعدادات والمزيد في الجزء العلوي الأيسر من Teams، ثم الإعدادات > المكالمات

2. اختر سطر الرد التلقائي الذي تريد إجراء تغييرات عليه.

3. حدد بلا ترحيب أو إضافة رسالة ترحيب أو تشغيل ملف صوتي من القائمة المنسدلة الترحيب.

   1. إذا تم تحديد تشغيل ملف صوتي ، فحمل الملف الصوتي بتنسيقات مقبولة

   2. إذا تم تحديد إضافة رسالة ترحيب ، فاكتب رسالة.

4. حدد حفظ.

إدارة ساعات العمل

حدد متى تكون قوائم انتظار المكالمات مفتوحة لتلقي المكالمات.

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات > إدارة الأعمال وبعد ساعات.

2. سترى قائمة بعلامات التبويب في أعلى الشاشة. اختر ما تريد إدارته.

3. حدد إدارة الساعات.

4. حدد السيناريو الذي يناسب عملك بشكل أفضل: افتح نفس الساعات كل يوم، أو افتح ساعات مختلفة كل يوم، أو افتح 24 ساعة. 

5. باستخدام مفاتيح التبديل، قم بتعيين أيام الأسبوع التي يكون فيها نشاطك التجاري مفتوحا أو مغلقا.

6. حدد ساعات عملك باستخدام القوائم المنسدلة لكل يوم.

7. لإزالة وقت، حدد سلة المهملات . لإضافة نطاق زمني (على سبيل المثال، إذا كنت مغلقا لتناول الغداء)، حدد علامة الجمع . 

إدارة تدفق المكالمات

قم بتغيير خيارات الترحيب والتوجيه للمكالمات المستلمة أثناء ساعات العمل وبعدها.

تدفق المكالمات خلال ساعات العمل:

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات > تدفق المكالمات لساعات العمل.

2. سترى قائمة بعلامات التبويب في أعلى الشاشة. اختر علامة تبويب قوائم الانتظار التي تريد إدارتها.

3. اختر خيار الترحيب لساعات العمل. اختر من: بلا ترحيب أو تشغيل ملف صوتي أو إضافة رسالة ترحيب. 

4. اختر خيار توجيه المكالمة لساعات العمل. اختر من:

   • قطع الاتصال

   • إعادة التوجيه إلى شخص في المؤسسة: قم بتوجيه المكالمة إلى شخص معين.

   • إعادة التوجيه إلى تطبيق الصوت: إعادة التوجيه إلى الرد التلقائي أو قائمة انتظار المكالمات.

   • إعادة التوجيه إلى رقم هاتف خارجي: اختر رقم هاتف خارجي.

   • إعادة التوجيه إلى البريد الصوتي: إعادة التوجيه إلى بريد صوتي مشترك.

   • خيارات القائمة تشغيل: اختر خيار ترحيب لخيارات القائمة. لمزيد من المعلومات، راجع إعداد الردود التلقائية: خيارات قائمة التشغيل.

إدارة خيارات القائمة

قم بتعيين تدفق المكالمات لكل رقم على لوحة الطلب لإعادة توجيه المكالمات وفقا لذلك. يمكنك اختيار توجيه المكالمات إلى الردود التلقائية أو قوائم انتظار المكالمات أو الأرقام الخارجية أو شخص معين أو الانتقال إلى البريد الصوتي.

1. انتقل إلى الإعدادات > المكالمات > الرد التلقائي

2. سترى قائمة بعلامات التبويب في أعلى الشاشة. اختر علامة تبويب قوائم الانتظار لإدارتها.

3. حدد إدارة خيارات القائمة لتغيير الإعداد لكل رقم لوحة طلب.

4. حدد إضافة خيار جديد لإنشاء خيارات توجيه جديدة.