撰寫有效替代文字所必須知道的項目

開啟 Microsoft 365 輔助功能檢查程式：

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤上，選 取 [檢查輔助功能]。

2. 在右側 的 [輔助功能] 窗格中，輔助功能問題會顯示在 [檢查結果] 底下。

3. 選取任何已標幟的問題，以查看建議的動作。

手動檢視及編輯替換文字，或核准自動替換文字： 

1. 以滑鼠右鍵按兩下影像、圖表或其他物件，然後選 取 [檢視替換文字]。 
   提示：在 [ 校閱] 索引標籤上，您可以選取 [ 檢查輔助功能] 下 拉式清單，然後選擇 [替換文字]。

2. 在右側的 [替換文字 ] 窗格中，編輯或核准顯示的替換文字 (如果自動產生) 。

3. 如果影像不需要替換文字，例如框線，請選取 [標示為裝飾]。

開啟或關閉自動產生的取代文字： 

1. 在 [ 檔案] 索引 標籤上，選取 [選項 ]，然後選擇 [ 輔助功能] 索引 卷標。

2. 選取或清除 [自動替換文字] 底下的 [自動為我產生替換文字] 複選框。

自動產生替換文字需要Microsoft 365智慧型服務。 若要開啟此功能： 

1. 在 [檔案] 索引標籤上，選取 [選項]，然後選擇 [一般]。

2. 選取 [Microsoft 365 智能型服務] 底下的 [啟用服務]。

影像和圖片

請務必以精簡且明確的方式傳達影像的內容和用途。 替代文字不應超過一個或兩個的句子，多數時候精挑細選兩個單詞即可。 考慮影像的重要內容。 例如，重要的內容可能是設定、人員臉部的情緒、顏色或相對的大小。

不要重複以周圍的文字內容作為替代文字，或使用影像的用語，例如「的圖形」或「的影像」。 在以下範例中，替代文字是指影像，且未充分描述影像的內容。

 您也可以透過使用引號中的文字或透過使用包含文字的儲存格參照，將替代文字作為引數新增入 IMAGE 函數 中。 例如，IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg", "Contoso logo")。 

圖表、流程圖和圖表

在處理提供詳細資訊的物件 (例如資訊圖表) 時，請使用替代文字來提供物件中傳遞的資訊。 例如，將圖表描述為‘顯示一段時間銷售量的橫條圖’，對視盲人員並不實用。 嘗試傳達深入解析; 例如‘顯示一段時間銷售量的橫條圖。 在 7 月，品牌 A 的銷售量超過品牌 B 的銷售量，並且一整年持續增加。’ 替代文字也應該清晰地描述流程圖的開頭、進展和總結。

視訊

即使使用者可聽見音樂、背景音效和與語音，未說明內容的影片仍需要描述視覺體驗的替代文字。 替代文字應描述影片的內容和用途。

理想情況下，影片應包含第二個音軌以及影片項目的敘述，純粹為視覺資料且視覺障礙人士無法存取的內容。

表格​​

如果標籤遺失替代文字，Microsoft 365 協助工具檢查程式不會加上標幟。 不過，針對表格撰寫清楚、詳實且簡潔的替代文字一向是一個非常好的做法。

裝飾性資料視覺效果物件

裝飾性物件可增添視覺上的興趣，但不提供資訊 (例如，文體邊界)。 人員 使用螢幕助讀程式時，會聽到這些裝飾性，這樣他們就知道不會遺漏任何重要資訊。 若要將視覺效果標示為裝飾，請選取 [替換文字] 窗格中的 [標示為裝飾] 複選框。 文字項目欄位會變成灰色。

交叉分析篩選器

如果 Microsoft 365 協助工具檢查程式在物件遺失替代文字時未標幟物件，則不需要撰寫物件的替代文字。 交叉分析篩選器就是一個這類物件的範例。

自動替代文字

在 Microsoft 365 中，替代文字可以自動產生。 當您插入圖片時，您可能會在圖片的底部看到出現一個長列，其中含有自動產生的替代文字。

在 Office 2019 中，當您插入影像時，不會自動產生替代文字。 如果您想要新增自動替代文字，請在 [替代文字] 窗格中選取 [為我自動產生描述] 按鈕。 根據影像的內容，有時候此功能會給您描述性標籤，有時候您會獲得完整的句子。

如果產生了自動替代文字，請記得在 [替代文字] 窗格中檢視及編輯替代文字，並移除任何新增的註解，例如「以高信賴度產生的描述」。

核准自動替代文字

1. 在Microsoft 365應用程式中，以滑鼠右鍵按下要檢閱的項目，然後選 取 [檢視替換文字]。 [替代文字] 窗格會隨即開啟。

2. 如果替代文字滿意，請選取 核准 [替代文字] 核取方塊。