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Outlook 和邮件
Outlook 和邮件
让你的 Outlook 电子邮件便于残障人士访问
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本主题提供有关如何使电子邮件可访问和解锁内容的分步说明，包括残障人士。

例如，你将了解如何在撰写电子邮件时使用辅助功能检查器来解决辅助功能问题。 你还将了解如何向图像添加替换文字，以便使用屏幕阅读器的用户能够收听图像的全部内容。 在发送电子邮件之前，还可以了解如何使用字体、颜色和样式来最大程度地提高电子邮件的包容性。

本主题内容

使用适用于 Windows 的 Outlook 时检查辅助功能

辅助功能检查器是一种工具，用于审查内容并标记遇到的辅助功能问题。 它解释了为什么每个问题都可能是残障人士的潜在问题。 辅助功能检查器还建议如何解决出现的问题。

在 新版 Outlook 和经典 Outlook 中，当您撰写电子邮件时，辅助功能检查器会自动在后台运行。 如果辅助功能检查器检测到辅助功能问题，邮件提示将提供方便的微移，以在发送电子邮件之前查看和更正问题。

Outlook for Windows 中的辅助功能问题邮件提示

你的浏览器不支持视频。 请安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

在新版 Outlook 和经典 Outlook 中，可以定义辅助功能通知和辅助功能检查器的工作方式。 选择“文件 > 选项 ”> “辅助功能 ”，然后选择是要在工作时、在某些情况下还是仅在手动启动辅助功能检查器时通过邮件提示查看辅助功能通知。

默认选项是在某些情况下显示辅助功能通知。 如果检测到任何辅助功能问题，将显示一个邮件提示，指导你查看建议并解决问题。

Outlook for Windows 中的辅助功能检查器选项。

可使用以下选项：

  • 在工作时显示辅助功能警告

  • 在以下情况显示辅助功能警告:

    • 至少一位收件人更喜欢易于访问的内容 

    • 使用深色背景撰写消息。 如果在启用了深色模式的黑色主题中进行创作 (这是此主题的默认模式)，则辅助功能检查器将运行，但仅在文本对比度不足时显示通知。 任何其他问题仍会显示在 “辅助功能 ”窗格中，但不会显示邮件提示。

    • 撰写面向大量受众的消息

    • 至少有一位收件人在我的组织外

    • 撰写高重要性的消息

  • 仅在打开辅助功能检查器时显示辅助功能警告

若要手动启动辅助功能检查器，请选择“ 查看 > 检查辅助功能”。 “ 辅助功能 ”窗格随即打开，你现在可以查看和修复辅助功能问题。 有关详细信息，请转到使用辅助功能检查器改进辅助功能。

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避免在适用于 Windows 的 Outlook 中使用表

在新版 Outlook for Windows 或经典 Outlook for Windows 中，如果可能，请避免使用表，并采用其他方式显示数据，例如带有标题和横幅的段落。 对于使用“放大镜”的用户来说，宽度固定的表可能难以阅读，因为此类表强制将内容设置为特定大小。 这使得字体非常小，这迫使放大镜用户水平滚动，尤其是在移动设备上。

如果必须使用表，请遵循以下准则，确保表尽可能易于访问：

  • 避免使用固定宽度表。

  • 请确保表在所有设备（包括手机和平板电脑）上正确呈现。

  • 如果表中有超链接，请编辑链接文本，使其有意义，并且不会中断句中。

  • 确保使用放大镜轻松阅读电子邮件。 例如，将电子邮件草稿发送给自己并在移动设备上查看，以确保用户无需在手机上水平滚动电子邮件。

  • 使用表标题。

  • 使用 沉浸式阅读器 测试辅助功能。

使用表标题

在新版 Outlook for Windows 或经典 Outlook for Windows 中，屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数来跟踪其在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内，或者对某个单元格进行合并或拆分，屏幕阅读器将失去计数，且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。 仅对数据使用简单的表结构，并指定列标题信息。 屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

若要确保表不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表，请使用 辅助功能检查器。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“ 表格设计 ”选项卡上的“ 表格样式选项” 组中，选中“ 标题行 ”复选框。

  3. 键入列标题。

在 Outlook 的功能区上选择的“表标题”选项。

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在适用于 Windows 的 Outlook 中使用内置标题和样式

在适用于 Windows 的新版 Outlook 或经典 Outlook for Windows 中，标题旨在通过视觉和辅助技术进行扫描。 理想情况下，标题说明电子邮件部分的用途。 使用内置标题样式并创建描述性标题文本，使屏幕阅读器用户能够更轻松地确定消息的结构并导航标题。

按规定的逻辑顺序整理标题。 例如，使用 “标题 1”，然后使用“标题 2”。 将电子邮件中的信息整理成小块。 理想情况下，每个标题中只包含几个段落。

有关如何使用标题和样式的分步说明，请转到使用样式设置电子邮件格式。

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在适用于 Windows 的 Outlook 中创建段落横幅

在新版 Outlook for Windows 或经典 Outlook for Windows 中，除了使用标题来组织电子邮件中的内容外，还可以创建段落横幅。 在段落横幅中，背景色块延伸到电子邮件的宽度，并突出显示横幅中的文本。 这是用于组织和分隔内容的表的绝佳替代方法。

  1. 选择横幅文本。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在 “段落 ”组中，选择“ 用于在 Outlook 中对段落进行底纹的按钮。 (底纹) ”，然后选择所需的颜色。

Outlook 中带有颜色横幅的段落。

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向 windows Outlook 中的视觉对象添加替换文字

在适用于 Windows 或经典 Outlook for Windows 的新版 Outlook 中，替换文字可帮助看不到屏幕的用户了解图像、形状、SmartArt 图形、图表和其他视觉对象中的重要内容。 在替换文字中，简要描述图像并提及其意图。 屏幕阅读器阅读文本，以便向看不到图像的用户描述图像。

有关如何添加替换文字的分步说明，请转到 向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加可选文字。

有关如何编写替换文字的详细信息，请转到编写有效替换文字需要知道的一切。 可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

若要查找缺少的可选文本，请使用新版 Outlook 或经典 Outlook 中的 辅助功能检查器。

注意: 

  • 对于音频和视频内容，除了替换文字外，还包括为失聪或有听力困难的人提供隐藏式字幕。

  • 避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须使用包含文本的图像，请在电子邮件中重复该文本。

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在适用于 Windows 的 Outlook 中使用可访问的字体格式和颜色

在适用于 Windows 或经典 Outlook for Windows 的新版 Outlook 中，辅助字体不会排除或降低阅读电子邮件的任何人（包括弱视、阅读障碍者或失明人士）的阅读速度。 正确的字体可提高电子邮件的易读性和可读性。

有关如何更改默认字体的说明，请转到在 Outlook 中更改或设置默认字体。

使用易于访问的字体格式

若要降低阅读负载，请选择熟悉的无衬线字体，例如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。

有视力障碍的人可能会错过特定颜色传达的含义。 例如，为颜色编码的超链接文本添加下划线，以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。 对于标题，请考虑使用粗体或较大的字体。

  1. 选择文本。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在提供字体类型、大小、样式和颜色选项的 “字体 ”组中，选择新版 Outlook 或经典 Outlook 中的格式设置选项。

在 Outlook 中设置文本组的格式。

使用易于访问的字体颜色

在新版 Outlook for Windows 或经典 Outlook for Windows 中，电子邮件中的文本应在高对比度模式下可读。 例如，使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。 例如，黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

若要确保文本在高对比度模式下显示良好，请使用字体颜色的 “自动 ”设置。 若要查找颜色对比度不足的内容，请使用辅助功能检查器。

  1. 选择文本。

  2. 选择“ 消息”。

  3. 在 “字体 ”组中，选择“ Outlook 功能区上的“字体颜色”按钮。 (字体颜色) ”。

  4. 选择“自动”。

Outlook 中的字体颜色菜单。

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在适用于 Windows 的 Outlook 中创建辅助列表

若要使屏幕阅读器更轻松地阅读你的电子邮件，请将电子邮件中的信息组织成小块，例如项目符号列表或编号列表。

有关如何创建列表的分步说明，请转到向邮件添加编号列表或项目符号列表。

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调整 windows Outlook 中句子和段落之间的间距

在适用于 Windows 或经典 Outlook for Windows 的新版 Outlook 中，有阅读障碍的用户描述在页面上看到文本“一起游动” (将一行文本压缩为下面的行) 。 还经常看到文字重叠或变形。 若要减少阅读负载，可以增加句子和段落之间的空白。 

  1. 选择文本。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在 “段落” 组中的组右下角，选择对话框启动器按钮以展开组。 “段落”对话框将打开，其中显示了“缩进和间距”选项卡。

    Outlook 功能区上的段落组。

  4. 在“ 间距”下，选择所需的间距选项，然后在新版 Outlook 或经典 Outlook 中选择“ 确定”。

Outlook 中的“段落”对话框。

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在适用于 Windows 的 Outlook 中请求可访问的电子邮件

在新版 Outlook for Windows 或经典 Outlook for Windows 中，让发送电子邮件的用户知道你希望接收可访问的内容。

  1. 若要在 Web 上转到帐户详细信息，请在 Outlook 中选择 “文件 > 信息”，然后在 “帐户设置”中，单击“ 访问 Web 上的此帐户”下的链接。 Outlook 网页版 将在浏览器中打开。

  2. 在 Outlook 网页版 中，若要转到 “辅助功能设置”，请选择“ “设置”图标 > 常规 > 辅助功能”。

  3. 若要请求易于访问的内容，请选择“请求发件人发送易于访问的内容”复选框。 然后关闭 “设置” 窗口。

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在适用于 Windows 的 Outlook 中使用 沉浸式阅读器 测试辅助功能

在 Windows新版 Outlook 或经典 Outlook for Windows 中，尝试阅读包含沉浸式阅读器的电子邮件，以检查它的声音。

  1. 在电子邮件中，选择“邮件 > 沉浸式阅读器”。

  2. 在“沉浸式阅读器”选项卡上，选择“大声朗读”。

  3. 若要退出沉浸式阅读器，请选择“关闭沉浸式阅读器”。

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另请参阅

视频：让电子邮件更易访问

使用辅助功能检查器改善辅助功能

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档便于残疾人士访问

使 Excel 文档便于残疾人士访问

使 PowerPoint 演示文稿便于残疾人士访问

适用于残障人士客户的技术支持

Microsoft 希望尽可能地为所有客户提供最佳体验。 如果你是残障人士或对辅助功能存在疑问，请联系 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 寻求技术帮助。 辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训，并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。 请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站，找出你所在地区的联系人详细信息。

如果你是政府版、商业版或企业版用户，请联系企业版辅助功能 Answer Desk。

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