Що таке "бібліотека документів"?

Бібліотека документів – це захищене місце для зберігання файлів, де ви й ваші колеги можете легко знаходити їх, спільно працювати над ними й за потреби отримувати до них доступ із будь-якого пристрою. Наприклад, у бібліотеці документів на сайті можна зберігати SharePoint файли, пов'язані з певним проектом або певним клієнтом. Додавати файли та переміщати їх в інші папки можна простим перетягуванням.

Подання ескізів бібліотеки документів із нічого не вибрано.

: Ваш екран виглядає інакше? Можливо, адміністратор установив класичний режим для бібліотеки документів. Якщо так, ознайомтесь із загальними відомості про бібліотеки. Якщо ви власник бібліотеки документів, власник сайту або адміністратор, див. вказівки з налаштування стандартного режиму для бібліотек документів.

: Деякі функції наразі доступні лише в класичному поданні. Щоб перейти до класичного SharePoint, у нижньому лівому куті сторінки виберіть посилання Повернутися до класичного вигляду.

Стандартний сайт у SharePoint а SharePoint Server 2019 містить бібліотеку документів, яка створюється автоматично під час створення нового сайту. За потреби ви можете додати до сайту додаткові бібліотеки документів. Це доречно, наприклад, якщо потрібно обмежити доступ до певного набору файлів. Кожна бібліотека документів містить список файлів і папок, а також основні відомості про кожен елемент (наприклад, про автора документа або останніх змін до нього). На основі цих відомостей можна впорядкувати файли, щоб спростити їх пошук.

У бібліотеці документів ви можете виконувати такі дії:

Додавання, редагування,видалення файлу, папкиабо посилання з SharePoint документів, співавтор і завантаження документів.
визначати користувачів, які можуть отримувати доступ до бібліотеки, її папки або окремого файлу;
відстежувати дії з файлом, наприклад його редагування, і отримувати сповіщення в разі внесення змін;
створювати настроюване подання бібліотеки документів;
надавати доступ до файлів і папок іншим користувачам;
додавати до бібліотеки документів посилання на елементи, які зберігаються за її межами, наприклад посилання на файл з іншої бібліотеки або навіть на зовнішню веб-сторінку;
виділяти посилання, файли або папки в бібліотеці документів, щоб спрощувати перехід до них.

Знайомство з інтерфейсом користувача

У верхньому лівому куті сторінки бібліотеки документів розташовано головне меню.

SharePoint Onine Document Library menu

Тут можна створити папку, документ або посилання на елемент, що зберігається за межами бібліотеки документів.

Створення папки або документа в Office 365

: Список типів документів залежить від ваших дозволів і параметрів сайту.

Крім того, можна передати папку чи файли до бібліотеки.

Передавання файлів або папок до бібліотеки документів Office 365

: Папки наразі не підтримуються в Internet Explorer.

Крім того, можна синхронізувати файли в новій програмі синхронізації OneDrive або створити оповіщення, коли щось зміниться.

У верхньому правому куті сторінки бібліотеки документів натисніть кнопку Параметри подання, щоб змінити подання бібліотеки документів на подання Список, Стиснути, Плитки. Якщо використовується Internet Explorer, бібліотеку документів можна відкрити у Windows Файловому провіднику, вибравши команду Переглянути у Файловому провіднику. Ви також можете зберегти настроюване подання, клацнувши Зберегти подання як або (власник чи адміністратор бібліотеки) ви можете редагувати або створювати подання на сторінці настройок бібліотеки, клацнувши Змінити поточне подання.

Змінення подання бібліотеки документів Office 365

Ви можете додати нові стовпці та вибрати стовпці, які потрібно відобразити, клацнувши + або + Додати стовпці з правого краю заголовків стовпців, якщо відкрито подання списку або в поданні Плитки клацніть піктограму Кнопка "Упорядкувати" в бібліотеці документів і виберіть Кнопка "Додати стовпець" у бібліотеці документів у правій частині заголовків стовпців.

Розкривне меню додавання стовпця в бібліотеці документів, підключеній до групи

В області відомостей можна переглянути й змінити відомості про файл або папку, наприклад обов’язкові властивості, нещодавні дії або список користувачів, які мають доступ до файлу. Щоб відобразити або приховати область відомостей, виберіть файл або папку та клацніть Область відомостей бібліотеки документів в правій частині головного меню. Крім того, можна клацнути файл або папку правою кнопкою миші й вибрати пункт Докладні відомості, щоб відобразити область відомостей.

Панель метаданих документа в службі Office 365

Якщо вибрати папку або файл, меню в лівому верхньому куті бібліотеки документів перетвориться на список дій, які можна виконати з вибраним елементом.

У меню "Бібліотека документів" у вибраному файлі відображається зміна

: Щоб відкрити меню файлу або папки в поданні ескізів, клацніть верхній правий кут ескізу.

Іншу версію меню документа можна переглянути, клацнувши ім'я файлу правою кнопкою миші або, у поданні списку, клацнувши три крапки Меню додаткових дій бібліотеки документів Office 365 поряд з іменем файлу. У цьому меню містяться додаткові дії, як-от Закріпити вгорі, що виділяє файли, щоб ви та інші користувачі швидко знаходили їх.