Огляд: керування сайтом, дозвіл і спільний доступ для власників сайтів
Applies To
SharePoint Server (випуск за передплатою) SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint у Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint у Microsoft 365 для малого бізнесу SharePoint з обслуговуванням від 21VianetУ цій статті наведено огляд ідей і практичних порад щодо моделі керування сайту. Якщо ви власник сайту, створіть модель керування для вирішення політик, процесів, ролей і обов'язків сайту. Така модель допоможе вам керувати використанням сайту. Наприклад, може знадобитися взяти файли на редагування, щоб кілька користувачів не намагалися редагувати файл одночасно.
: Багато правил спільного доступу та дозволів визначає адміністратор SharePoint. Використовуйте цю статтю як основний посібник, щоб зрозуміти, чим можна керувати як власником сайту. Співпрацюйте з адміністратором SharePoint, щоб внести зміни до стратегії керування вашою організацією.
Ролі та обов'язки для підтримки сайту
Визначення ролей і обов'язків під час планування та створення сайту зменшить потребу в очищенні або реорганізації сайту, коли співробітники обертаються в команді або виходять із них. Для керування сайтами варто врахувати план для навчання користувачів, моніторингу використання сайту, аудиту вмісту та інформування очікувань для учасників групи, які керують сайтом.
Розгляньте можливість визначення пріоритетів і визначення таких параметрів:
-
Навчальні курси з сайту для власників сайтів: Проведіть базові навчальні курси з навігації, пошуку та керування документами для нових власників сайтів.
-
Підтримка сайту: Призначте призначеного експерта сайту в команді, щоб виправити неполадки та бути зв'язківцем із адміністратором SharePoint.
-
Рекомендації щодо створення та використання сайтів: Часто організація окреслює політику компанії щодо створення сайтів. Надайте актуальне посилання на відповідні рекомендації, надайте контактну інформацію власникам сайтів і авторам вмісту на випадок, якщо їм потрібна допомога.
-
Публікування та аудит вмісту: Заплануйте перевірку вмісту сайту та сторінки стільки разів, наскільки потрібно, щоб сайт був актуальним. Установлення розкладу аудиту та призначення власників вмісту для великих списків і бібліотек.
Групи SharePoint за промовчанням
|
Заголовок |
Рівень дозволів за промовчанням |
Використовується для |
|
Власник |
Повний доступ |
Люди, які мають мати змогу керувати дозволами, параметрами та оформленням сайту. |
|
Елемент |
Редагування та внесення змін |
Люди, які мають мати змогу редагувати вміст сайту. Рівень дозволів залежить від шаблону сайту, який використовувався для створення сайту. |
|
Відвідувач |
Лише для читання |
Люди, які мають бачити вміст сайту, але не редагувати його. |
Сучасне керування сайтами
У сучасному середовищі SharePoint керування сайтами важливіше, ніж у попередніх версіях, оскільки існує більше елементів керування та параметрів для активації створення сайтів. Керування вашою організацією залежатиме від обсягу контролю, необхідного в організації над вмістом, який визначатиме відомості про створення сайту та керування власником сайту. Адміністратор SharePoint може допомогти вам зрозуміти політики щодо вимог до безпеки, урядових правил, корпоративного брендингу, спеціальних можливостей і навчальних курсів. Перш ніж створювати план керування сайтом, зверніться до адміністратора SharePoint, щоб дізнатися більше про політики створення та використання сайтів організації.
Сучасна структура навігації сайту SharePoint
Найефективніші сайти SharePoint допомагають користувачам швидко знаходити потрібні дані, щоб використовувати знайдену інформацію, щоб приймати рішення, дізнаватися про те, що відбувається, отримувати доступ до потрібних інструментів або взаємодіяти з колегами, щоб допомогти вирішити проблему. Дізнайтеся більше про планування навігації сайтом у SharePoint.
Частина інформаційної архітектури може включати класифікацію інформації. Якщо відомості, які ви публікуєте, мають високу цінність для компанії, вимагають спеціальної безпеки або підпадає під нормативні правила відповідності, радимо налаштувати схему класифікації, щоб визначити певні типи вмісту, якими потрібно ретельно керувати. Упорядкувавши інформацію в певні списки та бібліотеки, ви можете керувати переглядом вмісту за допомогою функцій керування.
Сучасна архітектура SharePoint – це гнучка та адаптивна зміна потреб вашої організації. Сучасні сайти можна пов'язати із сайтами-концентраторами. Після цього пов'язані сайти матимуть спільний доступ до навігації та брендингу з концентратором, а власники сайтів можуть також надавати спільний доступ до дозволів концентратора.
Під час визначення структури переходів сайту виконайте наведені нижче дії.
-
Який вміст відображатиметься на сайті? Як це перекладається на сторінки, списки та бібліотеки?
-
Як буде представлено інформацію на сайті?
-
Як користувачі сайту переходитимуть сайтом?
-
Як інформація буде націлена на певні аудиторії?
-
Як буде настроєно та оптимізовано пошук?
Керування дозволами на сучасних сайтах
Цілісність, конфіденційність і конфіденційність критично важливих відомостей вашої організації залежать від того, наскільки безпечно ви робите свій сайт ( зокрема, тим, кому ви вирішите надати доступ до вашого сайту). Керування дозволами на сучасних сайтах передбачає залучення як користувачів, так і груп користувачів. Дозволи на сучасних сайтах для спілкування та груп надходять із шаблонів сайтів із різними варіантами. для кожного сайту.
Сайти для спілкування не пов'язані зMicrosoft 365 групами та мають три стандартні ролі: власники сайтів, учасники сайту та відвідувачі сайту.
Нижче наведено кілька порад, які слід пам'ятати під час розробки стратегії дозволів.
-
Дотримуйтеся принципу найменшого права: Надайте користувачам найнижчі рівні дозволів для виконання призначених їм завдань.
-
Використовувати стандартні групи за замовчуванням: Надайте користувачам доступ, додавши їх до стандартних стандартних груп (наприклад, "Учасники", "Відвідувачі" та "Власники").
-
Радимо сегментувати вміст за рівнем безпеки. Створіть сайт або бібліотеку спеціально для конфіденційних документів, а не розкидайте їх у великій бібліотеці та захистіть за допомогою унікальних дозволів.
Сучасні дозволи сайту за назвою
|
Заголовок |
Рівень дозволів |
Має дозвіл на: |
|
Власник сайту |
Повний доступ |
Крім усього, що може робити учасник сайту, власники також можуть: Змінення теми сайту Змінення макета навігації Змінення емблеми сайту Додавання або видалення власників сайтів Редагування параметрів учасника сайту Додавання або видалення відвідувачів сайту Редагування настройок сайту Видалення сайту Додавання групи Microsoft 365 Зв'язування сайту з концентратором |
|
Учасник сайту |
Редагування та внесення змін |
Додавання, редагування та видалення списків Додавання, редагування та видалення бібліотек документів Додавання або видалення учасників сайту Додавання, редагування та видалення документів Додавання, редагування та видалення сторінки Додавання, редагування, видалення допису новин Додавання, редагування та видалення розділів сторінок Додавання, редагування та видалення веб-частин Додавання, редагування та видалення навігації сайту Створення або видалення шаблонів сторінок Перегляд показників використання сайту |
|
Відвідувач сайту |
Лише для читання |
Перегляд вмісту |
Додаткові ресурси для власників сайтів:
Керування сайтом
Важливою, але часто невидимою частиною будь-якого сайту є його модель керування – набір політик, ролей, обов'язків і процесів, які ви встановлюєте, щоб визначити, як користувачі у вашій групі використовують SharePoint.
Багато організацій мають модель керування для сайтів на рівні Центру адміністрування або колекції сайтів, яку може створювати та обслуговувати ІТ-відділ або команда. Власник сайту повинен з'ясувати, чи існує модель керування для колекції сайтів або ферми. Якщо так, ви можете скористатися цим, щоб направити користувачів сайту або створити додаткову модель керування для вирішення ваших конкретних проблем. Наприклад, якщо ви власник підсайту в колекції сайтів, наприклад класичного сайту групи, радимо створити власну модель додаткового керування. для вирішення певних проблем на підсайті.
Модель керування для сайту спрощує для користувачів сайту можливість створення нового підсайту, списку або іншого вмісту сайту. Гарантує, що підсайти та вміст списуються, коли застаріло зберігати простір для зберігання та зберігати точні результати пошуку. Надає користувачам доступ до потрібного вмісту. Не змінюйте брендинг сайту, даючи власникам підсайтів змогу дізнатися, які шаблони та теми доступні. Це також спрощують змінення власника сайту, коли користувачі залишають організацію або змінюються ролі.
Належна модель керування для сайту має бути зосереджена на таких частинах:
-
Створення сайту
-
Керування дозволами
-
Інформаційна архітектура
-
Життєвий цикл сайту та припинення підтримки
-
Обмеження сховища
-
Класифікація інформації
-
Налаштування
-
Захист даних
-
Навігація
-
Пошук
-
Ролі та обов'язки для підтримки сайту
Деякі частини в попередньому списку вже можна вирішити за моделлю керування колекцією сайтів або на рівні організації, наприклад обсягом простору для зберігання для сайту та типами настроювання, які можна зробити для оформлення та зручності використання сайту. Інші можуть бути неактуальні, залежно від того, наскільки складний сайт групи та скільки користувачів ви його використовуєте. Але навіть якщо вам не потрібно приймати рішення щодо цих тем, варто знати, які рішення було прийнято, щоб ви могли інформувати користувачів сайту та застосовувати політики належним чином.
Створення підсайту
Можливо, потрібно, щоб учасники вашої групи могли створювати підсайти на сайті групи для використання в певних проектах.
Можливість спонтанно створювати нові підсайти може стати великою користю для групи, але необмежене створення сайту може вийти з-під контролю. Коли підсайти вільно розмножуються, можуть виникнути проблеми. Наприклад:
-
Користувачам важко знайти потрібний підсайт або переконатися, що вони є.
-
Відомості можна дублювати на кількох підсайтах, використовуючи дорогий простір для зберігання та вимагаючи дубльованих зусиль для підтримки.
-
Застарілі відомості можуть міститися на підсайтах протягом багатьох років, які відображаються в результатах пошуку. Важко визначити, яка версія інформації правильна.
-
Керування дозволами для безлічі підсайтів може стати основною справою, і користувачі можуть ненавмисно накрутити доступ до інформації, яку вони дійсно не повинні мати.
-
Коли працівники залишають групу, підсайти, які вони створюють, можуть бути покинуті, створюючи плутанину та забруднюючи результати пошуку для користувачів сайту, що залишилися.
Ви можете заощадити час і енергію, якщо ви налаштуєте деякі політики для створення сайтів, які стосуються таких областей:
-
Хто має право створювати підсайти?
-
Чи потрібно заздалегідь затверджувати нові підсайти? У такому разі укажіть умови затвердження та хто надасть схвалення?
-
Чи мають нові підсайти використовувати створені шаблони та теми?
-
Скільки даних може зберігатися на сайті? Тобто скільки дискового простору може зайняти сервер?
-
Які правила включають стратегії навігації на сайті?
-
Як довго дані мають зберігатися на підсайтах, перш ніж їх буде видалено або архівовано?
Докладні відомості див. в статті Створення сайту або підсайту .
Керування дозволами
Цілісність, конфіденційність і конфіденційність критично важливих відомостей вашої організації залежать від того, наскільки безпечно ви робите свій сайт ( зокрема, тим, кому ви вирішите надати доступ до вашого сайту).
Надання та обмеження доступу до сайту називається керуванням дозволами, і це одна з найважливіших обов'язків власника сайту.
Нижче наведено кілька порад, які слід пам'ятати під час розробки стратегії дозволів.
-
Дотримуйтеся принципу найменшого права. Надайте користувачам найнижчі рівні дозволів, необхідні для виконання призначених їм завдань.
-
Надайте користувачам доступ, додавши їх до стандартних стандартних груп (наприклад, "Учасники", "Відвідувачі" та "Власники"). Зробіть більшість учасників груп "Учасники" або "Відвідувачі" та обмежте кількість користувачів у групі "Власники".
-
Використовуйте успадкування дозволів, щоб створити чисту ієрархію, яка легко візуалізується. Тобто не надаючи дозволи окремим особам, натомість працюйте з групами. Якщо це можливо, підсайти просто успадковують дозволи від сайту групи, а не мають унікальних дозволів.
-
Упорядкуйте вміст, щоб скористатися перевагами успадкування дозволів. Радимо сегментувати вміст за рівнем безпеки – створити сайт або бібліотеку спеціально для конфіденційних документів, а не розкидати їх у великій бібліотеці та захистити за допомогою унікальних дозволів.
Відомості про настроювання дозволів див. в статті Докладні відомості про рівні дозволів у SharePoint або Редагування дозволів для списку, бібліотеки або окремого елемента .
Інформаційна архітектура
Інформаційна архітектура сайту схожа на зміст книги: визначає, як упорядковано та представлено користувачам сайту інформацію на цьому сайті ( його веб-сторінки, документи, списки та дані). Інформаційна архітектура часто записується як ієрархічний список вмісту сайту, ключових слів пошуку, типів даних та інших понять.
Щоб створити інформаційну архітектуру, потрібно проаналізувати інформацію, яка відображатиметься на сайті. Ось кілька запитань, які можна використати для розробки інформаційної архітектури.
-
Який вміст відображатиметься на сайті? Як це перекладається на підсайти, списки, бібліотеки тощо?
-
Як буде представлено інформацію на сайті?
-
Як користувачі сайту переходитимуть сайтом?
-
Як інформація буде націлена на певні аудиторії?
-
Як буде настроєно та оптимізовано пошук?
Частина інформаційної архітектури може включати класифікацію інформації.
Якщо інформація, з якою ви маєте справу, має високу цінність для компанії, потребує спеціальної безпеки або підпадає під нормативні правила відповідності, ви можете налаштувати схему класифікації, щоб визначити певні типи вмісту, якими потрібно ретельно керувати.
Упорядкованих за певними списками й бібліотеками відомостей можна використовувати функції керування, щоб керувати вмістом. Наприклад:
Обов'язкове взяття файлів на редагування
Якщо потрібно взяти файл на редагування, ви гарантуєте, що лише один користувач може редагувати файл, доки його не буде взято з редагування. Вимога взяти документи на редагування запобігає одночасному внесенню змін кількома користувачами, що може створити конфлікти редагування та призвести до плутанини. Вимога взяття на редагування також може нагадати учасникам команди про додавання примітки під час повернення файлу з редагування, щоб ви могли легко відстежувати зміни в кожній версії. Докладні відомості див. в статті Настроювання бібліотеки для обов'язкового взяття файлів на редагування.
Відстеження версій
Якщо потрібно зберегти попередні версії файлів, бібліотеки можуть допомогти вам відстежувати, зберігати та відновлювати файли. Ви можете відстежувати всі версії однаково. Або можна призначити деякі версії основними, наприклад додати новий розділ до посібника, а також деякі версії як проміжні, наприклад виправити орфографічні помилки. Щоб керувати простором для зберігання, можна вибрати кількість версій кожного типу, які потрібно зберегти. Докладні відомості про керування версіями див. в статті Керування версіями в списку або бібліотеці.
Ви можете вказати, що потрібно затвердити документ. Документи залишаються в стані очікування, доки їх не затвердить або не відхилить користувач, який має на це дозвіл. Ви можете вказати, які групи користувачів можуть переглядати документ до його затвердження. Ця функція може стати в пригоді, якщо бібліотека містить важливі рекомендації або процедури, які потрібно завершити, перш ніж інші користувачі побачать їх. Докладні відомості про затвердження документа див. в статті Обов'язкове затвердження елементів у списку або бібліотеці сайту.
Бібліотеки підтримують технологію RSS, щоб учасники робочої групи могли автоматично отримувати й переглядати оновлення, канали, новини та інформацію в об'єднаному розташуванні. Технологію RSS можна використовувати, щоб сповіщати вас про будь-які зміни в бібліотеці, наприклад про змінення файлів, збережених у бібліотеці. RSS-канали дають змогу учасникам робочої групи переглядати об'єднаний список змінених файлів. Ви також можете створювати оповіщення електронною поштою, щоб отримувати сповіщення про змінення файлів. Докладні відомості про RSS-канали див. в статті Керування RSS-каналами для сайту або колекції сайтів.
Бібліотека документів або тип вмісту можуть використовувати робочі цикли, визначені в організації для бізнес-процесів, наприклад керування затвердженням документів або рецензування. Ваша група може застосовувати бізнес-процеси до своїх документів, відомих як робочі цикли, які визначають дії, які потрібно виконати послідовно, наприклад затвердження або переклад документів. Робочий цикл – це автоматизований спосіб переміщення документів або елементів через послідовність дій або завдань. Три робочі цикли доступні для бібліотек за замовчуванням: затвердження, яке спрямовує документ групі людей на затвердження; Збирання відгуків, який спрямовує документ до групи користувачів для відгуків і повертає документ особі, яка ініціювала робочий цикл як компіляцію; і Збирати підписи, які спрямовують документ групі людей для збирання їхніх цифрових підписів. Докладні відомості про робочі цикли див. в статті Огляд робочих циклів, що входять до складу SharePoint
Якщо група працює з файлами кількох типів, наприклад аркушами, презентаціями та документами, ви можете розширити функціональність бібліотеки, увімкнувши та визначивши кілька типів вмісту. Типи вмісту забезпечують гнучкість і узгодженість у кількох бібліотеках. Кожен тип вмісту може вказувати шаблон і навіть процеси робочого циклу. Шаблони діють як відправна точка для форматування та будь-якого стандартного тексту, а також для властивостей, які застосовуються до документів цього типу, наприклад назви відділу або номера контракту. Докладні відомості про типи вмісту див. в статті Загальні відомості про типи вмісту та публікацію типів вмісту.
Якщо у вас є група конфіденційних файлів, і було б корисно знати, як використовуються документи, ви можете визначити політику, яка дає змогу ввімкнути відстеження подій "Аудит", наприклад, зміни файлів, копії або видалення. Відомості про налаштування аудиту див. в статті Настроювання параметрів аудиту для колекції сайтів
Життєвий цикл сайту та припинення підтримки
Сайти, наприклад сайти для роботи з документами та сайти обговорень, як правило, зависають після того, як вони більше не стануть у нагоді, використовуючи цінний простір для зберігання та забруднюючи результати пошуку. Радимо встановити графік перегляду сайтів і їхнього вмісту (принаймні один раз на рік), щоб дізнатися, чи варто їх зберігати.
Також варто пам'ятати, що більша модель керування вашої організації також може знаходитися на застарілих сайтах. Наприклад, адміністратор може автоматично видалити сайти, які не залишилися протягом 90 днів. Як власник сайту ви отримаєте повідомлення електронної пошти з попередженням про це. Докладні відомості про політики життєвого циклу та припинення підтримки див. в статті Політики закриття сайту.
Обмеження сховища
Можливо, адміністратор установив обмеження на обсяг дискового простору, який може використовувати ваша група. Вам потрібно з'ясувати, чи є обмеження, і, якщо так, вирішити, як ви будете доставлювати його серед сайтів, сторінок і бібліотек.
За замовчуванням sharePoint Server накладає обмеження в 50 МБ на розмір одного документа, який можна передати до бібліотеки документів. Крім того, за замовчуванням власники сайтів групи отримують оповіщення про обсяг сховища на рівні 90% від квоти.
Вивчивши обмеження, ви можете використовувати такі функції, як відстеження версії або аудиту, щоб переконатися, що сайт залишається в межах них.
Пошук
Вміст відображається в багатьох місцях, зокрема на сайтах, списках, бібліотеках, веб-частинах і стовпцях списків. За замовчуванням, коли хтось шукає ваш сайт, увесь вміст сайту та сторінок відображається в результатах пошуку.
Як власник сайту ви можете вибрати, чи відображатиметься вміст на сайті в результатах пошуку. Якщо заборонити відображення вмісту сайту в результатах пошуку, вміст усіх підсайтів під ним також блокується в результатах пошуку.
За замовчуванням вміст із обмеженими дозволами не відображається в результатах пошуку для користувачів, які не мають дозволів на його читання. Ви можете змінити цей параметр, щоб обмежений вміст відображався в результатах пошуку, але користувачі не зможуть відкривати вміст, на який у них немає дозволу.
Захист даних
Функції резервного копіювання та відновлення захищають дані від випадкової втрати. Частоту резервного копіювання, швидкість і рівень відновлення настроює адміністратор. Щоб дізнатися більше про відновлення вмісту на сайті, дізнайтеся більше про відновлення елементів у кошику.
Додаткові ресурси
Планування сайту для спілкування
Потрібна додаткова довідка?
Потрібні додаткові параметри?
Ознайомтеся з перевагами передплати, перегляньте навчальні курси, дізнайтесь, як захистити свій пристрій тощо.
Спільноти допомагають ставити запитання й відповідати на них, надавати відгуки та дізнаватися думки висококваліфікованих експертів.
