Додавання події "Не на роботі" до календаря Outlook інших користувачів

Крок 1. Додайте свій час відпустки до календарів співробітників

Якщо ви позначите час у календарі як "не на роботі", ваші колеги побачать це під час спроби запланувати нараду з вами. Але чи не було б чудово, якби ви могли оповістити колег про свою відсутність наперед, не впливаючи на їхній стан зайнятості та не загромаджуючи їхні календарі? Це можна зробити, налаштувавши відображення вашої інформації в чужих календарях як цілоденної події, але, на відміну від звичайної цілоденної події, яка зазвичай установлює вашу доступність на значення "не турбувати", ця цілоденна подія відображатиметься як вільний час. На доступність ваших колег це не вплине.

1. У поданні Календар на вкладці Основне натисніть кнопку Створити нараду.

   : Щоб створити нове запрошення на нараду, можна також скористатися сполученням клавіш, натиснувши клавіші Ctrl+Shift+Q.

2. Введіть опис у полі Назва та за потреби введіть розташування в полі Розташування .

3. У списках Час початку та Час завершення виберіть час початку та завершення вашої відсутності в офісі. Якщо ви йдете у відпустку, цей час зазвичай відповідатиме повним дням. Для цього встановіть прапорець Цілий день.

   : Коли ви плануєте щось, за замовчуванням Outlook використовує поточний часовий пояс, установлений у системі комп’ютера. Якщо потрібно запланувати відсутність на робочому місці на основі іншого часового поясу, установіть прапорець Часові пояси та встановіть відповідний часовий пояс.

4. У групі Учасники в розділі Параметри відповіді зніміть прапорець Запитати відповіді в розкривному списку.

5. У групі Параметри в розкривному списку Відображати як виберіть Вільний . Якщо ви вже визначили, що це подія на весь день, у списку Відобразити як автоматично підставиться Вільний.

   : 

   • Переконайтеся, що в списку Відобразити як вибрано Вільний. Завдяки цьому одержувачі запрошення на нараду зможуть прийняти запрошення та додати вашу відпустку до своїх календарів, при цьому не резервуючи час у цих календарях. Календар одержувача й надалі відображатиме вільний час для планування під час вашої відпустки.

   • Коли ви налаштовуєте цілоденну подію, часом її початку вважається північ. Щоб ваші колеги не отримували оповіщень у незручний час, установіть для параметра Нагадування значення Немає.

6. Введіть інформацію, яку потрібно повідомити одержувачам.

7. Додайте потрібних одержувачів до рядка Обов'язковий або Необов'язковий .

8. Якщо ви оповіщаєте користувачів про низку повторюваних періодів, коли вас не буде на роботі, у групі Параметри натисніть кнопку Повторення, виберіть шаблон повторення, а потім натисніть кнопку OK.

9. Натисніть кнопку Надіслати.

Коли ви надсилаєте це запрошення на нараду, а в списку Відобразити як вибрано Вільний, подія відобразиться вгорі кожного дня в календарі Outlook ваших колег, щоб вони не пропустили це нагадування й при цьому не резервували робочий час.

Крок 2. Зарезервуйте час відпустки у своєму календарі

Якщо ви виконали всі дії, описані в попередньому розділі, надіслане запрошення на нараду позначиться як вільний час, щоб уникнути резервування часу в календарях інших користувачів. Однак час також позначиться як вільний і у вашому календарі. Тепер потрібно створити додаткову зустріч для себе, щоб інші могли бачити, що ви не доступні протягом указаного часу.

Поширена помилка – відкрити елемент запрошення на нараду в календарі та змінити параметр Відображати як із Вільний на Не на роботі після надсилання вихідного запиту. Однак, коли ви робите це, оновлення надсилається всім користувачам, яким ви надіслали запрошення на нараду, змінивши значення Вільний на Не на роботі та перемігши виконані кроки, щоб уникнути цього. У календарі потрібно створити повторювану зустріч із параметром "Показати як" (" Не на роботі").

Коли користувачі використовують календар Outlook для планування нарад та інших подій, вони можуть бачити вашу доступність, якщо ви не змінили дозволи для календаря, щоб запобігти цьому. Зазвичай зустрічі, наради та події мають параметр Відображати як"Зайнятий". Крім того, можна створювати елементи з параметром "Показати як " " Не на роботі". Елементи, установлені як " Не на роботі ", вважаються подібними до елементів, для яких установлено значення "Зайнятий" – не варто очікувати, що ви будете доступні в цей час. Візуально ці два типи відрізняються: елементи, позначені як " Не на роботі ", мають фіолетовий колір, а елементи зі значенням "Зайнятий " позначаються синьою кольоровою темою. Ця різниця в зовнішньому вигляді допомагає підкреслити, чому ви недоступні. Наприклад, можна перемістити конфліктний елемент Зайнятий , але, імовірно, ви не можете змінити елемент " Не на роботі ", наприклад відпустку.

1. У поданні Календар на вкладці Основне натисніть кнопку Створити зустріч.

2. У полі Назва введіть ім'я для свого часу очікування.

3. У розділі Час початку та Час завершення виберіть дати, коли починається й завершується час.

4. Установіть прапорець Цілий день.

5. Установіть для параметра Відображати як значення Не на роботі.

6. Натисніть кнопку Зберегти & Закрити.