Планування наради або події в Outlook

Планування наради

1. Створіть запрошення на нараду одним із таких способів:

   • У папці "Вхідні" виберіть елемент Нові елементи > Нарада або скористайтеся сполученням клавіш Ctrl+Shift+Q.

   • У календарі виберіть елемент Створити нараду або скористайтеся сполученням клавіш Ctrl+Shift+Q.

   • У повідомленні електронної пошти в папці "Вхідні" натисніть кнопку Відповісти нарадою .

     

2. Додавання учасників одним із двох способів:

   • Додайте учасників до рядка Кому запрошення на нараду та перейдіть до кроку 4.

   • Якщо використовується обліковий записMicrosoft 365 або Exchange, скористайтеся помічником із планування , щоб переглянути розклади учасників.

3. У помічнику з планування клацніть поле під своїм іменем і введіть ім'я або адресу електронної пошти учасника або натисніть кнопку Додати учасників , щоб відобразити адресну книгу.

   Клацніть піктограму поруч з іменем учасника в помічнику з планування, щоб позначити певного учасника як обов'язкового учасника, необов'язкового учасника або ресурсу. Коли ви почнете вводити ім'я учасника, Outlook надаватиме пропозиції для вас на основі користувачів, з якими ви нещодавно зустрічалися або надсилали повідомлення електронної пошти. Виберіть ім'я зі списку, щоб додати його як учасника.

4. Додайте тему наради, час початку та час завершення, а також місце проведення.

   В Outlook 2016 (або новішої версії) і Outlook для Microsoft 365 можна почати вводити ім'я розташування, наприклад Fourth Coffee Shop або Conference Room 23, і Програма Outlook шукатиме збіги з розташуванням. Виберіть одне з запропонованих варіантів, щоб вибрати це розташування, або продовжуйте вводити текст, щоб ввести інше розташування.

   : Якщо ви використовуєте обліковий запис Microsoft Exchange або Microsoft 365 обліковий запис електронної пошти, натисніть кнопку Помічник із планування, а потім натисніть кнопку Пошук приміщень, щоб перевірити доступність і зарезервувати приміщення. Докладні відомості див. в статті Використання помічника з планування та Засобу пошуку приміщень для нарад у програмі Outlook.

5. Щоб вкласти файл у запрошення на нараду, у меню Вставлення виберіть Вкласти файл, а потім виберіть файл, який потрібно додати.

6. Якщо не потрібно робити цю нараду повторюваною, натисніть кнопку Надіслати. В іншому разі див. статтю Створення повторюваної наради.

Створення повторюваної наради

1. Виберіть Елемент Нарада > Повторення.

   : Щоб запланувати нараду з регулярним інтервалом повторення, натисніть клавіші Ctrl+П.

2. Виберіть потрібні параметри шаблону повторення, а потім натисніть кнопку OK.

   : Якщо додати схему повторення до запрошення на нараду, назва вкладки Нарада зміниться на Низка нарад.

3. Щоб надіслати запрошення на нараду, натисніть кнопку Надіслати.

Додавання користувача до наявної наради

До наявної наради можна додати іншого учасника.

Якщо ви власник наради, виконайте наведені нижче дії.

1. Двічі клацніть, щоб відкрити нараду, а потім скористайтеся рядком Обов'язковий або Необов'язковий або Помічник із планування , щоб додати одного або кількох користувачів до наради.

2. Виберіть Надіслати оновлення та один із таких параметрів:

   • Надсилати оновлення лише доданим або видаленим учасникам.

   • Надсилати оновлення всім учасникам.

Якщо ви не власник наради, виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте запрошення на нараду. У групі Відповідь на стрічці виберіть Відповісти, а потім – Переслати. Додайте одного або кількох одержувачів до запрошення на нараду.

2. Натисніть кнопку Надіслати. Власник наради отримає сповіщення про те, що ви переслали запрошення на нараду іншому користувачу. Докладні відомості див. в статті Пересилання наради.

Раннє завершення нарад

Якщо ви використовуєте Outlook для Microsoft 365, ви можете на кілька хвилин раніше завершити наради в Outlook. Це може допомогти вам побудувати час у відрядженнях між нарадами. Ви можете вибрати іншу тривалість нарад протягом однієї години та нарад протягом однієї години.

1. Вибір параметрів> файлів > параметрів календаря > календаря

2. Установіть прапорець Скорочувати зустрічі та наради, а потім завершуйте рано або із запізненням.

3. За допомогою розкривних меню виберіть кількість хвилин для нарад менше однієї години та години або довше, а потім натисніть кнопку OK.

Планування наради або події

1. 1. У календарі виберіть Елемент Нова подія > Подія.

   2. Додайте назву наради або події.

   3. Виберіть Запросити учасників, а потім введіть імена осіб, яких потрібно запросити на нараду або подію.

      Якщо ви використовуєте робочий або навчальний обліковий запис в Outlook із Microsoft 365 або Exchange, перейдіть на вкладку Помічник із планування , щоб переглянути розклади учасників. 

   4. У помічнику з планування виберіть додати обов'язкового учасника або Додати необов'язкового учасника та почніть вводити ім'я або адресу електронної пошти учасника. Коли ви почнете вводити ім'я учасника, Outlook надаватиме пропозиції для вас на основі користувачів, з якими ви нещодавно зустрічалися або надсилали повідомлення електронної пошти. Виберіть ім'я зі списку, щоб додати його як учасника.

   5. Виберіть запропонований проміжок часу або вручну введіть дату й час початку й завершення на вкладці Подія.

   6. Введіть місце проведення наради та протягніть перемикач наради Teams вліво або вправо.

      : Залежно від облікового запису, ви можете вибрати елемент Додати кімнату або Знайти кімнату чи місце для наради.

   7. Якщо ви не хочете робити цю нараду повторюваною, натисніть кнопку Надіслати , щоб доставити запрошення. В іншому разі див. наступний розділ Планування повторюваної наради.

   Планування повторюваної наради

   1. Виконайте кроки 1–6 у попередньому розділі Планування наради та додавання учасників.

   2. Виберіть Зробити повторюваним, а потім у вікні Повторення виберіть потрібний інтервал повторення для події. Виберіть команду Зберегти.

   3. Натисніть кнопку Надіслати , щоб доставити запрошення.

Планування наради та запрошення учасників

1. У календарі Outlook.com виберіть пункт Нова подія.

2. Додайте назву наради або події.

3. Виберіть Запросити учасників і введіть імена осіб, яких потрібно запросити на нараду або подію. Коли ви почнете вводити ім'я учасника, Outlook надаватиме пропозиції для вас на основі користувачів, з якими ви нещодавно зустрічалися або надсилали повідомлення електронної пошти. Виберіть ім'я зі списку, щоб додати його як учасника.

4. Виберіть запропонований проміжок часу або введіть дату й час початку й завершення вручну.

5. Введіть місце проведення наради та протягніть перемикач Нарада Skype (або Нарада Teams) вліво або вправо.

   

6. Натисніть кнопку Надіслати , щоб доставити запрошення.

Планування повторюваної наради або події

1. У календарі виберіть елемент Нова подія та додайте назву для наради або події.

2. Якщо потрібно запросити інших користувачів до цієї події або наради, виберіть Запросити учасників, а потім введіть імена осіб, яких потрібно запросити на нараду.

3. Виберіть запропонований проміжок часу для наради або введіть дату й час початку й завершення вручну.

4. Виберіть Не повторювати розкривний список, а потім виберіть потрібний інтервал повторення події.

5. Введіть місце проведення наради та протягніть перемикач Нарада Skype (або Нарада Teams) вліво або вправо.

   

6. Натисніть кнопку Надіслати , щоб доставити запрошення.