Знайомство з об’єктами бази даних

Таблиці

Програма Access упорядковує інформацію в таблиці: списки рядків і стовпців, які нагадують клавіатуру бухгалтера або електронну таблицю. У кожній таблиці зберігаються відомості про певну тему, тому більшість баз даних містять кілька таблиць.

Кожен рядок таблиці називається записом, і кожен стовпець називається полем. Запис містить усю конкретну інформацію для певної сутності, наприклад клієнта або замовлення. Поле – це один елемент інформації про цю сутність. Наприклад, у таблиці "Товари" кожен рядок (або запис) містить інформацію про один товар. Кожен стовпець (або поле) містить певний тип інформації про такий товар, наприклад його назву чи ціну. Якщо ви ще не знайомі з ними, ознайомтеся з основами баз даних.

Запити

Якщо база даних побудована правильно, дані, які необхідно представити за допомогою форми або звіту, зазвичай містять в кількох різних таблицях. Ви використовуєте запит, щоб отримати цю інформацію з різних таблиць і зібрати її для відображення у формі або звіті.

Запит може бути запитом на результати даних із бази даних, або його можна використовувати для виконання дії з даними, або це може бути і те, і інше. Використовуйте запити, щоб отримувати відповіді на прості запитання, виконувати обчислення за допомогою даних, об'єднувати дані з різних таблиць, а також додавати, змінювати або видаляти дані з бази даних.

Існує багато типів запитів, але існують такі два основні типи:

Форми

Forms схожі на випадки відображення в магазинах– вони спрощують перегляд або перехід до потрібних елементів бази даних. Подібно до паперових форм, форми Access – це об'єкти, за допомогою яких ви або інші користувачі можете додавати, редагувати або відображати дані, які зберігаються в локальній базі даних Access. Важливо спроектувати форму з урахуванням використання. Наприклад, якщо це для кількох користувачів, правильно оформлена форма допомагає зробити введення даних точним, швидким і ефективним.

Звіти

Звіти дають змогу переглядати, форматувати та підсумовувати відомості з бази даних Access. Наприклад, створіть простий звіт про номери телефонів для всіх контактів або зведений звіт про загальний обсяг збуту в різних регіонах і періодах часу.

Звіти зручно використовувати, якщо потрібно представити інформацію в базі даних таким чином:

• Відображення або розповсюдження зведення даних.

• Архів знімки даних.

• Надання докладних відомостей про окремі записи.

• Створення підписів.

Макроси

Макрос – це засіб, який дає змогу автоматизувати завдання та додавати функціональні можливості до форм, звітів і елементів керування. Наприклад, якщо додати кнопку до форми та пов'язати подію OnClick кнопки з макросом, вона виконуватиме команду щоразу, коли її натиснуто.

У програмі Access передбачено середовище конструктора, у якому можна створювати макроси. По суті, ви використовуєте спрощену мову програмування, щоб створити список дій для виконання. Для деяких дій потрібна додаткова інформація, наприклад, яке поле має відображатися для заповнення. Середовище конструктора спрощує створення макросів, як ви вибираєте зі списків дій і заповнюєте інформацію.

Макроси використовуються, щоб автоматизувати низку дій, вносити зміни до даних у базі даних тощо. У поданні конструктора макроси надають підмножину команд, доступних у Visual Basic for Applications (VBA). Більшості людей легше створити макрос, щоб додати функціональність до форм, звітів і елементів керування, ніж писати код VBA, але ви завжди можете перетворити макроси на VBA у поданні конструктора.

Припустімо, що потрібно відкрити звіт безпосередньо з однієї з форм введення даних. Додайте до форми кнопку, а потім створіть макрос, який відкриває звіт. Макрос може бути автономним (окремий об'єкт у базі даних) і прив’язаним до події OnClick кнопки або вбудованим безпосередньо в подію OnClick кнопки. У будь-якому разі, коли ви натискаєте кнопку, макрос запускається і відкриває звіт.

Модулі

Модулі – це код VBA, який ви пишете, щоб автоматизувати завдання в програмі та виконувати більш високі кінцеві функції. Ви пишете модулі мовою програмування VBA. Модуль – це колекція декларацій, інструкцій і процедур, які зберігаються разом як одиниця вимірювання.