หัวข้อนี้จะให้คําแนะนําทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการทําให้ข้อความอีเมลของคุณสามารถเข้าถึงได้และปลดล็อกเนื้อหาของคุณให้กับทุกคน รวมถึงผู้ทุพพลภาพ
คุณเรียนรู้ ตัวอย่างเช่น วิธีการทํางานกับตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงเพื่อแก้ไขปัญหาการช่วยสําหรับการเข้าถึงในขณะที่คุณกําลังเขียนข้อความอีเมลของคุณ นอกจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการเพิ่มข้อความแสดงแทนลงในรูปภาพเพื่อให้ผู้คนที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอสามารถฟังว่ารูปภาพนั้นคืออะไร คุณยังสามารถอ่านเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟอนต์ สี และสไตล์เพื่อเพิ่มความครอบคลุมของข้อความอีเมลของคุณก่อนที่จะส่ง
ในหัวข้อนี้
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการทําให้อีเมล Outlook สามารถเข้าถึงได้
ตารางต่อไปนี้มีหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสร้างอีเมล Outlook ที่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลผู้ทุพพลภาพ
|
สิ่งที่ต้องแก้ไข |
ทำไมต้องแก้ไข |
วิธีแก้ไข |
|---|---|---|
|
หลีกเลี่ยงปัญหาการช่วยสําหรับการเข้าถึงทั่วไป เช่น ไม่มีข้อความแสดงแทน (ข้อความแสดงแทน) และสีที่มีความคมชัดต่ํา |
ทําให้ทุกคนอ่านอีเมลOutlook ของคุณได้อย่างง่ายดาย |
|
|
ถ้าคุณต้องใช้ตาราง ให้สร้างโครงสร้างตารางอย่างง่ายสําหรับข้อมูลเท่านั้น และระบุข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ |
โปรแกรมอ่านหน้าจอติดตามตําแหน่งในตารางโดยการนับเซลล์ตาราง นอกจากนี้ โปรแกรมอ่านหน้าจอใช้จะข้อมูลส่วนหัวเพื่อระบุแถวและคอลัมน์ |
|
|
ใส่ข้อความแสดงแทนกับรูปภาพทั้งหมด |
ข้อความแสดงแทนจะช่วยให้บุคคลที่ไม่สามารถมองเห็นหน้าจอสามารถทำความเข้าใจสาระสำคัญในรูปภาพและสิ่งอื่นๆ |
|
|
เพิ่มข้อความไฮเปอร์ลิงก์ที่มีความหมายและคำแนะนำบนหน้าจอ |
บางครั้ง ผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจออาจสแกนรายการลิงก์ |
เพิ่มข้อความไฮเปอร์ลิงก์ที่สามารถเข้าถึงได้และคําแนะนําบนหน้าจอ |
|
ใช้ความคมชัดที่เพียงพอสำหรับข้อความและสีพื้นหลัง |
ความคมชัดสูงระหว่างข้อความและพื้นหลังทําให้บุคคลที่มีความบกพร่องทางสายตาหรือตาบอดสีสามารถดูและใช้เนื้อหาได้ง่ายขึ้น |
|
|
ทำให้แน่ใจว่า สีไม่ใช่การสื่อข้อมูลเพียงวิธีเดียวเท่านั้น |
บุคคลที่ตาบอด มีความบกพร่องทางสายตา หรือตาบอดสีอาจพลาดความหมายที่สื่อด้วยสี |
|
|
ใช้การจัดรูปแบบฟอนต์และรายการที่มีอยู่แล้วภายใน |
จัดระเบียบและจัดโครงสร้างข้อมูลในอีเมลของคุณให้เป็นหน่วยเล็กๆ ซึ่งง่ายต่อการอ่าน นําทาง และเลื่อนผ่าน |
|
|
ใช้ขนาดฟอนต์ที่ใหญ่กว่า (11pt หรือใหญ่กว่า) ฟอนต์ Sans Serif และพื้นที่ว่างที่เพียงพอ |
เมื่อต้องการลดปริมาณการอ่าน ให้ใช้ฟอนต์ Sans Serif ที่คุ้นเคย เช่น Arial หรือ Calibri People ที่มีความบกพร่องในการเข้าถึงข้อความในลักษณะที่ทําให้ยากต่อการแยกตัวอักษรและคํา |
ตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงขณะที่คุณทํางานใน Outlook
ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงเป็นเครื่องมือที่ตรวจสอบเนื้อหาของคุณและตั้งค่าสถานะปัญหาการช่วยสําหรับการเข้าถึง ซึ่งอธิบายว่าเหตุใดแต่ละปัญหาจึงอาจเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นสําหรับผู้ทุพพลภาพ ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงยังแนะนําวิธีที่คุณสามารถแก้ไขปัญหาที่ปรากฏ
ใน Outlook ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงจะทํางานโดยอัตโนมัติในเบื้องหลังเมื่อคุณเขียนอีเมล
-
ใน Outlook ขณะเขียนหรือตอบกลับข้อความ ให้เลือกตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง ถ้าคุณไม่เห็นปุ่มบนแถบเครื่องมือ คุณจําเป็นต้องเพิ่มปุ่มด้วยตนเอง เลือก (ดูรายการเพิ่มเติม) > กําหนดแถบเครื่องมือเอง จากนั้นลากแล้วปล่อยปุ่มตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงลงในแถบเครื่องมือ
เคล็ดลับ: ใน Outlook คุณยังสามารถเข้าถึงตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงได้จาก MailTip ที่ด้านบนของหน้าต่างข้อความ MailTip การช่วยสําหรับการเข้าถึงจะปรากฏขึ้น ถ้าหนึ่งในผู้รับข้อความของคุณได้ตั้งค่าการกําหนดลักษณะสําหรับการรับอีเมลที่สามารถเข้าถึงได้
บานหน้าต่าง การช่วยสําหรับการเข้าถึง จะเปิดขึ้น ซึ่งจะแสดงรายการปัญหาการช่วยสําหรับการเข้าถึงที่จัดระเบียบเป็นคําเตือน ข้อผิดพลาด และเคล็ดลับ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดประเภท ให้ไปที่ กฎสําหรับตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง
-
เมื่อต้องการตรวจสอบและแก้ไขปัญหาการค้นหา ให้เลือกประเภทและปัญหา ภายใต้ปัญหาที่เลือก คุณจะพบรายการและวัตถุทั้งหมดที่ได้รับผลกระทบจากปัญหา เลือกรายการหรือวัตถุเพื่อดูสาเหตุที่คุณควรแก้ไขปัญหาและขั้นตอนในการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา
หลีกเลี่ยงการใช้ตาราง
โดยทั่วไปให้หลีกเลี่ยงตารางถ้าเป็นไปได้และนําเสนอข้อมูลด้วยวิธีอื่น เช่น ย่อหน้าที่มีส่วนหัวและแบนเนอร์ ตารางที่มีความกว้างคงที่อาจอ่านได้ยากสําหรับผู้ที่ใช้แว่นขยาย เนื่องจากตารางดังกล่าวบังคับให้เนื้อหามีขนาดที่ระบุ ซึ่งทําให้ฟอนต์มีขนาดเล็กมาก ซึ่งบังคับให้ผู้ใช้แว่นขยายเลื่อนในแนวนอนโดยเฉพาะบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
ถ้าคุณจําเป็นต้องใช้ตาราง ให้ใช้แนวทางต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าตารางของคุณสามารถเข้าถึงได้มากที่สุด:
-
หลีกเลี่ยงตารางที่มีความกว้างคงที่
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางแสดงอย่างถูกต้องบนอุปกรณ์ทั้งหมด รวมถึงโทรศัพท์และแท็บเล็ต
-
ถ้าคุณมีไฮเปอร์ลิงก์ในตารางของคุณ ให้แก้ไขข้อความลิงก์เพื่อให้เหมาะสมและไม่ตัดกลางประโยค
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลอ่านได้ง่ายด้วยแว่นขยาย ส่งแบบร่างอีเมลถึงตัวคุณเอง และดูในอุปกรณ์เคลื่อนที่ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ไม่จําเป็นต้องเลื่อนอีเมลในแนวนอนบนโทรศัพท์ เป็นต้น
ใช้ส่วนหัวของตาราง
โปรแกรมอ่านหน้าจอติดตามตําแหน่งในตารางโดยการนับเซลล์ตาราง ถ้าตารางซ้อนอยู่ภายในตารางอื่น หรือถ้าเซลล์ถูกผสานหรือแยก ตัวอ่านหน้าจอจะสูญเสียการนับจํานวนและไม่สามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับตารางหลังจุดนั้นได้ เซลล์ว่างในตารางอาจทําให้ผู้ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเข้าใจผิดว่าไม่มีอะไรเพิ่มเติมในตาราง ใช้โครงสร้างตารางอย่างง่ายสําหรับข้อมูลเท่านั้น และระบุข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ นอกจากนี้ โปรแกรมอ่านหน้าจอใช้จะข้อมูลส่วนหัวเพื่อระบุแถวและคอลัมน์
เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางไม่มีเซลล์แยก เซลล์ที่ผสาน หรือตารางที่ซ้อนกัน ให้ใช้ ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง
เมื่อต้องการระบุแถวส่วนหัวในตาราง:
-
วางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งใดก็ได้ในตาราง
-
บนแท็บ ออกแบบตาราง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แถวส่วนหัว
-
พิมพ์ส่วนหัวคอลัมน์
เพิ่มข้อความแสดงแทนในภาพ
ข้อความแสดงแทนจะช่วยให้บุคคลที่ไม่สามารถมองเห็นหน้าจอสามารถทำความเข้าใจสาระสำคัญในรูปภาพและสิ่งอื่นๆ โปรแกรมอ่านหน้าจอจะอ่านข้อความเพื่ออธิบายรูปภาพให้กับผู้ใช้ที่ไม่สามารถมองเห็นรูปภาพ เมื่อเขียนข้อความแสดงแทน อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับรูปภาพและกล่าวถึงจุดประสงค์
สําหรับคําแนะนําทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มข้อความแสดงแทนลงในภาพ ให้ไปที่ เพิ่มข้อความแสดงแทนลงในรูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ กราฟิก SmartArt หรือวัตถุอื่นๆ
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเขียนข้อความแสดงแทน ให้ไปที่ ทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องทราบ เพื่อเขียนข้อความแสดงแทนที่มีประสิทธิภาพ เนื้อหาภาพประกอบด้วยรูปภาพ, กราฟิก SmartArt, รูปร่าง, กลุ่ม, แผนภูมิ, วัตถุฝังตัว, หมึก และวิดีโอ
เมื่อต้องการค้นหาข้อความแสดงแทนที่หายไป ให้ใช้ ตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง
หมายเหตุ:
-
สําหรับเนื้อหาเสียงและวิดีโอ นอกเหนือจากข้อความแสดงแทน ให้ใส่คําอธิบายภาพทดแทนการได้ยินสําหรับบุคคลที่หูหนวกหรือผู้ที่มีความบกพร่องทางการได้ยิน
-
หลีกเลี่ยงการใช้ข้อความในรูปภาพเป็นวิธีเดียวในการสื่อข้อมูลสําคัญ ถ้าคุณต้องใช้รูปภาพที่มีข้อความอยู่ภายใน ให้ทําซ้ําข้อความนั้นในข้อความอีเมล
เพิ่มข้อความไฮเปอร์ลิงก์ที่สามารถเข้าถึงได้และคําแนะนําบนหน้าจอ
บางครั้ง ผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจออาจสแกนรายการลิงก์ ลิงก์ควรสื่อข้อมูลที่ชัดเจนและแม่นยําเกี่ยวกับปลายทาง ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการใช้ลิงก์ข้อความ เช่น "คลิกที่นี่" "ดูหน้านี้" ไปที่นี่" หรือ "เรียนรู้เพิ่มเติม" แต่ให้ใส่ชื่อเต็มของหน้าปลายทางแทน คุณยังสามารถเพิ่มคำแนะนำบนหน้าจอที่จะปรากฎขึ้นเมื่อเคอร์เซอร์ของคุณโฮเวอร์อยู่เหนือข้อความหรือรูปภาพที่มีไฮเปอร์ลิงก์
-
เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ คลิกขวาที่ข้อความ แล้วเลือก ลิงก์ ข้อความที่คุณเลือกจะแสดงในกล่อง ข้อความที่จะแสดง นี่คือข้อความไฮเปอร์ลิงก์
-
ถ้าจำเป็น ให้เปลี่ยนข้อความไฮเปอร์ลิงก์
-
ในกล่อง ที่อยู่ ให้พิมพ์หรือวาง URL ปลายทาง
-
เลือกปุ่ม คำแนะนำบนหน้าจอ จากนั้น ในกล่อง ข้อความคำแนะนำบนหน้าจอ ให้พิมพ์คำแนะนำบนหน้าจอ
เคล็ดลับ: ถ้าชื่อเรื่องบนหน้าปลายทางของไฮเปอร์ลิงก์แสดงข้อมูลสรุปที่ถูกต้องของสิ่งที่อยู่บนหน้า ให้ใช้ชื่อนั้นสําหรับข้อความไฮเปอร์ลิงก์ ตัวอย่างเช่น ข้อความไฮเปอร์ลิงก์นี้ตรงกับชื่อเรื่องบนหน้าปลายทาง: สร้างเพิ่มเติมด้วยเทมเพลต Microsoft
ใช้รูปแบบฟอนต์ที่สามารถเข้าถึงได้
ฟอนต์ที่สามารถเข้าถึงได้จะไม่แยกหรือลดความเร็วในการอ่านของทุกคนที่อ่านข้อความอีเมล รวมถึงผู้ที่มีปัญหาด้านสายตาหรือผู้ทุพพลภาพในการอ่านหรือผู้ที่พิการทางสายตา ฟอนต์ที่ถูกต้องช่วยเพิ่มความง่ายในการอ่านและการอ่านข้อความอีเมล
เลือกฟอนต์ Sans Serif ที่คุ้นเคย เช่น Arial หรือ Calibri หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและตัวเอียงหรือการขีดเส้นใต้มากเกินไป
บุคคลที่ตาบอด มีความบกพร่องทางสายตา หรือตาบอดสีอาจพลาดความหมายที่สื่อด้วยสี ตัวอย่างเช่น เพิ่มการขีดเส้นใต้ให้กับข้อความไฮเปอร์ลิงก์ที่ใส่รหัสสีเพื่อให้บุคคลที่ตาบอดสีทราบว่าข้อความนั้นถูกลิงก์แม้ว่าพวกเขาจะไม่เห็นสีก็ตาม สําหรับหัวเรื่อง ให้พิจารณาการเพิ่มตัวหนาหรือใช้ฟอนต์ขนาดใหญ่
-
เลือกข้อความของคุณ
-
ใน Ribbon รูปแบบ ซึ่งมีตัวเลือกสําหรับชนิด ขนาด สไตล์ และสีของฟอนต์ เลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบของคุณ
ใช้สีฟอนต์ที่สามารถเข้าถึงได้
ข้อความในอีเมลของคุณควรสามารถอ่านได้ในโหมดความคมชัดสูง เพื่อให้ทุกคน รวมถึงผู้ที่มีความบกพร่องด้านการมองเห็นสามารถดูได้
ตัวอย่างเช่น ใช้สีสว่างหรือแบบแผนชุดสีความคมชัดสูงซึ่งตรงข้ามกับสเปกตรัมสี แบบแผนสีขาวและดําสามารถช่วยให้ผู้ที่มีตาบอดสีแยกความแตกต่างระหว่างสีได้
เมื่อต้องการค้นหาความคมชัดของสีไม่เพียงพอ ให้ใช้ ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง
เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความแสดงอย่างเหมาะสมในโหมดความคมชัดสูง ให้ใช้การตั้งค่า อัตโนมัติ สําหรับสีฟอนต์
-
เลือกข้อความของคุณ
-
เลือก ข้อความ > สีฟอนต์
-
เลือก อัตโนมัติ
สร้างรายการที่สามารถเข้าถึงได้
เพื่อให้โปรแกรมอ่านหน้าจออ่านอีเมลของคุณได้ง่ายขึ้น ให้จัดระเบียบข้อมูลในอีเมลของคุณลงในกลุ่มขนาดเล็ก เช่น รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลําดับ
ใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
สร้างรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย โดยใช้ปุ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
-
วางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งใดก็ได้ในอีเมลของคุณ
-
เลือกแท็บ ข้อความ
-
ในกลุ่ม ย่อหน้า ให้เลือกปุ่ม สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
-
พิมพ์รายการแสดงหัวข้อย่อยแต่ละรายการในรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
ใช้รายการลําดับเลข
สร้างรายการลําดับเลขโดยใช้ปุ่ม ลําดับเลข
-
วางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งใดก็ได้ในอีเมลของคุณ
-
เลือกแท็บ ข้อความ
-
ในกลุ่ม ย่อหน้า ให้เลือกปุ่ม การใส่ลำดับเลข
-
พิมพ์แต่ละขั้นตอนในรายการลําดับเลข
ปรับช่องว่างระหว่างประโยคและย่อหน้า
People ที่มีความอ่อนเพลียอธิบายว่าเห็นข้อความ "ว่ายน้ําด้วยกัน" บนหน้า (การบีบอัดข้อความหนึ่งบรรทัดในบรรทัดด้านล่าง) ซึ่งมักจะเห็นข้อความผสานกันหรือผิดเพี้ยน
เพื่อลดภาระการอ่าน คุณสามารถเพิ่มพื้นที่ว่างระหว่างประโยคและย่อหน้าได้
-
เลือกข้อความของคุณ คลิกขวาที่ข้อความ แล้วเลือก ย่อหน้า
กล่องโต้ตอบ ย่อหน้า จะเปิดขึ้น และแสดงแท็บ การเยื้องและระยะห่าง
-
ภายใต้ ระยะห่าง ให้เลือกตัวเลือกระยะห่างที่คุณต้องการ แล้วกด ตกลง
ดูเพิ่มเติม
ทําให้บุคคลทุพพลภาพสามารถเข้าถึงอีเมล Windows หรือ Mobile Outlook ของคุณได้
ปรับปรุงการช่วยสำหรับการเข้าถึงด้วยตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง
กฎสำหรับตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง
ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถใช้งานเอกสาร Word ของคุณได้ย
ทำให้ผู้พิการสามารถใช้งานเอกสาร Excel ของคุณได้อย่างง่ายดาย
ทำให้ผู้พิการสามารถใช้งานนำเสนอ PowerPoint ของคุณได้อย่างง่ายดาย
ความช่วยเหลือทางเทคนิคสำหรับลูกค้าผู้ทุพพลภาพ
Microsoft ต้องการมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าของเรา ถ้าคุณมีความบกพร่องทางร่างกายหรือมีคำถามเกี่ยวกับการช่วยสำหรับการเข้าถึง โปรดติดต่อ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อขอรับความช่วยเหลือทางเทคนิค ทีมสนับสนุน Disability Answer Desk ได้รับการฝึกฝนให้ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือที่ได้รับความนิยมมากมาย และสามารถให้ความช่วยเหลือเป็นภาษามือแบบอังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส และอเมริกัน โปรดไปที่ไซต์ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อค้นหารายละเอียดที่ติดต่อสำหรับภูมิภาคของคุณ
ถ้าคุณเป็นหน่วยงานรัฐ พาณิชย์ หรือผู้ใช้ในองค์กร โปรดติดต่อDisability Answer Desk สำหรับองค์กร
