ทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้เพื่อเขียนข้อความแสดงแทนที่มีประสิทธิภาพ

เปิดตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง Microsoft 365:

1. บนแท็บ รีวิว ให้เลือก ตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง

2. ในบานหน้าต่างการช่วยสําหรับการเข้าถึงด้านขวา ปัญหาเกี่ยวกับการช่วยสําหรับการเข้าถึงจะปรากฏภายใต้ ผลลัพธ์การตรวจสอบ

3. เลือกปัญหาที่ถูกตั้งค่าสถานะเพื่อดูการดําเนินการที่แนะนํา

ดูและแก้ไขข้อความแสดงแทนด้วยตนเอง หรืออนุมัติข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ: 

1. คลิกขวาที่รูปภาพ แผนภูมิ หรือวัตถุอื่นๆ แล้วเลือก ดูข้อความแสดงแทน 
   เคล็ดลับ: บนแท็บ รีวิว คุณสามารถเลือกดรอปดาวน์ ตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง แล้วเลือก ข้อความแสดงแทน

2. ในบานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน ทางด้านขวา ให้แก้ไขหรืออนุมัติข้อความแสดงแทนที่แสดง (ถ้าสร้างโดยอัตโนมัติ)

3. ถ้ารูปภาพไม่ต้องการข้อความแสดงแทน เช่น เส้นขอบ ให้เลือก ทําเครื่องหมายเป็นการตกแต่ง

เปิดหรือปิดข้อความแสดงแทนที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ: 

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ตัวเลือก แล้วเลือกแท็บ การช่วยสําหรับการเข้าถึง

2. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย สร้างข้อความแสดงแทนให้ฉันโดยอัตโนมัติ ภายใต้ ข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

การสร้างข้อความแสดงแทนอัตโนมัติต้องการบริการอัจฉริยะของ Microsoft 365 เมื่อต้องการเปิดใช้งาน: 

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ตัวเลือก แล้วเลือก ทั่วไป

2. เลือก เปิดใช้งานบริการ ภายใต้บริการอัจฉริยะMicrosoft 365

รูปและรูปภาพ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของรูปภาพได้กระชับและชัดเจน ข้อความแสดงแทนไม่ควรยาวเกินกว่าหนึ่งหรือสองประโยค ซึ่งโดยส่วนใหญ่แค่ใช้คำที่เลือกสรรมาอย่างดีไม่กี่คำก็เพียงพอแล้ว พิจารณาสิ่งสำคัญเกี่ยวกับรูปภาพ ตัวอย่างเช่น บริบทที่สำคัญอาจเป็นฉาก อารมณ์บนใบหน้า สี หรือขนาดที่สัมพันธ์กัน

อย่าใช้เนื้อหาข้อความรอบข้างซ้ำๆ เป็นข้อความแสดงแทนหรือใช้วลีที่อ้างอิงถึงรูป เช่น “กราฟิก” หรือ “รูป” ในตัวอย่างด้านล่าง ข้อความแสดงแทนอ้างอิงถึงรูปภาพและไม่ได้อธิบายเนื้อหาของรูปภาพอย่างเพียงพอ

 คุณยังสามารถเพิ่มข้อความแสดงแทนเป็นอาร์กิวเมนต์ในฟังก์ชัน IMAGE ได้โดยใช้ข้อความในเครื่องหมายคำพูดหรือโดยใช้การอ้างอิงเซลล์ที่มีข้อความนั้น ตัวอย่างเช่น IMAGE(“www.contoso.com/logo.jpg”, “โลโก้ Contoso”) 

ไดอะแกรม ผังงาน และแผนภูมิ

เมื่อจัดการกับวัตถุที่ให้ข้อมูลโดยละเอียด เช่น อินโฟกราฟิก ให้ใช้ข้อความแสดงแทนเพื่อให้ข้อมูลที่สื่อถึงในวัตถุ ตัวอย่างเช่น การอธิบายแผนภูมิเป็น “แผนภูมิแท่งที่แสดงยอดขายเมื่อเวลาผ่านไป” จะไม่มีประโยชน์กับคนตาบอด พยายามถ่ายทอดข้อมูลเชิงลึก ตัวอย่างเช่น “แผนภูมิแท่งแสดงยอดขายเมื่อเวลาผ่านไป ในเดือนกรกฎาคม ยอดขายของแบรนด์ A แซงหน้ายอดขายของแบรนด์ B และยังคงเพิ่มขึ้นตลอดทั้งปี” ข้อความแสดงแทนควรอธิบายจุดเริ่มต้น ความคืบหน้า และบทสรุปของผังงานอย่างชัดเจน

วิดีโอ

วิดีโอที่ไม่อธิบายเนื้อหาต้องใช้ข้อความแสดงแทนเพื่ออธิบายประสบการณ์ภาพ แม้ว่าผู้ใช้จะได้ยินเสียงเพลง เสียงประกอบ และเสียงพูดก็ตาม ข้อความแสดงแทนควรอธิบายเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของวิดีโอ

ตามหลักการแล้ว วิดีโอควรมีแทร็กเสียงที่สองพร้อมคำอธิบายขององค์ประกอบวิดีโอที่เป็นภาพล้วนๆ และบุคคลที่มีความบกพร่องด้านการมองเห็นไม่สามารถเข้าถึงได้

ตาราง

ตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง Microsoft 365 จะไม่ตั้งค่าสถานะหากตารางไม่มีข้อความแสดงแทน อย่างไรก็ตาม คุณควรเขียนข้อความแสดงแทนที่ชัดเจน สื่อความหมาย และกระชับสำหรับตาราง

วัตถุภาพตกแต่ง

วัตถุตกแต่งจะเพิ่มความน่าสนใจด้วยภาพแต่ไม่ได้ให้ข้อมูล (ตัวอย่างเช่น เส้นขอบดัดแปลง) People ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอจะได้ยินว่าสิ่งเหล่านี้เป็นการตกแต่ง เพื่อให้รู้ว่าจะไม่พลาดข้อมูลสําคัญใดๆ เมื่อต้องการทําเครื่องหมายภาพเป็นการตกแต่ง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ทําเครื่องหมายเป็นการตกแต่ง ในบานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน เขตข้อมูลรายการข้อความจะกลายเป็นสีเทา

ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

หากตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง Microsoft 365 ไม่ได้ตั้งค่าสถานะวัตถุเมื่อไม่มีข้อความแสดงแทน คุณไม่จำเป็นต้องเขียนข้อความแสดงแทนสำหรับวัตถุนั้น ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นตัวอย่างของวัตถุดังกล่าว

ข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

ใน Microsoft 365 ข้อความแสดงแทนสามารถสร้างขึ้นได้โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณแทรกรูปภาพ คุณอาจเห็นแถบแสดงขึ้นที่ด้านล่างของรูปภาพพร้อมข้อความแสดงแทนที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

ใน Office 2019 ข้อความแสดงแทนจะไม่ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแทรกรูปภาพ หากคุณต้องการเพิ่มข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ ให้เลือกปุ่มสร้างคำอธิบายให้ฉันในบานหน้าต่างข้อความแสดงแทน บางครั้งฟีเจอร์นี้ให้แท็กที่สื่อความหมาย และบางครั้งคุณก็จะได้ประโยคเต็ม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของภาพ

หากมีการสร้างข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ อย่าลืมตรวจทานและแก้ไขในบานหน้าต่างข้อความแสดงแทน และลบความคิดเห็นใดๆ ที่เพิ่มไว้ที่นั่น เช่น “คำอธิบายที่สร้างด้วยความเชื่อมั่นสูง”

อนุมัติข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

1. ในแอปMicrosoft 365 ให้คลิกขวาที่รายการเพื่อตรวจสอบ แล้วเลือก ดูข้อความแสดงแทน บานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน จะเปิดขึ้น

2. หากข้อความแสดงแทนเป็นที่น่าพอใจ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุมัติข้อความแสดงแทน