Applies ToTeams Microsoft Teams

บทความนี้ใช้กับผู้จัดการระดับแนวหน้า

คุณสามารถใช้เวิร์กบุ๊ก Excel เพื่อนํากําหนดการของคุณมาไว้ใน Shifts ได้ การนําเข้ากําหนดการของคุณจาก Excel ไปยัง Shifts สามารถช่วยให้คุณตั้งค่าทีมของคุณได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณจัดการทีมขนาดใหญ่  

ในบทความนี้

ภาพรวม

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel

ขั้นตอนที่ 2: กรอกกําหนดการของคุณใน Excel

ขั้นตอนที่ 3: อัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณ

ดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า

เทมเพลต Excel

ภาพรวม

การนําเข้า Excel สามารถดําเนินการกระทําต่อไปนี้ ได้ ซึ่งคุณอาจทําด้วยตนเองใน Shifts:

  • กําหนดกะและปิดเวลาสําหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ

  • เพิ่มกะที่เปิดอยู่ 

  • จัดระเบียบกะตามกลุ่ม

  • เพิ่มสมาชิกทีมลงในกลุ่ม 

  • เพิ่มบันทึกย่อสําหรับวัน

ถ้าคุณต้องการกรอกกําหนดการด้วยตนเอง ให้ดู กรอกกําหนดการใน Shifts

  • การนําเข้า Excel ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลกําหนดการ เช่น กะ, การหยุดทํางาน และกะที่เปิดอยู่ ไม่สามารถแก้ไขหรือลบข้อมูลกําหนดการที่มีอยู่แล้วใน Shifts ผ่านทางการนําเข้า Excel ได้

  • ถ้าคุณปิดใช้งานกะที่เปิดอยู่ใน การตั้งค่า Shifts หรือถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ในการเพิ่มกลุ่มลงใน Shifts คุณจะไม่สามารถเพิ่มกะที่เปิดอยู่หรือจัดระเบียบกะตามกลุ่มผ่านการนําเข้า Excel ได้

  • คุณไม่สามารถนําเข้ากําหนดการล่วงหน้ามากกว่าสองปีของวันที่ปัจจุบันได้

ขั้นแรก ให้คุณใส่ข้อมูลกําหนดการของคุณในเวิร์กบุ๊ก Excel จากนั้นให้คุณนําเข้าเวิร์กบุ๊กไปยัง Shifts โดยการอัปโหลด Shifts มีเทมเพลต Excel ที่คุณสามารถดาวน์โหลดและใช้เพื่อใส่ข้อมูลกําหนดการของคุณ

คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่โดยยึดตามเทมเพลต หรือคุณสามารถเพิ่มข้อมูลกําหนดการได้โดยตรง ถ้าคุณใช้เทมเพลต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลบข้อมูลตัวอย่างในเทมเพลตก่อนที่คุณจะอัปโหลดไฟล์    

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตั้งค่าภาษาบนอุปกรณ์ของคุณและรูปแบบตัวเลขใน Excel ถูกตั้งค่าเป็นภูมิภาคเดียวกัน ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่ารูปแบบวันที่ของคุณใน Teams ตรงกับสิ่งที่คุณใส่ใน Excel Teams แสดงรูปแบบวันที่และเวลาเดียวกันกับการตั้งค่าภาษา วันที่ และเวลาของอุปกรณ์ตัวอย่างเช่น ถ้าอุปกรณ์ของคุณและ Excel ถูกตั้งค่าเป็น อังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) รูปแบบวันที่ของ Excel ในวันที่ 11/08/2024 จะแสดงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2024 อย่างถูกต้องใน Teams ถ้าอุปกรณ์ของคุณตั้งค่าเป็น อังกฤษ (สหราชอาณาจักร) และ Excel ถูกตั้งค่าเป็น ภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) รูปแบบวันที่ของ Excel ของ 08/11/2024 จะถูกตีความว่าเป็น 11 สิงหาคม 2024 ใน Teams 

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดเทมเพลต Excel

  1. ใน Shifts บนเดสก์ท็อปหรือเว็บ ที่มุมขวาบนของกําหนดการ ให้ไปที่ ตัวเลือก เพิ่มเติม ปุ่มตัวเลือกเพิ่มเติม> นําเข้ากําหนดการ

  2. บนหน้า กําหนดการการนําเข้า ให้เลือกลิงก์ ดาวน์โหลดเทมเพลต เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลต Excelตามค่าเริ่มต้น ไฟล์จะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด บนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยชื่อต่อไปนี้: ImportScheduleTemplate_<รหัสทีม>.xlsx

ขั้นตอนที่ 2: กรอกกําหนดการของคุณใน Excel

  1. อ่านคําแนะนําในเทมเพลตและดูส่วน เทมเพลต Excel ของบทความนี้สําหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มข้อมูลกําหนดการของคุณ 

  2. กรอกกําหนดการของคุณใน Excel

ขั้นตอนที่ 3: อัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณ

  1. หลังจากที่คุณเพิ่มข้อมูลกําหนดการของคุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะนําเข้าข้อมูลไปยัง Shifts บนหน้า นําเข้ากําหนดการ ให้เลือก อัปโหลด

  2. ในกล่องโต้ตอบ อัปโหลดไฟล์ Excel ให้เลือก อัปโหลดไฟล์ ไปยังตําแหน่งที่คุณบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ แล้วเลือก เปิด

  3. หลังจากที่คุณอัปโหลดไฟล์ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบสถานะการอัปโหลดและรายละเอียดในตาราง ประวัติการนําเข้า ได้ คุณจะเห็นสถานะใดสถานะหนึ่งต่อไปนี้ในคอลัมน์ สถานะ :

    • นําเข้า ระบุว่ากําหนดการของคุณถูกนําเข้าเรียบร้อยแล้ว และขณะนี้จะแสดงในปฏิทิน Shifts ของคุณ

    • ข้อผิดพลาด ระบุว่ากําหนดการของคุณมีข้อผิดพลาดและไม่ได้ถูกนําเข้าหรือถูกนําเข้าเพียงบางส่วน คุณจะเห็นลิงก์ ดาวน์โหลดรายงาน ในคอลัมน์ สถานะ ถ้ากําหนดการของคุณถูกนําเข้าบางส่วน เรียนรู้วิธีการดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า  

    ตารางแสดงสถานะการอัปโหลด 10 ครั้งล่าสุดจากทีมของคุณในช่วง 30 วันที่ผ่านมา คุณสามารถดูการอัปโหลดจากคุณและผู้จัดการแนวหน้าคนอื่นๆ ในทีมของคุณได้ ถ้ามีผู้จัดการระดับแนวหน้าหลายคนในทีมของคุณกําลังนําเข้ากําหนดการไปยัง Shifts ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบสถานะการอัปโหลดของคุณก่อนที่จะถูกนําออกจากตาราง

  • ไฟล์ Excel ไฟล์เดียวสนับสนุนเอนทิตีกําหนดการสูงสุด 30,000 รายการ, 10,000 รายการของแต่ละเอนทิตี (กะ กะที่เปิด และการปิดเวลา) ถ้าคุณต้องการนําเข้ารายการเพิ่มเติม ให้สร้างอีกไฟล์หนึ่ง

  • คุณสามารถกําหนดเวลาปิดที่นานกว่า 24 ชั่วโมงได้ อย่างไรก็ตาม กะและกะที่เปิดที่นานกว่า 24 ชั่วโมงจะไม่ได้รับการสนับสนุน

ดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า

ถ้าตาราง ประวัติการนําเข้า แสดงสถานะ ข้อผิดพลาด เมื่อคุณนําเข้าไฟล์ Excel ของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า    

  1. เลือก ดาวน์โหลดรายงาน ในคอลัมน์ สถานะ เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ข้อผิดพลาด Excelตามค่าเริ่มต้น ไฟล์จะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด บนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยชื่อต่อไปนี้: ImportScheduleErrors_<รหัสทีม>.xls

  2. เปิดไฟล์และไปที่เวิร์กชีต ข้อผิดพลาด แต่ละแถวแสดงตําแหน่งของข้อผิดพลาดและสิ่งที่จําเป็นต้องแก้ไข ข้อความแสดงข้อผิดพลาดในแผ่นงานข้อผิดพลาด

  3. ไปที่เวิร์กชีต Shiftsเปิด Shifts หรือ Time Off แล้วแก้ไขข้อผิดพลาด ตําแหน่งของข้อผิดพลาดจะถูกเน้นเป็นสีแดง ข้อผิดพลาดเป็นสีแดงบนแผ่นงาน Shifts ในตัวอย่างนี้ กะมีความยาวมากกว่า 24 ชั่วโมง เมื่อต้องการแก้ไขข้อผิดพลาด ให้เปลี่ยนวันที่เริ่มต้นหรือสิ้นสุดของกะ

  4. เมื่อคุณแก้ไขข้อผิดพลาดเสร็จแล้ว ให้บันทึกไฟล์ แล้วนําเข้าไฟล์ไปยัง Shifts อีกครั้ง

เทมเพลต Excel

ใช้เทมเพลต Excel เพื่อช่วยให้คุณใส่กําหนดการของคุณใน Excel เทมเพลตมีเวิร์กชีตต่อไปนี้:

  • คําแนะนํา: คําแนะนําสําหรับวิธีป้อนข้อมูลกําหนดการของคุณ

  • Shifts, Time Off และ เปิด Shifts: สําหรับการเพิ่มกะ การหยุดทํางาน และกะที่เปิดอยู่

  • หมายเหตุวัน: สําหรับการใส่บันทึกย่อที่สอดคล้องกับวันใดวันหนึ่ง 

  • สมาชิก: รายการแบบอ่านอย่างเดียวของบุคคลในทีมของคุณซึ่งคุณสามารถกําหนดกะได้ 

คุณยังสามารถสร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณเองโดยใช้โครงสร้างที่อธิบายไว้ในเวิร์กชีต Shifts, Time Off, Open Shifts และ Day Notes

  • คุณไม่สามารถเอาออกหรือเปลี่ยนลําดับของคอลัมน์ในเวิร์กชีตได้ มิฉะนั้น คุณจะได้รับข้อผิดพลาดเมื่อคุณอัปโหลดไฟล์

  • คอลัมน์ที่จําเป็นจะถูกทําเครื่องหมายเป็น ตัวหนา ในแต่ละเวิร์กชีตและไม่สามารถเว้นว่างได้

เลื่อนเวิร์กชีต

ในเวิร์กชีต Shifts แต่ละกะจะปรากฏเป็นแถวที่มี 12 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน 

คอลัมน์

คุณสมบัติ

ชนิด

คำอธิบาย

ข้อมูลที่ป้อนเข้า

ตัวอย่าง

A

สมาชิก

ไม่จำเป็น

ชื่อของสมาชิกในทีมที่กําหนดให้กับกะ

ใส่ชื่อของสมาชิกทีม

มาร์ติน ฟิตซ์เจอรัลด์

B

อีเมลที่ทํางาน

จำเป็น

อีเมลแอดเดรสของสมาชิกทีม

ใส่ที่อยู่อีเมลของสมาชิกทีม

mfitzgerald@contoso.com

C

จัดกลุ่ม

จำเป็น

กลุ่มการจัดกําหนดการซึ่งสมาชิกในทีมเป็นสมาชิกอยู่

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษคุณสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่หรือกลุ่มที่มีอยู่ได้

สินค้าเครื่องหนัง

D

วันที่เริ่มต้น

จำเป็น

วันที่เริ่มต้นกะ

รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

08/13/2024 13/08/2024

E

เวลาเริ่มต้น

จำเป็น

เวลาเริ่มต้นกะ

รูปแบบ: 12 ชม. 24 ชม.

8:30 น. 8:30 น. 8:30

ศ.

วันที่สิ้นสุด

จำเป็น

วันที่ที่กะสิ้นสุด

รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

08/13/2024 13/08/2024

G

เวลาสิ้นสุด

จำเป็น

เวลาสิ้นสุดของกะ

รูปแบบ: 12 ชม. 24 ชม.

15:45 น. 15.45 น. 15:45

H

สีของธีม

ไม่จำเป็น

สีเพื่อจัดประเภทกะ

ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. ขาว 2. ฟ้า 3. เขียว 4. สีม่วง 5. ชมพู 6. เหลือง 7. เทา 8. ฟ้า 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

2. สีน้ําเงิน

I

ป้ายชื่อแบบกําหนดเอง

ไม่จำเป็น

ป้ายชื่อเพื่อกําหนดกะเอง

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 23 ตัว

สินค้าเครื่องหนังขนาดเล็ก

J

ตัวแบ่งที่ยังไม่ได้ชําระเงิน (นาที)

ไม่จำเป็น

ระยะเวลาของการแบ่งกะเป็นนาที

ใส่ตัวเลข (เป็นนาที) ที่น้อยกว่าระยะเวลาของกะ

45

K

บันทึกย่อ

ไม่จำเป็น

หมายเหตุสําหรับสมาชิกทีมเกี่ยวกับกะเฉพาะนี้

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว

ใช้ระบบใหม่ของเราเพื่อขอให้จัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าของเรา

L

แชร์ร่วมกัน

จำเป็น

ตัวเลือกในการแชร์กะกับทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล

เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts

ไม่ได้แชร์

เวิร์กชีต Time Off

บนเวิร์กชีต Time Off แต่ละรายการที่ปิดจะปรากฏเป็นแถวที่มี 11 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน  

คอลัมน์

คุณสมบัติ

ชนิด

คำอธิบาย

ข้อมูลที่ป้อนเข้า

ตัวอย่าง

A

สมาชิก

ไม่จำเป็น

ชื่อของสมาชิกในทีมที่หมดเวลา

ใส่ชื่อของสมาชิกทีม

มาร์ติน ฟิตซ์เจอรัลด์

B

อีเมลที่ทํางาน

จำเป็น

อีเมลแอดเดรสของสมาชิกทีม

ใส่ที่อยู่อีเมลของสมาชิกทีม

mfitzgerald@contoso.com

C

วันที่เริ่มต้น

จำเป็น

วันที่เริ่มต้นการหยุดทํางาน

รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

08/13/2024 13/08/2024

D

เวลาเริ่มต้น

จำเป็น

เวลาเริ่มต้นการหยุด

รูปแบบ: 12 ชม. 24 ชม.

12:00 น. 12:00 น. 00:00

E

วันที่สิ้นสุด

จำเป็น

วันที่ที่สิ้นสุดการหมดเวลา

รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

08/20/2024 20/08/2024

ศ.

เวลาสิ้นสุด

จำเป็น

เวลาสิ้นสุดของการปิดเวลา

รูปแบบ: 12 ชม. 24 ชม.

12:00 น. 12:00 น. 00:00

G

เหตุผลในการหมดเวลา

จำเป็น

เหตุผลที่จัดเวลาปิด

ใส่เหตุผลการหมดเวลาจากรายการเหตุผลการหมดเวลาที่พร้อมใช้งานในการตั้งค่า Shifts สําหรับทีมของคุณ 

วันหยุด

H

สีของธีม

ไม่จำเป็น

สีเพื่อจัดประเภทการหยุด

ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. ขาว 2. ฟ้า 3. เขียว 4. สีม่วง 5. ชมพู 6. เหลือง 7. เทา 8. ฟ้า 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

7. สีเทา

I

บันทึกย่อ

ไม่จำเป็น

บันทึกย่อสําหรับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการหยุดทํางาน

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว

ขอให้มีความสุขกับวันหยุดของคุณ

J

แชร์ร่วมกัน

จำเป็น

ตัวเลือกเพื่อแชร์การหมดเวลากับสมาชิกในทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล

เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts

แชร์ร่วมกัน

เปิดเวิร์กชีต Shifts

บนเวิร์กชีต เปิด Shifts แต่ละกะที่เปิดอยู่จะปรากฏเป็นแถวที่มี 11 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน  

คอลัมน์

คุณสมบัติ

ชนิด

คำอธิบาย

ข้อมูลที่ป้อนเข้า

ตัวอย่าง

A

จัดกลุ่ม

จำเป็น

กลุ่มการจัดกําหนดการซึ่งสามารถร้องขอกะที่เปิดได้

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษคุณสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่หรือกลุ่มที่มีอยู่ได้

สินค้าเครื่องหนัง

B

วันที่เริ่มต้น

จำเป็น

วันที่เริ่มต้นกะที่เปิด

รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

08/13/2024 13/08/2024

C

เวลาเริ่มต้น

จำเป็น

เวลาเริ่มต้นกะที่เปิด

รูปแบบ: 12 ชม. 24 ชม.

8:30 น. 8:30 น. 8:30

D

วันที่สิ้นสุด

จำเป็น

วันที่ที่กะที่เปิดสิ้นสุด

รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

08/13/2024 13/08/2024

E

เวลาสิ้นสุด

จำเป็น

เวลาสิ้นสุดของกะที่เปิด

รูปแบบ: 12 ชม. 24 ชม.

15:45 น. 15.45 น. 15:45

ศ.

เปิดช่อง

จำเป็น

จํานวนของกะที่เปิดอยู่ที่พร้อมใช้งานสําหรับสมาชิกกลุ่มที่จะร้องขอ

ใส่ตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 255 

2

G

สีของธีม

ไม่จำเป็น

สีเพื่อจัดประเภทกะที่เปิดอยู่

ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. ขาว 2. ฟ้า 3. เขียว 4. สีม่วง 5. ชมพู 6. เหลือง 7. เทา 8. ฟ้า 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

6. สีเหลือง

H

ป้ายชื่อแบบกําหนดเอง

ไม่จำเป็น

ป้ายชื่อเพื่อกําหนดกะที่เปิด

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 23 ตัว

สินค้าเครื่องหนังขนาดเล็ก

I

ตัวแบ่งที่ยังไม่ได้ชําระเงิน (นาที)

ไม่จำเป็น

ระยะเวลาของการแบ่งกะเป็นนาที

ใส่ตัวเลข (เป็นนาที) ที่น้อยกว่าระยะเวลาของกะ

45

J

บันทึกย่อ

ไม่จำเป็น

หมายเหตุสําหรับสมาชิกทีมเกี่ยวกับกะเปิดเฉพาะนี้

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว

ใช้ระบบใหม่ของเราเพื่อขอให้จัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าของเรา

K

แชร์ร่วมกัน

จำเป็น

ตัวเลือกเพื่อแชร์กะกับสมาชิกในทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล

เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts

ไม่ได้แชร์

เวิร์กชีตบันทึกย่อวัน

คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อในแต่ละวันได้ 

คอลัมน์

คุณสมบัติ

ชนิด

คำอธิบาย

ข้อมูลที่ป้อนเข้า

ตัวอย่าง

A

วันที่

จำเป็น

วันที่ที่คุณต้องการให้บันทึกย่อปรากฏในกําหนดการ

รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

08/13/2024 13/08/2024

B

หมายเหตุ

จำเป็น

ส่งข้อความถึงทีมของคุณ

ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว

การฝึกอบรมในสถานที่

ใน Shifts บันทึกย่อจะปรากฏใกล้กับด้านบนของกําหนดการภายใต้วันที่

ตําแหน่งที่ตั้งของบันทึกย่อวันในกําหนดการใน Shifts

สำหรับผู้ดูแลระบบ IT

กะสําหรับองค์กรแนวหน้าของคุณ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย