กรอกกําหนดการใน Shifts

ในบทความนี้

• จัดระเบียบกะตามกลุ่ม

  เพิ่มบุคคลลงในกําหนดการ

• เพิ่มกะ

• แชร์กําหนดการกับทีมของคุณ

• เปิดกำหนดการอื่น

• คัดลอกกําหนดการ

• ตั้งค่าการติดแท็กตามกะ

จัดระเบียบกะตามกลุ่ม

ในกําหนดการใหม่ ให้เริ่มต้นด้วยกลุ่มที่ไม่มีชื่อหนึ่งกลุ่ม ตั้งชื่อ จากนั้นเพิ่มบุคคลและเลื่อนไปยังกลุ่มนั้น คุณสามารถเพิ่มกลุ่มเพิ่มเติมตามต้องการและตั้งชื่อทั้งหมดให้กลุ่มเหล่านั้นได้ ชื่อกลุ่มช่วยในการจัดระเบียบสมาชิกทีมของคุณตามบทบาทหรือแผนกในกําหนดการ ตัวอย่างเช่น โรงแรมอาจมีกลุ่มต่อไปนี้: "แผนกต้อนรับ", "รูมเซอร์วิส" และ "บริการรับจอดรถ"

วิธีที่ดีที่สุดคือการสร้างกลุ่มก่อนที่คุณจะเริ่มเพิ่มบุคคลลงในกําหนดการ People และกะของพวกเขาไม่สามารถย้ายจากกลุ่มหนึ่งไปยังอีกกลุ่มหนึ่งได้
 

เมื่อต้องการเพิ่มกลุ่ม:

• คลิก เพิ่มกลุ่ม แล้วพิมพ์ชื่อสําหรับกลุ่ม

เมื่อต้องการตั้งชื่อหรือเปลี่ยนชื่อกลุ่ม ให้ทําดังนี้

• คลิก ใส่ชื่อกลุ่ม หรือชื่อของกลุ่มที่มีอยู่ แล้วพิมพ์ชื่อใหม่

เมื่อคุณสร้างกลุ่มของคุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเพิ่มบุคคลลงในกลุ่มแล้ว

เพิ่มบุคคลลงในกําหนดการ

จัดระเบียบกําหนดการของคุณตามกลุ่มเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มบุคคลลงในกลุ่มเริ่มต้นได้

1. ค้นหากลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มบุคคล แล้วคลิก เพิ่มบุคคลลงในกลุ่ม
   
   
   

2. พิมพ์ชื่อหรืออีเมลของพวกเขา และเลือกพวกเขาในรายการ

3. เลือก เพิ่ม

4. เพิ่มบุคคลต่อไปถ้าจําเป็น แล้วเลือก ปิด เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว

เพิ่มกะ

เมื่อต้องการเพิ่มกะตั้งแต่เริ่มต้น:

1. ในแถวของบุคคลที่คุณกําลังมอบหมายกะให้ ภายใต้วันที่ที่คุณต้องการ ให้คลิก > เพิ่มกะ หรือเพียงดับเบิลคลิกที่กะว่าง

2. กรอกข้อมูลสําหรับกะ พิจารณาเลือกสีของธีมเพื่อจัดระเบียบสิ่งต่างๆ

3. ตั้งชื่อกะเพื่อให้ง่ายต่อการแยกออกจากกะอื่นๆ ตามค่าเริ่มต้น ชื่อกะคือเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด

4. เพิ่มบันทึกย่อสําหรับกะ เช่น "งานที่ต้องทํา"

5. เพิ่มตัวแบ่งหรืออาหารกลางวันในส่วนกิจกรรม

6. เลือก บันทึก เพื่อบันทึกโดยไม่ต้องแชร์ หรือ แชร์ ถ้าคุณพร้อมที่จะบันทึกและแชร์กะกับทีม

เมื่อต้องการใช้กะใหม่ตามกะที่มีอยู่

ไปที่แถวของบุคคลที่คุณกําลังมอบหมายกะให้ ภายใต้วันที่ที่คุณต้องการ ให้คลิก แล้วเลือกกะจากรายการ ถ้ารายการยาว คุณสามารถค้นหารายการที่คุณต้องการได้

เมื่อต้องการคัดลอกกะไปยังตําแหน่งอื่นในกําหนดการ

ในกะที่มีอยู่ ให้คลิก > คัดลอก แล้วไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการใส่กะ แล้วคลิก > วาง

 เพิ่มกะที่เปิดอยู่

เพิ่มกะที่เปิดอยู่ทันที และมอบหมายให้ผู้อื่นในภายหลังโดยเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนกําหนดการของคุณ หรือแชร์กับทีมเพื่อให้ผู้อื่นสามารถร้องขอได้

1. ในแถว เปิดกะ ภายใต้วันที่ที่คุณกําลังสร้างกะ ให้คลิก แล้วเลือก + เพิ่มกะ เพื่อเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น หรือเลือกกะที่มีอยู่จากรายการเพื่อใช้กะใหม่

2. กรอกข้อมูลสําหรับกะ รวมถึงจํานวนช่องที่คุณต้องการทําให้พร้อมใช้งาน เมื่อต้องการค้นหาจํานวนช่อง เลื่อนแป้นสลับ เปิดกะ เป็น เปิด

3. ตั้งชื่อกะเพื่อให้ง่ายต่อการแยกออกจากกะอื่นๆ ตามค่าเริ่มต้น ชื่อกะคือเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด

4. เพิ่มกิจกรรม เช่น พักหรือทานอาหารกลางวัน

5. เลือก บันทึก เพื่อบันทึกโดยไม่ต้องแชร์ หรือ แชร์ ถ้าคุณพร้อมที่จะบันทึกและแชร์กะเปิดกับทีม

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการแก้ไขกะหลังจากที่คุณได้แชร์กะกับทีม ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรจดจํา:

   • ถ้าคุณเปลี่ยนจํานวนช่องที่พร้อมใช้งาน คุณจะต้องเลือก แชร์ คุณไม่สามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณและแชร์ในภายหลังได้

   • ถ้าคุณเปลี่ยนเวลาเริ่มต้นหรือสิ้นสุดของกะ คําขอที่ค้างอยู่ทั้งหมดสําหรับกะนั้นจะถูกปฏิเสธโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์กับทีมอีกครั้ง

แชร์กําหนดการกับทีมของคุณ

เมื่อคุณทําการเปลี่ยนแปลงกําหนดการ คุณสามารถเลือกเวลาที่จะแชร์การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นกับทีมได้ คุณสามารถย้ายสิ่งต่างๆ ไปรอบๆ ในกําหนดการจนกว่าคุณจะได้ทุกอย่างที่ถูกต้อง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําจะถูกบันทึกด้วยเครื่องหมายดอกจัน (*) มีเครื่องหมายดอกจันบนปุ่ม แชร์กับทีม ด้วยเช่นกัน เพียงเพื่อเตือนให้คุณแชร์การอัปเดตกับผู้ร่วมงาน

เมื่อต้องการแชร์กําหนดการ:

1. คลิก แชร์กับทีม
   
   

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากรอบเวลาที่เลือกคือสิ่งที่คุณต้องการแชร์

3. ตัดสินใจว่าคุณต้องการแจ้งให้ทั้งทีมทราบหรือเฉพาะบุคคลที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง

4. คลิก แชร์

เปิดกำหนดการอื่น

ต่อไปนี้เป็นวิธีการเปิดกําหนดการอื่นถ้าคุณอยู่ในทีมมากกว่าหนึ่งทีม:

1. ที่ด้านบนซ้ายของ Shifts ให้เลือก Menu

2. เลือกทีมที่คุณต้องการเริ่มทํางานในกําหนดการอื่น

คัดลอกกําหนดการ

1. เลือก คัดลอกกําหนดการ ที่ด้านบนขวาของแอป

2. เลือกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสําหรับกรอบเวลาที่คุณต้องการคัดลอก

3. เลือก Shift บันทึกย่อ, การหมดเวลา, กิจกรรม หรือ เปิดกะ ถ้าคุณต้องการรวมไว้

4. เลือก คัดลอก และกําหนดการที่ซ้ํากันจะปรากฏด้านล่างกําหนดการที่คัดลอก 

ตั้งค่าการติดแท็กตามกะ

การแท็กตามกะช่วยให้คุณเข้าถึงผู้คนในกะแบบเรียลไทม์ Teams จะกําหนดแท็กให้ผู้ใช้ที่ตรงกับกําหนดการและเปลี่ยนชื่อกลุ่มโดยอัตโนมัติจากแอป Shifts เพื่อเปิดใช้งานการส่งข้อความตามบทบาทแบบไดนามิก การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังบุคคลที่อยู่ในกะในเวลาที่ใช้แท็กเพื่อเริ่มการแชทหรือในโพสต์ในแชนเนลเท่านั้น

เมื่อต้องการสร้างแท็กโดยเลื่อน: 

1. ใน Teams ให้ไปที่แอป Shifts

2. สร้างกลุ่มกะทํางานและตั้งชื่อตามแอททริบิวต์ เช่น บทบาท ตัวอย่างเช่น EngineerOnCall ชื่อกลุ่มกะจะเป็นชื่อของป้าย

3. กรอกกําหนดการโดยมอบหมายกะให้กับสมาชิกในทีมของคุณ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ที่มุมขวาบนของแอป Shifts ให้เลือก แชร์กับทีม

4. รอ 15 นาทีเพื่อให้กะที่จัดกําหนดการไว้เติมข้อมูลบริการแท็ก

5. ใช้แท็กที่ใดก็ได้ที่คุณใช้แท็กใน Teams

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมใช่ไหม

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Shifts

สำหรับผู้ดูแลระบบ IT

จัดการแอป Shifts สำหรับองค์กรของคุณ