Vanliga frågor om utcheckning, incheckning och versioner

Nej, om du checkar ut en fil ändras bara filens villkor så att endast du kan redigera filen.

Om du checkar ut en fil och inte sparar tillbaka den sparas inte ändringarna. Spara alltid filen om du vill behålla ändringarna.

Hur du sparar filen beror på vilken redigerare eller vilket verktyg du använder. Om du redigerar en textfil online måste du uttryckligen klicka på Spara. Men om du redigerar i en Microsoft 365 app, till exempel i Word eller Excel, kan du stänga dokumentet så sparas det automatiskt.

Om du checkar ut en fil, sparar den och sedan ignorerar utcheckningen sparas inte ändringarna i biblioteket igen.

Som standard kan alla som har redigeringsbehörighet i ett dokumentbibliotek ändra en fil. Du kan dock ange att biblioteket ska kräva att någon checkar ut filen först innan du ändrar den.

Du måste vara dokumentbiblioteksägare eller webbplatsadministratör eller ha jämförbara behörigheter för att kunna göra den här inställningen.

1. Öppna biblioteket som du vill kräva utcheckning för.

2. I SharePoint klickar du på Inställningar och sedan på Biblioteksinställningar.

   

   ISharePoint 2016 väljer du Sida och sedan Inställningar för bibliotek.

   

3. Välj Versionsinställningar på sidan Inställningar.

   

4. På sidan Versionsinställningar rullar du nedåt och väljer Ja för Kräv att dokument checkas ut innan de kan redigeras.

   

Som standard låter ett dokumentbibliotek medlemmar med redigeringsbehörighet ändra och redigera filer utan att checka ut dem. Du kan förhindra detta genom att aktivera utcheckning som krävs i biblioteket. Du måste vara dokumentbiblioteksägare eller webbplatsadministratör eller ha jämförbara behörigheter för att kunna göra den här inställningen.

1. Öppna biblioteket som du vill kräva utcheckning för.

2. I SharePoint klickar du på Inställningar och sedan på Biblioteksinställningar.

   

   ISharePoint 2016 väljer du Sida och sedan Inställningar för bibliotek.

   

3. Välj Versionsinställningar på sidan Inställningar.

   

4. På sidan Versionsinställningar rullar du nedåt och väljer Ja för Kräv att dokument checkas ut innan de kan redigeras.

   

Ett snabbt sätt att se vem som har en utcheckad kolumn är att hovra över ikonen Utcheckad om du vill se ett tips om vem som har checkat ut filen.

Du kan också lägga till kolumnen Checkats ut av i standardvyn för biblioteket. På så sätt kan alla enkelt se vem som har ett dokument som har checkats ut. Mer information om hur du lägger till en utcheckad av-kolumn i SharePoint finns i Skapa en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

Mer information

• MerSharePoint 2016 finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

• Mer SharePoint finns i Skapa en anpassad vy av ett dokumentbibliotek.

Versionshantering är ett sätt att skapa en historik över ändringar i ett dokument som kräver en kontrollerad publiceringscykel av huvudversioner, eller huvud- och delversioner.

Aktivera versionshantering

Mer information om hur du aktiverar versionshantering finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Genom att använda dra och släpp   

Det vanligaste sättet att ladda upp filer är genom att dra dem från en dator eller nätverksmapp till dokumentbiblioteket. Börja med att öppna biblioteket på webbplatsen. Leta sedan upp de dokument som du vill överföra från datorn, markera dem och dra dem till det område i biblioteket där det står Dra filer hit.

Om du inte ser alternativet att dra och släppa filer installerar du den senaste versionen av webbläsarprogramvaran eller Microsoft 365. Den här funktionen kräver minst Office 2016 eller den senaste versionen av Microsoft Edge, Firefox eller Chrome.

Använda kommandot Öppna med Utforskaren i SharePoint 2016   

Det här kommandot öppnas Utforskaren på datorn, men mappstrukturen visas på den serverdator som ligger till grund för webbplatsen. Emellanåt kan du behöva kopiera eller flytta flera dokument i ett bibliotek till ett annat bibliotek.

Du kanske vill flytta alla dokument som skapades för över ett år sedan i ett bibliotek till ett annat bibliotek för att arkivera informationen. Du kanske också vill kopiera dokument från ett bibliotek som du äger på en webbplats till något annat bibliotek i en underwebbplats när du ändrar arbetsgrupper.

Du kan också utföra åtgärder som kopiering, ändring av namn, borttagning m.m. på filerna i mappen.

Använda kommandot Ladda upp i SharePoint 2016   

I dokumentbiblioteket väljer du Ladda upp och sedan Välj filer och bläddrar för att ladda upp enskilda filer.

Fördelen med den här metoden är att den fungerar oavsett vilken webbläsare eller webbläsarversion du använder.

Relaterade tips om utcheckning, incheckning och versioner   

Oavsett vilket sätt du använder för uppladdning, tänk på följande om utcheckning, incheckning och versioner när de är aktiverade:

• Om du laddar upp en fil till ett bibliotek som kräver att filer checkas ut checkas filen först ut till dig. Du måste checka in filen innan andra kan visa och redigera den.

• Om biblioteket är konfigurerat för spårning av filversioner kan du lägga till den uppladdade filen som en ny version som sedan blir en del av versionshistoriken.

• Om du måste lägga till värden i en eller flera bibliotekskolumner, t.ex. avdelningsnamn eller projektnummer, måste du fortfarande redigera värdena och checka in dokumentet innan uppladdningsåtgärden har slutförts.

Mer information

• MerSharePoint 2016 finns i Ladda upp filer och mappar till ett bibliotek.

• Mer SharePoint och Microsoft 365 finns i Ladda upp, visa och ta bort projektfiler eller dokument.

• Mer information om dokument finns i Video: Lägga till dokument i ett bibliotek.

Du kan få ett nytt dokument att läggas till som en ny version genom att checka ut det och ersätta allt innehåll med den nya versionen. När den utcheckade versionen har ändrats checkar du in den igen. SharePoint gör en ny kopia och behåller tidigare versioner (förutsatt att du har konfigurerat den för det). Mer information om versionshantering finns i Så här fungerar versionshantering i listor och bibliotek.

Nej, tyvärr finns det inget sätt att ställa in en påminnelse från SharePoint miljö eller för att få ett datum då ett dokument checkades ut. Det finns API:er (Application Programming Interfaces) som tillåter det, men de kräver att ett anpassat program skrivs. Prata med administratören eller webbplatsdesignern.

Som ett visuellt arbete kan du watch för ikonen Utcheckad eller lägga till kolumnen Utcheckad av i biblioteket. Mer information om hur du lägger till en utcheckad av-kolumn i SharePoint finns i Skapa en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

Om du överför en fil till ett bibliotek som kräver att filerna ska vara utcheckade är filen från början utcheckad åt dig. Du kan se filerna, men andra kan inte och det är lätt att missa. Om andra ska kunna visa eller redigera filerna ser du till att fylla i alla obligatoriska egenskaper och sedan checka in filerna.

Mer information

• Mer information om in- och utcheckning av filer i SharePoint finns i Checka ut eller checka in filer i ett dokumentbibliotek.

• Mer information om in- och utcheckning av filer iSharePoint 2016 finns i Checka ut, checka in eller ignorera ändringar av filer i ett SharePoint-bibliotek.

• Information om hur du laddar upp filer tillSharePoint 2016 finns i Ladda upp filer och mappar till ett bibliotek.

• Information om hur du laddar upp filer till SharePoint finns i Ladda upp, visa och ta bort projektfiler eller dokument.

Om någon skickar en länk till en SharePoint fil och du markerar den ska du alltid läsa namnlisten för att se om det står skrivskyddad innan du börjar redigera. Om det gör det och biblioteket har utcheckning aktiverat måste du checka ut filen. Du kan alltid navigera till biblioteket genom att kontrollera URL-adressen.

Men om filen är ett Office dokument, till exempel Word, Excel eller PowerPoint, är det mycket enklare. Placera först dokumentet i redigeringsläge, välj fliken Arkiv och leta sedan reda på knappen Hantera versioner , som du kan använda för att checka ut filen.

Men observera att det också är möjligt att någon redan har checkat ut filen, så i det här fallet är kommandot Checka ut inte tillgängligt.

Hur ofta har du sett det här?

Den lokala utkastfunktionen har funnits i flera versioner. Om du markerar Använd min lokala utkastmapp kan du arbeta med filen offline och enkelt hitta den på datorn om du behöver öppna den senare när du inte är ansluten till ett nätverk. Som standard kallas mappen SharePoint-utkast och finns i mappen Dokument eller Mina dokument . Förresten, du ser inte den här dialogrutan om du markerar två eller fler filer för utcheckning.

Men det är nya tider. Om du vill arbeta med filer offline är det bästa alternativet att använda OneDrive för arbete eller skola vilket gör det enkelt att ta ett dokumentbibliotek offline och automatiskt synkronisera ändringar.

Mer information

• Synkronisera OneDrive eller andra SharePoint-bibliotek med din dator med OneDrive.

• Ladda ned den kostnadsfria OneDrive-synkronisering-klienten.

Bibliotek som har organiserats i mappar har ofta en standardvy som visar alla mappar. Om du vill checka in många filer i många mappar kan du skapa en ny vy som "plattar ut" biblioteket så att du kan se alla filer i en vy utan mappar. Det gör du genom att välja Visa alla objekt utan mappar under mappar på sidan Redigera vy. När du håller på kan du öka filgränsen så att du kan se alla filer på en gång genom att även öka antalet objekt som ska visas under Objektgräns. Det gör det mycket enklare att i en enda åtgärd markera alla filer du vill checka in.

Mer information

• MerSharePoint 2016 finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

• Mer SharePoint finns i Skapa en anpassad vy av ett dokumentbibliotek.

Om du har synkroniserat ett bibliotek med OneDrive för arbete eller skola kan du fortfarande checka ut filer i webbläsaren. Du kan se ikonen Utcheckad i webbläsaren för att ange att filen är utcheckad. Det finns dock ingen utcheckad ikon för filen i den lokala mappen på enheten eftersom den lokala mappen inte har någon kunskap om filens ut- och utcheckningsstatus på SharePoint.

Däremot kan du göra följande i din lokala mapp:

1. Högerklicka på filnamnet.

2. Välj Visa online eller välj OneDrive för arbete eller skolaoch välj sedan Gå till webbläsare.

Nu kan du snabbt se SharePoint bibliotek och ut- och utcheckningsstatus för alla filer i biblioteket.

Du behöver inte vänta på att de ska komma tillbaka.

En webbplats- eller biblioteksadministratör kan använda behörigheten Ignorera utcheckning till att checka in ett dokument eller ignorera en utcheckning av ett dokument av en annan användare. Tänk dock på konsekvenserna av att göra det. Din kollega på semester kanske vill lägga till den lokala kopian med ändringar i dokumentet i biblioteket och de två versionerna måste stämma överens, antingen manuellt eller med hjälp av jämförelseverktyg, till exempel de som tillhandahålls av Word ochExcel.

Mer information

• Förstå behörighetsnivåer i SharePoint.

• Jämför två versioner av en arbetsbok med hjälp av Spreadsheet Compare.

• Kombinera dokumentrevisioner.

Kort sagt är ut- och incheckning av filer ett sätt att låsa en fil för en exklusiv redigering och sedan låsa upp den för andra. Tänk på samarbetsformat när ni skapar bibliotek, organiserar era filer och bestämmer hur ni bäst samarbetar. Det finns flera sätt att samarbeta med andra i dokument. Följande tabell kan hjälpa dig att avgöra vad som passar dig bäst.

Samarbetsformat	Typiska användningsområden	Bästa praxis
Informellt	Vanliga gruppdokument, lätt eller oregelbunden redigering och tillfälliga redigeringskonflikter.	Inaktivera utcheckningskravet (det här är standardinställningen för bibliotek) men du kan fortfarande checka ut enskilda filer efter behov.
Samtidig redigering	Enkelt dokumentsamarbete i realtid med Office produkter på klientdatorer och med hjälp av Office på webben	Inaktivera utcheckningskravet och undvik att checka ut en fil eftersom den inte är kompatibel med samtidig redigering.
Formellt	Sekventiell kommentar och godkännande av granskning och dokument.	Aktivera obligatorisk utcheckning.

Här är ytterligare tips om du aktiverar utcheckning i ett bibliotek:

• Undvik att ha filer utcheckade för länge.

• Lägg till kolumnen Utcheckad av i standardvyn för biblioteket. På så sätt kan andra lätt kan se vem som har checkat ut ett visst dokument. Om den här kolumnen inte finns i en vy kan du fortfarande hovra över ikonen Utcheckad om du vill se ett tips om vem som har checkat ut filen.

• Fråga innan du överskrider någon annans utcheckning.

• Undvik att redigera filer som redan är utcheckade.

• Kom ihåg att ändringar inte visas för andra förrän de checkats in.

Mer information

• Konfigurera ett bibliotek så att filer måste checkas ut.

• Dokumentsamarbete och samtidig redigering.

• Skapa en kolumn i en lista eller ett bibliotek.

• Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.

Om du fortfarande har problem eller stöter på oväntade resultat kan det vara dags att lämna in en servicebegäran.

Kontakta supporten för företagsprodukter – Admin hjälp