Lägga till gäster i Grupper i Outlook

Med gäståtkomst i Microsoft 365 Groups kan du och din grupp samarbeta med personer utanför organisationen genom att ge dem åtkomst till gruppkonversationer, filer, kalenderinbjudningar och gruppanteckningsboken. Åtkomst kan beviljas till en gäst, till exempel en partner, leverantör, leverantör eller konsult, av vilken gruppägare som helst.

Obs!: Den här artikeln handlar om att lägga till gäster – personer utanför organisationen – i en Microsoft 365-gruppför arbets- eller skolkonton. Om du letar efter information om hur du lägger till medlemmar – personer inom organisationen – i en Microsoft 365-grupp läser du Lägga till, redigera och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.

Så här fungerar det

Personer med Microsoft 365 Groups kan använda Outlook för att lägga till och hantera gäster i sina Microsoft 365 grupper. Gäster kan ha valfri e-postadress och deras e-postkonto kan vara ett arbets-, privat- eller skolkonto.

Läs instruktionerna för Att lägga till, redigera och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.

Steg 1 En gruppägare lägger till en gäst i gruppen eller så nomineras en gäst av en gruppmedlem. Gruppägaren godkänner alla kandidater.
Steg 2 Gruppägaren informeras om vilket innehåll och vilka resurser gästen kan komma åt i gruppen.
Steg 3 Gästen får ett välkomstmeddelande via e-post och kan delta i gruppkonversationer, ta emot och svara på kalenderinbjudningar och komma åt gruppfilerna.

Obs!: Som standard prenumererar gäster på gruppen och får alla gruppkonversationer och händelser i sina inkorgar. Gäster kan inte avsluta prenumerationen på gruppmeddelanden när de är medlemmar i gruppen.

Gäster kan lämna gruppen när som helst via en länk i sidfoten på alla gruppmeddelanden och kalenderinbjudningar.

Administratörer kan hantera gäster och deras åtkomst till Microsoft 365 gruppresurser med PowerShell. Anvisningar finns i Hantera gäståtkomst i Microsoft 365 Grupper.

När en gäst bjuds in att gå med i en grupp får de ett välkomstmeddelande som innehåller lite information om gruppen och vad de kan förvänta sig nu när de är medlemmar. Meddelandet innehåller också en uppsättning länkar som hjälper dem att komma igång och ansluta till gruppresurser.

Bild av välkomstmeddelande för gruppgäster

Gästmedlemmens alla interaktioner sker via e-post. De kan inte komma åt gruppwebbplatsen men kan ta emot kalenderinbjudningar, delta i e-postkonversationer och om administratören har aktiverat inställningen kan de öppna delade filer med en länk eller bifogad fil.

Alla grupp-e-postmeddelanden och kalenderinbjudningar som gästen får innehåller en påminnelse om att använda Svara alla som svar till gruppen, tillsammans med länkar för att visa gruppfiler och lämna gruppen. Här är ett exempel:

Alla e-postmeddelanden som gäst tar emot från medlemmar i gruppen har en sidfot med instruktioner och länkar

I följande tabell sammanfattas vad gäster kan och inte kan göra.

Funktion	Får gäst göra det?
Skapa en grupp	Nej
Lägga till och ta bort gruppmedlemmar	Nej
Ta bort en grupp	Nej
Gå med i en grupp	Ja, med inbjudan
Starta en konversation	Ja
Svara på en konversation	Ja
Söka efter en konversation	Ja
@-nämna en person i gruppen	Nej
Fästa en grupp eller göra den till favorit	Nej
Ta bort en konversation	Ja
"Gilla" meddelanden	Nej
Hantera möten	Nej
Visa en gruppkalender	Nej
Ändra kalenderhändelser	Nej
Lägg till en gruppkalender i en personlig kalender	Nej
Visa och redigera gruppfiler	Ja, om det godkänts av administratören för klientorganisationen
Få åtkomst till OneNote-gruppanteckningsboken	Ja, åtkomst från välkomstmeddelande
Bläddra i grupper	Nej

Vanliga frågor och svar

En gäst är någon som inte har ett arbets- eller skolkonto inom organisationen. De kan vara en kund, leverantör, partner eller någon annan utanför organisationen.

Nej. Det är bara personer som finns utanför organisationen, till exempel partners eller konsulter, som kan läggas till som gäster. Du kan bjuda in personer från organisationen att delta som vanliga gruppmedlemmar.

Ja, det kan du. Externa e-postkontakter är kontakter som visas i organisationens globala adresslista. Ett exempel på den här typen av kontakt är ett leverantörsföretag som regelbundet erbjuder tjänster till din organisation.

Administratören måste aktivera gästfunktionen innan du kan lägga till gäster. När du ser meddelandet om att kontakta administratören är det troligt att gästfunktionen inte har aktiverats än. Mer information finns i Hantera gäståtkomst i Microsoft 365 Grupper.

Nej, gäster kan inte visa meddelanden som är skyddade med IRM (Information Rights Management).

Du kan få en rapport om misslyckad leverans när du svarar på ett gruppmeddelande med en annan e-postadress än den du använde när du gick med i eller lades till i gruppen. Om du till exempel gick med i gruppen som seanc@contoso.com men försöker svara på ett meddelande i inkorgen från seanc@service.contoso.com får du en rapport om misslyckad leverans.

Ja. Gruppmedlemmar (inte gäster) kan delaMicrosoft 365 gruppfiler med personer utanför organisationen genom att använda kontrollen Dela och välja Specifika personer som målgrupp. Sedan anger du namnen eller e-postadresserna till de personer som du vill dela filen med.

Mer information finns i Dela filer och mappar med Microsoft 365 Business.

En modern bifogad fil är en fil som lagras på OneDrive för arbete eller skola. En länk går ut till alla mottagare. Eftersom filen lagras i molnet kan alla mottagare läsa och redigera filen utan att det behövs enskilda kopior.

I en Microsoft 365 grupp delas moderna bifogade filer endast med medlemmar eller gäster i gruppen. När ett meddelande med en modern bifogad fil vidarebefordras till en gäst som ingår i gruppen kan han eller hon komma åt den bifogade filen efter att ha loggat in med ett användarnamn och lösenord. Om meddelandet vidarebefordras till någon som inte ingår i gruppen kan den personen inte öppna den bifogade filen.

Det kan finnas flera orsaker till att gäster inte får gruppkonversationer. Läs Gästanvändare får inte gruppkonversationer

Hur kan gäster kontrollera och hantera sina personuppgifter som samlas in av organisationen?

Gäster kan ta reda på vilken personlig information organisationen behåller och hur du begär att all eller en del av den tas bort genom att välja länken Till organisationens sekretesspolicy längst ned i välkomstmeddelandet de fått.