Grupper i Microsoft 365 kan du arbeta tillsammans med vänner och familj på ett gemensamt mål. Du kan skicka meddelanden till gruppen med en dedikerad e-postadress, dela filer, schemalägga händelser i en gruppkalender och mycket mer. Lägg till medlemmar när du först skapar en grupp eller lägger till dem senare.
När du skapar en grupp skapas automatiskt en delad Outlook e-postadress för inkorgen och gruppen (till exempel sales@contoso.com), en delad kalender och ett dokumentbibliotek för samarbete i filer.
Med Grupper i Outlook kan medlemmarna komma åt gruppens aktiviteter på ett och samma ställe.
Oavsett var du skapar gruppen kan gruppmedlemmarna interagera med den på olika plattformar – i Outlook för Windows eller macOS. Grupper som skapats med arbets- eller skolkonton kan också interagera med grupper i Outlook-mobilappen.
EnMicrosoft 365-grupp är mer än en distributionslista
Microsoft 365 Groups är inte distributionslistor eller kontaktgrupper. En kontaktgrupp är bara en uppsättning e-postadresser som du kan använda för att skicka ett e-postmeddelande eller en mötesinbjudan till alla samtidigt. Om du vill skapa en kontaktgrupp läser du Skapa en kontaktgrupp.
Olika typer avMicrosoft 365 Groups
EnMicrosoft 365-grupp konfigurerar enkelt en delad inkorg och en delad kalender för alla. Grupper konfigurerat med enMicrosoft 365-prenumeration för arbete eller skola levereras också med en samling delade resurser, inklusive ett SharePoint-bibliotek och en webbplats, en OneNote-anteckningsbok och en plats för att planera projekt och tilldela uppgifter i Planner.
Beroende på vilken typ av konto det är konfigurerat med kan enMicrosoft 365-grupp fungera på olika sätt. Vad är det för skillnad mellan ett Microsoft-konto och ett arbets- eller skolkonto?
Välj vilken typ av konto du vill veta mer om tillgängliga funktioner.
Microsoft 365 Groups med personliga konton
Om du använder grupper med ett personligt konto, till exempel en Outlook.com, Hotmail.com eller om du använder ett Gmail- eller Yahoo-konto, kan du fortfarande skapa en grupp, men den har inte delade OneNote-, SharePoint- eller Planner-resurser.
Skicka e-postmeddelanden till din grupp
Gruppmedlemmarna kan följa gruppens inkorg i sin egen postlåda, eller så kan de välja att visa alla meddelanden i gruppens instrumentpanel. Varje person har möjlighet att visa och svara på eller vidarebefordra e-postmeddelanden i grupppostlådan.
Delad kalender med personliga konton
Varje Outlook-gruppmedlem har åtkomst till en delad gruppkalender. Medlemmar kan lägga till händelser i gruppkalendern som alla i gruppen kan se.
Gruppmedlemskap med personliga konton
Medlemmar i gruppen kan skicka meddelanden till gruppen med e-postadressen för en enda grupp. Outlook.com gruppägare kan redigera en grupp, lägga till eller ta bort medlemmar med mera.
Komma åt din grupp var du än är
Oavsett var du skapar gruppen kan gruppmedlemmarna interagera med den på olika plattformar – i Outlook för Windows eller macOS.
Vill du ha mer hjälp?
|
|
Om du vill ha support i Outlook.com klickar du här eller välj Hjälp på menyraden och anger frågan. Om självhjälpen inte löser problemet rullar du ned till Behöver du fortfarande hjälp? och välj Ja. Om du vill kontakta oss på Outlook.com måste du logga in. Om du inte kan logga in klickar du här. |
|
|
|
Om du vill ha mer hjälp med ditt Microsoft-konto och prenumerationer går du till Konto och Faktureringshjälp. |
|
|
|
Om du vill ha hjälp och felsöka andra Microsoft-produkter och -tjänster ange ditt problem här. |
|
|
|
Ställ frågor, följ diskussioner och dela med dig av dina kunskaper i Outlook.com Community. |
Microsoft 365 Groups med arbets- eller skolkonton
Förutom att skapa en delad inkorg, grupp-e-postadress och en delad kalender skapar du enMicrosoft 365-grupp automatiskt resurser som en delad Outlook inkorg, delad kalender eller ett dokumentbibliotek för samarbete med filer. Du kan också skapa en Teams-grupp baserat på den grupp du skapar i Outlook.
Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till.
Komma åt din grupp var du än är
Oavsett var du skapar gruppen kan gruppmedlemmarna interagera med den på olika plattformar – i Outlook för Windows, macOS eller Outlook-mobilappen.
Kontokrav
Alla Microsoft 365 prenumeration som har Exchange Online och SharePoint Online stöder grupper. Detta inkluderar Business Essentials- och Business Premium-abonnemangen och Enterprise E1-, E3- och E5-abonnemang.
Om du har en Exchange-plan, kan du fortfarande få delad inkorg och delade kalenderfunktioner för grupper i Outlook men du får inte dokumentbiblioteket, Planner eller någon av de andra funktionerna.
Vilken typ av grupp ska du skapa?
När du funderar över alternativen är det viktigt att komma ihåg att en storlek sällan passar alla. Olika team kan föredra att arbeta på olika sätt och Microsoft 365 innehåller verktyg som möjliggör samarbete, oavsett vilken form medarbetarna föredrar.
Om ditt team föredrar att samarbeta via e-post och behöver en delad kalender: Skapa en Microsoft 365-grupp i Outlook.
Om teamet vill samarbeta i en beständig chattmiljö eller använda inbäddade appar: skapa en Microsoft-grupp.
Om du vill skapa ett stort, öppet, diskussionsforum för företaget, t. ex. för meddelande på ledarnivå och diskussioner: skapa en grupp i Yammer.
Du kan skapa Microsoft 365 Groups från en mängd olika verktyg, bland annat Outlook, Outlook på webben, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams med mera. Vilket verktyg du väljer att starta från beror på vilken typ av grupp du arbetar med. På Microsoft brukar vi till exempel utgå från Outlook när vi skapar en grupp som är organiserad kring e-post och kalender. Om gruppen är för företagsomfattande kommunikation tenderar vi att börja med Yammer. För chattbaserat samarbete startar vi vår grupp från Microsoft Teams.
När du skapar en grupp måste du bestämma om du vill att det ska vara en privat grupp eller en offentlig grupp. Innehållet i en offentlig grupp kan ses av vem som helst i organisationen och vem som helst i organisationen kan gå med i gruppen. Innehållet i en privat grupp måste ses av medlemmarna i gruppen och personer som vill gå med i en privat grupp måste godkännas av en gruppägare.
Obs!: Grupper som skapats i Outlook på webben är för närvarande privata som standard.
Varken offentliga grupper eller privata grupper kan visas eller kommas åt av personer utanför organisationen om inte dessa personer uttryckligen har bjudits in som gäster.
Mer information om hur du ändrar grupper från Offentlig till Privat (eller vice versa) finns i Göra Microsoft 365-grupper offentliga eller privata.
Ägare, medlemmar och gäster
Gruppägare är moderatorer i gruppen. De kan lägga till eller ta bort medlemmar och har unika behörigheter, som möjligheten att ta bort konversationer från den delade Inkorgen eller ändra olika inställningar för gruppen. Gruppägare kan byta namn på gruppen, uppdatera beskrivningen eller bilden med mera. Om du är bekant med SharePoint-roller är en gruppägare en administratör för webbplatssamlingen.
Tips: Du bör ha minst två ägare för en grupp om du kan. På så sätt kan den andra ägaren göra ändringar i gruppen även om inte den ena ägaren inte kan.
Gruppmedlemmar är de vanliga användarna i organisationen som använder gruppen för att samarbeta. De kan komma åt allt i gruppen men kan inte ändra gruppinställningar. De SharePoint-miljön motsvaras de av webbplatsmedlemmar. Mer information om hur du lägger till eller tar bort gruppmedlemmar finns i Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.
Gäster är som gruppmedlemmar, men de finns utanför organisationen. Som standard kan användarna bjuda in gäster till gruppen, och du kan styra den inställningen. Mer information finns i Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.
Välj den typ av grupper som du vill använda:
Om du föredrar det delade inkorgsläget för samarbete är gruppupplevelsen i Outlook för dig. Genom att skapa en grupp i Outlook får du:
-
Delad inkorg – för e-postkonversationer mellan medlemmarna. Den här inkorgen har en e-postadress och kan ställas in för att ta emot meddelanden från personer utanför gruppen och även utanför organisationen, ungefär som en traditionell distributionslista
-
Delad kalender – för att schemalägga evenemang som hör till gruppen
-
SharePoint-dokumentbibliotek – en central plats där gruppen kan lagra och dela filer
-
Delad OneNote-anteckningsbok – samla idéer, forskning och information
-
SharePoint-gruppwebbplats – en central lagringsplats för information, länkar och innehåll som rör gruppen
-
Planerare– för att tilldela och hantera projektuppgifter bland gruppmedlemmarna
Du behöver inte skapa någon av dessa resurser manuellt. När du skapar gruppen skapas de automatiskt och gruppmedlemmarna tilldelas nödvändiga behörigheter så att de kan börja använda dem direkt.
Du kan komma åt de här resurserna via Microsoft Outlook för Windows, Outlook på webben, Outlook för Mac (endast delad inkorg) eller Outlook Mobile.
MedMicrosoft 365 Groups hovringskort har du snabb åtkomst till delade gruppresurser. Hovra bara över namnet på en grupp i Outlook på webben eller i SharePoint.
Ett utmärkt sätt att hålla kontakten med din grupp är Microsoft Teams. Microsoft Teams är en intern kanal för ditt team – en chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid om specifika ämnen eller i specifika undergrupper inom gruppen. Även om Teams-integreringen inte kommer automatiskt kan du enkelt skapa en Teams-grupp baserat på din Microsoft 365-grupp.
När en grupp inte längre kan användas för sitt avsedda syfte kan du ta bort gruppen och frigöra systemresurser så att gruppen inte längre listas eller visas. Se: Redigera eller ta bort en grupp. Om du inte vill komma ihåg att ta bort gamla grupper kan administratören ange principer för förfallotid som gör att gamla grupper går ut och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Mer information: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.
Obs!: Innehållet på den här fliken är avsett för administratörer.
Det finns tre primära modeller för etableringMicrosoft 365 Groups: Öppna, IT-ledd eller Kontrollerad. Var och en har sin egen fördelar.
|
Modell |
Fördelar |
|---|---|
|
Öppen (standard) |
Användarna kan skapa egna grupper efter behov utan att behöva vänta på eller störa IT-avdelningen |
|
IT-ledd |
Användare begär en grupp av IT-avdelningen. IT-avdelningen kan vägleda dem i att välja de bästa samarbetsverktygen för deras behov |
|
Kontrollerad |
Möjligheten att skapa grupper är begränsad till specifika personer, team eller tjänster (se: Styra vem som kan skapa Microsoft 365-grupper) |
Om du vill styra hur Microsoft 365 Groups namnges kan du använda namnprincip för att tvinga gruppnamn att följa vissa standarder, inklusive prefix eller suffix, samt blockera stötande namn. Mer information finns i Namngivningsprinciper för Microsoft 365 grupper.
Varje grupp har minst en ägare som kan lägga till eller ta bort medlemmar och göra grundläggande administrationsuppgifter för gruppen och dess innehåll. Vanligtvis gör ägaren det i Outlook. Se Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook. Om en grupps ägare (eller ägare) lämnar organisationen av någon anledning kan administratören tilldela en ny ägare till gruppen. Se Tilldela en ny ägare till en överbliven grupp.
Om du har Exchange Online administratörsbehörighet kan du dessutom administrera grupperna från Microsoft 365 Admin Center (se Hantera gruppmedlemskap i Administrationscenter för Microsoft 365) eller från PowerShell (se Hantera Microsoft 365-grupper med PowerShell.
Så småningom kan du vilja ta bort en grupp från klientorganisationen. Mer information om hur du tar bort en grupp finns i: Ta bort en grupp Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Se: Återställa en borttagen Microsoft 365-grupp.
Om du föredrar ett mer automatiserat sätt att hantera livscykeln för Microsoft 365 Groups kan du använda förfalloprinciper för att förfalla grupper med ett visst tidsintervall. Gruppens ägare får ett e-postmeddelande 30, 15 och 1 dag före gruppens utgångsdatum som gör att de enkelt kan förnya gruppen om den fortfarande behövs. Mer information: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.
Gruppbegränsningar
|
Maximalt... |
Värde |
|
Ägare per grupp |
100 |
|
Antal grupper en ägare kan skapa |
250 |
|
Grupper en administratör kan skapa |
Upp till standardklientgränsen på 500 000 |
|
Antal medlemmar |
Fler än 1 000, men endast 1 000 kommer åt gruppkonversationer samtidigt. Användare kan märka fördröjningar vid åtkomst till kalendern och konversationer i mycket stora grupper i Outlook |
|
Antal grupper en användare kan vara medlem i |
1 000 |
|
Fillagring |
1 TB + 10 GB per prenumerant + ytterligare lagringsutrymme som köps till. Du kan köpa en obegränsad mängd ytterligare lagringsutrymme. |
|
Postlådestorlek för grupp |
50 GB |
Det maximala antalet grupper en Microsoft 365-organisation kan ha som standard är för närvarande 500 000. Om du planerar att använda funktionen “Tillbakaskrivning av grupp” via verktyget Azure Active Directory Connect är det maximala antalet tecken för attributet “Beskrivning” 448 tecken.
Mer information om SharePoint Online-lagring finns i SharePoint Online-begränsningar och SharePoint Online-programvarubegränsningar.
Hantering av Microsoft 365 Groups är effektivare med interaktiv information om gruppanvändning. I Microsoft 365 Admin Center finns ett rapporteringsverktyg som gör att du kan se information som lagringsanvändning, hur många aktiva Grupper du har och även hur användarna använder Grupper. Mer information: Microsoft 365-rapporter i administrationscentret för mer information.
Microsoft 365 Groups ger dig ett antal verktyg för efterlevnad, informationsskydd och eDiscovery.
Se även
Översikt över Microsoft 365-grupper för administratörer
Microsoft FastTrack för Microsoft 365
Införandeguide för Microsoft 365 (PDF)
Skapa en kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook för PC
Varför du bör uppgradera dina distributionslistor till grupper i Outlook
