Сохранение и совместное использование за пределами организации

Концептуальные изображения

С помощью Microsoft 365 вы можете безопасно обмениваться файлами в Word, Excel и PowerPoint с клиентами для совместной работы над ними.

Что я узнаю?

Сохранение файла в OneDrive
Как безопасно делиться файлами с клиентами или другими пользователями, не в вашей компании

Что мне нужно?

Word, PowerPoint или Excel
OneDrive, SharePoint или Teams

Мы будем использовать Word для этого руководства, но он работает точно так же в PowerPoint, Excel и т. д.

Откройте Word.Если у вас уже есть Word, выберите Файл > Создать.
Выберите шаблон или, чтобы начать с нуля, выберите Пустой документ
Добавьте содержимое в документ, пока вы не будете готовы предоставить к нему доступ другим пользователям.

Дополнительные сведения о создании и форматировании документов в Word см. в статье Создание документа в Word.

Сохраняя файлы в облаке, вы можете совместно работать с другими пользователями, а также получать доступ к файлам из любого места — на компьютере, планшете или телефоне.

Сохранение файла в OneDrive также включает функцию автосохранения, которая автоматически сохраняет файл по мере работы. Еще одна вещь, которую вы помните, и ваш файл всегда безопаснее и актуально.

Выберите Файл > Сохранить как
Выберите OneDrive — <YourCompanyName>.
Выберите папку, в которой вы хотите сохранить документ.
Введите описательное имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения о сохранении документа в OneDrive см. в статье Сохранение документа в OneDrive в Word

Эти действия также работают с файлом, который сохраняется в библиотеке файлов Teams или SharePoint.

Выберите Поделиться в правом верхнем углуWord и снова выберите Поделиться .
Выберите Параметры связи.
Выберите Люди выберите и нажмите кнопку Применить.

Если вы хотите, чтобы другой пользователь мог только просматривать файл, а не изменять его, выберите параметр Может изменять и измените его на Может просматривать.
Введите полный адрес электронной почты клиентов за пределами вашей организации.
При необходимости добавьте сообщение и нажмите пригласить.

Добавление сообщения снижает вероятность того, что сообщение общего доступа попадает в папку нежелательной почты, и помогает другому человеку понять, почему вы предоставляете ему общий доступ.

Дополнительные сведения о том, где сохранять файлы и как безопасно к ним предоставлять общий доступ, см. в разделе Хранилище файлов и общий доступ.

Когда вы предоставляете общий доступ к документу, получатель получает от вас электронное письмо со ссылкой на общий документ.

Если они не могут найти его, они должны проверка папку спама или нежелательной почты Email.
Щелкнув ссылку, ему может быть предложено перейти наMicrosoft 365 страницу, где им будет предложено отправить себе код. Они выбирают Отправить код , а затем возвращаются в папку "Входящие", открывают сообщение электронной почты и копируют код проверки. Затем они возвращаются на страницу Microsoft 365, вставляют код и выбирают Проверить.

Теперь они могут выбрать Открыть в сообщении электронной почты, чтобы открыть файл.

Сообщение электронной почты о том, что вам предоставлен общий доступ к файлу, включая кнопку для открытия файла.