Планирование собрания или события в Outlook

Планирование собрания

1. Создайте приглашение на собрание одним из следующих способов.

   • В папке "Входящие" выберите Создать элемент > Собрание или используйте сочетание клавиш CTRL+SHIFT+Q.

   • В папке "Входящие" выберите Создать собрание или используйте сочетание клавиш CTRL+SHIFT+Q.

   • В сообщении папки "Входящие" нажмите кнопку Ответить, создав собрание.

     

2. Добавьте участников одним из двух способов:

   • Добавьте участников в строку Кому приглашения на собрание и перейдите к действию 4.

   • Если вы используетеMicrosoft 365 или учетную запись Exchange, используйте помощник по планированию , чтобы просмотреть расписания участников.

3. В помощнике по планированию либо щелкните поле под своим именем и введите имя или электронный адрес участника, либо нажмите кнопку Добавить участников, чтобы открыть свою адресную книгу.

   Щелкните значок рядом с именем участника в помощнике по планированию, чтобы пометить конкретного участника как обязательного участника, необязательного участника или ресурса. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предложит рекомендации на основе того, с кем вы недавно проводили собрания или переписывались. Выберите имя в списке для добавления в качестве участника.

4. Добавьте тему собрания, время начала и окончания, а также место.

   В Outlook 2016 (или более поздней версии) и Outlook для Microsoft 365 можно начать вводить имя расположения, например Четвертая кофейня или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать совпадения с расположением. Щелкните один из предложенных вариантов, чтобы выбрать это место, или продолжайте ввод, чтобы указать другое расположение.

   : Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или учетную запись электронной почты Microsoft 365, щелкните Помощник по планированию и нажмите Поиск комнаты, чтобы проверить доступность и зарезервировать помещения. Дополнительные сведения см. в статье Использование помощника по планированию и поиска помещений для собраний в Outlook.

5. Чтобы вложить файл в приглашение на собрание, в меню Вставка нажмите Вложить файл и выберите файл, который нужно добавить.

6. Если вы не хотите делать это повторяющееся собрание, нажмите кнопку Отправить. В противном случае обратитесь к разделу Создание повторяющихся собраний.

Создание повторяющихся собраний

1. Выберите Собрание > Повторение.

   : Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.

2. Выберите нужные параметры для шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.

   : Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.

3. Чтобы отправить приглашение на собрание, нажмите кнопку Отправить.

Добавление пользователя в существующее собрание

Вы можете добавить другого участника в существующее собрание.

Если вы являетесь владельцем собрания:

1. Дважды щелкните, чтобы открыть собрание, а затем используйте строку Обязательный или Необязательный или Помощник по планированию , чтобы добавить в собрание одного или нескольких пользователей.

2. Выберите Отправить обновление и один из следующих параметров:

   • Отправить обновления только добавленным или удаленным участникам.

   • Отправить обновления всем участникам.

Если вы не являетесь владельцем собрания:

1. Откройте приглашение на собрание. В группе Ответить на ленте выберите Ответить, а затем — Переслать. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.

2. Нажмите Отправить. Владелец собрания получит уведомление о том, что вы переслали приглашение на собрание другому пользователю. Дополнительные сведения см. в статье Пересылка собрания.

Раннее завершение собраний

Если вы используете Outlook для Microsoft 365, вы можете завершить собрания на несколько минут раньше. Это поможет вам выделить время на перемещение между собраниями. Вы можете выбрать другую длительность для собраний продолжительностью менее и более одного часа.

1. Выберите Файл > Параметры > Календарь > Параметры календаря

2. Установите флажок Сократить встречи и собрания, а затем завершить рано или Начать с опозданием.

3. Используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать количество минут для собраний менее одного часа и одного часа или более, а затем нажмите кнопку ОК.

Планирование собрания или события

1. 1. В календаре выберите Новое событие > событие.

   2. Добавьте заголовок для собрания или события.

   3. Выберите Пригласить участников, а затем введите имена пользователей для приглашения на собрание или мероприятие.

      Если вы используете рабочую или учебную учетную запись в Outlook с Microsoft 365 или Exchange, используйте вкладку Помощник по планированию , чтобы просмотреть расписания участников. 

   4. В помощнике по планированию выберите Добавить обязательного участника или Добавить необязательного участника и начните вводить имя участника или адрес электронной почты. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предложит рекомендации на основе того, с кем вы недавно проводили собрания или переписывались. Выберите имя в списке для добавления в качестве участника.

   5. Выберите предлагаемый интервал времени или вручную введите дату, время начала и окончания на вкладке Событие.

   6. Введите место собрания и переместите переключатель собрания Teams влево или вправо соответствующим образом.

      : В зависимости от учетной записи вы можете выбрать Добавить комнату или Найти комнату или место для собрания.

   7. Если вы не хотите делать это повторяющееся собрание, нажмите кнопку Отправить , чтобы доставить приглашение. В противном случае см. следующий раздел Планирование повторяющегося собрания.

   Планирование повторяющегося собрания

   1. Выполните шаги 1–6 в предыдущем разделе Планирование собрания и добавление участников.

   2. Выберите Сделать повторяющимся и в окне Повтор выберите нужный интервал повторения для события. Нажмите кнопку Сохранить.

   3. Нажмите кнопку Отправить , чтобы доставить приглашение.

Планирование собрания и приглашение участников

1. В календаре Outlook.com выберите Создать событие.

2. Добавьте заголовок для собрания или события.

3. Выберите Пригласить участников и введите имена пользователей для приглашения на собрание или мероприятие. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предоставит вам предложения на основе людей, с которыми вы встречались или недавно отправлялись по электронной почте. Выберите имя в списке для добавления в качестве участника.

4. Выберите предлагаемый интервал времени или вручную введите дату, время начала и окончания.

5. Введите место собрания и переместите переключатель собрания Skype (или Собрания Teams) влево или вправо соответствующим образом:

   

6. Нажмите кнопку Отправить , чтобы доставить приглашение.

Планирование повторяющегося собрания или события

1. В календаре выберите Создать событие и добавьте название собрания или события.

2. Если вам нужно пригласить других участников на это мероприятие или собрание, выберите Пригласить участников, а затем введите имена пользователей для приглашения на собрание.

3. Выберите рекомендуемый интервал времени для собрания или вручную введите дату, время начала и окончания.

4. Выберите Раскрывающийся список Не повторять , а затем выберите нужный интервал повторения для события.

5. Введите место собрания и переместите переключатель собрания Skype (или Собрания Teams) влево или вправо соответствующим образом:

   

6. Нажмите кнопку Отправить , чтобы доставить приглашение.