Controlar o inventário de produtos

Antes de começar a criar o seu próprio inventário no Excel, recomendamos que consulte alguns dos modelos existentes que pode transferir e utilizar. Estes modelos podem ser alterados para funcionarem da forma que precisar.

1. Abra o Excel ou, se o Excel já estiver aberto, selecione Ficheiro > Novo.

2. Na caixa de pesquisa, escreva "inventário" ou algo semelhante.

3. Procure os resultados. Se clicar numa das opções, verá uma captura de ecrã maior e uma descrição do modelo.
   
   

4. Depois de encontrar o que pretende, selecione Criar.

5. O modelo será aberto no Excel. Comece a utilizá-lo tal como está ou faça atualizações ao modelo para o que precisar.

Talvez a parte mais importante de uma lista de inventário para o ajudar a controlar tudo seja escolher os cabeçalhos de coluna corretos. É impossível saber quais são as suas necessidades empresariais específicas, mas existem alguns cabeçalhos de coluna comuns que recomendamos utilizar. Eis uma lista com algumas descrições de cada uma:

• ID de Inventário – utilize-o para criar um ID exclusivo para os seus itens.

• Nome do item – o nome dos itens. Os IDs de Inventário ajudam a distinguir entre itens semelhantes ou itens de substituição quando um item é descontinuado e uma nova versão substitui-o.

• Categoria do item – categoria para o item, como "Acessório".

• Quantidade em stock - quantidade atualmente em stock para esse item específico.

• Custo por item – pode ser utilizado como o custo da sua empresa por item ou pode ser o preço atual de um item. Poderá querer adicionar uma coluna adicional para controlar ambos, se for necessário.

• Valor total do inventário – quantidade em stock multiplicada pelo custo por item. É útil utilizar uma fórmula de multiplicação simples para que o Excel o calcule automaticamente à medida que a quantidade muda ou o custo por item é alterado.

• Reordenar limite – utilize-o para definir um limite para quando deve reordenar um item antes de ficar sem stock.

• Data da Última Reordenação – mantenha-se a par de quando foi a última vez que encomendou um item para reabastecer o stock. Pode ser útil saber, especialmente se estiver a reordenar frequentemente determinados itens, o que pode fazer com que aumente o limite de Reordenação.

• Descontinuado – pode ser útil controlar quando já não carrega um item no inventário.

• Notas – adicione quaisquer informações adicionais que pretenda controlar ou alguém deve saber, como se fosse um desafio reordenar determinados itens de fornecedores.

O Excel é uma ferramenta avançada que pode transformar o seu trabalho e poupar-lhe tempo e dinheiro. No entanto, também pode ser esmagador descobrir todas as funcionalidades que poderá querer utilizar. Seguem-se algumas sugestões que podem ser úteis com ligações para artigos que explicam como utiliza a funcionalidade:

• Crie uma lista pendente na coluna categorias para limitar as opções que alguém pode escolher. Isto limita potenciais erros ou erros de digitação.

• Utilize o Excel como calculadora para que aspetos como o valor de inventário e muito mais sejam calculados automaticamente.

• Fixar painéis para bloquear linhas e colunas para que seja mais fácil ver os cabeçalhos das colunas mesmo quando estiver a deslocar-se para baixo na sua lista de inventário.

• Utilize a formatação condicional para realçar informações, como quando precisa de reordenar um item porque está abaixo do limite de reordenação.

• Filtre os dados na sua lista de inventário para o ajudar a concentrar-se em categorias ou itens específicos.