Armazenamento de ficheiros para a sua empresa
À medida que continua a configurar a sua empresa no Microsoft 365, é importante compreender as opções que tem para onde armazenar os seus ficheiros.
Uma das melhores formas de configurar o armazenamento e a partilha de ficheiros para a sua empresa é utilizar o OneDrive para ficheiros pessoais com os quais pretende controlar a partilha e o SharePoint e o Teams para os ficheiros a que todos ou a maioria deve ter acesso.
O OneDrive é uma plataforma de armazenamento na cloud onde pode armazenar os seus ficheiros pessoais ou individuais. O OneDrive está totalmente integrado em aplicações como Word, Excel e PowerPoint, o que torna conveniente armazenar e aceder aos seus documentos confidenciais de forma segura.
Utilize o OneDrive quando quiser criar um documento que seja apenas seu, por exemplo, quando trabalhar em informações altamente confidenciais ou privadas.
Para começar a utilizar o OneDrive, inicie sessão para transferir e instalar a aplicação oneDrive de ambiente de trabalho e, em seguida, siga as instruções para iniciar sessão e selecione as pastas que pretende sincronizar com a nuvem.
-
Para criar um novo ficheiro no OneDrive, basta clicar no botão Novo e selecionar o tipo de ficheiro que pretende criar, como um Word documento ou folha de cálculo do Excel.
-
Para gerir ficheiros no OneDrive, clique com o botão direito do rato num ficheiro e selecione Mudar o Nome para lhe atribuir um nome mais descritivo ou arraste e largue ficheiros para pastas diferentes para uma melhor organização.
-
Para partilhar ficheiros com o OneDrive , clique no botão Partilhar e introduza os endereços de e-mail das pessoas com quem pretende partilhar o ficheiro. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no OneDrive.
O SharePoint é uma ferramenta de colaboração utilizada para gerir e partilhar ficheiros e informações numa organização. O SharePoint permite que vários utilizadores colaborem numa localização central.
Utilize o SharePoint quando precisar de criar um documento que será escrito e gerido por uma equipa de pessoas ou quando precisar de ser partilhado amplamente. Por exemplo, utilize-a como uma localização centralizada para os membros da equipa verem linhas cronológicas, tarefas e marcos do projeto. Isto permite que as equipas acompanhem o progresso, se mantenham dentro do prazo e colaborem de forma mais eficiente.
-
Para criar um novo ficheiro no SharePoint, navegue para a biblioteca de documentos onde pretende criar o ficheiro e clique no botão Novo .
-
Para gerir ficheiros, consulte um ficheiro para efetuar alterações ao mesmo e, em seguida, volte a dar entrada do ficheiro quando terminar.
-
Para partilhar ficheiros, clique no ficheiro e selecione Partilhar. Também pode colaborar em tempo real ao abrir o ficheiro na aplicação adequada, como o Word ou o Excel, e ao ativar a cocriação. Para ver versões anteriores de um ficheiro, clique no ficheiro e selecione Histórico de Versões. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no SharePoint.
Teams e SharePoint
Quando cria uma nova Equipa, esta cria automaticamente um site sharePoint correspondente que está ligado à Equipa.
Pode utilizar o SharePoint para armazenar e gerir ficheiros relacionados com o trabalho da sua Equipa e pode partilhar esses ficheiros diretamente no Teams. Também pode utilizar permissões do SharePoint para controlar quem pode ver, editar e eliminar ficheiros e pode utilizar o controlo de versões para controlar as alterações aos ficheiros ao longo do tempo.
Quando cria um novo Canal no Teams, este cria uma nova pasta no site sharePoint correspondente. Isto significa que todos os ficheiros e conversações relacionados com esse Canal serão armazenados nessa pasta, facilitando a organização e a gestão do seu trabalho.
Próximos passos
Depois de configurar a forma como irá armazenar ficheiros para a sua empresa, deverá começar a partilhar ficheiros e a colaborar com outras pessoas.
Tópicos relacionados
Ajuda do Microsoft 365 para pequenas empresas no YouTube