Śledzenie zapasów produktów

Przed rozpoczęciem tworzenia własnego spisu w programie Excel warto wypróbować niektóre z istniejących szablonów, które można pobrać i używać. Te szablony można zmienić tak, aby działały zgodnie z potrzebami.

1. Otwórz program Excel lub jeśli program Excel jest już otwarty, wybierz pozycję Plik > Nowy.

2. W polu wyszukiwania wpisz "spis" lub coś podobnego.

3. Przejrzyj wyniki. Jeśli klikniesz jedną z opcji, zostanie wyświetlony większy zrzut ekranu i opis szablonu.
   
   

4. Po znalezieniu odpowiedniego wybierz pozycję Utwórz.

5. Szablon zostanie otwarty w programie Excel. Zacznij używać go w stanie rzeczywistym lub wprowadzać aktualizacje szablonu na wszystko, czego potrzebujesz.

Być może najważniejszą częścią listy zasobów w spisie ułatwiającą śledzenie wszystkiego jest wybranie odpowiednich nagłówków kolumn. Nie można ustalić, jakie są konkretne potrzeby biznesowe, ale zalecamy korzystanie z niektórych typowych nagłówków kolumn. Oto lista z kilkoma opisami:

• Identyfikator spisu — służy do tworzenia unikatowego identyfikatora elementów.

• Nazwa elementu — nazwa elementów. Identyfikatory zapasów ułatwiają rozróżnianie podobnych elementów lub elementów zamiennych po wycofaniu z produktu i zastąpieniu go nową wersją.

• Kategoria elementu — kategoria elementu, na przykład "Akcesorium".

• Ilość w magazynie — ilość bieżąca w magazynie dla tego określonego elementu.

• Koszt każdego elementu — może to być używany jako koszt biznesowy dla każdego elementu lub może to być aktualna cena elementu. W razie potrzeby możesz dodać kolejną kolumnę, aby śledzić obie te kolumny.

• Łączna wartość zapasów — ilość w magazynie pomnożona przez koszt dla każdego elementu. Warto użyć prostej formuły mnożenia, aby program Excel automatycznie obliczył tę wartość w miarę zmiany liczby lub zmiany kosztu elementu.

• Zmień kolejność limitu — użyj tej opcji, aby ustawić limit czasu, w którym należy zmienić kolejność elementu, zanim stanie się on niedostępny.

• Data ostatniej zmiany kolejności — śledź datę , kiedy ostatnio zamówiono zapasy do uzupełnienia. Warto wiedzieć, szczególnie jeśli często zmieniasz kolejność niektórych elementów, co może prowadzić do zwiększenia limitu kolejności.

• Wycofane — warto śledzić, kiedy nie przenosisz już elementu w spisie.

• Uwagi — dodaj wszelkie dodatkowe informacje, o których chcesz śledzić, lub które ktoś powinien wiedzieć, na przykład jeśli zmiana kolejności niektórych elementów od dostawców jest trudna.

Program Excel to zaawansowane narzędzie, które może przekształcić Twoją pracę i zaoszczędzić czas i pieniądze. Jednak ustalenie wszystkich funkcji, których możesz użyć, może okazać się przytłaczające. Oto kilka sugestii, które mogą być przydatne, korzystając z linków do artykułów wyjaśniających sposób korzystania z tej funkcji:

• Utwórz listę rozwijaną w kolumnie kategorii, aby ograniczyć opcje, które ktoś może wybrać. Ogranicza to potencjalne błędy lub literówki.

• Użyj programu Excel jako kalkulatora , aby automatycznie obliczać elementy, takie jak wartość zapasów i inne.

• Zablokuj okienka, aby zablokować wiersze i kolumny , aby nagłówki kolumn były bardziej widoczne, nawet gdy przewijasz listę zasobów w dół.

• Formatowanie warunkowe umożliwia wyróżnianie informacji, na przykład gdy trzeba zmienić kolejność elementu, ponieważ jest ono poniżej limitu zmiany kolejności.

• Filtruj dane na liście zapasów, aby ułatwić skoncentrowanie się na określonych kategoriach lub elementach.