Hvor lagres Viva Engage-filene mine?

Filer som er lagret i Viva Engage-skylagring

Filer som er lagret i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek

Hvor nye filer lagres

Nye filer lagres i Skylagring i Viva Engage, i gruppen der filen er vedlagt eller lastet opp. De er synlige fra gruppens filliste .

Nye filer for Microsoft 365 tilkoblede grupper lagres i SharePoint-dokumentbiblioteket for fellesskapet. De er synlige i Filer-listen for Viva Engage-gruppen, eller fra mappen Apper/Viva Engage i fellesskapets SharePoint-dokumentbibliotek.

Filer som er lagret i Viva Engage før organisasjonen får den nye funksjonen, forblir i Viva Engage-skylagring.

Opprette en ny Office-fil

Klikk Ny i en gruppefiler-liste i Viva Engage, og velg Word-dokument, PowerPoint-presentasjon eller Excel-arbeidsbok.

Du kan ikke opprette nye filer fra Filer-siden . Filer må opprettes på en annen plassering, og deretter lastes opp til Viva Engage.

Organisere filer

Filer for hver gruppe lagres i en liste. Du kan vise alle dokumenter, bilder eller videoer, men det finnes ingen andre måter å sortere eller endre rekkefølgen på listen på.

Klikk koblingen til SharePoint-dokumentbiblioteket for gruppen i den høyre navigasjonsruten, velg mappen Apper/Viva Engage , og kan sortere og filtrere fillisten.

Filer kan omorganiseres til undermapper eller flyttes, og koblinger fra Viva Engage vil fortsatt fungere. Denne omorganiseringen er bare synlig ved å gå til SharePoint-dokumentbiblioteket.

Vær oppmerksom på at når du viser listen over filer fra Viva Engage, angir listen bare at filen er lagret i SharePoint, og ikke angir mappenavnet.

Forhåndsvise en fil

Klikk filen, og klikk deretter Klikk her for å vise denne filen.

Klikk filen.

Redigere en fil fra Viva Engage

For Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter må det gjøres endringer i Office Online. Du kan ikke bruke Word-, Excel- eller PowerPoint-appene til å redigere filen og laste opp en ny versjon.

Rediger fil og andre handlinger er plassert under forhåndsvisningen.

Hvis Rediger fil ikke vises, betyr det at dokumentet er skrivebeskyttet fordi nye dokumenter lagres i SharePoint. Hvis du vil redigere den, må du laste den ned og laste den opp på nytt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Redigere en tidligere oppdatert fil når den Tilkoblede Gruppen Viva Engage lagrer filer i SharePoint

For Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter kan endringer gjøres i Office Online eller i appen. Revisjoner spores i SharePoint-dokumentbiblioteket.

Rediger dokument og andre handlinger er plassert over forhåndsvisningen.

Hvem har tilgang til filer?

Tilgangsrettigheter bestemmes av fellesskapet filen er i. Alle kan vise og redigere filer i offentlige fellesskap. Bare medlemmer kan vise og redigere filer i private fellesskap. Mottakere av private meldinger med vedlagte filer kan vise disse filene.

Opprinnelige tilgangsrettigheter bestemmes av fellesskapet filen er lagret i, men SharePoint-administratorer kan endre tilgangsrettigheter for individuelle filer.

Slik får gjester tilgang til filer

Alle brukere eller gjester fra innsiden eller utenfor organisasjonen kan legge ved en fil i et fellesskap der de er medlem og leser og endrer filer i fellesskapet.

Gjestetilgang til filer avhenger av typen gjest:

Gjester på nettverksnivå har ikke standardtilgang til å vise Viva Engage-filer som er lagret i SharePoint.

• Hvis du vil at de skal kunne be om tilgang til å vise bestemte filer, må de legges til som en Azure B2B-gjest på den Microsoft 365 leieren. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Dokumentasjon for Azure Active Directory B2B.

• Gjester på nettverksnivå som er Azure B2B-gjester og medlemmer av fellesskapet, kan vise, laste opp, redigere fra SPO-dokumentbiblioteket. De vil ikke kunne gjøre det fra Viva Engage.

• Hvis du vil at de skal kunne laste opp filer til et bestemt fellesskap fra SharePoint eller ha standardtilgang til filer som er lastet opp til SharePoint, kan du legge dem til som et fellesskapsmedlem i SharePoint.

• Gjester på samtalenivå har ikke standardtilgang til filer som er lagret i SharePoint. Hvis du vil at de skal kunne be om tilgang til bestemte filer i samtalen, kan du legge dem til som en Azure B2B-gjest på Microsoft 365-leieren. De kan ikke laste opp filer.

• Eksterne gjester kan bare være medlemmer av eksterne grupper. Eksterne grupper lagrer bare filer i Viva Engage.

Hindre andre i å gjøre endringer

Fellesskapsadministratorer eller fileiere kan merke en versjon av en fil som den offisielle versjonen. Dette hindrer andre i å redigere den.

I SharePoint kan ethvert fellesskapsmedlem sjekke ut filen, noe som hindrer andre i å redigere den. SharePoint-administratorer kan også endre tillatelsene for en enkeltfil.

Spor revisjoner

Spor og vis revisjoner på filsiden i Viva Engage.

Gamle versjoner kan ikke slettes.

Vis revisjonslogg og tidligere versjoner fra SharePoint-dokumentbiblioteket.

Flere endringsdetaljer er inkludert i endringsloggen, og eldre versjoner kan slettes.

Marker som offisiell

Fellesskapsadministratorer eller fileiere kan merke en versjon av en fil som den offisielle versjonen. Dette hindrer andre i å redigere den, og filen vises med en gul stjerne i Fil-listen.

Det er ikke mulig å merke en bestemt versjon av en fil som offisiell.

Søk

Viva Engage-søk inneholder de første 5000 tegnene i den nyeste versjonen av .docx, .pptx og .pdf formatfiler samt metadata som tittel og forfatter.

Viva Engage-søk søker bare i tittelen og forfatteren. Hvis du trenger å gjøre et innholdssøk i Viva Engage-filer i SharePoint, må du gjøre søket fra SharePoint-dokumentbiblioteket.