Membuat hubungan satu lawan satu

Apa itu hubungan satu ke satu?

Hubungan satu ke satu sering digunakan untuk menunjukkan hubungan penting sehingga Anda bisa mendapatkan data yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis Anda.

Hubungan satu ke satu adalah tautan antar informasi dalam dua tabel, di mana setiap rekaman dalam setiap tabel hanya muncul sekali. Misalnya, mungkin ada hubungan satu ke satu antara karyawan dan mobil yang mereka drive. Setiap karyawan hanya muncul sekali di tabel Karyawan, dan setiap mobil hanya muncul sekali di tabel Mobil Perusahaan.

Anda mungkin menggunakan hubungan satu ke satu jika Anda mempunyai tabel yang berisi daftar item, tapi informasi spesifik yang ingin Anda rekam tentang hubungan tersebut bervariasi menurut tipe. Misalnya, Anda mungkin memiliki tabel kontak di mana beberapa orang adalah karyawan dan orang lain yang merupakan subkontraktor. Untuk karyawan, Anda ingin mengetahui nomor karyawan mereka, ekstensi mereka, dan informasi penting lainnya. Untuk subkontraktor, Anda ingin mengetahui nama perusahaan, nomor telepon, dan tarif tagihan, di antara hal lainnya. Dalam kasus ini, Anda membuat tiga tabel terpisah— Kontak, Karyawan, dan Subkontraktor— lalu membuat hubungan satu ke satu antara tabel Kontak dan Karyawan dan hubungan satu ke satu antara tabel Kontak dan Subkontraktor.

Membuat gambaran umum hubungan satu ke satu

Anda membuat hubungan satu ke satu dengan menautkan indeks (biasanya kunci utama) dalam satu tabel dan indeks di tabel lain yang berbagi nilai yang sama. Misalnya:

Sering kali, cara terbaik untuk membuat hubungan ini adalah dengan membuat tabel sekunder mencari nilai dari tabel pertama. Misalnya, buat bidang ID Mobil dalam tabel Karyawan bidang pencarian yang mencari nilai dalam indeks ID Mobil dari tabel Mobil Perusahaan. Dengan demikian, Anda tidak pernah secara tidak sengaja menambahkan ID mobil yang tidak benar-benar ada.

Integritas data referensial membantu Access menjaga data Anda tetap bersih dengan menghapus rekaman terkait. Misalnya, jika menghapus karyawan dari tabel Karyawan, Anda juga menghapus catatan manfaat untuk karyawan tersebut dari tabel Manfaat. Tapi dalam beberapa hubungan, seperti contoh ini, integritas referensial tidak masuk akal: jika kami menghapus karyawan, kami tidak ingin kendaraan dihapus dari tabel Mobil Perusahaan, karena mobil masih akan dimiliki perusahaan dan akan ditetapkan untuk orang lain.

Membuat langkah hubungan satu ke satu

Buat hubungan satu ke satu dengan menambahkan bidang pencarian ke tabel. (Untuk mempelajari caranya, lihat Menyusun tabel dan mengatur tipe data.) Misalnya, untuk menunjukkan mobil mana yang telah ditetapkan untuk karyawan tertentu, Anda dapat menambahkan ID Mobil ke tabel Karyawan. Lalu, untuk membuat hubungan antara dua bidang, gunakan Panduan Pencarian:

1. Buka tabel.

2. Dalam Tampilan Desain, tambahkan bidang baru, pilih nilai Tipe Data, lalu pilih Panduan Pencarian.

3. Dalam panduan, default diatur untuk mencari nilai dari tabel lain, jadi, pilih Berikutnya.

4. Pilih tabel yang berisi kunci (biasanya kunci utama) yang ingin Anda sertakan dalam tabel ini, lalu pilih Berikutnya. Dalam contoh, Anda akan memilih tabel Mobil Perusahaan.

5. Dalam daftar Bidang Dipilih, tambahkan bidang berisi kunci yang ingin digunakan. Pilih Berikutnya.

   

6. Atur susunan urutan, dan jika menginginkannya, ubah lebar bidang.

7. Di layar terakhir, kosongkan kotak centang Aktifkan Integritas Data, lalu pilih Selesai.