Yksi-yhteen-yhteyksien luominen

Mikä on yksi-yhteen-yhteys?

Yksi-yhteen-yhteyksiä käytetään usein ilmaisemaan kriittisen tärkeitä yhteyksiä, jotta saat liiketoiminnassa tarvittavat tiedot.

Yksi-yhteen-yhteys on kahden taulukon tietojen välinen linkki, jossa kummankin taulukon jokainen tietue näkyy vain kerran. Esimerkiksi työntekijöiden ja heidän käyttämiensä autojen välillä voi olla yksi-yhteen-yhteys. Jokainen yrityksen työntekijä näkyy vain kerran Työntekijät-taulukossa ja jokainen auto vain kerran Yrityksen autot -taulukossa.

Voit käyttää yksi-yhteen-yhteyksiä, jos sinulla on kohdeluettelon sisältävä taulukko, mutta kohteista haluamasi tiedot vaihtelevat tyypin mukaan. Sinulla voi olla esimerkiksi yhteystietotaulukko, jossa olevista henkilöistä jotkut ovat työntekijöitä ja toiset alihankkijoita. Työntekijöistä haluat tietää heidän työntekijätunnuksensa, alanumeronsa ja muita avaintietoja. Alihankkijoista haluat tietää esimerkiksi yrityksen nimen, puhelinnumeron ja laskutushinnan. Tässä tilanteessa loisit kolme eri taulukkoa – Yhteystiedot, Työntekijät ja Alihankkijat – ja loisit sitten yksi-yhteen-yhteyden Yhteystiedot- -ja Työntekijät-taulukon välille sekä yksi-yhteen-yhteyden Yhteystiedot ja Alihankkijat-taulukon välille.

Yksi-yhteen-yhteyksien luominen – yleiskatsaus

Voit luoda yksi-yhteen-yhteyksiä linkittämällä taulukossa olevan indeksin (yleensä perusavaimen) toisessa, saman arvon sisältävässä taulukossa olevaan indeksiin. Esimerkki:

Usein tämä yhteys on parasta luoda niin, että toissijainen taulukko hakee arvon ensimmäisestä taulukosta. Määritä esimerkiksi Työntekijät-taulukon Auton tunnus -kenttä hakukentäksi, joka hakee arvon Yrityksen autot -taulukon Auton tunnus -indeksistä. Näin et koskaan lisää vahingossa sellaisen auton tunnusta, jota ei todellisuudessa ole olemassa.

Viitetietojen eheys auttaa Accessia säilyttämään tiedot puhtaina, koska sitä käytettäessä liittyvät tietueet poistetaan. Jos esimerkiksi poistat työntekijän Työntekijät-taulukosta, poistat myös kyseisen työntekijän palkkiotietueet Palkkiot-taulukosta. Joissakin yhteyksissä, kuten tässä esimerkissä, viite-eheyden käyttö ei kuitenkaan ole järkevää: jos poistamme työntekijä, emme halua samalla poistaa autoa Yrityksen autot -taulukosta, koska auto säilyy edelleen yrityksessä ja annetaan jonkun toisen käyttöön.

Yksi-yhteen-yhteyden luominen – ohjeet

Luo yksi-yhteen-yhteys lisäämällä hakukenttä taulukkoon. (Lisätietoja on artikkelissa Taulukoiden luominen ja tietotyyppien määrittäminen.) Voit esimerkiksi ilmoittaa, mikä auto on annettu tietyn työntekijän käyttöön, lisäämällä auton tunnuksen Työntekijät-taulukkoon. Luo sen jälkeen kahden kentän välille yhteys Ohjattu hakukentän luominen -toiminnon avulla:

1. Avaa taulukko.

2. Valitse Rakennenäkymä, lisää uusi kenttä, valitse Tietotyyppi-arvo ja valitse sitten Ohjattu hakukentän luominen.

3. Ohjatussa toiminnossa oletusasetus on, että arvoja haetaan toisesta taulukosta, joten valitse Seuraava.

4. Valitse taulukko, joka sisältää tähän taulukkoon sisällytettävän avaimen (yleensä perusavaimen), ja valitse sitten Seuraava. Tässä esimerkissä valitaan Yrityksen autot -taulukko.

5. Lisää Valitut kentät -luettelossa kenttä, joka sisältää käytettävän avaimen. Valitse sitten Seuraava.

   

6. Määritä lajittelujärjestys ja tarvittaessa muuta kentän leveyttä.

7. Poista viimeisessä näytössä valintaruudun Ota tietojen eheys käyttöön valinta ja valitse sitten Valmis.